Ya sea que desarrolles software, fabriques productos físicos o prestes servicios, los proyectos se componen de tareas secuenciadas e interrelacionadas. Las dependencias son las tareas de un proyecto que proporcionan el resultado o la información necesarios de otras tareas.

Inicia o completa las tareas de dependencia antes de empezar las tareas relacionadas.

Por ejemplo, es probable que un proyecto de jardinería fracase si plantas primero los arbustos. Antes de plantar, debes instalar los aspersores subterráneos y, antes de colocar los aspersores, debes conectarlos a una fuente de agua.

En este ejemplo, la fuente de agua depende de la instalación de los aspersores y la instalación de los aspersores depende de la plantación de los arbustos.

No todas las dependencias son iguales. Puede haya tareas en el cronograma del proyecto que deban esperar a que se complete otra tarea en su totalidad antes de poder empezar a trabajar en la siguiente. Puede que tengas que trabajar en algunas tareas simultáneamente. Otras tareas se pueden empezar, pero no terminarán hasta que se complete una tarea dependiente. Comprender los tipos de dependencias ayuda a secuenciar y gestionar el trabajo del proyecto de forma eficiente.

Estos son los cuatro tipos de dependencias.

De final a principio

De final a principio significa que la tarea dependiente no se puede empezar antes de que se complete otra tarea. Por ejemplo, el diseño de la nueva función de un producto no puede empezar hasta que los requisitos estén listos. Este tipo de dependencia es fácil de secuenciar en el plan del proyecto.

De principio a principio

De principio a principio significa que la tarea dependiente no se puede empezar hasta que también empiece otra tarea. Por ejemplo, la redacción de la documentación técnica de un producto no se puede empezar hasta que también empiecen las pruebas de control de calidad. Esto garantiza que el desarrollo del producto (o la programación) se haya completado y sea menos probable que se produzcan cambios en el alcance que puedan afectar a la documentación.

De final a final

De final a final significa que el equipo no puede terminar la tarea dependiente hasta que se haya completado otra. Por ejemplo, un sistema de aspersores subterráneos no puede funcionar hasta que se hayan plantado todos los arbustos, porque tienes que probar y ajustar el sistema de aspersores para asegurarte de que el agua llegue a todas las plantas.

De principio a final

De principio a final significa que la tarea dependiente permanece incompleta hasta que empiece otra tarea. Esto es común en las secuencias que requieren un traspaso fluido de una tarea a otra. Por ejemplo, un guarda de seguridad no puede terminar su turno hasta que llegue el próximo guarda e inicie su turno. Lo que suele conllevar la transferencia de información del equipo que está realizando la tarea al equipo que comienza la siguiente tarea.

Comprender y gestionar las dependencias de los proyectos mejora la precisión a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Esto incluye la planificación de los recursos, la gestión de riesgos y la estimación del calendario del proyecto. Estas son algunas de las ventajas:

• Mejor planificación de proyectos. Identificar cada tarea y sus dependencias ayuda a los equipos a cumplir más de cerca el alcance del proyecto, mejora la toma de decisiones y optimiza la previsión de las necesidades de recursos.

• Mejora de la precisión de la programación. La secuenciación de las tareas en función de sus dependencias da a los equipos una visión clara del calendario del proyecto. Estructurar el trabajo según el tipo de dependencia optimiza las tareas que el equipo puede completar simultáneamente e identifica los puntos de traspaso críticos en las tareas que no. Al tomar decisiones difíciles a mitad del proyecto, se pueden ver más fácilmente los efectos de los cambios si conoces las dependencias de las tareas.

• Reducción de los retrasos en los proyectos. Definir las dependencias de las tareas y secuenciar el trabajo durante la fase de planificación reduce las sorpresas que pueden provocar retrasos una vez iniciado el proyecto. Los miembros del equipo pueden anticipar mejor los traspasos importantes y prepararse para la siguiente tarea. Esto mejora también la comunicación entre los miembros del equipo, que pueden colaborar para garantizar que las tareas dependientes tengan la información o los resultados necesarios.

• Mejora de la gestión de riesgos. La asignación de dependencias ayuda a identificar los riesgos del proyecto durante la planificación. El conocimiento temprano de los riesgos da más tiempo para desarrollar planes de mitigación en caso de que los riesgos se cumplan. También da a los equipos las herramientas para empezar a trabajar y evitarlos de inmediato. Las dependencias claramente asignadas proporcionan una visión completa del impacto de la gestión de los riesgos que se cumplen.

Una dependencia es cualquier tarea del proyecto que proporciona información o resultados para otra tarea. Puede ser una entrega, como una estructura de API o base de datos, o un punto de traspaso, como completar el código y pasar a las pruebas de control de calidad. A continuación, se describe un enfoque eficaz para identificar las dependencias de un proyecto:

1. Revisa las tareas del proyecto. Durante la planificación del proyecto, revisa cada tarea para determinar si requiere resultados o información de alguna otra tarea del proyecto. Pregúntate qué tareas tienes que iniciar o terminar antes de que la tarea pueda empezar. Secuencia las tareas en función de sus dependencias y los tipos de dependencia.

