Una guía sobre operaciones creativas y cómo implementarlas en tu organización

Las operaciones creativas son un conjunto de disciplinas que permiten coordinar las personas, los flujos de trabajo y las herramientas para que los equipos creativos puedan avanzar con rapidez y, al mismo tiempo, mantener la homogeneidad y la integridad de la marca.

En muchas organizaciones, al frente de esta función hay un gerente o director de operaciones creativas. Su trabajo consiste en garantizar que el talento creativo de la empresa vaya en línea con la estrategia global de la empresa. 

Para ello, se asegura de que la actividad del equipo se corresponda con las metas de la empresa, que los recursos se asignen de forma eficiente y que todos sigan el mismo proceso estructurado, desde la admisión hasta la entrega. Además, las operaciones creativas deben tener en cuenta las necesidades de diferentes departamentos. 

De hecho, en cualquier proyecto, todos los equipos de marketing, diseño y producción tienen voz y necesitan conocer las aportaciones de los demás. La idea es que estos equipos tengan en común herramientas, cronogramas de proyectos y visibilidad de las prioridades de los demás. 

Se reduce la burocracia para que los proyectos avancen de forma predecible, el feedback llegue con contexto y la energía creativa se centre en resolver problemas, no en obtener aprobaciones.

Diferencias entre operaciones creativas y la gestión de proyectos

La gestión de proyectos se centra en entregar los proyectos individuales de forma puntual, cumpliendo alcance y objetivos. Por su parte, los puestos de operaciones creativas supervisan el sistema completo que permite el éxito de esos proyectos.

Mientras que el software de gestión de proyectos garantiza que una campaña en particular se lance según lo planificado, las soluciones de operaciones creativas garantizan que todas las campañas se ajusten a una estructura homogénea. Esta estructura incluye el proceso de admisión, la cadencia de revisiones y el ciclo de feedback.

Cuando colaboran, los resultados se amplifican. Los responsables de proyecto confían en los marcos definidos por operaciones para planificar plazos, asignar recursos y controlar presupuestos. A su vez, los equipos de operaciones creativas confían en los datos del proyecto para ajustar flujos de trabajo, introducir la automatización e identificar cuellos de botella. 

En conjunto, crean un sistema de ciclo cerrado que fomenta la creatividad sin descuidar la responsabilidad.

Los puestos clave en un equipo de operaciones creativas

La implementación técnica es solo la mitad de la historia. La estructura debe integrar varios roles para que personas, herramientas y plazos funcionen en armonía. Estos roles suelen ser complementarios:

• Gerente de operaciones creativas: supervisa el flujo de trabajo creativo, para garantizar que los procesos sean eficientes y se correspondan con la estrategia empresarial.

• Gerente de proyectos: gestiona la entrega diaria de los proyectos, para mantener planificaciones, hitos y recursos según lo previsto.

• Coordinador de tráfico: actúa como guardián de las solicitudes recibidas, clasificando las prioridades y derivando el trabajo de manera adecuada.

• Gerente de recursos: supervisa la capacidad del equipo, asigna proyectos y garantiza que la carga de trabajo esté equilibrada entre departamentos.

A medida que los equipos creativos se expanden, los procesos informales pueden volverse caóticos. Las solicitudes llegan a través de mensajes directos, los comentarios se guardan en documentos dispersos y los plazos se retrasan a medida que la coordinación se vuelve más compleja. 

Las operaciones creativas crean una estructura sin renunciar a la agilidad. Destacan cuatro ventajas principales:

1. Flujos de trabajo estandarizados para agilizar los plazos de entrega de proyectos

Un flujo de trabajo estandarizado termina con las conjeturas y acelera la ejecución del proyecto. Si todas las tareas se ajustan al mismo patrón (por ejemplo, Admisión > Resumen creativo > Revisión > Aprobación) los equipos dedican menos tiempo a decidir cómo empezar y más al trabajo en sí.

Piensa en un departamento de marketing que produzca campañas periódicas para redes sociales. En lugar de partir de cero todos los meses, cada campaña puede seguir un flujo de trabajo con plantillas que detallen las entregas, las partes interesadas y las etapas de revisión. 

Los diseñadores saben cuándo llegarán los comentarios, los revisores dónde dejarlos y el ciclo de vida del proyecto se respeta sin incumplir los plazos.

2. Colaboración mejorada para mantener la uniformidad de la marca

A menudo, la falta de uniformidad es el precio de una mala comunicación. Cuando los activos pasan por herramientas desconectadas o cadenas de aprobación poco claras, las directrices y los mensajes de marca pueden empezar a desviarse de su curso.

