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Plantilla de comunicación con las partes interesadas

por Atlassian

Organiza y comparte información para que las partes interesadas estén al tanto del progreso

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Plantilla de comunicación con las partes interesadas

Nadie trabaja completamente solo, es decir, que colaboras y te comunicas con mucha gente distinta a diario. Están los miembros del equipo directo, el equipo ejecutivo o directivo, la junta directiva, los proveedores o contratistas externos, otros departamentos con los que te asocias, los clientes o consumidores… y la lista sigue. Mantener a toda esa gente informada ocupa una buena parte de tus horas de trabajo. Por suerte, esta plantilla de comunicación con las partes interesadas te ayudará a perfeccionar una estrategia para mantener al tanto a todo el mundo sobre el progreso o las operaciones del proyecto.

Cómo usar la plantilla Comunicación con las partes interesadas

Paso 1. Identifica a las partes interesadas

Antes de meterte en la plantilla, pon una tarea a todos los participantes clave. Pídeles que se tomen un tiempo a solas para pensar en quiénes son sus audiencias. Desde los equipos de procesos posteriores hasta el patrocinador ejecutivo, ¿con quién os comunicáis de forma regular? Da a todos unos días para que generen su propia lista. A continuación, reúne al equipo para debatir el plan.

Paso 2. Define tus objetivos

En la sección Objetivos de la plantilla, proporciona a todos un poco de contexto con datos claros describiendo los objetivos del plan de comunicación con las partes interesadas. Debería ir más allá de un objetivo de nivel superficial como “comunicarse mejor” (esto es algo obvio, ¿no?) y profundizar en los logros reales que se buscan. ¿Quieres generar mayor confianza a las partes interesadas? ¿Reducir los cuellos de botella que estás sufriendo? ¿Disminuir los errores? Anota esos objetivos antes de pasar al resto de la plantilla.

Paso 3. Determina con precisión la audiencia y los métodos de comunicación

Debatid abiertamente sobre las audiencias que habéis identificado y cread una lista principal. Anotadlas en la columna izquierda de la tabla Partes interesadas.

En la columna de la derecha, enumerad los métodos de comunicación que estáis utilizando actualmente con cada parte interesada. ¿Usáis principalmente el correo electrónico para comunicaros con la junta directiva y los mensajes instantáneos para comunicaros con los equipos asociados? Escribid esos detalles aquí.

Paso 3. Determina con precisión la audiencia y los métodos de comunicación

Paso 4. Traza la cadencia de las comunicaciones

Ahora elige a una de las partes interesadas y, a continuación, empieza con esta simple pregunta: ¿con qué frecuencia deberíais comunicaros con esta audiencia?

Por ejemplo, si la junta directiva solo necesita una actualización mensual, colócala en la columna Audiencia situada junto a la fila etiquetada como “mensual”. Muévete por las otras columnas de la tabla para determinar los detalles de la junta. ¿Qué métodos utilizarás? ¿Qué deberías compartir con ellos? Añade cualquier enlace útil que quieras volver a consultar o compartir con la audiencia en la plantilla para que todo se encuentre en un solo lugar. Repite el mismo proceso con todas las partes interesadas.

Paso 5. Enumera las medidas abiertas

Puede que no consigas que todo el plan de comunicación con las partes interesadas se resuelva en una reunión, pero no pasa nada: la sección Medidas abiertas de la plantilla cuenta con un espacio para que enumeres todo lo que aún queda por hacer.

Por ejemplo, tal vez tienes que buscar una plataforma específica que facilite la comunicación con los proveedores externos. Apúntalo en esta sección como una medida abierta, para que no se te olvide hacerlo. 

¿Quieres profundizar aún más en cómo usar este plan de comunicaciones con las partes interesadas? Consulta esta estrategia.


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