Al igual que los especialistas en control de misiones de la NASA, los gestores de proyectos deben hacer un seguimiento de numerosos aspectos para asegurarse de que su equipo entregue los proyectos sin incidentes. No obstante, mientras que la NASA gestiona las naves espaciales, los gestores de proyectos supervisan las entregas.
Las metodologías lean pueden ayudar a prevenir desastres en la gestión de proyectos similares a la catástrofe del Apollo 13, ya que permiten entregar los proyectos a tiempo y sin salirse del presupuesto.
La metodología lean facilita un proceso continuo de ajustes graduales, lo que acelera significativamente la entrega de productos al optimizar los recursos y los esfuerzos y permitir que los equipos trabajen de manera eficiente y eficaz.
En este artículo, obtendrás más información sobre la metodología lean, sus ventajas y cómo tu equipo de software puede poner en práctica sus principios con Jira.
Historia de la metodología lean
La metodología lean tiene como objetivo optimizar al máximo los procesos y los resultados de tu equipo mediante mejoras continuas. Cuando se practica correctamente, permite a los equipos aportar valor a los clientes de manera eficiente.
El fundador de Toyota, Kiichiro Toyoda, desarrolló la metodología lean después de la Segunda Guerra Mundial para ahorrar recursos y eliminar el despilfarro. Tras observar la compra y el reabastecimiento de artículos en un supermercado, concibió el concepto "just-in-time" (justo a tiempo), que se centra en fabricar los productos exactamente cuando los clientes los necesitan.
El concepto de Toyoda se transformó en el sistema de producción de Toyota, que con el tiempo se convirtió en la metodología lean. A partir de estos modestos comienzos, la metodología lean se convirtió en la base de la gestión ágil de proyectos, que ahora se utiliza en diversos sectores, como los del desarrollo de software, la construcción y la sanidad.
Descripción general de la metodología lean
La metodología lean se basa en dos pilares que proporcionan un marco para todos los proyectos lean: la mejora continua y el respeto por las personas.
- Mejora continua: un ciclo de feedback continuo ayuda a los equipos a hacer cambios progresivos en los procesos, los productos y el personal para mejorar los sistemas de forma continua. Al identificar, evaluar y modificar los procesos o sistemas existentes paso a paso, los equipos pueden eliminar el despilfarro y mejorar la eficiencia en general.
- Respeto: los gestores reconocen el valor de las contribuciones del equipo y los comentarios de los clientes, y se toman esas ideas y esos puntos de vista muy en serio. Los gestores que emplean la metodología lean distribuyen las tareas en todo el flujo de trabajo de la manera más eficiente para fomentar la colaboración estrecha y aportar el máximo valor a los clientes.
Los principios fundamentales de la metodología lean se han desarrollado teniendo en cuenta estos dos factores.
Principios de la metodología lean
Es fundamental tener en cuenta el impacto que tendrá tu trabajo en la experiencia del cliente. Los cinco principios fundamentales de la metodología lean ayudan a los equipos a organizar las tareas y, a los gestores de proyectos, a supervisar. Estos cinco principios fundamentales son:
1. Identificar el valor
Para aportar valor a tus clientes, primero tienes que conocer sus necesidades. Puedes hacerlo de estas formas:
- Interactuando directamente con los clientes para obtener información sobre sus puntos problemáticos.
- Identificando cómo ayuda tu producto a mitigar esos puntos problemáticos.
Luego, tienes que definir el valor que aporta tu producto para satisfacer las necesidades de los clientes y comunicarlo a tu equipo. Puedes hacerlo estructurando el trabajo del equipo en torno al impacto que tiene en la experiencia de los clientes e investigando cuáles son las mejores herramientas para ayudar a tu equipo a aportar valor a los clientes.
Identificar el valor ahorra tiempo y dinero, ya que permite que tu equipo solo cree funciones que aporten valor a tus clientes.
2. Crear un mapa de flujo de valor
Las actividades necesarias para ofrecer experiencias de calidad a los clientes forman parte del flujo de valor. Un mapa de flujo de valor utiliza diagramas para ayudar a visualizar el proceso del proyecto, lo que ayuda a gestionar el flujo de valor, que es fundamental para eliminar el despilfarro.
