Empezar a usar Jira, Confluence y el marco de trabajo scrum

Kelly Drozd De Kelly Drozd
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Una vez que tu equipo haya adoptado una mentalidad ágil, es hora de personalizar tu paquete de herramientas ágiles para que se adapte mejor a las necesidades de la organización. Ten en cuenta que la metodología ágil es algo que se va aprendiendo progresivamente y es importante que cada miembro del equipo utilice sus conocimientos para ayudar a adoptar las nuevas prácticas. La fluidez de la metodología ágil está pensada para ayudar a que tu equipo fluya y continúe evolucionando con el tiempo.

Se pueden utilizar dos marcos de trabajo ágiles distintos para el desarrollo de software ágil: scrum y kanban. Un equipo de scrum tiende a tener una estructura más rígida, objetivos y resultados claramente definidos y funciones de equipo predeterminadas. Por otro lado, kanban es un enfoque más fluido que introduce una capa adicional de visibilidad para el proyecto. Este sistema visual de gestión muestra el panorama general de tu equipo y aumenta la eficiencia a través de un enfoque de gestión lean. Si bien son diferentes, se pueden usar los dos simultáneamente. De hecho, los equipos de scrum suelen adoptar kanban para optimizar visualmente su flujo de trabajo de sprints.

Terminología ágil que hay que conocer

Empezar a implementar herramientas ágiles podría llegar a saturarte. Para facilitar este proceso, hemos recopilado algunos términos que debes conocer para que tu equipo vaya de sprint a sprint en poco tiempo. Echemos un vistazo a dos de los eventos de scrum más comunes que se utilizan en la gestión ágil de proyectos.

Sprint

Un sprint es un periodo breve de tiempo fijo en el que un equipo de scrum trabaja para completar una cantidad de trabajo establecida. Los sprints son muy efectivos en el marco de trabajo scrum porque facilitan la gestión de los proyectos y permiten que los equipos trabajen de manera rápida y eficiente. La duración del sprint suele oscilar entre una y cuatro semanas, pero lo más común es que abarque dos semanas. Independientemente del periodo que elijas, debe ser lo suficientemente corto para mitigar los riesgos, pero lo suficientemente largo como para que el equipo pueda completar el trabajo.

Jira es una gran herramienta que ayuda a los equipos ágiles a visualizar y gestionar el trabajo. El objetivo que se busca alcanzar al término de un sprint es que el equipo pueda lograr un incremento de un producto en desarrollo. Jira optimiza los sprints en tiempo real, ya que permite al equipo organizar visualmente el backlog, tomar en consideración las historias de usuario, modificar el alcance del sprint, corregir la velocidad y cambiar la prioridad de las incidencias. Una vez que el equipo esté familiarizado con el software, puede pasar a aprovechar las capacidades avanzadas de Jira, como automatizar los procesos y optimizar el flujo de trabajo de los sprints.

Scrum diario

Scrum es un marco de trabajo que se basa en la mentalidad ágil para ayudar a los equipos a organizarse, reflexionar y planificar todos los días hábiles del sprint. El scrum diario es una puesta en común rápida que dura de 10 a 15 minutos y que permite al equipo analizar su progreso a grandes rasgos. Estas reuniones permiten a los miembros compartir información importante, tratar cualquier obstáculo o problema y mantenerse al tanto de las tareas de todos. Los scrums diarios también motivan a los empleados y los mantienen conectados entre sí, lo que aumenta la satisfacción general del equipo.

Si bien celebrar reuniones diarias puede provocar cierta resistencia en el equipo, es importante tener en cuenta que un scrum diario no se parece a una reunión tradicional. Los scrums diarios son una puesta en común rápida, y no una reunión extensa. No dejes que se conviertan en sesiones de una hora que obstaculicen el progreso del trabajo. Estas reuniones rápidas son una práctica de mitigación de riesgos cuyo objetivo es garantizar que todo el mundo siga una misma línea de actuación.

Para que los scrums diarios sean exitosos y valiosos, se comparten novedades sobre el trabajo actual del equipo, se habla sobre los aspectos en los que se necesita apoyo y se aclaran los impedimentos que pueden surgir en las tareas. Tu equipo debe evaluar el progreso actual hacia el objetivo del sprint y crear un plan para ese día. Hay tres preguntas importantes que los miembros de tu equipo deben plantearse durante cada reunión de scrum:

  1. ¿En qué estuve trabajando ayer?
  2. ¿En qué estoy trabajando hoy?
  3. ¿Qué problemas me están bloqueando?

Para obtener más información valiosa durante la reunión, tu equipo puede usar un tablero de scrum en Jira Software o un gráfico de trabajo pendiente para mostrar la cantidad de trabajo que ya se ha completado en el sprint, así como el trabajo total restante. Además, hemos recopilado una extensa lista de documentación accesible para ayudar a tu equipo a optimizar el proceso ágil y aprovechar al máximo los scrums diarios.

Diagrama de evolución

Si bien el objetivo de estas reuniones rápidas suele ser siempre el mismo, no hay un único enfoque establecido para las reuniones de scrum. Tu equipo debe personalizarlas de modo que funcionen para todos los miembros del equipo y los motiven de cara a la jornada laboral que empieza.

