O que são os fluxos de trabalho do Jira? Editor, regras e agentes de IA
Principais conclusões
Um fluxo de trabalho do Jira é o conjunto de status, transições e regras pelos quais um ticket passa da criação à conclusão.
O editor de fluxo de trabalho reúne o diagrama, as regras e os controles de publicação em uma só tela em vez de várias.
Você pode delegar um ticket a um agente a partir de uma transição específica do fluxo de trabalho.
A habilidade de fluxo de trabalho do Rovo é acionada com
/manage-jira-workflowsno Chat Rovo, dentro da interface do criador de fluxos de trabalho, onde os administradores podem criar e editar fluxos de trabalho usando linguagem natural.Um esquema do fluxo de trabalho conecta seus fluxos de trabalho a tipos de ticket específicos e pode ser reutilizado em vários projetos.
Um fluxo de trabalho do Jira é o processo que a sua equipe segue para mover um ticket de aberto para concluído. Ele é composto por três partes: status, transições e, em projetos gerenciados pela empresa, uma resolução.
A maioria das equipes baseia seu fluxo de trabalho em um processo que já usa, por isso um fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto três status ou tão detalhado quanto um processo de revisão de várias etapas envolvendo diversas equipes.
Os fluxos de trabalho do Jira são compostos por 3 elementos exclusivos:
Status:mostra onde um ticket está no fluxo de trabalho. Aberto, Fazendo, Em revisão, Bloqueado e Feito são exemplos comuns, embora você possa nomear os status para combinar com a forma abordada pela sua equipe.
Transição: move um ticket de um status para outro, e ocorre em apenas uma direção. Se a sua equipe precisar que um ticket vá e volte entre dois status, por exemplo, de Em revisão de volta para Fazendo, você vai precisar de duas transições separadas, uma para cada direção.
Resolução:marca um ticket como fechado e registra o motivo, usando valores como Feito, Não fazer ou Duplicado. As resoluções estão disponíveis em projetos gerenciados pela empresa e oferecem um jeito claro de relatar como o ticket foi encerrado, não apenas onde ele parou.
O que é um esquema do fluxo de trabalho?
Um esquema do fluxo de trabalho é o conjunto de associações entre seus fluxos de trabalho e seus tipos de ticket, semelhante à forma como um esquema de permissão mapeia permissões para funções. Todo projeto precisa de pelo menos um, e o mesmo esquema pode ser aplicado a vários espaços.
Imagine o seguinte caso de uso:
Uma equipe de desenvolvimento gerencia um único espaço do Jira, com fluxos de trabalho separados para bugs, histórias e tarefas.
Bugs passam por status como “Avaliado” e “Corrigido”, histórias passam por “Design em andamento” e “Pronto para desenvolvimento”, e as tarefas seguem um caminho simples de “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”.
Quando essa equipe se divide em duas, o segundo espaço pode reutilizar o mesmo esquema do fluxo de trabalho. As duas equipes mantêm o foco em seu próprio quadro, e a gerência ainda tem uma visão consistente de ambos os espaços, porque o esquema do fluxo de trabalho subjacente não mudou.
No momento, os esquemas do fluxo de trabalho estão disponíveis em espaços gerenciados pela empresa.
O que é o editor de fluxo de trabalho do Jira?
O editor de fluxo de trabalho é uma única tela para criar, editar e publicar um fluxo de trabalho. Em vez de alternar entre páginas separadas para status, transições e regras, você faz a configuração dos três em um só diagrama e publica as alterações assim que estiver tudo pronto.
Há várias maneiras de abrir o editor de fluxo de trabalho:
Para um espaço gerenciado pela empresa, selecione Settings (Configurações) ⚙ e depois Work items (Tickets) > Workflows (Fluxos de trabalho). Encontre o fluxo de trabalho que quer editar, selecione More actions (Mais ações)(•••) e escolha Edit (Editar).
Para um espaço gerenciado pela equipe, acesse Space settings (Configurações do espaço) > Work types (Tipos dos tickets). Selecione qual tipo do ticket você quer alterar o fluxo de trabalho e, em seguida, selecione Edit workflow (Editar fluxo de trabalho).
Você também pode abri-lo nas configurações de um projeto acessando o tipo do ticket ou tipo do item relevante, selecionando More actions (Mais ações) (•••) e escolhendo View and edit workflow (Ver e editar fluxo de trabalho).
