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Vorlage: Projektstatus

von Arizona State University

Halte deine Teams problemlos mit Confluence- und Jira-Daten auf dem neuesten Stand deiner Projekte.

Vorlage verwenden
Vorlage: Projektstatus

Um Stakeholder mit einem Standardformular über alle Projekte auf dem Laufenden zu halten, hat das Project Management Office (PMO) der Arizona State University (ASU) diese Vorlage erstellt. Sieh dir an, wie die Universität die Vorlage verwendet und passe sie dann so an, dass die Anforderungen deiner Organisation erfüllt werden. Erstelle Jira-Vorgangstypen oder benutzerspezifische Felder für einen Statusbericht. Wenn du die Vorlage einmal für deine Teams angepasst hast, speichere sie als neue Vorlage. Dann müssen deine Projektmanager einfach nur die JQL im Confluence-Makro bearbeiten und den Projektschlüssel durch den ihres jeweiligen Projekts ersetzen.

So verwendest du die Vorlage Projektstatus

Schritt 1: Richte Jira und Confluence für die Zusammenarbeit ein

Die Projektstatusvorlage arbeitet Hand in Hand mit den Jira-Projekten des PMO, die alle dasselbe Schema aufweisen. In diesem Schema wird ein bestimmter Vorgangstyp mit der Bezeichnung PMO-Projekt verwendet, der Metadaten sammelt, darunter den Namen des Projektmanagers und Sponsors sowie Projektgesundheit, Beschränkungen, Status und mehr. Diese Informationen werden verwendet, um die in die Confluence-Vorlage eingebetteten Jira-Makros zu aktualisieren, die deinen Stakeholdern einen Überblick über den Projektfortschritt geben. Je Projekt gibt es nur eine PMO-Projekt-Aufgabe und diese wird komplett vom Projektmanager ausgefüllt.

Schritt 2: Füge dem Update eine Zusammenfassung hinzu

Die ASU bietet außerdem ein automatisches Ausfüllen des Abschnitts Summary (Zusammenfassung) in der Vorlage durch zwei Custom Fields (Benutzerdefinierte Felder) in der PMO-Projekt-Aufgabe: das Feld "Status Note (Statushinweis) und das Feld Constraints (Einschränkungen). Im Anschluss haben sie das Jira-Makro in Confluence so eingerichtet, dass nur diese Felder in die Tabelle Summary (Zusammenfassung) importiert werden. 

Um diesen Trick selbst durchzuführen, stelle die Anzeige so ein, dass nur Status Note (Statushinweis) und "Constraints" (Einschränkungen) (oder welche benutzerdefinierten Felder du auch immer als deine Statuszusammenfassung festgelegt hast) in den entsprechenden Spalten angezeigt werden. Einmal eingerichtet müssen deine Projektmanager nur den Projektschlüssel im JQL des Makros durch ihren eigenen ersetzen. 

Da der Projektmanager all diese Daten automatisch im Blick hat, ist es für ihn viel einfacher, den Projektstatus – grün, gelb oder rot – mit einem Blick zuzuweisen.

Schritt 2: Füge dem Update eine Zusammenfassung hinzu

Schritt 3. Jira-Bericht einbetten

Zeige mit dem Jira-Berichtmakro alle Aufgaben in dem Projekt an und lasse dann deine Projektmanager die Projektschlüssel durch ihre eigenen ersetzen. Du kannst im ASU Beispiel sehen, dass der PMO Projekt-Vorgangstyp eingerichtet wurde und die benutzerdefinierten Felder "Zusammenfassung", "Status", "Startdatum", "Enddatum" und "Beschreibung angezeigt werden.

Schritt 4. Leistungen, nächste Schritte und alle Risiken zeigen

Gib deinen Stakeholdern einen Überblick über die neuesten Erfolge, nächsten Schritte und Risiken oder Vorgänge. Hier verwendet die ASU wieder Vorgangstypen, die in jedem PMO-Projekt verwendet werden. 

In der Spalte Accomplishments (Erfolge) fügt die ASU ihre gelösten Aufgaben der letzten sieben Tage mithilfe der JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()) hinzu. 

Die Spalte Next Steps (Nächste Schritte) fasst Aufgaben mithilfe von der JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved zusammen, die noch nicht gelöst sind. 

Risiks (Risiken) und Issues (Vorgänge) werden außerdem über benutzerdefinierte Vorgangstypen zusammengefasst.

Schritt 4. Leistungen, nächste Schritte und alle Risiken zeigen

Schritt 5. Vorlage als eigene Vorlage speichern.

Sobald du die Vorlage für dein Team eingerichtet hast, kannst du sie als eigene Save the Template (Vorlage speichern), sodass deine Projektmanager nur ihren Projektschlüssel eintragen müssen, um loszulegen. Biete einen zentralen Ort an, an dem deine Stakeholder und Teams aktuelle Informationen für alle Projekte in standardisierter Form erhalten können.


Die Arizona State University, eine staatliche Forschungsuniversität, die im US-Ranking im Bereich Innovation Platz 1 einnimmt, hat sich Barrierefreiheit und akademische Fachkompetenz auf ihre Fahnen geschrieben.

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