Gardez tout bien organisé

• La macro de recherche en direct ajoute un champ de recherche entièrement personnalisable à n'importe quelle page. Quand vous commencez à taper, Confluence suggère des pages, des blogs ou des commentaires correspondants, comme sur un moteur de recherche. Limitez la recherche par espace, étiquette et type de contenu, et choisissez un snippet à afficher dans les résultats. Tapez /recherche en direct pour commencer.
• La macro de la liste des espaces vous permet d'afficher tous les espaces que vous souhaitez mettre à la une. Réglez les paramètres pour afficher les résultats de tous les espaces, des espaces portant une certaine étiquette, des favoris ou des espaces les plus récents. Tapez /liste des espaces pour commencer.
• La macro récemment mise à jour vous permet de recevoir des alertes concernant toutes les changements apportés à votre espace et de consulter toutes les nouvelles pages, blogs, fichiers et commentaires. C'est parfait pour les pages d'accueil ou d'information des projets et pour les pages d'accueil de l'espace d'équipe. Réglez les paramètres de la macro pour filtrer les auteurs, les espaces, les étiquettes et le type de contenu. Tapez /récemment mis à jour pour commencer.
• La macro de l'arborescence des pages affiche la totalité ou une partie de la hiérarchie des pages au sein d'un espace. Elle permet une navigation rapide et facile ainsi qu'un aperçu du contenu des espaces de documentation. Réglez les paramètres pour trier les pages selon certains critères, inverser l'ordre, inclure des extraits, etc. Tapez /arborescence des pages pour commencer.
• La macro de recherche dans l'arborescence des pages vous permet de trouver des pages dans une hiérarchie de pages spécifique. C'est utile pour effectuer des recherches dans une section de l'espace actuel, par exemple dans la base de connaissances ou dans une partie spécifique de la hiérarchie des pages, comme un projet dans un espace contenant plusieurs projets. Tapez /recherche dans l'arborescence des pages pour commencer.
• La macro d'index des pages vous permet de voir toutes les pages de votre espace classées par ordre alphabétique. C'est utile pour les pages de projets, les articles de la base de connaissances et les pages de processus et de procédures dans Confluence. Tapez /index des pages pour commencer.

Une partie de l'organisation consiste à décider ce qui reste et ce qui part, mais nos outils d'analyse intégrés vous facilitent la tâche.

Suivez le guide

1. Sur n'importe quelle page publiée, cliquez sur Plus d'actions à côté du bouton Partager en haut à droite.
2. Choisissez « Analyses » dans le menu déroulant.
3. Ajustez les dates et les différents filtres déroulants en fonction de l'affichage des données que vous préférez.

Conseils

• Commencez par la méthode Marie Kondo en matière d'organisation : est-ce que cette page suscite de la joie ?
• Obtenez des résultats un peu plus quantitatifs en utilisant toutes les fonctionnalités de l'outil d'analyse de Confluence.
• Consultez des informations sur votre site, notamment les espaces les plus populaires, les taux de clics et les données relatives aux utilisateurs.
• Accédez à des informations sur les espaces, par exemple pour savoir quel contenu fonctionne le mieux et quand il a été consulté pour la dernière fois.
• Sur chaque page, la signature indique le nombre de personnes qui l'ont consultée. Cliquez pour plus d'informations.

Une fois les pages retenues, il est temps d'archiver le reste.

Ne vous inquiétez pas, vous pouvez les faire réapparaître en quelques clics.

Suivez le guide

1. Sur une page publiée, cliquez sur Plus d'actions à côté du bouton Partager en haut à droite.
2. Choisissez Archiver dans le menu déroulant.
3. Suivez les instructions pour archiver la page.
4. Pour restaurer une page archivée, choisissez Pages archivées en bas de la barre latérale de l'arborescence des pages et suivez les invites.

Rappels

• Quand vous archivez une page, elle n'est pas encore supprimée, mais elle est retirée de l'arborescence des pages et des recherches rapides. Vous pouvez trouver votre page archivée en suivant l'étape 4 ci-dessus.
• L'archivage permet de garder votre arborescence de pages propre et présentable, et permet à vos coéquipiers de trouver plus facilement les pages pertinentes.
• Le fait de désencombrer votre arborescence des pages permet aux consommateurs de contenu de savoir qu'ils consultent des informations à jour.
• Trouvez une page archivée en faisant défiler votre arborescence des pages vers le bas, puis en la rétablissant en quelques clics.
• Effectuez une recherche avancée pour inclure les pages archivées dans les résultats de recherche de Confluence à l'aide des filtres de recherche avancés.
• L'automatisation dans Confluence Premium permet d'archiver automatiquement des pages obsolètes, de définir des rappels automatiques pour consulter des contenus potentiellement obsolètes, ou de procéder à un archivage groupé, jusqu'à 500 pages à la fois.