¿Qué es la limpieza del backlog? Definición y ventajas

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La limpieza del backlog, o mejora del backlog, consiste en actualizar de forma periódica el backlog del producto. El objetivo principal es mantener el backlog al día y preparar los elementos del backlog para futuros sprints. El gestor de productos, el propietario del producto y el equipo priorizan, revisan y analizan los elementos del backlog para garantizar que la carga de trabajo de los próximos sprints se priorice siempre correctamente.

Si el backlog no está actualizado, puede que al equipo del proyecto le resulte difícil priorizar el trabajo. Puede que trabajen en tareas o solicitudes anticuadas y que, en el mejor de los casos, desperdicien tiempo y recursos. En el peor de los casos, la lista podría crecer tanto que sería casi imposible priorizar las tareas.

Por lo tanto, un backlog del producto puede hacer que un equipo tenga éxito o fracase con la metodología ágil.

En esta guía se describe el proceso de limpieza del backlog y las prácticas recomendadas para una limpieza del backlog efectiva, entre otras cosas.

Finalidad de la limpieza del backlog en la metodología ágil

La limpieza del backlog es fundamental para que un equipo ágil pueda iterar continuamente sus productos o servicios. Esto se debe a que el backlog se compone de correcciones, mejoras y nuevas funciones.

Una limpieza del backlog de metodología ágil implica:

  • Decidir qué historias de usuarios buscar en el próximo sprint.
  • Eliminar del backlog las historias que no son relevantes para los objetivos actuales del equipo.
  • Añadir historias en función de las necesidades actuales o cambiantes de los clientes.
  • Hacer estimaciones de los plazos y las entregas.
  • Dividir las historias de usuarios que son demasiado grandes para abordarlas en tareas más pequeñas.

Con una reunión de mejora del backlog, el equipo y las partes interesadas pueden acordar las prioridades estratégicas de las tareas. El objetivo final es tener un backlog actualizado que se adapte a las necesidades de los clientes y de la empresa, mejorar la gestión ágil de los proyectos en general y preparar al equipo para el próximo sprint.

Ventajas de la limpieza del backlog

Un buen mantenimiento del backlog tiene muchas ventajas para los equipos ágiles que buscan una mejora continua de sus procesos. Estas son algunas ventajas de la limpieza del backlog:

  • Mejora la planificación de sprints: con un backlog organizado y con prioridades es más sencillo planificar el próximo sprint. Además, tu equipo podrá elegir mejor los elementos para el sprint.
  • Mejora el trabajo en equipo: la limpieza del backlog implica a todos los miembros del equipo, por lo que mejora su comunicación y fomenta la colaboración.
  • Garantiza un trabajo con impacto: si revisas de forma continua el backlog y priorizas los elementos importantes, los sprints de tu equipo se centrarán más en las tareas necesarias.

Proceso de limpieza del backlog

En el proceso de limpieza del backlog participan el propietario del producto, el gestor de proyectos y el equipo. Su objetivo es priorizar los elementos del backlog de forma que se ajusten a las necesidades de los clientes y la empresa. Vayamos paso a paso:

1. Reunir y analizar datos

Recopila la mayor cantidad de datos posible, como comentarios de los clientes, información sobre las pruebas de los usuarios y análisis de uso. Busca en qué puntos los usuarios abandonan o se quedan atascados. Estos puntos de fricción pasarán a ser elementos del backlog. Puede ser útil basarse en experiencias de sprints anteriores. Estos datos te ayudarán a priorizar por dónde empezar.

Naturalmente, esto debería formar parte del proceso de la empresa. Es probable que el servicio de éxito del cliente, asistencia técnica y control de calidad ya recopilen gran parte de esta información.

2. Clasificar los elementos del backlog

Toma esos puntos de fricción y conviértelos en elementos del backlog, agrupándolos y categorizándolos correctamente.

En el backlog, incluye las historias de usuarios, las solicitudes de funciones, las nuevas funciones, los comentarios de clientes y los errores.

3. Cambiar la prioridad de los elementos del backlog

El cambio de prioridad de los elementos del backlog viene determinado por el valor para el cliente: los elementos que ofrecen más valor tienen la máxima prioridad. La puntuación basada en oportunidades es solo una de las muchas opciones para cambiar la prioridad del backlog. Estudia a los usuarios para conocer sus expectativas y puntúa los elementos en función de ese parámetro.

Independientemente del método elegido, cambiar las prioridades es una actividad de limpieza continua y periódica. Las revisiones de sprints son una buena oportunidad para cambiar las prioridades durante un sprint activo.

4. Crear el sprint

Después de priorizar los elementos del backlog, puedes crear un sprint basado en los elementos de mayor prioridad. Usa las conclusiones del último sprint para determinar qué elementos incluir.

