Vorlage: Projektstatus

Die Projektstatusvorlage arbeitet Hand in Hand mit den Jira-Projekten des PMO, die alle dasselbe Schema aufweisen. In diesem Schema wird ein bestimmter Vorgangstyp mit der Bezeichnung PMO-Projekt verwendet, der Metadaten sammelt, darunter den Namen des Projektmanagers und Sponsors sowie Projektgesundheit, Beschränkungen, Status und mehr. Diese Informationen werden verwendet, um die in die Confluence-Vorlage eingebetteten Jira-Makros zu aktualisieren, die deinen Stakeholdern einen Überblick über den Projektfortschritt geben. Je Projekt gibt es nur eine PMO-Projekt-Aufgabe und diese wird komplett vom Projektmanager ausgefüllt.

Die ASU bietet außerdem ein automatisches Ausfüllen des Abschnitts Summary (Zusammenfassung) in der Vorlage durch zwei Custom Fields (Benutzerdefinierte Felder) im PMO-Projekt-Vorgang: das Feld "Status Note (Statushinweis) und das Feld Constraints (Einschränkungen). Im Anschluss wurde das Jira-Makro in Confluence so eingerichtet, dass nur diese Felder in die Tabelle Summary (Zusammenfassung) importiert werden.

Um diesen Trick selbst durchzuführen, stelle die Anzeige so ein, dass nur "Status Note" (Statushinweis) und "Constraints" (Einschränkungen) (oder welche benutzerdefinierten Felder du auch immer als deine Statuszusammenfassung festgelegt hast) in den entsprechenden Spalten angezeigt werden. Einmal eingerichtet, müssen deine Projektmanager nur den Projektschlüssel in der JQL des Makros durch ihren eigenen ersetzen.

Da der Projektmanager all diese Daten automatisch im Blick hat, ist es für ihn viel einfacher, den Projektstatus – grün, gelb oder rot – mit einem Blick zuzuweisen.

Zeige mit dem Jira-Berichtmakro alle Aufgaben in dem Projekt an und lasse dann deine Projektmanager die Projektschlüssel durch ihre eigenen ersetzen. Du kannst im ASU Beispiel sehen, dass der PMO Projekt-Vorgangstyp eingerichtet wurde und die benutzerdefinierten Felder "Zusammenfassung", "Status", "Startdatum", "Enddatum" und "Beschreibung angezeigt werden.

Gib deinen Stakeholdern einen Überblick über die neuesten Erfolge, nächsten Schritte und Risiken oder Vorgänge. Hier nutzt die ASU wieder Vorgangstypen, die in jedem PMO-Projekt verwendet werden.

In der Spalte Accomplishments (Erfolge) fügt die ASU ihre gelösten Aufgaben der letzten sieben Tage mithilfe der JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now()) hinzu.

Die Spalte Next Steps (Nächste Schritte) fasst ungelöste Aufgaben mithilfe folgender JQL zusammen: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved.

Risks (Risiken) und Issues (Vorgänge) werden außerdem über benutzerdefinierte Vorgangstypen zusammengefasst.

Sobald du die Vorlage für dein Team eingerichtet hast, kannst du sie als eigene Vorlage speichern, sodass deine Projektmanager nur ihren Projektschlüssel eintragen müssen, um loszulegen. Biete deinen Stakeholders und Teams eine zentrale Quelle für aktuelle Informationen zu allen Projekten in standardisierter Form.