Para los equipos de desarrollo de software ágiles, es fundamental tener una idea común del alcance y el contexto del producto. Los productos que ya se han publicado en el mercado suelen tener un gran backlog de historias de usuarios pendientes de desarrollo. Los equipos ágiles se basan en el backlog del producto a la hora de planificar los sprints, y el estado de ese backlog es crucial para el éxito general del producto.
En pocas palabras, la mejora del backlog consiste en mantener el backlog del producto al día. Las reuniones de mejora del backlog, también conocidas como "sesiones", son los eventos que permiten al equipo actualizar y preparar el backlog para un próximo sprint.
Los backlogs del producto pueden ser grandes y difíciles de gestionar. Sin embargo, para una buena gestión de proyectos de metodología ágil, es esencial saber hacer unas reuniones eficaces para la mejora del backlog.
En este artículo encontrarás estrategias comprobadas para llevar a cabo reuniones de mejora del backlog que lo mantengan actualizado, limpio y organizado. Te explica por qué son importantes las sesiones de mejora del backlog, cómo organizar sesiones de forma eficiente y consejos prácticos que los equipos ágiles han aprendido con la experiencia.
Finalidad de las sesiones de mejora del backlog
En una reunión de mejora del backlog, el equipo de proyecto se reúne para revisar, actualizar y limpiar el backlog del producto. Es crucial en cualquier metodología ágil, ya que aclara la carga de trabajo del equipo para un futuro sprint. El objetivo de estas reuniones es mantener dos sprints de elementos en el backlog, para que el equipo siempre tenga trabajo por hacer y pueda dedicarse a nuevas tareas cuando cambien los requisitos.
"Sin embargo, es importante tener en cuenta que el objetivo de las reuniones de mejora del backlog no es solo revisar el nuevo trabajo, sino también eliminar los elementos que ya no sean necesarios", explica Mark Cruth, orientador de trabajo de Atlassian. "Si alguna vez tienes la tentación de 'cancelar' una reunión de mejora del backlog porque no hay trabajo nuevo, piensa en si hay algún trabajo en el backlog que el equipo deba plantearse eliminar y habla sobre esas historias en dicha reunión".
En una reunión para la mejora del backlog, como en la planificación de sprints, los propietarios del producto y los miembros del equipo de desarrollo analizan todos los elementos del backlog, aclaran sus requisitos, y evalúan su prioridad y complejidad. El resultado es una lista de elementos en los que trabajar mejor definida y más útil.
Al llevar a cabo sesiones de mejora del backlog con regularidad, el equipo puede garantizar que el proceso de desarrollo siga siendo ágil y responda a los cambios en las necesidades y las prioridades. Estos entornos dinámicos requieren herramientas de colaboración y seguimiento de proyectos (como Jira Software, que tiene una función de backlog), que ayudan a los responsables a implementar los cambios para sus equipos en general.
Cómo organizar una reunión eficaz para la mejora del backlog
La gestión ágil de proyectos comienza con reuniones eficientes para mejorar el backlog. Los siguientes pasos te ayudarán a crear un proceso fluido y repetible que reúna a las personas adecuadas, establezca expectativas, priorice y evalúe los elementos y defina los pasos siguientes.
1. Revisa y prioriza los elementos del backlog
Antes de celebrar una reunión para la mejora del backlog, el propietario del producto debe hacer una revisión inicial de los elementos del backlog del producto (como historias de usuarios, funciones o tareas) y eliminar los que ya no sean pertinentes. A medida que un producto evoluciona y cambian los requisitos de funciones, algunos elementos dejarán de ajustarse a la visión del proyecto. El propietario del producto también debe implementar los comentarios de las revisiones de sprints anteriores y borrar los elementos que el equipo decida eliminar.
A continuación, el propietario del producto debería priorizar todos los elementos que quedan en el backlog, siendo consciente de que estas prioridades pueden cambiar a medida que el equipo analice los elementos en la reunión.
"Por último, el propietario del producto debe enviar la lista de historias que le gustaría revisar con el equipo con 24 horas de antelación como mínimo", sugiere Cruth. "Esto permite al equipo echar un vistazo a la lista y preparar las preguntas. Al hacerlo, evitas abordar la misma historia varias veces".
2. Crea y comparte el orden del día de la reunión
Como cualquier reunión de la gestión de proyectos, el orden del día es esencial para que las conversaciones se ciñan al tema que se va a tratar. Los propietarios del producto pueden crear el orden del día de la reunión para la mejora del backlog y colaborar con los miembros del equipo pertinentes, lo que les permite hacer valoraciones desde el principio, estimar el tiempo de los elementos y preparar próximos temas.