La creación de un mapa de flujo de valor implica las siguientes actividades:
- Identificar el problema y elegir el equipo adecuado: identifica los principales puntos problemáticos de tus clientes y, a continuación, elige un equipo con las habilidades necesarias para resolverlos.
- Limitar y crear un mapa del proceso: limita el alcance del proyecto a las actividades necesarias. A continuación, puedes crear un mapa del proceso con la plantilla de tablero de scrum de Jira y fijar las fechas de cada entrega.
- Recopilar datos: debes saber qué recursos son necesarios haciendo un seguimiento de los datos, como las horas que el equipo dedica a trabajar en el proyecto.
- Evaluar y hacer ajustes: para conseguir la mejora continua de los procesos, evalúalos constantemente y pregunta "¿Hay alguna forma mejor de hacerlo?".
3. Crear un estado de fluidez
Cuando todo va como la seda, nos encontramos en un "estado de fluidez", tanto que no nos damos cuenta del paso del tiempo. Crear un estado de fluidez aumenta la implicación y el rendimiento del equipo.
La fluidez del equipo refleja la eficiencia del flujo de valor, que puedes perfeccionar continuamente mediante el ciclo de feedback continuo. La metodología lean requiere una fluidez continua para reducir los retrasos y minimizar los tiempos de entrega.
"Cuando implementes lean, céntrate en el flujo", afirma Mark Cruth, orientador de trabajo moderno de Atlassian. "El flujo es el núcleo de cada elemento que compone lean, sin importar si se trata de reducir el despilfarro, eliminar grupos aislados o mejorar continuamente... ¡Todos los elementos vuelven al flujo!".
Puedes mejorar la fluidez de tu equipo implementando lo siguiente:
- Colaboración multidisciplinar: el aislamiento es el peor enemigo de la metodología lean. Tu equipo debe participar en todo el proceso y colaborar con otros equipos, si es necesario, para llevar a cabo sus tareas. Por ejemplo, esto puede implicar que participe el equipo de satisfacción del cliente y preguntar su opinión sobre los puntos problemáticos de los clientes. Además, tu equipo puede adquirir más conocimientos sobre el funcionamiento de otros departamentos.
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Seguimiento de tareas: los tableros de kanban, o la plantilla de kanban de Jira, pueden ayudarte a asignar tareas, visualizar el trabajo y coordinar a tu equipo. Estas tarjetas ayudan a los equipos a hacer un seguimiento del progreso de las tareas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
4. Establecer un sistema de incorporación
Con un sistema de incorporación, los equipos solo trabajan en lo que el cliente necesita cuando lo necesita y producen según la demanda real de los clientes, no según las proyecciones.
Para evaluar con precisión las necesidades de los clientes, el equipo debe hablar con ellos y pedir su opinión.
5. Buscar la perfección
La metodología lean requiere una mentalidad de crecimiento y promueve el perfeccionamiento mediante la mejora continua, utilizando un ciclo de feedback continuo para ayudar al responsable de proyectos, al equipo y a la empresa a reducir el despilfarro y mejorar la eficiencia.
Ventajas de la metodología lean
Como gestor de proyectos, probablemente te hayas encontrado con uno o dos contratiempos en los proyectos, como tener que esperar a recibir comentarios de las partes interesadas. Si los comentarios llegan demasiado tarde, todo el proyecto se estanca. La metodología lean tiene muchas ventajas que contrarrestan esos obstáculos, como:
- Mayor eficiencia: al crear un mapa de flujo de valor, puedes centrar la actividad en las necesidades de los clientes y eliminar el trabajo innecesario en productos y servicios que los clientes no desean.
- Menos problemas: la metodología lean mitiga incidencias, como la falta de comunicación y los plazos poco realistas, antes de que vayan a peor. En cuanto a la comunicación, la metodología lean proporciona seguimiento y transparencia para que todos tengan claras las tareas, las responsabilidades y los plazos. Como el equipo participa más estrechamente en el proceso, también puede cuestionar cualquier plazo que no sea razonable.