Uma tela, quatro partes funcionais
O editor é criado em torno de uma barra de ferramentas para adicionar status e transições, um painel de detalhes para editar o que você selecionar, um diagrama que você pode arrastar e reorganizar e uma lista de espaços relevantes que mostra com exatidão quais espaços vão ser afetados antes de você publicar.
Alterne entre diagrama e texto
Prefere analisar um fluxo de trabalho como texto em vez de acompanhá-lo em uma tela? Use o botão de alternância entre texto e diagrama para mudar de visualização e continuar de onde parou.
Ambas as visualizações editam o mesmo fluxo de trabalho subjacente, então a alteração em uma aparece na outra.
Edite fluxos de trabalho ativos sem duplicá-los
Agora você pode fazer várias alterações em um fluxo de trabalho ativo sem copiá-lo primeiro. Exclua um status, e o Jira vai orientar você como mover os tickets dele.
Adicione uma nova transição de saída a um status que ainda não tenha uma. Selecione "Update workflow" (Atualizar fluxo de trabalho) para publicar na hora ou "Discard" (Descartar) para voltar ao estado anterior do fluxo de trabalho.
Mesmas categorias de regra, um painel
Se você criou fluxos de trabalho no editor antigo, as categorias de regra não mudaram: condições, configuração de tela, validadores e pós-funções. A diferença é onde você vai encontrá-las.
Ao selecionar uma transição, suas regras abrem no mesmo painel de detalhes que todo o restante, em vez de em uma tela de configuração separada.
Como um fluxo de trabalho do Jira se relaciona com o seu quadro?
Seu fluxo de trabalho define o caminho que um ticket percorre. Seu quadro é onde você acompanha esse caminho acontecer. Os administradores do Jira costumam mapear cada coluna do quadro para uma etapa no fluxo de trabalho. Desse jeito, a ação de mover um cartão pelo quadro é a mesma que executar uma transição nos bastidores.
Equipes com fluxos de trabalho mais complexos costumam mapear vários status em uma única coluna. Assim, o quadro continua simples de ler mesmo quando o fluxo de trabalho subjacente tem mais etapas. Isso mantém o quadro útil para toda a equipe sem ocultar os detalhes de que seu fluxo de trabalho precisa para funcionar bem.
Como as regras de fluxo de trabalho se comparam à automação do Jira?
As regras de fluxo de trabalho e a automação do Jira resolvem problemas semelhantes em lugares diferentes. Uma regra de fluxo de trabalho, assim como uma condição em uma transição, fica dentro desse único fluxo de trabalho e se aplica onde quer que o fluxo de trabalho seja usado.
Uma regra de automação pode acionar quase qualquer coisa e ser executada em vários projetos. Agora, ela inclui ações como chamar um agente Rovo. Por isso, os dois funcionam melhor juntos, e não é necessário escolher entre um e outro.
Como guia geral, as regras do fluxo de trabalho exigem mais esforço para serem configuradas, mas são mais fáceis de gerenciar em escala depois de implementadas, já que acompanham o esquema do fluxo de trabalho.
As regras de automação são mais rápidas para criar e mais flexíveis, mas os limites de uso variam de acordo com o plano. Por isso, verifique o que a sua edição inclui antes de depender da automação para processos de alto volume.
Como atribuir agentes a um fluxo de trabalho do Jira
Agentes de IA podem fazer a aceitação automática de tickets baseados em fluxos de trabalho. Dessa maneira, as equipes podem atribuir tarefas repetitivas no momento em que são necessárias. No Jira, você pode conectar um agente a uma transição de fluxo de trabalho, a uma coluna do quadro ou a uma regra de automação, dependendo de como a sua equipe quer que a transferência aconteça.
Acionar um agente a partir de uma mudança de status
Abra o editor de fluxo de trabalho, selecione uma mudança de status e adicione uma regra de ação de acionador de agente. A partir daí, todo ticket que passar por essa mudança de status vai ser repassado por padrão para o agente, seja para atualizar um campo, adicionar um comentário ou criar o rascunho de uma página vinculada.
Atribuir um agente a partir do quadro
Como alternativa, você pode atribuir um agente direto a partir de uma Visualização Quadro. Abra o quadro, selecione o menu Mais ações (•••) da coluna e escolha a opção para atribuir um agente a essa coluna. Os tickets movidos para a coluna são atribuídos por padrão ao agente selecionado.
