Maximiza la productividad con las plantillas GTD
Buenos comienzos, grandes ventajas y decisiones inteligentes. Todo el mundo quiere estas cosas. En un mundo cada día más uniforme, para tener éxito hay que destacar. Con las plantillas GTD, los gestores de proyectos se sumergen en el progreso en lugar de quedarse sumidos en los detalles.
Las plantillas GTD ofrecen una solución lista para usar cuando el tiempo apremia. Basadas en el proceso Getting Things Done (GTD) de David Allen, proporcionan una hoja de ruta clara para completar cualquier proyecto con los mejores resultados.
En esencia, la metodología GTD permite dedicar más recursos a la creatividad y ayuda a garantizar el éxito de los proyectos. Puede ser especialmente eficaz si se combina con prácticas de gestión ágil de proyectos.
En este artículo, veremos cómo aplicar correctamente las plantillas GTD y cómo pueden utilizarlas los gestores de proyectos para obtener los resultados deseados mediante el uso de herramientas como Confluence y Jira.
¿Qué es una plantilla Getting Things Done?
Una plantilla GTD estructura los principios de productividad de David Allen. La plantilla desglosa los principios clave de la metodología GTD y ofrece una hoja de ruta para una implementación rápida y eficaz mediante un enfoque comprobado paso a paso de gestión de proyectos.
Con las plantillas GTD se trabaja con menos estrés. Ya no hay que preguntarse qué vendrá a continuación y los expertos pueden centrarse en la tarea que tienen entre manos. Las plantillas GTD proporcionan pasos siguientes claros. De esta forma, los equipos ágiles pueden mantenerse centrados y dentro de los límites del trabajo en curso.
Tipos de plantillas GTD
Las plantillas GTD son versátiles. Los gestores de proyectos las adaptan a las necesidades de su equipo, de las partes interesadas y del propio proyecto. Sin embargo, algunas plantillas GTD son estándar y deberían formar parte de todos los sistemas GTD. Estos son algunos ejemplos:
Listas de tareas diarias
En GTD, las listas de tareas diarias se organizan en plantillas de siguientes acciones. De esta forma, los usuarios de GTD tienen un punto de referencia rápido para analizar los elementos de acción y lograr lo que importa, cuando importa. Los usuarios conectan las tareas diarias en la plantilla de calendario y aíslan los elementos de las siguientes acciones para las tareas diarias.
Planificadores semanales
La plantilla de planificación semanal es fundamental para relacionar las tareas diarias con responsabilidades más generales. Los usuarios expertos en GTD utilizan las sesiones de planificación semanales para reevaluar y reestructurar su lista de siguientes acciones, garantizando que cada tarea sigue siendo relevante para sus objetivos generales.
Plantillas de organización de proyectos
Enumerar los temas o puntos del orden del día según la prioridad o la relevancia para los objetivos de la reunión garantiza un orden del día bien estructurado que facilita los debates productivos.
Usa los flexibles diseños de página de Confluence para resumir y organizar los temas del orden del día.
Bandeja de entrada
Las plantillas de bandeja de entrada son tan eficaces porque dan la libertad de publicar todos tus pensamientos, ideas, conceptos y moonshots en un solo lugar. Los expertos en GTD también se refieren a estos elementos como entradas aleatorias de la vida. Otros simplemente llaman a los elementos "cosas". En este caso, esos elementos dispares relacionados con un proyecto aparecen en la bandeja de entrada. Este es el proceso para mover los elementos de la bandeja de entrada a los lugares correspondientes en otras plantillas.
1. Crea la lista: el primer paso para usar la plantilla de bandeja de entrada es crear la lista, también llamada barrido mental.
2. Clasifica la lista: coloca los elementos en la categoría correcta. ¿Cómo sabes cuál es la categoría correcta? El flujo de trabajo GTD determina qué elemento de la lista va en cada sitio.
¿El elemento es procesable?
Sí: coloca los elementos procesables en uno de estos dos lugares:
- La lista de espera: envía los elementos aquí si necesitas que otra persona participe antes de completar una acción.
- La lista de siguientes acciones: pon los elementos aquí si tienen una fecha límite y tienes que hacer al menos un paso más antes de marcarlos como terminados.
No: pon los elementos que no sean procesables en la basura o en la lista de algún día o de referencia.
- La lista de algún día: pon elementos en esta lista si no son relevantes ahora, pero lo serán en el futuro. Un ejemplo de esto es un elemento que no tiene fecha de vencimiento ni ninguna acción.
- La lista de referencia: si bien esta lista no contiene acciones, sus elementos contienen información fundamental para completar los de la lista de espera y la lista de siguientes acciones.
Reference List
The Reference List is your go-to for storing essential information and context. This might include contact details, notes, or useful documents. Use it to link important information to tasks on other lists, ensuring you have all the necessary context.
Calendar List
The Calendar List captures essential dates and scheduled tasks. Assign dates to items from the Next Actions List and Waiting List, and update it regularly to keep your workflow in sync with your schedule.
Cómo usar las plantillas GTD
El recorrido de un elemento no termina tras la clasificación. Muchos elementos de la bandeja de entrada entrarán en la lista de proyectos. Cada proyecto incluye una planificación de revisión semanal.
