Que sont les workflows Jira ? Éditeur, règles et agents d'IA
Points clés
Un workflow Jira correspond à l'ensemble des états, transitions et règles par lesquels passe un ticket, de sa création jusqu'à son achèvement.
L'éditeur de workflows regroupe le diagramme, les règles et les commandes de publication sur un seul écran, au lieu de plusieurs.
Vous pouvez déléguer un ticket à un agent à partir d'une transition spécifique du workflow.
La compétence de workflow Rovo est invoquée avec
/gérer-workflows-jiradans Rovo Chat, au sein de l'interface du générateur de workflow, où les administrateurs peuvent créer et modifier des workflows à l'aide du langage naturel.Un système de workflow relie vos workflows à des types de tickets spécifiques et peut être réutilisé d'un projet à l'autre.
Un workflow Jira est le processus que votre équipe suit pour faire passer un ticket de l'état « Ouvert » à « Terminé ». Il se compose de trois parties : les états, les transitions et, dans les projets gérés par l'entreprise, une résolution.
La plupart des équipes modélisent leur workflow d'après un processus qu'elles utilisent déjà ; ainsi, un workflow peut être aussi simple que trois états ou aussi détaillé qu'un processus de revue en plusieurs étapes impliquant différentes équipes.
Les workflows Jira se composent de trois éléments uniques :
État :un état indique où se trouve actuellement un ticket dans le workflow. « Ouvert », « En cours », « En cours de revue », « Bloqué » et « Terminé » sont des exemples courants, mais vous pouvez nommer les états de manière à ce qu'ils correspondent à la façon dont votre équipe parle réellement du travail.
Transition : une transition fait passer un ticket d'un état à un autre, et elle ne s'effectue que dans un seul sens. Si votre équipe a besoin qu'un ticket bascule entre deux états, par exemple, de « En cours de revue » vers « En cours », vous devez définir deux transitions distinctes, une pour chaque sens.
Résolution :une résolution marque un ticket comme clôturé et en indique la raison, à l'aide de valeurs, telles que « Terminé », « Non réalisé » ou « Duplicata ». Les résolutions sont disponibles dans les projets gérés par l'entreprise et vous permettent de générer des rapports clairs sur la manière dont le travail a effectivement été mené à bien, et pas seulement sur l'état où il s'est arrêté.
Qu'est-ce qu'un schéma de workflow ?
Un système de workflow désigne l'ensemble des associations entre vos workflows et vos types de tickets, à l'instar d'un système d'autorisation qui associe des autorisations à des rôles. Chaque projet doit en comporter au moins un, et un même système peut s'appliquer à plusieurs espaces.
Imaginons le cas d'usage suivant :
Une équipe de développement utilise un seul espace Jira, avec des workflows distincts pour les bugs, les stories et les tâches.
Les bugs passent par des états, tels que « Trié » et « Corrigé », les stories passent par « Conception en cours » et « Prêt pour le développement », et les tâches suivent un parcours simple : « À faire », « En cours », « Terminé ».
Lorsque cette équipe se scinde en deux, le deuxième espace peut réutiliser le même système de workflow. Les deux équipes restent concentrées sur leur propre tableau, et leur responsable conserve une vue d'ensemble cohérente des deux espaces, car le système de workflow sous-jacent n'a pas changé.
Actuellement, les systèmes de workflow sont disponibles pour les espaces gérés par l'entreprise.
Qu'est-ce que l'éditeur de workflows Jira ?
L'éditeur de workflows est un écran unique permettant de créer, de modifier et de publier un workflow. Au lieu de passer d'une page à l'autre pour gérer les états, les transitions et les règles, vous configurez ces trois éléments dans un seul diagramme et publiez vos changements dès que vous êtes prêt.
Il existe plusieurs façons d'ouvrir l'éditeur de workflows :
Pour un espace géré par l'entreprise, sélectionnez Paramètres ⚙, puis Tickets > Workflows. Recherchez le workflow que vous souhaitez éditer, sélectionnez Plus d'actions (•••), puis choisissez Modifier.
Pour un espace géré par l'équipe, accédez à Paramètres de l'espace > Types de ticket. Sélectionnez le type de ticket dont vous souhaitez modifier le workflow, puis sélectionnez Modifier le workflow.
Vous pouvez également l'ouvrir à partir des paramètres d'un projet en accédant au type de ticket concerné, en sélectionnant Plus d'actions (•••), puis en choisissant Afficher et modifier le workflow.