Resulta práctico tener un backlog de sprints de al menos dos semanas. Con una lista más larga, el equipo puede crear una mejor hoja de ruta para el producto, lo que facilita la creación de cada sprint.

Prácticas recomendadas para una limpieza del backlog efectiva

Para hacer una limpieza efectiva del backlog no se necesita seguir el método de "prueba y error". Puedes seguir algunas prácticas recomendadas:

  • Haz reuniones de mejora del backlog efectivas: para que todo vaya bien, los gestores de proyectos deben organizar estas reuniones con frecuencia, con un orden del día detallado para la reunión, como la de esta plantilla de orden del día para reuniones. Las reuniones deberían durar entre 45 y 60 minutos, y los gestores de proyectos deberían desempeñar el papel de experto en scrum.
  • Utiliza DEEP: utiliza los criterios DEEP (detallado, estimado, emergente y priorizado) para definir las prioridades del backlog. Este método es adaptable, tiene muchos detalles e incluye estimaciones precisas de los elementos de alta prioridad.
  • Utiliza la definición de "listo". Una definición de "listo" (DoR, por sus siglas en inglés) proporciona al equipo todo lo que necesita. Es un conjunto claro de criterios para determinar si una tarea está lista para un sprint.
  • Prepárate para la limpieza del backlog. Recopila información del equipo y de los servicios de éxito del cliente, asistencia técnica y control de calidad. Esta información, junto con los datos de los sprints anteriores, guiará el proceso de limpieza.
  • Usa más de un sprint. Divide el trabajo en partes manejables con sprints más pequeños, en lugar de intentar completar todo el trabajo en un solo sprint.
  • Pide opinión a los miembros del equipo. Los miembros del equipo tendrán la mejor información práctica sobre el producto y los sprints. Aprovecha estos conocimientos para limpiar el backlog.

Gestiona la limpieza del backlog con Jira Software

La limpieza del backlog es una actividad esencial que beneficia a cualquier empresa. Un backlog bien mantenido permite la iteración y la mejora continuas. Le da a tu equipo una lista de prioridades a la hora de planificar sus sprints de trabajo.

Jira Software facilita la mejora del backlog. Puedes crear un backlog fácilmente y compartirlo en toda la empresa. Todo el equipo tendrá una única fuente de información sobre el backlog, lo que dejará poco espacio a la ambigüedad sobre las prioridades.

Jira Software tiene otras ventajas además del mantenimiento del backlog. Facilita la comunicación entre los equipos de software y les permite crear planes de publicación prácticos. Tu equipo puede hacer un seguimiento del proyecto sin esfuerzo en cada paso y mantener a todo el mundo sincronizado. De esta forma, toda la empresa podrá publicar más rápido y a escala.

Limpieza del backlog: preguntas frecuentes

¿Quién es responsable del proceso de limpieza del backlog?

La limpieza del backlog es una tarea colaborativa que incluye a todo el equipo del proyecto. Sin embargo, la organización de una reunión de mejora del backlog puede recaer en el propietario del producto, el gestor de productos o de proyectos, o un experto en scrum.

¿Quién suele asistir a las sesiones de limpieza del backlog?

Todo el equipo multifuncional debería asistir a estas reuniones. Su experiencia combinada puede ayudar a crear historias de usuarios más sólidas. La reunión debe incluir al menos a los siguientes miembros del equipo:

  • Responsable de la sesión: puede ser el propietario del producto, el gestor de proyectos o el experto en scrum.
  • Representantes del equipo de producto: en estas reuniones, saca partido de sus profundos conocimientos sobre el producto. Incluye a todas las personas del equipo que ayudan a crear y mantener el producto.
  • Equipo de entrega: si el equipo es grande, pueden representarlo sus líderes.
  • Representantes de control de calidad: este equipo conoce todos los errores y puede aportar información sobre lo que requiere atención inmediata. Los evaluadores de control de calidad o su supervisor son buenos candidatos para ello.

¿Qué diferencias hay entre la limpieza del backlog y la planificación de sprints?

La principal diferencia es su enfoque y los plazos. La limpieza del backlog se centra en todo el producto y su hoja de ruta, que es una actividad de planificación a largo plazo. La planificación de sprints solo tiene en cuenta los requisitos del siguiente sprint, por lo que se trata de una actividad de planificación a corto plazo.

¿Cuánto duran las sesiones de limpieza del backlog?

Las sesiones de limpieza deben realizarse con regularidad para que sean breves. Es recomendable limitar las sesiones de limpieza del backlog a 60 minutos, pero esto puede variar según el equipo o la empresa. Sin embargo, sea cual sea la duración de la reunión, es esencial ceñirse al orden del día.