Las funciones y responsabilidades de un gerente de proyectos y de un experto en scrum suelen confundirse, pero ambos tienen diferentes propósitos en una organización. Entonces, ¿cuáles son las diferencias entre un experto en scrum y un gerente de proyectos, y cómo contribuyen estos dos roles al éxito de los proyectos?
En esta guía se explican las responsabilidades de cada rol, cómo trabajan con los equipos y cuándo se utiliza cada uno. También hablaremos de sus enfoques de gestión y de cómo abordan los diferentes desafíos de los proyectos.
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El rol de experto en scrum
Un experto en scrum es un orientador y coordinador que defiende el marco de trabajo de scrum y los principios ágiles dentro de un equipo para mantener la productividad y mejorar continuamente sus procesos.
El experto en scrum elimina los obstáculos que pueden ralentizar al equipo y mantiene el buen estado de los flujos de trabajo ágiles. Se encarga de responsabilidades clave, como gestionar los backlogs, facilitar la planificación de sprints y organizar sesiones retrospectivas eficaces. El seguimiento periódico de las métricas de scrum ayuda a los equipos a llevar un control del progreso e identificar las áreas de mejora.
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El rol de gerente de proyectos
Un gerente de proyectos supervisa la ejecución de los proyectos de principio a fin. Se centra en entregar los proyectos dentro de los plazos, presupuestos y estándares de calidad definidos. Los gerentes de proyectos coordinan los recursos, gestionan los riesgos y se aseguran de que todos los componentes del proyecto se combinan correctamente.
Su rol implica la planificación detallada, la asignación de recursos y el seguimiento periódico del progreso. Mantienen las planificaciones de los proyectos, coordinan entre los equipos y gestionan las expectativas de las partes interesadas. Los gerentes de proyectos también se encargan del seguimiento del presupuesto, la evaluación de riesgos y el control de calidad durante todo el ciclo de vida del proyecto.
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Principales diferencias entre un experto en scrum y un gerente de proyectos
Una comparación entre los gerentes de proyectos y los expertos en scrum muestra varias diferencias en sus enfoques de la ejecución de los proyectos. Si bien ambos buscan resultados exitosos, sus métodos y áreas de enfoque difieren significativamente.
Enfoque de la ejecución
Los expertos en scrum adoptan el estilo de desarrollo iterativo del marco de trabajo scrum: implementan sprints cortos y fomentan la mejora continua. Adaptan los planes en función de los comentarios y el aprendizaje, y se centran en aportar valor de forma gradual.
Los gerentes de proyectos tradicionales siguen un camino más estructurado, haciendo hincapié en completar el trabajo dentro de los parámetros establecidos. Crean planes de proyecto detallados desde el principio y trabajan de forma sistemática para lograr hitos y plazos definidos. Sin embargo, incluso los gerentes de proyectos tradicionales pueden beneficiarse de unos flujos de trabajo flexibles.
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Liderazgo de equipos y facilitación
Los expertos en scrum lideran a sus equipos orientándolos y dotándolos de lo que necesitan para hacer su trabajo. En lugar de dar órdenes directas, ayudan a los miembros del equipo a desarrollar habilidades de resolución de problemas y a hacerse cargo de su trabajo. Este enfoque crea un entorno en el que florecen la colaboración y la transparencia, lo que permite a los equipos compartir ideas abiertamente y tomar decisiones juntos.
Los gerentes de proyectos dirigen y controlan activamente el flujo de los proyectos. Toman decisiones importantes sobre la asignación de recursos, establecen expectativas claras de entrega y mantienen el control sobre el rumbo de los proyectos. Si bien pueden solicitar la opinión del equipo, son los responsables finales de las decisiones de los proyectos.
Alcance y responsabilidades
El alcance de un experto en scrum se centra en la excelencia de los procesos y la eficacia del equipo. Se asegura de que las prácticas ágiles se sigan correctamente y ayuda a los equipos a trabajar juntos de forma eficiente. Se centra principalmente en cómo se hace el trabajo, más que en lo que se entrega.
Los gerentes de proyectos tienen responsabilidades más amplias que abarcan todos los aspectos de la ejecución del proyecto. Gestionan el alcance, el tiempo y el coste. Si bien los expertos en scrum se centran en el rendimiento del equipo y en la mejora de los procesos, los gerentes de proyectos son responsables de los resultados y entregas concretos del proyecto.
Gestión de las partes interesadas
Los expertos en scrum interactúan principalmente con su equipo de scrum inmediato y con el propietario del producto. Su comunicación promueve las discusiones en equipo, elimina los obstáculos y garantiza un funcionamiento diario fluido. Sus principales herramientas de comunicación son las reuniones rápidas diarias, las revisiones de sprints y las retrospectivas.
Los gerentes de proyectos están a cargo de un grupo de partes interesadas más amplio, que incluye clientes, ejecutivos, proveedores y jefes de departamento. Según la parte interesada, emplean diferentes métodos de comunicación, como informes técnicos detallados para los responsables de equipo y resúmenes ejecutivos a grandes rasgos para el equipo directivo. Estas funciones requieren adaptar el estilo de sus mensajes e informes a los diferentes públicos y, al mismo tiempo, mantener una supervisión coherente del proyecto.