- Reducción de costes: si creas un plan claro y eliminas los obstáculos puedes ahorrar dinero, ya que solo produces lo suficiente para satisfacer la demanda de los clientes. De esa manera, no se produce más de lo necesario, lo que es especialmente importante en el caso de los productos físicos.
- Mejora de las relaciones con los clientes: al centrarse en el valor para los clientes, se crean relaciones más sólidas con ellos, lo cual es crucial para una empresa.
- Mejora continua: el ciclo de feedback continuo de la metodología lean ayuda a perfeccionar y mejorar continuamente los procesos para aportar valor de manera eficiente.
- Implicación del equipo: dado que la metodología lean requiere una mayor participación inicial por parte de tu equipo, este se comprometerá más con el resultado. Tendrá algo que decir sobre en qué está trabajando y cuándo espera terminarlo, pues un equipo capacitado es un equipo comprometido.
Posibles desafíos de la metodología lean
A pesar de sus numerosas ventajas, la metodología lean puede presentar algunos desafíos que los gestores de proyectos deberían reconocer y aprender a superar. Estos son algunos de ellos:
- Falta de apoyo de la dirección: si la dirección no respalda la metodología lean, esto puede convertirse en un obstáculo para su adopción por parte del equipo.
- Solución: consigue la aceptación del equipo lo antes posible y muéstrales lo útil que puede ser la metodología lean.
- Formación insuficiente: si el equipo está mal formado, esto puede afectar negativamente a su rendimiento. Si no entienden cómo es el proceso lean, ¿cómo puedes esperar que lo integren fácilmente?
- Solución: al incorporar al equipo, proporciona la formación adecuada sobre metodología lean. Puedes inscribir a tu equipo en un programa de certificación lean que ofrezca formación práctica. Con una certificación, tendrás la tranquilidad de que tienen los conocimientos adecuados de los métodos lean.
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Centrarse en las herramientas en vez de en la cultura: dar prioridad a las herramientas en vez de a las personas reduce la implicación del equipo. En la metodología lean, hacer hincapié en las herramientas puede deshumanizar y devaluar a tu equipo y su trabajo. Cuando un equipo no se siente valorado, es menos probable que dé lo mejor de sí.
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Solución: fomenta una cultura de confianza con la filosofía de mejora continua de la metodología lean. Proporcionar feedback continuo y oportunidades de crecimiento demostrará a tu equipo que, como responsable, te interesa su desarrollo profesional.
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- Centrarse poco en las métricas: en la metodología lean, las métricas son clave para la mejora del equipo.
- Solución: presta atención a las métricas para medir el éxito del proyecto y buscar áreas de mejora para desarrollar tu equipo.
Usa Jira para la gestión de proyectos
La metodología lean agiliza la gestión de proyectos y mantiene la agilidad del equipo, ya que elimina el despilfarro y optimiza continuamente los procesos.
Jira puede ayudar a los equipos de software a aplicar la metodología lean y a ofrecer más valor a los clientes. La información contextual permite a los equipos desarrollar y entrenar sus habilidades para aprender y mejorar continuamente su forma de trabajar. Gracias a los tableros de scrum y kanban, tu equipo dispondrá de total visibilidad respecto al futuro para lograr constantemente la máxima producción en el menor tiempo posible. Al emplear Jira como pilar de la colaboración, se puede mantener la sintonía entre todos los equipos y entre estos y el resto de la organización.
Jira también permite a las empresas visualizar los flujos de valor. Gracias a ello, tu empresa puede:
- Configurar la automatización del flujo de procesos. Ayuda a tus equipos a recuperar tiempo y reduce el trabajo manual con el potente motor de automatización de Jira. Sintoniza el trabajo con las necesidades empresariales. Comprueba cómo el trabajo diario contribuye a alcanzar los objetivos estratégicos y mantiene informadas a las partes interesadas importantes con informes ágiles listos para usar.
- Hacer un seguimiento de las inversiones. Sé consciente de los recursos que se utilizan y el tiempo que se dedica a cada proyecto para poder asignar los esfuerzos de forma adecuada para el siguiente.
- Detectar los obstáculos. Identifica los posibles obstáculos y evítalos antes de que se produzcan.
- Aportar valor continuamente. Con más claridad y visión, tu equipo podrá aportar valor de forma constante a los clientes y a la empresa en su conjunto.
