Plantilla de lista de niveles

Cómo clasificar una lista de niveles

¿Estás listo para empezar a clasificar? Esto es lo que hacen los equipos de éxito para crear listas de niveles eficaces:

• Empieza por lo básico: determina qué significa "excelente" para tu situación. Podría ser la repercusión en los clientes, la urgencia o ambas cosas. Escríbelo para que el equipo esté en sintonía.
• Desglosa cada opción: coge una página de la planificación estratégica y utiliza herramientas como la plantilla de análisis DAFO para entender tu clasificación. Tener una imagen completa de cada elemento te ayuda a colocarlo en el nivel correcto.
• Sé fiel a tus reglas: en lugar de comparar elementos individuales, comprueba cada uno según tus criterios originales. Si no tienes cuidado, puedes acabar rápidamente marcando todo como "crítico".
• Haz que tu equipo participe: utiliza las herramientas de colaboración en proyectos para conocer la opinión de los demás. A veces, la persona que trabaja más cerca de un proyecto tiene una concepción del mismo diferente al resto. Esos datos relevantes son esenciales para una clasificación precisa.

Tipos de plantillas de listas de niveles

Diferentes situaciones requieren diferentes enfoques de clasificación. La lista de niveles clásica utiliza letras. El nivel S ocupa la parte superior (originario de los sistemas de clasificación japoneses en los que "S" significa "superior"), y le siguen los niveles A, B, C, etc. Esto funciona bien para las clasificaciones competitivas o cuando quieres hacer hincapié en la naturaleza excepcional de los elementos de primer nivel.

Para el caso de los contextos empresariales, puede que prefieras etiquetas más descriptivas, como:

• "Crítico/Alto/Medio/Bajo" para la planificación de proyectos basada en prioridades
• "Ahora/Después/Más tarde/Nunca" para la planificación de la hoja de ruta
• "Superar/Cumplir/Por debajo" para las evaluaciones de desempeño
• "Conservar/Mejorar/Eliminar" para analizar las funciones

Ventajas de usar una plantilla de registro de partes interesadas

Optimiza la organización

Una lista de niveles convierte una colección desordenada de elementos en una jerarquía visual clara. Agrupar elementos o tareas similares te permite ver los patrones y tomar mejores decisiones sobre la asignación de recursos. Esta claridad organizativa es especialmente valiosa cuando se utiliza junto con una plantilla de planificación de proyectos para mantener todo según lo previsto.

Mejora la toma de decisiones

Cuando te enfrentas a decisiones difíciles, una lista de niveles ayuda a desglosar el proceso de toma de decisiones en medidas manejables. En lugar de sentirte abrumado comparándolo todo a la vez, puedes concentrarte en colocar cada elemento en el nivel adecuado de acuerdo con tus criterios. También puedes utilizar la plantilla de DACI para controlar el camino que tomaste y que te llevó a tomar una decisión concreta.

Refuerza la colaboración

Crear una lista de niveles fomenta una cultura colaborativa en el equipo. Con ella, todos tienen voz en el proceso de clasificación y es más fácil llegar a un consenso. Es más probable que los miembros apoyen las prioridades resultantes si entienden por qué los elementos se están clasificados de formas específicas. Con las pizarras de Confluence, puedes reunir a todo el equipo para clasificar los elementos relevantes. Es tan sencillo como compartir el enlace al tablero.

Proporciona flexibilidad

Si bien las plantillas proporcionan una estructura, no son rígidas. Puedes ajustar la cantidad de niveles, cambiarles el nombre o modificar los criterios para que se ajusten a tus necesidades específicas. Esta flexibilidad significa que puedes usar el mismo enfoque básico para varias tareas de clasificación y adaptar los detalles a cada situación.

Garantiza la claridad

La organización visual ayuda a todos a entender las prioridades de un vistazo. Esta claridad es especialmente valiosa a la hora de comunicarse con las partes interesadas que no pueden formar parte del trabajo diario. Una lista de niveles bien organizada facilita la explicación de los motivos y la aceptación de las decisiones importantes.

Cómo crear una lista de niveles

Paso 1. Elige un tema

Decide qué es lo que clasificas. ¿Quieres priorizar las funciones para el desarrollo? ¿Evaluar las oportunidades de mercado? ¿Clasificar las posibles soluciones a un problema? Un enfoque claro ayuda a que tu lista de niveles sea relevante y valiosa. Establece metas para lo que quieres lograr con tu clasificación.

Paso 2. Define los niveles

Define lo que significa cada nivel en tu contexto. Proporciona descripciones claras para que todo el mundo comprenda la diferencia entre los niveles. Por ejemplo, si priorizas las tareas, tus niveles pueden ir desde "Crítico para el lanzamiento" hasta "Aceptable tenerlo si el tiempo lo permite".

Paso 3. Reúne elementos para clasificarlos

Reúne todo lo que necesites evaluar. Puede que tengas que hacer una lluvia de ideas con tu equipo o extraer datos de proyectos existentes. Asegúrate de tener suficiente información sobre cada elemento para clasificarlo con precisión.

Paso 4. Fija criterios de clasificación

Desarrolla criterios específicos para cada nivel. ¿Qué hace que algo sea de primer nivel y no de nivel medio? Documenta estos criterios para que las clasificaciones sean coherentes, sobre todo si participan varias personas.

Paso 5. Organiza los elementos en niveles

Empieza a separar los elementos en niveles según tus criterios. No te preocupes por perfeccionarlo, puedes ajustarlo sobre la marcha. Céntrate en tomar decisiones claras y justificables sobre el lugar al que pertenece cada elemento.

Paso 6. Revisa y mejora

Cambia la perspectiva para observar el panorama general. ¿Tienen sentido las clasificaciones en general? Recibe comentarios de las partes interesadas y ajusta las clasificaciones según sea necesario. También es un buen momento para determinar si algún elemento debe dividirse o combinarse.