El objetivo principal del orden del día es que el equipo pueda centrarse en los elementos del backlog seleccionados y completar las actividades de mejora en el tiempo fijado para la reunión. La plantilla de orden del día para reuniones de Atlassian ofrece un formato prediseñado para las actas de la reunión. Así, los equipos ágiles pueden definir el orden del día, tomar notas y compartir elementos de acción fácilmente.
3. Cuenta con los participantes necesarios
Las reuniones para la mejora del backlog pueden dar lugar a debates complejos y, a veces, duran toda una hora. Por eso, es fundamental invitar únicamente a los participantes necesarios.
¿Quién debería estar presente en la reunión para la mejora del backlog? Una sesión normal requiere la asistencia de los siguientes miembros del equipo:
- El propietario de producto
- Miembros del equipo de desarrollo (equipo de scrum)
- El patrocinador del proyecto
- El moderador de la reunión (experto en scrum)
- Un responsable de producto (opcional)
4. Fija el mejor momento para la reunión
El mejor momento para reunirse depende de la duración de los sprints y de la complejidad del proyecto. Si un equipo realiza sprints semanales, el responsable del proyecto debería tener una sesión semanal de mejora del backlog. Si los sprints son de dos semanas, el responsable del proyecto debería planificar una sesión cada dos semanas. Si los sprints duran más de dos semanas, las sesiones quincenales siguen siendo la mejor opción para que el equipo pueda prepararse ante cambios de prioridad o incidencias imprevistas.
Con independencia de lo que decida el equipo, intenta que las reuniones duren una hora para tratar todo el backlog y asegúrate de que el responsable de producto las planifique en el calendario y que el moderador de la reunión defina límites de tiempo rigurosos para no desaprovechar el tiempo.
"Es importante recordar que las reuniones de mejora del backlog pueden ser asíncronas", añade Cruth. "Plantéate la posibilidad de que los miembros del equipo analicen las historias por su cuenta, dejen preguntas y usen la sección de comentarios de Jira para finalizar la historia en cuestión".
5. Evalúa la historia de usuario
Para que un equipo ágil pueda evaluar correctamente la complejidad de un elemento, debe tener una visión común de la historia de usuario. Las historias de usuarios son explicaciones informales de lo que hace la función desde la perspectiva del cliente.
Las reuniones para la mejora del backlog son el momento de examinar las historias de usuarios existentes y evaluar si siguen siendo pertinentes para el proyecto. También es el momento de añadir nuevas historias de usuarios basadas en la información recopilada recientemente o de dividir las historias de usuarios grandes en otras más pequeñas. Esta mejora continua de las historias de usuarios es una parte importante del proceso de metodología ágil, ya que permite al equipo identificar oportunidades para mejorar el producto de forma gradual.
Identifica los próximos pasos y haz un seguimiento
Durante una reunión para la mejora del backlog, el equipo identificará los elementos que se van a incluir en el sprint y eliminará el resto. En algunos casos, en una sesión se puede determinar que varios elementos del backlog tienen la misma prioridad, pero que el equipo no tenga tiempo suficiente para completarlos todos. Las cartas de Planning Poker de metodología ágil son una herramienta útil para decidir con qué elementos seguir trabajando y cuáles reservar para el siguiente sprint.
Cuando termine la reunión, envía las actas a todos los participantes y asegúrate de que entiendan la prioridad de los elementos sobre los que se ha hablado. Dividir el desarrollo en elementos de acción con una herramienta como Jira Software ayuda a centrarse en los componentes críticos del backlog. Este backlog con prioridades definidas pasa entonces a ser el tema central de la siguiente sesión de planificación de sprints.
Ventajas de las sesiones productivas para la mejora del backlog
Si se hacen correctamente, las reuniones de mejora del backlog del producto contribuyen a la eficiencia general y a la productividad del equipo, y garantizan que el proyecto se finalice. En los apartados siguientes se detallan algunas de las ventajas de las sesiones de mejora del backlog.
Backlog optimizado
Estas sesiones organizan y optimizan el proceso. Mantienen el backlog del producto centrado y limpio, sin elementos irrelevantes que lo obstruyan.
Percepción común
En estas reuniones, el equipo debe analizar al detalle cada elemento, por lo que el equipo y las partes interesadas pasan a tener una idea común de lo que requiere el trabajo y los elementos que deben priorizarse.
Planificación eficaz de sprints
Los participantes de la reunión pueden hacer preguntas y hacer comentarios, lo que simplifica las reuniones de planificación de sprints. Además, tener una idea común del proyecto facilita y agiliza la planificación de sprints.