2. Colabora con los miembros del equipo. Consulta con todos los miembros del equipo, incluidas las partes interesadas, los socios, los clientes y los miembros empresariales. Cada persona aportará su experiencia y su conocimiento sobre las dependencias ocultas que puedan retrasar el proyecto. Por ejemplo, saber que una tarea de financiación proporciona los resultados necesarios para una tarea en desarrollo, como la compra de nuevo equipamiento, permite al equipo colaborar para cumplir los objetivos del proyecto.

3. Analiza los requisitos de las tareas. Al identificar las dependencias, analiza los requisitos de cada tarea. Los requisitos definen el resultado o la información que proporciona la tarea de dependencia. Por ejemplo, si el resultado es una API para una tarea dependiente, define los requisitos de la API. ¿Hay restricciones de datos o formatos de campo específicos que se deban cumplir? Analizar los requisitos de las tareas puede ayudar a identificar las tareas que faltan. También se garantiza que el trabajo se ajuste a los objetivos y el alcance del proyecto.

Tras identificar las dependencias de tu proyecto, es fundamental gestionarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto. Los cambios en el alcance, los requisitos o la tecnología pueden afectar a las dependencias. Tenerlos en cuenta ayuda a evitar retrasos y hace que el proyecto se desarrolle sin problemas. Las siguientes estrategias pueden ayudar a gestionar las dependencias:

• Los diagramas de dependencias ayudan al equipo a visualizar el flujo de trabajo y el cronograma. Los flujogramas y los cronogramas de los proyectos en cascada muestran de forma eficaz las tareas y sus dependencias de forma visual. Las herramientas de gestión de proyectos, como los flujos de trabajo de Jira, te permiten vincular las dependencias dentro del flujo de trabajo. Esto facilita el traslado de las tareas al tiempo que se mantienen las dependencias.

• La asignación de relaciones es una fuente única y completa de información detallada sobre cada tarea. Puede incluir los efectos en el sistema, los riesgos, los planes de mitigación y los propietarios asignados. El uso de herramientas como la asignación de dependencias de Jira te permite mantener la asignación de dependencias durante todo el proyecto y mantener la relevancia cuando las cosas cambian.

• La comunicación es la clave del éxito de la gestión de las dependencias. Los miembros del equipo deben saber cuándo pueden empezar a trabajar en las tareas, quién se encarga de las tareas dependientes y cuándo se producen cambios. Considera la posibilidad de adoptar un enfoque por niveles de la comunicación, como incluir las dependencias en los informes estándar del panel de proyectos y las notificaciones automáticas cuando las cosas cambien.

• Las rutas críticas identifican el máximo tiempo transcurrido de todas las tareas dependientes de principio a final. Una ruta crítica ilustra el trabajo interrelacionado. Por ejemplo, conectar la fuente de agua, instalar aspersores subterráneos, plantar arbustos y probar la cobertura del agua es la ruta crítica de principio a final de un proyecto de jardinería. Otras tareas, como determinar qué plantas son las adecuadas para el clima, pueden ser también las dependencias.

Las dependencias del proyecto influyen en el éxito general del proyecto. Puede que una dependencia resulte obvia para unos y no para otros, especialmente si no participan directamente en las tareas que requieren la información o el resultado. Independientemente del tamaño o el resultado de la tarea, nunca des por sentado que todos conocen su importancia.

Asignar, secuenciar y gestionar las dependencias reduce el riesgo de pasar por alto una tarea. También garantiza que se puedan empezar las tareas en espera de otras tareas en el menor tiempo posible. 

Por ejemplo, la redacción de la documentación técnica puede depender de que se haya completado el desarrollo del producto y se haya pasado a las pruebas. Si el equipo no identifica ni supervisa esa tarea, es posible que el redactor técnico no sepa cuándo se producirá el traspaso, lo que puede provocar retrasos. Esos retrasos pueden, a su vez, provocar un aplazamiento de la entrega al cliente, sobre todo en el caso de productos muy técnicos o regulados.

La gestión de dependencias es una herramienta eficaz de gestión de proyectos para mejorar la precisión de los plazos de los proyectos, identificar los riesgos y mantener el rumbo de los proyectos. Identificar las dependencias es una parte fundamental de la planificación y la gestión de proyectos. Permite conocer los requisitos, mantener el alcance del proyecto y reducir los retrasos. También mejora la colaboración en equipo y la eficiencia del trabajo.

Jira facilita la asignación y el seguimiento de las dependencias en tiempo real, proporcionando una fuente única de información sobre el estado de las tareas, los riesgos, los planes de mitigación y las rutas críticas. También sienta las bases de una comunicación y una colaboración eficaces entre el equipo del proyecto y las partes interesadas, lo que se traduce en una mejor calidad de los productos, una mayor satisfacción de los clientes y una reducción del plazo de comercialización.

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