Un seul écran, quatre éléments de travail
L'éditeur s'articule autour d'une barre d'outils permettant d'ajouter des états et des transitions, d'un panneau de détails permettant de modifier l'élément sélectionné, d'un diagramme que vous pouvez faire glisser et réorganiser, ainsi que d'une liste des espaces concernés qui indique précisément lesquels seront affectés avant la publication.
Basculer entre le diagramme et le texte
Si vous préférez parcourir un workflow sous forme de texte plutôt que de le tracer sur un canevas, un bouton de basculement « Texte et diagramme » vous permet de changer de vue sans perdre votre progression.
Les deux vues modifient le même workflow sous-jacent ; ainsi, tout changement apporté dans l'une se répercute dans l'autre.
Modifier les workflows actifs sans les dupliquer
Vous pouvez désormais apporter plusieurs changements à un workflow actif sans avoir à le copier au préalable. Supprimez directement un état, et Jira vous guidera pour déplacer tous les tickets qui s'y trouvent.
Ajoutez une nouvelle transition sortante à un état qui n'en possède pas encore. Sélectionnez « Actualiser le workflow » pour publier instantanément, ou « Abandonner » pour revenir à l'état précédent du workflow.
Mêmes catégories de règles, un seul panneau
Si vous avez créé des workflows dans l'ancien éditeur, les catégories de règles n'ont pas changé : conditions, configuration de l'écran, validateurs et fonctions post-traitement. Ce qui a changé, c'est l'endroit où vous les retrouvez.
Sélectionnez une transition : ses règles s'affichent désormais dans le même panneau de détails que le reste, au lieu d'un écran de configuration distinct.
Quel est le lien entre un workflow Jira et votre tableau ?
Votre workflow définit le parcours suivi par un ticket. Votre tableau est l'endroit où vous pouvez suivre ce parcours. Les administrateurs Jira associent généralement chaque colonne du tableau à une étape du workflow ; ainsi, déplacer une carte sur le tableau revient à déclencher une transition en arrière-plan.
Les équipes disposant de workflows plus complexes associent souvent plusieurs états à une seule colonne, ce qui permet de conserver une vue d'ensemble claire du tableau, même lorsque le workflow sous-jacent comporte davantage d'étapes. Le tableau reste ainsi utile pour l'ensemble de l'équipe sans pour autant masquer les détails nécessaires au bon fonctionnement de votre workflow.
En quoi les règles de workflow diffèrent-elles de l'automatisation Jira ?
Les règles de workflow et l'automatisation Jira résolvent des problèmes similaires, mais à des niveaux différents. Une règle de workflow, à l'instar d'une condition associée à une transition, s'inscrit au sein d'un workflow spécifique et s'applique partout où ce workflow est utilisé.
Une règle d'automatisation peut être déclenchée par pratiquement n'importe quel événement, être exécutée sur l'ensemble des projets et inclut désormais des actions, telles que l'appel d'un agent Rovo. Ces deux solutions fonctionnent donc mieux ensemble que séparément.
En règle générale, les règles de workflow demandent plus d'efforts à configurer, mais sont plus faciles à gérer à grande échelle une fois qu'elles sont en place, car elles suivent le système de workflow.
Les règles d'automatisation sont plus rapides à créer et plus flexibles, mais les limites d'utilisation varient selon les offres. Vérifiez donc ce que comprend votre édition avant de vous appuyer sur l'automatisation pour des processus à fort volume.
Affectation d'agents à un workflow Jira
Les agents IA peuvent prendre en charge automatiquement des tâches régies par des workflows, ce qui permet aux équipes de leur déléguer les tâches reproductibles au moment précis où cela s'avère nécessaire. Dans Jira, vous pouvez connecter un agent à une transition de workflow, à une colonne de tableau ou à une règle d'automatisation, selon la façon dont votre équipe souhaite que le transfert s'effectue.
Déclencher un agent à partir d'une transition
Ouvrez l'éditeur de workflows, sélectionnez une transition et ajoutez une règle d'action de déclenchement d'agent. Dès lors, chaque ticket qui passe par cette transition est automatiquement transféré à l'agent, qu'il s'agisse de mettre à jour un champ, de publier un commentaire ou de rédiger une page associée.
Assigner un agent depuis le tableau
Vous pouvez également assigner un agent directement depuis une vue Tableau. Ouvrez le tableau, sélectionnez le menu Plus d'actions (•••) de la colonne et choisissez l'option permettant d'assigner un agent à cette colonne. Les tickets déplacés dans la colonne sont ensuite automatiquement assignés à l'agent sélectionné.