Las operaciones creativas evitan esa deriva al centralizar la colaboración mediante paneles compartidos, rutas de aprobación estandarizadas y bibliotecas de activos. De esta manera, los equipos de marketing, diseño y redacción trabajan sobre la misma base. 

Por ejemplo, cuando una campaña de marketing pasa del concepto a la producción, todo el mundo puede ver el historial de versiones y los comentarios en un solo lugar. La producción creativa es más coherente y la voz de la marca permanece intacta en todos los canales.

Ahí es donde entra en juego una plantilla de gestión de campañas. Contar con una visión integral de la campaña mantiene a los equipos sincronizados y refuerza la colaboración y la transparencia para las partes interesadas.

3. Mayor visibilidad de la carga de trabajo y los recursos para evitar el agotamiento

Sin una imagen clara de los recursos que están sobrecargados o infrautilizados, distribuir la actividad pasa a ser una tarea reactiva y difícilmente sostenible. En cambio, con unas plataformas de operaciones creativas, los líderes de equipo tienen la visibilidad que necesitan para evitar que el personal acabe abrumado por la carga de trabajo.

Los paneles informan sobre la capacidad a nivel individual y de equipo, lo que facilita la asignación justa de los proyectos. Si los gerentes son capaces de detectar señales tempranas de sobrecarga, pueden reequilibrar los recursos y prever las necesidades de contratación sobre la marcha. 

Esta transparencia no solo cuida del estado de ánimo, sino que también genera confianza: todo el mundo sabe que su carga de trabajo se gestiona con cuidado.

4. Decisiones creativas basadas en datos para orientar proyectos futuros.

En lo que a creatividad se refiere, la intuición es fundamental. Sin embargo, también hay que tener en cuenta los datos. Los gerentes deben estar al tanto de los factores administrativos que promuevan la creatividad, en caso de que los hubiera. Las operaciones creativas permiten a los equipos recopilar y analizar las métricas para discernir los enfoques más adecuados de cara a la planificación de futuros proyectos.

Los datos relevantes de rendimiento, como el tiempo promedio de aprobación, el recuento de revisiones o la reutilización de activos, son KPI cuantificables que pueden sentar las bases para el ajuste de los procesos. Por ejemplo, si una campaña requiere sistemáticamente que se organicen sesiones de revisión adicionales, el análisis de datos podría revelar las áreas carentes de claridad o coherencia con los procesos. 

Con el tiempo, este ciclo de comentarios podría sentar las bases para obtener resultados de mayor calidad.

La creatividad es importante en todos los niveles de la jerarquía empresarial, pero en ciertos departamentos es el núcleo de la producción. Por lo general, son los grupos responsables de traducir la estrategia en experiencias que definan la marca. 

Estos suelen operar en entornos de alta presión y sujetos a cambios rápidos, donde la comunicación fragmentada, la visibilidad limitada y el cambio en las prioridades pueden frenar los avances.

• Los departamentos de marketing internos utilizan las operaciones creativas para gestionar un volumen creciente de activos digitales y, al mismo tiempo, mantener a los equipos de distintos departamentos en sintonía con los estándares de marca y cumplimiento normativo.

• Las agencias se valen de estas operaciones para agilizar la captación de clientes, las comprobaciones y las aprobaciones, con el fin de reducir los tiempos de entrega sin sacrificar la calidad.

• Por su parte, los equipos de diseño de productos integran las operaciones creativas para coordinar los sistemas de diseño, los ciclos de feedback y los plazos de publicación.

• Finalmente, las organizaciones minoristas y de comercio electrónico las utilizan para mantener la uniformidad de la marca en los mercados globales y en las campañas de temporada.

La adopción de prácticas de operaciones creativas no tiene por qué ser un gran cambio de un día para otro. Puede ser una transformación gradual desde una gestión del trabajo reactiva al fomento proactivo de la creatividad. 

Comienza con un flujo de trabajo clave (por ejemplo, el de lanzamiento de campañas), prueba nuevas normas con un grupo piloto dispuesto a hacerlo y aprovecha los primeros éxitos para generar un impulso sostenible.

A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

1. Evalúa tu flujo de trabajo creativo actual para identificar los cuellos de botella

Para comenzar, mapea todo el proceso creativo, desde que se hace una solicitud hasta el momento en que se aprueba un activo. Determina dónde se producen retrasos o redundancias.

