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Template de status do projeto

por Universidade do Estado do Arizona

Atualize com facilidade suas equipes sobre o status do projeto usando os dados do Confluence e do Jira

Usar template
Template de status do projeto

O Project Management Office (PMO) da Arizona State University (ASU) criou esse template para padronizar o modo como eles mantêm as partes interessadas atualizadas sobre todos os projetos. Veja como a universidade usa o template e, em seguida, faça uma personalização para atender às necessidades da sua empresa. Crie campos ou tipos de problemas no Jira  que você achar que são apropriados para um relatório de status. Depois de personalizar o template para suas equipes, salve como um novo template. Depois, seus gerentes de projeto só vão precisar editar o JQL na macro do Confluence e substituir a chave do projeto para o projeto específico.

Como usar o template Status do projeto

Etapa 1. Programe o Jira e o Confluence para funcionarem em conjunto

O template de status de projeto trabalha em conjunto com os projetos do Jira do PMO da universidade, e todos compartilham o mesmo esquema. Nesse esquema, há um tipo de problema específico chamado de Projeto do PMO, que coleta metadados, incluindo o nome do gerente de projeto e o patrocinador, bem como a integridade do projeto, as restrições, o status e mais. Essas informações são usadas para atualizar as macros do Jira inseridas no template do Confluence, que vai dar às partes interessadas uma visão geral de progresso no projeto. Há apenas um item do Projeto do PMO por projeto e ele é preenchido pelo gerente de projeto.

Etapa 2. Escreva um resumo da atualização

A ASU também automatizou o preenchimento da seção Resumo do template ao criar dois campos personalizados no item do Projeto do PMO: o campo Anotações de status e o campo Restrições. Em seguida, eles usaram a macro do Jira no Confluence para colocar apenas esses campos na tabela Resumo

Para criar essa mágica você mesmo, defina a exibição para mostrar apenas as "Anotações de status" e as "Restrições" (ou o que quer que você tenha definido como seus campos personalizados de resumo de status) nas colunas correspondentes. Após definir, seus gerentes de projeto vão precisar apenas substituir a chave do projeto no JQL da macro pela chave deles. 

Com todos esses dados em exibição automática, é muito mais fácil para o gerente de projeto atribuir o status do projeto – verde, amarelo ou vermelho – após uma olhada rápida.

Etapa 2. Escreva um resumo da atualização

Etapa 3. Insira seu relatório do Jira

Use a macro do relatório do Jira para exibir todos os itens no projeto e solicite que seus gerentes de projetam substituam a chave do projeto pela chave deles. Você vai ver no exemplo da ASU, a equipe configurou o tipo de item do projeto do PMO está exibindo os campos personalizados resumo, status, data inicial, data final e descrição.

Etapa 4. Mostre suas conquistas, próximas etapas e riscos

Dê às partes interessadas uma visão geral das conquistas mais recentes, próximas etapas e riscos ou problemas. Mais uma vez, a ASU usa tipos de itens que existem em cada Projeto do PMO. 

Na coluna Conquistas, a ASU adiciona as tarefas resolvidas nos últimos sete dias usando o JQL Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())

A coluna Próximas etapas mostra as tarefas que ainda não foram resolvidas usando o JQL: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved

Riscos e Itens também são mostrados usando os tipos de itens personalizados.

Etapa 4. Mostre suas conquistas, próximas etapas e riscos

Etapa 5. Salve esse template como seu

Assim que fizer a configuração para a sua equipe, é possível salvar o template como seu para que seus gerentes de projeto apenas precisem atualizar a chave do projeto para começar. Ofereça um local para encaminhar as partes interessadas e a equipes para atualização sobre todos os projetos de modo padronizado.


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