La lista de comprobación de revisión semanal incluye lo siguiente:
- Espacio físico y digital despejado para centrarse en el proyecto en cuestión.
- Anota y estructura todos los proyectos, solicitudes de actualizaciones y elementos de acción que no estén aún en el planificador de proyectos.
- Revisa la lista de calendarios. Programa los elementos de acción antes o después de lo previsto.
- Consulta la lista de siguientes acciones. Marca los elementos acabados como completos. Revisa los demás elementos de acción de la lista para determinar si tienen que convertirse en proyectos independientes o deben permanecer en la lista.
- Añade las innovaciones e ideas que te gustaría probar.
- Reflexiona sobre lo que ha salido bien.
- Documenta ideas de mejora.
Ahora, vamos a echar un vistazo rápido a cada lista de un proyecto de GTD.
Los principios de GTD
Capture
En este paso se exponen todas tus ideas. El objetivo es tener una bandeja de entrada de tareas que recoja las ideas, los requisitos y las preocupaciones en torno a una función, persona o proyecto en particular. Esto puede incluir tareas, proyectos, ideas, compromisos o cualquier otra cosa que llame tu atención. Al capturarlo todo en un solo lugar, liberas espacio mental y te aseguras de que no se pierda nada.
Aclarar
Clasifica las ideas en categorías según su importancia, los pasos necesarios y la ayuda de quién necesitarás (si es necesario). Este paso vendría a ser como un filtro: el propósito no es tirar las ideas a la basura sino ponerlas en el contexto correcto.
Organiza
Aquí es donde empezarás a ver cómo van tomando forma los proyectos, clasificando más a fondo los elementos que alguna vez fueron ideas y convirtiéndolos en proyectos, enviándolos a una cola de espera o guardándolos como información de referencia.
Reflexiona
Pregúntate si sigue siendo relevante en el intervalo que elijas. Algunas personas optan por reflexionar semanalmente, mientras que otras lo hacen a diario. Esta revisión ayuda a mantener las tareas en marcha y a eliminar la presión de los miembros del equipo que utilizan GTD.
En esta etapa de reflexión, los informes de metodología ágil pueden proporcionar datos relevantes y de gran valor.
Conecta
Es el momento de ponerse a trabajar. En cuanto los equipos hayan aclarado, organizado y revisado todos los elementos, los usuarios pueden realizar las tareas de forma individual hasta que terminen sus proyectos.
Al utilizar GTD como metodología del proyecto, los miembros del equipo evitan el estrés. Con GTD, sabes que estás trabajando en la tarea correcta en el momento adecuado para lograr los resultados deseados.
Resource planning template
Effective resource management is critical to keeping projects on time and within budget, and the resource planning template makes it easy. This template provides a structured framework for organizing human, financial, and material resources, ensuring that workloads are balanced and bottlenecks are avoided. Project managers can make informed decisions and adjust allocations as needed by gaining a clear overview of resource availability.
With real-time editing and visual timelines, this template enhances collaboration and integrates seamlessly with tools like Jira, making resource management dynamic and efficient. Use the Resource Planning Template to allocate resources accurately, track progress, and ensure smooth project execution.
SMART goals template
Setting clear, focused goals is crucial to project success, and the SMART goals template provides a structured framework to help teams craft practical, results-driven objectives. The SMART method—Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound—ensures your goals are well-defined and aligned with business benefits and stakeholder needs.
Using this template, teams can create quantifiable, realistic, and deadline-driven goals, helping to improve productivity and collaboration. Whether your goals are ambitious or modest, this template helps ensure they are achievable and contribute to meaningful project outcomes.
SWOT analysis template
A SWOT analysis template is an essential tool for businesses looking to prioritize projects, assess market conditions, and stay ahead of competitors. By analyzing your company’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats, this template helps you make informed decisions and focus on strategic planning. Whether you’re evaluating new projects, product lines, or market expansions, the SWOT template streamlines the process, allowing you to organize critical insights and take action quickly.
Confluence’s free SWOT analysis template enhances collaboration by enabling teams to contribute in real-time, ensuring everyone stays aligned and ready to respond to market changes. Use this template to make smarter, data-driven decisions that support long-term business success.
Cómo elegir la plantilla GTD correcta
Si bien es sencilla, esta metodología ofrece flexibilidad al usuario. Esta flexibilidad conlleva consideraciones como las siguientes:
Preferencias personales
Por ejemplo, puedes revisar los elementos de Próximas acciones a diario y las listas de proyectos semanalmente. O, si te va mejor, puedes programar las revisiones dos veces por semana para proyectos urgentes y esenciales.
Programar estas revisiones ofrece a los usuarios la seguridad psicológica necesaria para concentrarse en la tarea en cuestión, sabiendo que no ignorarán ni pasarán por alto un elemento.
Requisitos de flujo de trabajo
Los directores de proyectos saben que los requisitos de las partes interesadas cambian. Con las plantillas GTD, adaptarse para cumplir esos requisitos puede ser sencillo, pero solo con los recursos adecuados que respalden tus esfuerzos.
Confluence ofrece una serie de plantillas de GTD que se pueden personalizar para ayudarte a cambiar sin perder el impulso del proyecto.