Los diagramas de flujo de trabajo (o flujogramas) son infografías visuales donde se describe el flujo secuencial de los pasos o tareas que implica un proceso. Funcionan como hojas de ruta para hacer el trabajo.
Los diagramas de flujo de trabajo contienen formas y símbolos estándar que representan cada fase del proceso o cada decisión. Lo mejor de todo es que en el diagrama aparece cómo desemboca cada paso en el siguiente, incluidas todas las rutas de ramificación y las diversas opciones. Se trata de una herramienta muy útil para planificar proyectos y mejorar el flujo del trabajo.
En esta guía, se analizarán los diagramas de flujo de trabajo con más detalle, incluido cuándo usarlos, cómo crearlos y mucho más.
Qué es un diagrama de flujo de trabajo
Un diagrama de flujo de trabajo (o flujograma) es una representación visual de un proceso. Describe una secuencia de pasos de principio a fin y puede incluir varias opciones de ramificación en cada punto de decisión. Los diagramas de flujo de trabajo suelen utilizar diferentes formas, conectores y símbolos para distinguir las tareas de las decisiones y describir el flujo del trabajo.
Estos flujogramas ayudan a los equipos a comprender cómo encaja su trabajo en el proceso general de la empresa y cómo contribuye al producto final. Son herramientas cruciales para la incorporación de nuevos miembros del equipo, ya que convierten procesos desconocidos en infografías fáciles de asimilar.
Cuándo usar un diagrama de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo son útiles cuando necesitas visualizar un proceso de varios pasos o definirlo para las partes interesadas, pero hay muchas otras situaciones en las que deberías utilizar un diagrama de este tipo.
Los flujogramas son ideales para optimizar los procesos. Al trazar visualmente un proceso, puedes ver los pasos en los que la toma de decisiones o el traspaso de tareas pueden estar provocando retrasos. Esto te ayuda a identificar las áreas que debes mejorar y optimizar.
Los flujogramas son útiles para la incorporación o la formación. Si tienes nuevos miembros del equipo que no estén familiarizados con tu proceso, el diagrama de flujo de trabajo es muy práctico como herramienta de formación. Ponlos al día rápidamente con un flujograma. Esta es otra razón por la que la documentación de los procesos es crucial para tu trabajo: tus procesos cambian constantemente.
Los diagramas de flujo de trabajo son esenciales para la gestión de proyectos. La gestión de proyectos complejos nunca es lineal, pero un diagrama de flujo de trabajo te ayuda a visualizar los distintos pasos y dependencias entre las tareas. Esta ayuda visual es una herramienta para una gestión ágil de proyectos y permite llevar a cabo una planificación más estratégica, ya que documenta cada paso del proceso y pone a todo el mundo en sintonía con él.
Ventajas de usar un diagrama de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo son herramientas muy valiosas por diversos motivos, incluidos los siguientes:
- Claridad: los flujogramas ayudan a entender un proceso y hacen que sea fácil seguirlo. Al trazarlo todo en una página, las partes interesadas pueden ajustarse a los pasos de tu proceso y al cronograma de tu proyecto. Si los compartes con tu equipo, puedes enseñar los procesos internos más rápidamente y mantener a todo el mundo informado sobre cómo hacer las cosas en la empresa.
- Cuellos de botella: los flujogramas facilitan la detección de las ineficiencias en el proceso. Puedes ver fácilmente los puntos de decisión en los que la gente puede sufrir retrasos debido a los cuellos de botella. Si identificas este riesgo, puedes optimizar el proceso para eliminar esas ineficiencias.
- Colaboración: los diagramas de flujo de trabajo son excelentes trampolines para la colaboración, aunque puede que no lo parezcan a primera vista. Al trazar un proceso en un flujograma, los miembros del equipo pueden ayudar con el trabajo cuando surjan cuellos de botella. Mediante la creación de un diagrama del flujo de trabajo, los equipos también pueden determinar quién está a cargo de decisiones concretas para que la gente sepa a quién acudir en busca de ayuda.
Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo
Los diagramas de flujo de trabajo son muy prácticos, pero ¿cómo se crea una plantilla útil para ellos? En esta sección, se describen los pasos clave para diseñar un flujograma eficaz, desde la definición del proceso hasta el uso de los símbolos correctos en cada paso.
Define el proceso
Un diagrama de flujo de trabajo describe un proceso específico. Tienes que definir claramente el proceso que pretendes convertir en un flujograma. ¿Cuáles son los objetivos de tu diagrama? Determina el alcance del trabajo (qué formará parte de la representación visual y qué no) y los componentes clave que deben formar parte de dicha representación. Dedicar tiempo a hacerlo bien te evitará crear una representación demasiado complicada.
Enumera los pasos
El flujograma describe un proceso, por lo que debes determinar cada paso y enumerarlos. En el caso de los procesos de varios pasos, divídelos en tareas individuales que puedas realizar en secuencia. De este modo, el diagrama resulta fácil de entender y, al mismo tiempo, crea una representación exacta del proceso que quieres capturar.
Recopila la información
¿Qué detalles incluye cada paso? Recopila los datos pertinentes y captúralos para el diagrama de flujo de trabajo. Se trata de información que un miembro del equipo puede necesitar para llevar a cabo un paso y puede incluir detalles tales como los requisitos de entrada, las partes responsables e incluso las dependencias entre las tareas. Aunque no todos los datos estarán presentes en el flujograma final, tener estos detalles a mano te ayudará a contextualizar cada paso.
Identifica las ineficiencias
Una vez que hayas enumerado todos los pasos y recopilado la información necesaria, tienes que hacer un análisis crítico del proceso. ¿Dónde están las ineficiencias actuales? ¿En qué momento se producen retrasos o cuellos de botella? Reconoce estas dificultades desde el principio para optimizar el proceso antes de crear el flujo de trabajo.
Crea el flujo de trabajo
A continuación, crea la representación visual real de tu diagrama de flujo de trabajo. Usa una herramienta de visualización para convertir tu proceso recién definido en un flujo de trabajo visual. Elige los símbolos y conectores adecuados para describir cómo se desarrollan las tareas en cada paso, de modo que el diagrama ilustre de forma eficaz todo el proceso.
Jira es la plataforma perfecta para crear este diagrama de flujo de trabajo, ya que sus funciones de gestión de proyectos ayudan a los equipos a definir el trabajo, planificar los proyectos y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real en relación con las fechas y entregas importantes. Puedes usar los flujos de trabajo de Jira para describir los pasos que sigue tu equipo para llevar un proyecto desde su creación hasta su finalización.
Comparte con el equipo
Una vez que hayas creado el diagrama de flujo de trabajo, el siguiente paso es compartirlo con el equipo que utiliza el proceso. Usa el diagrama como un medio para obtener comentarios sobre si representa el proceso con exactitud o empléalo como una herramienta para intercambiar ideas sobre cómo mejorar el flujo de trabajo.
Revisa y mejora
Por último, revisa el diagrama de flujo de trabajo con regularidad para asegurarte de que se ajuste a cualquier cambio o mejora de tu proceso. Del mismo modo que un equipo de producto perfecciona un producto mediante la mejora continua, tú debes optimizar el proceso actualizando y mejorando el flujograma a medida que cambien los pasos. Hacer esto ayuda a que siga siendo una referencia fiable para tu equipo.
Uso de Jira para diagramas y gráficos de flujo de trabajo
Cuando definas tu proceso y trabajes con tu equipo para optimizarlo, recuerda que es un trabajo en progreso. La mayoría de la gente está familiarizada con el tablero de Jira, donde aparece cómo el trabajo pasa de estar pendiente a finalizarse. Pero el editor de flujos de trabajo de Jira te permite crear, visualizar y editar tu flujo de trabajo en forma de diagrama. Aquí puedes crear flujos de trabajo más complejos de los que ves en el tablero. Los procesos evolucionan con el tiempo y parte del trabajo consiste en documentar su situación actual.