Cette option n'est actuellement disponible que dans certains espaces. Il se peut donc que vous ne la voyiez pas sur tous les tableaux.
Mettre à l'échelle avec l'automatisation
Pour les tâches qui suivent toujours le même schéma, ajoutez une action « Utiliser un agent Rovo » à une règle d'automatisation Jira, ou configurez une colonne de tableau de sorte que tout ticket y étant déplacé soit automatiquement assigné à un agent sélectionné.
Les conditions et les branches permettent à l'agent de travailler uniquement sur les tickets que vous souhaitez.
Créez des workflows plus rapidement avec la compétence de workflow Rovo
La compétence de workflow Rovo est une fonctionnalité de Rovo qui aide les administrateurs à configurer les workflows Jira à l'aide de demandes en langage naturel. Vous ne pouvez l'appeler qu'à partir de l'interface de création de workflows, en utilisant /manage-jira-workflows pour poser des questions sur un workflow ou envoyer des demandes de modification. Cela inclut des actions telles que l'ajout d'une transition, la limitation des utilisateurs pouvant déplacer un ticket ou l'explication d'une règle. La compétence aide à créer ou à mettre à jour le workflow, tandis que vous vérifiez et publiez les modifications dans Jira.
Ce que la compétence de workflow Rovo peut faire aujourd'hui
La compétence répond aux questions sur votre workflow et sa configuration, crée et modifie des états et des transitions, et met en place des règles de transition courantes à partir de demandes en langage naturel. Par exemple, vous pouvez lui demander de mettre à jour un champ, de limiter les personnes autorisées à déplacer un ticket, de valider un champ, d'assigner un ticket ou de restreindre une transition en fonction de la valeur d'un champ.
Comment utiliser la compétence de workflow Rovo ?
Ouvrez l'interface de création de workflows, ouvrez Rovo Chat et saisissez /manage-jira-workflows pour appeler la compétence de workflow Rovo. Elle est uniquement disponible dans l'interface de création de workflows. Vous pouvez poser des questions sur un workflow ou décrire la modification que vous souhaitez apporter en langage naturel. Examinez les modifications proposées dans Jira et publiez-les lorsqu'elles sont prêtes. Rovo doit être activé sur votre site pour que la compétence soit disponible.
Questions fréquentes sur les workflows Jira
Qu'est-ce qu'un workflow Jira ?
Un workflow Jira est l'ensemble des états, des transitions et des règles qui définissent la façon dont un ticket passe de la création à la résolution. Chaque projet Jira nécessite au moins un workflow, connecté à ses types de ticket via un système de workflow.
Comment modifier un workflow Jira ?
Ouvrez le workflow dans les paramètres du projet ou les paramètres de l'espace, puis utilisez le nouvel éditeur de workflows pour ajouter ou modifier des états, des transitions et des règles. Sélectionnez Mettre à jour le workflow pour publier vos modifications, ou Abandonner pour revenir à la version précédente.
Puis-je assigner un agent IA à un ticket dans mon workflow ?
Oui. Les agents apparaissent dans le champ Personne assignée aux côtés des humains, peuvent être mentionnés dans les commentaires et peuvent être déclenchés automatiquement à partir d'une transition spécifique à l'aide d'une règle d'action de déclenchement d'agent.
Qu'est-ce que la compétence de workflow Rovo ?
La compétence de workflow Rovo est une fonctionnalité de Rovo qui aide les administrateurs Jira à comprendre, créer et mettre à jour des workflows à l'aide de demandes en langage naturel dans Rovo Chat. Vous pouvez uniquement l'appeler à partir de l'interface de création de workflows avec /manage-jira-workflows, puis vérifier et publier les modifications résultantes dans Jira.
Dois-je activer quelque chose pour utiliser des agents dans un workflow ?
Oui. Rovo doit être activé sur votre site pour que vous puissiez utiliser la compétence de workflow Rovo. La compétence est accessible aux utilisateurs disposant de droits de modification de workflow et ne peut être appelée qu'à partir de l'interface de création de workflows. Ouvrez Rovo Chat à cet endroit, puis saisissez /manage-jira-workflows pour gérer les workflows.
Mon éditeur de workflows actuel n'a pas la même apparence. Le nouvel éditeur de workflows est-il disponible dans mon offre Jira ?
La disponibilité du nouvel éditeur de workflows peut varier selon le type de projet et l'offre. Consultez les paramètres, les tickets et le workflow sur votre site pour vérifier à quel éditeur et à quelles fonctionnalités vous avez actuellement accès.