Cuándo elegir un experto en scrum o un gerente de proyectos
Hay varios factores que influyen en si tu equipo necesita un experto en scrum o un gerente de proyectos. Ten en cuenta el tipo de proyecto, la estructura organizativa y los requisitos de entrega a la hora de decidir.
Elige un experto en scrum para:
- Equipos comprometidos con las metodologías ágiles: esta situación funciona mejor cuando el equipo entiende y valora los principios ágiles. Deberían estar preparados para trabajar en sprints y adaptar sus procesos en función de los comentarios. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software que esté creando una nueva aplicación móvil se beneficiaría de la orientación de un experto en scrum para mantener las prácticas ágiles.
- Proyectos que requieren cambios y adaptaciones frecuentes: estos proyectos se enfrentan a requisitos que suelen cambiar en función de los comentarios de los clientes o de las condiciones del mercado. El producto final necesita espacio para experimentar y mejorar. Por ejemplo, sería el caso de una empresa emergente que desarrolle un nuevo producto en el que las funciones evolucionen en función de las pruebas de los usuarios y la respuesta del mercado.
- Organizaciones que se centran en la mejora continua: un entorno de trabajo ideal se da cuando la cultura de la empresa apoya la evaluación y el refinamiento periódicos de los procesos de trabajo. Los equipos deben estar dispuestos a participar en las retrospectivas e implementar cambios para ser más eficientes. Esto es especialmente valioso en las empresas tecnológicas, en las que mantener la competitividad requiere una evolución constante.
- Equipos de desarrollo que necesitan optimizar los procesos: esta situación exige equipos que quieran mejorar la planificación de los sprints, la precisión de las estimaciones y la velocidad de entrega. Un experto en scrum puede ayudar a identificar los cuellos de botella e implementar soluciones. Por ejemplo, un equipo que tiene dificultades para cumplir sus compromisos de sprints se beneficiaría de la experiencia de un experto en scrum en prácticas ágiles.
Elige un gerente de proyectos para:
- Proyectos con requisitos y plazos fijos: el entorno del proyecto exige un alcance, un cronograma y unos resultados claramente definidos desde el principio. El éxito depende de cumplir hitos específicos en fechas predeterminadas. Los proyectos de construcción son un ejemplo clásico: las planificaciones, los presupuestos y las especificaciones deben gestionarse estrictamente.
- Entornos complejos en cuanto a las partes interesadas: el trabajo implica a varios departamentos, proveedores o partners externos que necesitan coordinación. La presentación regular y formal de informes y la gestión de las relaciones son cruciales. Piensa en una implementación de software empresarial a gran escala en la que participen varios departamentos, proveedores y equipos técnicos.
- Enfoques tradicionales de ejecución de proyectos: la organización utiliza metodologías de gestión de proyectos y documentación formal establecidas. Este enfoque es común en los sectores regulados, como la sanidad o las finanzas, donde la documentación detallada y los procesos estructurados son obligatorios.
- Necesidades de coordinación interdisciplinar: el proyecto requiere que diferentes equipos con diversas especialidades trabajen juntos sin problemas. El intercambio de recursos y la gestión de dependencias son fundamentales. Por ejemplo, el lanzamiento de un producto requiere la coordinación entre los equipos de ingeniería, marketing, ventas y asistencia al cliente.
Algunas organizaciones se benefician de tener ambos roles, especialmente en proyectos grandes o durante las transiciones ágiles. Al comparar los roles de experto en scrum y de gerente de proyectos ágiles, descubrirás que ambos pueden crear poderosas sinergias que mejoran la ejecución de los proyectos.
Por ejemplo, imagínate lo que implica mejorar una gran plataforma de comercio electrónico mediante la gestión de proyectos ágil. El gerente de proyectos se encarga de los contratos con los proveedores, la gestión del presupuesto y los informes ejecutivos, mientras que el experto en scrum se asegura de que los equipos de desarrollo mantengan prácticas ágiles y entreguen de forma eficiente.
Otro ejemplo es una empresa que esté haciendo la transición de los métodos tradicionales a los ágiles. En este caso, el gerente de proyectos mantiene la gobernanza general del proyecto, mientras que el experto en scrum ayuda a los equipos a adoptar y optimizar las prácticas ágiles. Ambos roles trabajan juntos para garantizar una ejecución fluida y, al mismo tiempo, apoyar la transformación de la organización.
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Los expertos en scrum pueden utilizar los tableros ágiles de Jira para visualizar el progreso de los sprints y gestionar de forma eficaz los flujos de trabajo de los equipos. Las funciones de gestión de backlogs te permiten priorizar el trabajo y planificar los sprints de forma eficiente, mientras que las herramientas de informes integradas proporcionan información sobre el rendimiento de los equipos y los sprints.
Los gerentes de proyectos se benefician de las amplias funciones de seguimiento de proyectos de Jira. Pueden utilizar paneles personalizables para supervisar el estado de los proyectos, herramientas de gestión de plazos para hacer un seguimiento de los plazos y funciones de gestión de recursos para optimizar la capacidad del equipo. También pueden crear informes detallados para informar a las partes interesadas sobre el progreso y los posibles riesgos.
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