Escucha a tu equipo. Los diseñadores, redactores y especialistas en marketing suelen saber dónde está la fricción: informes poco claros, cambios de última hora o falta de comentarios. Dejar documentados estos patrones crea una línea base para la mejora.

2. Define metas claras y KPI medibles para determinar la eficacia

Las operaciones creativas son eficaces si tienen un propósito que va más allá de la idea imprecisa de "mejorar" los flujos de trabajo. Por lo tanto, fija metas tangibles, como reducir los ciclos de revisión un 20 % o reducir el tiempo de aprobación a la mitad.

Combina cada objetivo con KPI claros, como el tiempo de entrega, el equilibrio de la carga de trabajo o la tasa de entrega de una campaña, que permitan determinar si el nuevo sistema funciona. Con ayuda de estos parámetros, la iniciativa se mantendrá centrada y justificada.

3. Estandariza los flujos de trabajo y define con claridad los roles para garantizar la responsabilidad

Genera plantillas para cada actividad compartida, como resúmenes creativos, recopilación de comentarios y aprobaciones. Estandariza la asignación de responsables para cada etapa. Por ejemplo, usa formularios de admisión que puedan crear tickets automáticamente en tu plataforma de gestión de proyectos.

Esto también puede funcionar para revisiones de diseño o procesos de aprobación final. Si todo el mundo tiene claro su rol y sus responsabilidades, se respetará el alcance del proyecto, lo que permite avanzar más rápido y con menos fricciones. Se pasa de la ambigüedad a la confianza en el proceso.

4. Integra herramientas que se ajusten al tamaño y al flujo de trabajo del equipo

Elige herramientas que se integren de forma natural con la forma en que los equipos ya trabajan. Por ejemplo, si los diseñadores utilizan Figma y el equipo de marketing, Slack, conecta esas herramientas a la plataforma de tu proyecto mediante integraciones sencillas. 

De esa manera, todo el mundo seguirá en su entorno preferido y también podrá ver el progreso de los demás.

La mayoría de las herramientas se pueden conectar sin problemas: desde las herramientas de gestión de proyectos o de activos digitales hasta las plataformas de comunicación. La automatización debería reducir las actualizaciones manuales y el cambio de contexto, en lugar de sumar un nuevo nivel de complejidad. 

Por ejemplo, con la función de creación de actividades mediante IA de Jira, los equipos pueden convertir una página de Confluence, un hilo de Slack o un correo electrónico en actividades. El resumen y la descripción se rellenan automáticamente, y no hay que hacer más pasos de configuración, copiar y pegar datos ni volver a crear la misma tarea varias veces.

5. Sigue los resultados comparándolos con KPI definidos y perfecciona los flujos de trabajo a partir de los comentarios

La implementación de operaciones creativas nunca termina: es un bucle permanente de medición y ajuste. Supervisa el progreso y ajusta los procesos con KPI definidos previamente.

Si el tiempo de aprobación mejora, pero la calidad disminuye: investiga el motivo. Si el equilibrio de la carga de trabajo se estabiliza, pero el volumen del proyecto se atasca: ajusta la asignación y planificación de recursos. Promueve que el equipo dé comentarios de forma habitual para que el sistema siga evolucionando de acuerdo a sus necesidades.

Para que los marcos de operaciones creativas sean productivos es crucial contar con la tecnología adecuada. Los equipos de software llevan mucho tiempo confiando en Jira como una herramienta de gestión de flujos de trabajo precisa y transparente, y es igual de eficaz cuando se aplica a la actividad creativa.

Al usar Jira para equipos de marketing, las solicitudes de proyectos se envían a través de formularios de admisión personalizables. Esto garantiza que se recopile toda la información necesaria antes de que comience la actividad. Las tareas y subtareas hacen un seguimiento del progreso desde el trabajo con ideas hasta la entrega final, mientras que los flujos de trabajo automatizados gestionan las aprobaciones y los recordatorios, lo que elimina la necesidad de realizar recordatorios manuales.

Con los paneles, los gerentes tienen visibilidad en tiempo real de la capacidad, los plazos y la distribución de la carga de trabajo. Las integraciones con herramientas de diseño y de comunicación, como Figma, Slack o Adobe Creative Cloud, mantienen todo conectado sin interrumpir el flujo creativo.

Jira organiza los tiempos de entrega y optimiza el uso de los recursos para poder escalar adecuadamente las operaciones creativas. Los equipos dedican menos tiempo a las tareas administrativas y más a producir actividad con impacto y acorde con la marca.