No momento, essa opção está disponível apenas em espaços específicos, por isso, talvez você não a veja em todos os quadros.
Escale com automação
Para trabalhos que seguem sempre o mesmo padrão, adicione uma ação Usar agente Rovo a uma regra de Automação do Jira, ou configure uma coluna do quadro para que qualquer ticket arrastado para ela seja atribuído por padrão a um agente escolhido.
Condições e ramificações mantêm o agente trabalhando apenas nos itens que você quer.
Gere fluxos de trabalho mais rápido com a habilidade de fluxo de trabalho do Rovo
O fluxo de trabalho é um recurso do Rovo que ajuda administradores na configuração de fluxos de trabalho do Jira com solicitações em linguagem natural. Você só pode adicionar a partir da interface de criação de fluxo de trabalho, usando /manage-jira-workflows para fazer perguntas sobre um fluxo de trabalho ou solicitar alterações. O que inclui coisas como adicionar uma mudança de status, restringir quem pode mover um ticket ou explicar uma regra. A habilidade ajuda a criar ou atualizar o fluxo de trabalho, enquanto você revisa e publica as alterações no Jira.
O que a habilidade de fluxo de trabalho do Rovo pode fazer hoje
A habilidade responde a perguntas sobre seu fluxo de trabalho e sua configuração, cria e edita status e mudanças de status e configura regras de mudança de status comuns a partir de uma solicitação em linguagem simples. Por exemplo, você pode pedir para atualizar um campo, restringir quem pode mover um ticket, validar um campo, atribuir um item ou restringir uma mudança de status com base em um valor de campo.
Como usar a habilidade de fluxo de trabalho do Rovo
Abra a interface do criador de fluxo de trabalho, abra o Chat Rovo e digite /manage-jira-workflows para invocar a habilidade de fluxo de trabalho do Rovo. A habilidade está disponível apenas na interface do criador de fluxo de trabalho. Você pode fazer perguntas sobre um fluxo de trabalho ou descrever a alteração que quer fazer em linguagem simples. Revise as alterações propostas no Jira e publique quando estiverem prontas. O Rovo precisa estar ativado no seu site para que a habilidade fique disponível.
Perguntas frequentes sobre fluxos de trabalho do Jira
O que é um fluxo de trabalho do Jira?
Um fluxo de trabalho do Jira é o conjunto de status, transições e regras que define como um ticket avança da criação até a conclusão. Todo projeto do Jira precisa de pelo menos um fluxo de trabalho, conectado aos seus tipos de ticket por meio de um esquema do fluxo de trabalho.
Como faço para editar um fluxo de trabalho do Jira?
Abra o fluxo de trabalho nas Configurações do projeto ou Configurações do espaço, use o novo editor de fluxo de trabalho para adicionar ou alterar status, transições e regras. Selecione Atualizar fluxo de trabalho para publicar suas alterações ou Descartar para voltar à versão anterior.
Posso atribuir um agente de IA a um ticket no meu fluxo de trabalho?
Sim. Os agentes aparecem no campo de responsável junto com as pessoas, podem ser mencionados em comentários e podem ser acionados por padrão a partir de uma transição específica usando uma regra de ação de acionar agente.
O que é a habilidade de fluxo de trabalho do Rovo?
O fluxo de trabalho é um recurso do Rovo que ajuda administradores do Jira a entender, criar e atualizar fluxos de trabalho usando solicitações em linguagem natural no Chat Rovo. Você só pode invocar de dentro da interface do criador de fluxo de trabalho com /manage-jira-workflows, para depois revisar e publicar as alterações resultantes no Jira.
Preciso ativar alguma coisa para usar agentes em um fluxo de trabalho?
Sim. O Rovo precisa estar ativado no seu site antes que você possa usar a habilidade de fluxo de trabalho do Rovo. A habilidade está disponível para usuários com permissões de edição de fluxo de trabalho e pode ser acionada apenas quando dentro da interface de criação de fluxo de trabalho. Com o Chat Rovo aberto lá, digite /manage-jira-workflows para gerenciar os fluxos de trabalho.
Meu editor de fluxo de trabalho atual não parece o mesmo. O novo editor de fluxo de trabalho está disponível no meu plano do Jira?
A disponibilidade do novo editor de fluxo de trabalho pode variar conforme o tipo de projeto e o plano. Verifique as configurações, os tickets e o fluxo de trabalho no seu próprio site para confirmar a qual editor e funções você tem acesso no momento.