Desglose del marco de trabajo scrum

Ahora que tu equipo sabe por qué los sprints y los scrums diarios son relevantes para el proceso de desarrollo ágil, vamos a analizar más de cerca las ceremonias o protocolos, que son eventos que tienen lugar dentro del marco de trabajo scrum. Estas ceremonias fomentan la regularidad y ayudan a los equipos a mantener una comunicación transparente. Por lo general, hay dos pistas simultáneas: la de "prepararse para el sprint" y la de "realizar el sprint". Después, viene la fase "posterior al sprint".

Cada sprint debe comenzar con la planificación del sprint. Durante esta ceremonia, todo el equipo de scrum define lo que puede llevar a cabo en el sprint, así como la forma en que se realizará ese trabajo. A medida que el equipo se dispone a iniciar un nuevo proyecto, se encontrará con una larga lista de tareas y requisitos que deberán cumplirse. Esta información se almacena en el backlog del producto, que es la lista de tareas pendientes definitiva.

Cuando termine el sprint, el equipo se reunirá para revisar el backlog y ver qué se logró realmente. Esta ceremonia se llama revisión del sprint y es una buena ocasión para hacer una demo del lanzamiento de un producto y recibir comentarios de los miembros del equipo. El backlog también se modificará durante esta revisión para que sirva como punto de partida para el siguiente sprint.

El último paso del sprint es la retrospectiva del equipo, una ceremonia posterior al sprint en la que el equipo se reúne para determinar qué salió bien y qué no. Esta retrospectiva es un entorno seguro en el que los miembros del equipo pueden poner en común lo que sucedió durante el sprint. Se puede hablar de casi cualquier cosa y usar la conversación para mejorar los procesos futuros.

Los sprints en Jira y Confluence

Entonces, ¿cómo encajan exactamente Jira y Confluence en este proceso de desarrollo ágil y lleno de ceremonias?

Confluence y Jira son poderosas herramientas en sí mismas. Juntas, son capaces de transformar el modo en que los equipos colaboran en proyectos, crean software, controlan las principales decisiones y mucho más.

Mencionamos dos pistas simultáneas: "prepararse para el sprint" y "realizar el sprint". Para visualizarlas, los equipos configuran un flujo de trabajo personalizado en dos tableros de Jira. Estos tableros son el tablero de perfeccionamiento y el tablero del sprint. La mayoría de los equipos tienen un tablero del sprint, pero no muchos tienen uno de perfeccionamiento. El objetivo de este último es garantizar que el trabajo esté preparado y se haya planificado adecuadamente para llevar a cabo el sprint con éxito.

Confluence actúa como el centro de todas las necesidades de colaboración de tu equipo. La cadencia de los sprints se puede ver y supervisar en Team Calendars para brindar transparencia a todo el proyecto y al equipo. Los calendarios de Team Calendars se mantienen actualizados automáticamente según el backlog y se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas del proyecto.

Team Calendars
Captura de pantalla de permisos avanzados

Los permisos avanzados permiten que los miembros del equipo o grupos pequeños trabajen de forma privada en un documento. Las notas de reuniones, los planes de proyecto y las bases de conocimientos colectivas, entre otras cosas, se unen para hacer de Confluence el espacio de trabajo soñado de todos los equipos ágiles.

Una de las mejores cosas de usar Jira y Confluence juntos es que las herramientas y los planes están diseñados para crecer con tu equipo. Estas son algunas funciones adicionales que puede utilizar tu equipo al usar estas plataformas:

Jira:

  • Seguimiento de la velocidad: el gráfico de velocidad muestra el valor entregado en cada sprint, lo que permite predecir la cantidad de trabajo que el equipo puede realizar en futuros sprints. Resulta útil durante las reuniones de planificación de sprints para ayudar a tu equipo a decidir a qué cantidad de trabajo pueden comprometerse de manera factible.
  • Monitor de estado del equipo: el Monitor de estado evalúa a tu equipo en función de los ocho atributos propios de los equipos que funcionan bien. Al final de la sesión de Monitor de estado, identificarás los puntos fuertes que hay que aprovechar y las áreas de mejora del equipo.

Confluence:

  • Plantillas: ¡Confluence es el Canva de la gestión de proyectos! En Confluence puedes crear cualquier cosa: desde los requisitos de los productos hasta los planes de marketing. Hay una plantilla ideal para cada proyecto.
  • Macros: las macros ayudan a ampliar las capacidades de tus páginas de Confluence, lo que te permite añadir funciones adicionales o incluir contenido dinámico. Puedes usar macros para cambiar el formato y el diseño de una página, mostrar recursos multimedia y organizar el contenido.

Lleva la agilidad al siguiente nivel

Jira y Confluence ayudan a los equipos a mantenerse organizados y a pasar de la planificación a la ejecución eficazmente y sin problemas. Estas herramientas tienen todo lo que tu equipo necesita para convertirse en un equipo ágil de alto rendimiento desde el principio. De hecho, el 76 % de los clientes de Jira Software dijeron que la integración con Confluence les ayudó a lanzar productos más rápido y a facilitar la comunicación entre los equipos de desarrollo y las partes interesadas sin conocimientos técnicos.

Lleva la agilidad al siguiente nivel

Si quieres pasar al siguiente nivel cuanto antes, es el momento de profundizar en cómo usar Confluence y Jira en cada etapa de un sprint ágil.

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Kanban