Por lo general, los equipos configuran las columnas del tablero para que coincidan con los pasos del flujo de trabajo. Para los flujos de trabajo sencillos, los estados asignados a las incidencias de cada columna corresponden directamente al paso del flujo de trabajo correspondiente. Para los flujos de trabajo complejos, es posible que las columnas del tablero solo muestren una parte del flujo de trabajo completo. En ese caso, los equipos asocian varios estados a cada columna.
Jira es una plataforma que te ayuda a crear tu plantilla de diagrama de flujo de trabajo y a gestionar los proyectos para cada tipo de equipo. Con acceso a muchas plantillas integradas, puedes personalizar Jira para convertirla exactamente en el tipo de herramienta de gestión del trabajo que tu equipo necesita.
Diagramas de flujo de trabajo: preguntas frecuentes
¿Cuáles son los distintos tipos de diagramas de flujo de trabajo?
Hay muchos ejemplos de diagramas de flujo de trabajo y cada tipo tiene un propósito distinto, como los siguientes:
- Flujo de trabajo del proceso: este es el modelo clásico de flujograma. Describe los pasos de un proceso y normalmente utiliza formas en una secuencia. Es útil para entender cómo fluye el trabajo y las etapas clave de un proceso.
- Flujograma de carriles: este es uno de los ejemplos de diagramas de flujo de trabajo más comunes, ya que divide un proceso en distintos "carriles", uno para cada equipo o persona que ejecute el proceso. Los carriles son útiles para mostrar dónde se producen los traspasos, especialmente en los flujos de trabajo ágiles, y pueden ayudar a sacar a la luz posibles cuellos de botella.
- Flujograma de decisiones: este tipo de flujo de trabajo destaca dónde se producen los puntos de decisión y describe las distintas rutas que se derivan de estas decisiones. Este diagrama aclara la lógica de decisión y analiza los posibles resultados.
- Flujo de datos: este tipo de flujograma muestra cómo se mueven los datos a lo largo de un proceso, incluidas las entradas, las salidas y cualquier transformación que se produzca. Es útil para identificar las áreas en las que existe una posible pérdida de datos y garantizar la integridad de estos.
¿Cuáles son los elementos clave de un diagrama de flujo de trabajo?
Un flujograma contiene formas y líneas con significados específicos, sobre todo cuando ilustra los procesos de trabajo. Estos son algunos de los elementos clave que encontrarás en un flujograma:
- Los óvalos representan el punto inicial o final de cualquier proceso.
- Los rectángulos representan acciones o tareas individuales.
- Los rombos representan puntos de decisión, donde la respuesta afirmativa o negativa crea una bifurcación en el gráfico que crea varias ramas.
- Las flechas muestran el flujo de ejecución de cada paso.
- Los paralelogramos indican un lugar para la entrada o salida de datos.
Si entiendes lo que representan estos símbolos y formas, puedes trazar con precisión tu diagrama de flujo de trabajo o interpretar los flujogramas de otros equipos. Ten en cuenta que siempre puedes personalizar el significado de tus formas si es necesario.
¿Cómo mejoran los diagramas de flujo de trabajo los procesos?
Los diagramas de flujo de trabajo capturan el aspecto de tu proceso en el mundo real a través de una imagen bidimensional. Esto te ayuda a agilizar tu proceso al identificar posibles obstáculos, como las áreas en las que los recursos limitados pueden bloquear ciertas acciones o en las que las decisiones que se toman por parte de una sola parte interesada pueden empantanarlas. Al colaborar con tu equipo para visualizar el proceso, abres la puerta a ideas sobre cómo mejorar continuamente el flujo de trabajo.