Mejor colaboración
Los miembros del equipo tienen distintos antecedentes y ofrecen perspectivas diferentes sobre las prioridades y el tiempo que tardarán en completarse los elementos. En la reunión de mejora, pueden compartir esos puntos de vista y ponerse de acuerdo en cuanto a prioridades y plazos.
Capacitación de equipos
Los miembros del equipo que participan en las reuniones de mejora se hacen cargo del sprint y, por extensión, del proyecto y del trabajo necesario para completarlo. De esta forma, el equipo está capacitado y se hace responsable del resultado de cada sprint.
Consejos para que las reuniones de mejora del backlog tengan éxito
Hay muchos consejos y estrategias para llevar a cabo reuniones para la mejora del backlog. Sin embargo, las siguientes prácticas recomendadas han demostrado ser útiles para equipos ágiles de todo el mundo.
Principios del backlog DEEP
Roman Pichler y Mike Cohn usaron por primera vez las siglas DEEP (que en inglés significa "profundo") para describir una forma de estructurar un backlog y sacarle todo el partido. Estos son los cuatro elementos de un backlog DEEP:
- Detallado adecuadamente: haz que los elementos sean útiles añadiendo detalles.
- Emergente: añade, cambia o elimina elementos del backlog en función de la nueva información sobre el proyecto o los cambios en los requisitos.
- Estimado: indica una estimación del tiempo de cada elemento.
- Priorizado: prioriza los elementos del sprint colocando los que tienen el valor más alto en la parte superior de la lista.
Usa una definición de "listo" para cada elemento
Una definición de "listo" (DoR) es un conjunto de criterios acordados para indicar si un elemento del backlog está listo para que el equipo trabaje en él. Gracias a la DoR, el equipo sabe lo que implica el trabajo y puede estimar el tiempo necesario para realizarlo.
Divide los elementos en bloques gestionables
Una buena regla general para dividir el trabajo es asegurarse de que cada elemento del backlog no tarde más de medio sprint en completarse. En un sprint de una semana, un elemento que tarde cuatro días en completarse podría hacer descarrilar la planificación y debería dividirse en dos elementos más pequeños de dos días cada uno.
Divide las sesiones de mejora
Las primeras reuniones de mejora del backlog pueden tardar varias horas. Una forma de mantener al equipo centrado y optimizar las horas de reunión con los promotores, los responsables de producto y otras partes interesadas es programar dos o más sesiones, preferiblemente de una hora cada una. Así, los participantes tendrán el tiempo que necesitan para revisar los elementos del backlog y cómo encajan en el proyecto general.
"La mejora del backlog es un proceso continuo", explica Cruth. "No asumas que debes esperar a la reunión oficial para revisar y perfeccionar el trabajo. Si solo perfeccionas los elementos del backlog en la reunión de mejora, el proceso se alargará".
Agiliza las reuniones de mejora del backlog con Jira Software
Las reuniones de mejora del backlog del producto son esenciales y permiten contar con un backlog del producto bien mantenido y priorizado. Pero estas reuniones pueden llevar mucho tiempo y resultar confusas, especialmente si no utilizas las herramientas adecuadas para crear el backlog, registrar las decisiones y compartirlas con el equipo.
La función de backlog de Jira Software facilita la colaboración con los miembros del equipo para mejorar el backlog. Puedes añadir comentarios e información a cada elemento, asignar las tareas a los miembros del equipo y enumerar y priorizar los elementos según su valor o riesgo. Jira Software facilita la optimización de las reuniones de mejora del backlog y perfecciona el proceso general de gestión de proyectos. Descubre cómo puede mejorar la eficiencia de tu equipo.
Reunión de mejora del backlog: preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia deben celebrarse las sesiones de mejora del backlog?
La frecuencia de las reuniones de mejora del backlog dependerá del ciclo de sprints de tu equipo. Para los sprints que duran una semana, se suele celebrar una reunión a la semana. Para los sprints que duran dos semanas o más, una reunión cada dos semanas te ayudará a mantener tu backlog en buen estado.
¿Cuánto tiempo deberían durar las reuniones de mejora del backlog?
No hay una duración fija para estas reuniones, porque depende de la complejidad del proyecto y del tamaño del backlog del producto, pero es una buena práctica dedicar dos horas a las primeras reuniones. Una vez que un proyecto está en marcha, son habituales las reuniones de mejora de una hora y, a menudo, se acortan a medida que avanzan los sprints.
¿Cómo hay que prepararse para una sesión de mejora del backlog?
El propietario del producto es el principal responsable de preparar una sesión de mejora del backlog. Se encarga de priorizar los elementos en función del valor, de añadir la información necesaria a los elementos de mayor prioridad y de preparar la agenda de la reunión. Los miembros del equipo deben leer la agenda y preparar sus preguntas y comentarios sobre los elementos de la lista.