Close

Plantilla sobre el alcance del trabajo

Estandariza los esquemas de alcance del trabajo, detallando las responsabilidades y los plazos de cualquier proyecto.

Cuando un proyecto involucra a varios equipos o personas, siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas de comunicación. Esto puede provocar tareas duplicadas o no cumplidas, lo que provoca retrasos y costes adicionales. El enfoque típico para corregir los errores es añadir más tareas, lo que puede provocar la corrupción del alcance. Esto perjudica a tus clientes, que deben cambiar su presupuesto y su calendario, pero también perjudica tu reputación como proveedor de servicios.

¿Cómo podemos asegurarnos de que las tareas y los plazos están planificados y de que todas las partes interesadas están en sintonía? La respuesta es un documento sobre el alcance del trabajo (SOW), que idealmente siga la misma estructura para todos los proyectos. Con la misma plantilla para todos los borradores de SOW, tú y tus compañeros sabréis al instante dónde encontrar la información de las tareas, como quién hace qué y cuándo hay que hacerlo.

Crea un documento sobre el alcance del trabajo gratis con Confluence


¿Qué es un documento de alcance del trabajo?

Un documento de alcance del trabajo describe las entregas requeridas en un acuerdo de proyecto, incluida la forma en que se llevarán a cabo, los recursos necesarios y el cronograma. Esto incluye detalles de las metodologías, las tecnologías, los materiales y las descripciones de los puestos necesarios para que el proyecto funcione sin problemas. Aclara lo que cada parte, cliente y proveedor de servicios debe esperar el uno del otro. Esto reduce el riesgo de que se produzca la corrupción del alcance y proporciona protección legal a cada una de las partes, lo que ayuda a prevenir disputas y conflictos.


¿Qué es una plantilla de alcance del trabajo?

Estas plantillas guían a los responsables de proyectos a la hora de crear el alcance del trabajo de forma que todas las partes interesadas puedan consultarlo y comprenderlo fácilmente. Está preconfigurado para indicar en qué lugar del documento los responsables deben incluir los detalles esenciales y la información del proyecto.

Cada sección puede incluir indicaciones que sugieran las respuestas adecuadas, que el autor del SOW puede ajustar si es necesario. La plantilla garantiza que se cubran todos los aspectos de un proyecto y que se presenta la información de forma coherente para que sea fácil de encontrar y entender.


Componentes del alcance del trabajo

Todos los proyectos en los que participan un cliente y un contratista pueden dividirse en varias etapas y elementos. Los puntos clave recogidos en el alcance del trabajo deberían incluir:

  • Descripción general y objetivos del proyecto: información básica, como el nombre del proyecto, las partes implicadas y el propósito de la iniciativa.
  • Entregas: cualquier resultado concreto que marca la finalización de un paso clave del proyecto. Pueden ser informes, diseños de prototipos, productos mínimos viables o productos finales.
  • Tareas: son las actividades que hay que completar en cada fase, como el diseño, las pruebas o la construcción.
  • Plazos: todas las partes deben saber la fecha estimada de cada entrega o hito.
  • Responsabilidades: el SOW nombra a las personas o equipos a cargo de cada hito o entrega. Esto puede incluir tanto las aprobaciones o los comentarios del cliente como el trabajo realizado por el contratista.
  • Requisitos técnicos: pueden incluir las herramientas, la infraestructura o las plataformas necesarias en cada fase del proyecto.
  • Suposiciones: las suposiciones son factores que se toman como ciertos a efectos de planificación, pero que aún no se han demostrado ni se han acordado definitivamente. Reconocen las incertidumbres, como el coste de los suministros, que podrían afectar al proyecto.

¿Qué es lo que hace que una plantilla de alcance del trabajo sea buena?

Estas plantillas son buenas si permiten elaborar un alcance del trabajo claro, completo y coherente en varios proyectos. Deben estar bien organizadas y guiar al autor a través de todos los componentes esenciales, con secciones lógicas y un lenguaje conciso. La exhaustividad es vital, ya que abarca todos los aspectos críticos, como los objetivos, las entregas, los plazos, las responsabilidades y las condiciones.

También debe ser flexible y personalizable para cumplir con las necesidades específicas de varios proyectos. Debe ser fácil de usar, con campos rellenados previamente que se sucedan de forma lógica y debe facilitar la colaboración con funciones como los comentarios en línea, las @menciones y los comentarios en tiempo real.

El historial de versiones garantiza el seguimiento de todos los cambios y la integración con el software de flujo de trabajo, como Jira, y permite vincular sin problemas el SOW con las tareas del proyecto y el seguimiento del progreso.


Tipos de plantillas de alcance del trabajo

Cada proyecto tiene requisitos diferentes en cuanto a complejidad, estándares del sector, obligaciones legales y necesidades de los clientes. Por lo tanto, la estructura ideal de la plantilla variará en función de estos factores. Veamos tres ejemplos:

Proyectos de construcción

Los SOW de los proyectos de construcción se centran en gran medida en entregas tangibles. Dan prioridad a especificaciones, planos y listas de materiales con buen nivel de detalle, que a menudo incluyen secciones de información sobre zonas de obras, dibujos arquitectónicos, planos estructurales y cronogramas detallados con hitos.

La industria está muy regulada, por lo que estas plantillas también deben adaptarse a los códigos de construcción, las normas medioambientales y las normas de seguridad, como OSHA. Por ejemplo, un SOW de construcción para un nuevo edificio de oficinas incluiría cálculos estructurales, diseños eléctricos y salidas de emergencia. Incluso podría incluir toques finales, como pintura, colores y muebles.