Esta solución también funciona bien con otros métodos, como la metodología ágil, Open DevOps y la gestión del flujo de valor.
Metodología lean: preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre la metodología ágil y la metodología lean?
A primera vista, parece difícil distinguir entre la metodología lean y la ágil. Si bien ambas se centran en la eficiencia y el valor para el cliente, hacen hincapié en diferentes aspectos de la gestión de proyectos. La metodología lean se centra en la eliminación del despilfarro, el proceso y la aportación de valor, mientras que la metodología ágil se centra en los clientes, en mitigar la incertidumbre y en ofrecer un software que funcione.
Entremos más en detalle:
- Enfoque: como enfoque descendente, la metodología lean se preocupa por las mejoras de los procesos. Sin embargo, la metodología ágil es un enfoque ascendente en el que el trabajo se divide en ciclos de iteración más pequeños.
- Entrega de productos: tanto los equipos que utilizan la metodología lean como los que utilizan la ágil trabajan rápido para entregar los productos lo antes posible. Sin embargo, la metodología ágil se preocupa menos por la velocidad que por el feedback. Por lo tanto, los equipos ágiles desarrollan algo más pequeño, reciben el feedback e iteran. Por otro lado, la metodología lean se centra en mejorar el proceso general para entregar más rápido.
- Marcos: la metodología lean no tiene marcos de trabajo específicos, mientras que la ágil, sí. Scrum y kanban son dos marcos de gestión ágil de proyectos que te permiten aplicar los principios de la metodología ágil. Jira ofrece una plantilla de scrum y una plantilla de kanban para ayudar a los gestores de proyectos a iniciarse en la metodología ágil.
¿Cuál es la diferencia entre DevOps y la metodología lean?
DevOps crea una colaboración funcional entre los equipos de desarrollo y operativos, lo que permite una entrega de software más rápida. Esta es la filosofía fundamental de DevOps: aportar valor a la empresa de forma continua a través de una cultura de comprensión y colaboración.
Por otro lado, la filosofía fundamental de la metodología lean es aportar valor mediante la mejora de los procesos y la eliminación del despilfarro.
Lean y DevOps son metodologías centradas en el cliente, pero se diferencian en dos áreas principales:
- Valor para los clientes: DevOps crea mapas de imágenes de empatía con los clientes, que asocian los objetivos empresariales al valor que aportan a los clientes. Por otro lado, la metodología lean elige las actividades que aportan valor a los clientes en función de las necesidades.
- Enfoque: DevOps integra el desarrollo y las operaciones con la documentación y la colaboración. La metodología lean optimiza los procesos, los recursos y el esfuerzo.
Además, DevOps automatiza las tareas rutinarias, como las solicitudes de incorporación de cambios, en las que la guía para principiantes de DevOps profundiza con más detalle.
Si ya utilizas DevOps, Open DevOps (una base de DevOps lista para usar en Jira con un enfoque de herramientas abiertas y la automatización) puede ayudar a tu equipo de metodología ágil a centrarse en las entregas, en gestionar software de calidad y en poner en práctica el enfoque de TI "tú lo creas, tú lo gestionas", asociado a los principios de DevOps.
¿Puedes usar la metodología ágil, la metodología lean y DevOps al mismo tiempo?
Sí. Estas metodologías se complementan entre sí en su objetivo de ofrecer calidad y valor a los clientes. DevOps elimina el aislamiento para integrar los equipos de desarrollo y operaciones, la metodología ágil fomenta la mejora continua y la metodología lean pone en práctica los principios de mejora continua.
Usar las tres metodologías puede acelerar la entrega de los productos y el valor para los clientes. Por ejemplo, puede que tu empresa utilice las tres, pero no de forma conjunta. La metodología lean puede ayudarte a mejorar tu proceso ágil, y el enfoque iterativo de la metodología ágil puede respaldar la mejora continua de la lean. Con DevOps, puedes mejorar la colaboración entre equipos.
Con las tres, tu empresa se convertiría en toda una potencia, ya que aportaría valor a los clientes a través de prácticas más eficientes.
Puedes conectar estas metodologías con el conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Atlassian.