Proyectos de TI

Los SOW de los proyectos de TI hacen hincapié en la precisión técnica y en entregas claramente definidas. Se centran en los requisitos de software, las especificaciones de hardware, procedimientos de pruebas rigurosos y consideraciones de seguridad. Las secciones clave suelen incluir diagramas de arquitectura de sistemas, esquemas de bases de datos, maquetas de interfaces de usuario y documentación de API.

Debido a la naturaleza confidencial de los datos y a la importancia de la fiabilidad de los sistemas, estas plantillas suelen tener que cumplir normas de privacidad de datos, como el RGPD, normas de seguridad, como ISO 27001, y normas de accesibilidad, como WCAG. Por ejemplo, un SOW de TI para desarrollar una aplicación móvil incluiría diagramas reticulares, especificaciones de diseño, requisitos funcionales y planes de pruebas detallados. Esto uniría a todas las partes para la entrega de un producto final seguro, intuitivo y fácil de usar.

Campañas de marketing

Los SOW de las campañas de marketing priorizan la segmentación de la audiencia, la estrategia de contenidos y los resultados medibles. Por ejemplo, la elaboración de perfiles de audiencia puede requerir secciones que especifiquen los canales de marketing y la estrategia de contenidos, que indiquen ideas para resúmenes creativos y KPI. Otras secciones clave son los estudios de mercado, los objetivos de las campañas y el calendario de contenidos.

Dada la naturaleza pública del marketing, estas plantillas suelen tener en cuenta las normas de publicidad, las directrices de marketing ético y las normas específicas de la plataforma para las redes sociales y otros canales. Un SOW de marketing para el lanzamiento de un producto puede incluir un análisis de la competencia, maquetas de diseño para el material promocional y un plan para hacer un seguimiento del tráfico y las conversiones del sitio web.

Usa la plantilla de plan de marketing gratuita como punto de partida para tu próxima campaña de marketing.


Ventajas de usar una plantilla de alcance del trabajo

Garantiza la coherencia

Las plantillas de SOW garantizan que la documentación de cada proyecto siga una estructura y un formato coherentes. Esto se traduce en un contenido, una terminología y una presentación coherentes, lo que minimiza la ambigüedad y reduce el riesgo de malentendidos.

Ahorra tiempo

Las plantillas prediseñadas aceleran significativamente el proceso de creación del SOW, ya que proporcionan una estructura lista para usar, secciones previamente rellenadas e instrucciones de guía. Esto elimina la tediosa tarea de diseñar el documento desde cero y permite a los responsables de proyectos dedicar más tiempo a las actividades principales, como la planificación, la ejecución y la supervisión. En definitiva, las plantillas mejoran la eficiencia general de los proyectos y reducen los posibles retrasos.

Mejora la claridad

Al describir las entregas, las tareas y los plazos, las plantillas de SOW determinan lo que hay que lograr, cómo se hará y cuándo debe completarse. Esto elimina la ambigüedad y fomenta un entendimiento compartido, minimizando las interpretaciones erróneas. Las inclusiones y exclusiones claras evitan que se corrompa el alcance, ya que establecen límites claros sobre lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

Mejora la comunicación

Las plantillas sirven como punto de referencia compartido para los debates, ya que proporcionan un marco estandarizado que todas las partes interesadas pueden entender y al que pueden hacer referencia. Esto garantiza que todos estén en sintonía en cuanto al alcance, las entregas, los plazos y las responsabilidades del proyecto. Esta base clara para la comunicación reduce la probabilidad de que surjan conflictos debido a diferentes interpretaciones o expectativas. Si los reveses se producen por motivos externos, tener un plan compartido ayuda a ambas partes a abordarlos de forma colaborativa sin echar la culpa.

Mitigar el riesgo.

Como las plantillas de SOW actúan como listas de comprobación completas con instrucciones y un formato estructurado, reducen el riesgo de pasar por alto información crucial. Además, aunque una plantilla no es legalmente vinculante, proporciona la base para un SOW completo que pase a ser aplicable legalmente una vez que todas las partes lo firmen. La claridad a la hora de especificar los detalles esenciales del proyecto protege los intereses de todas las partes.

Consulta la plantilla gratuita de evaluación de riesgos para profundizar en la planificación y la mitigación de los riesgos.


Cómo crear un alcance del trabajo

Empezar con una visión general clara del proyecto

El alcance del trabajo debe empezar con una introducción en la que se detalle el nombre del proyecto y el resultado que se busca para que las partes interesadas entiendan claramente el propósito y el contexto del proyecto. Los datos que no pueden faltar son el nombre del cliente, el proveedor de servicios y cualquier otra empresa implicada. Otra información contextual útil es el historial del proyecto y por qué se consideró que merecía la pena priorizarlo.

Definir los objetivos del proyecto

La introducción da a las partes interesadas una idea de por qué se necesita el proyecto. No basta con decir "construir una presa", necesitamos saber la capacidad, el cronograma y otros objetivos secundarios, algo similar a "construir una presa que sustente la vida silvestre y suministre energía". En esta sección se deben describir los objetivos específicos y cuantificables del proyecto.

Esbozar las tareas

Ahora tenemos que aclarar cómo lograr cada uno de estos objetivos. Esto podría implicar varias tareas: investigación, planificación, diseño, pruebas, entrega e instalación. Trabaja con los gestores de proyectos para determinar qué tareas requiere cada objetivo.

Crear el cronograma y los hitos del proyecto

Cada proyecto es solo un paso en la trayectoria empresarial del cliente y es probable que haya planificado otras iniciativas que dependan del proyecto actual. Un cronograma claro con los hitos clave le permite entender cuándo se completará cada etapa y si su plan de negocios más amplio permanece intacto. Esta transparencia genera confianza y demuestra tu compromiso de cumplir los plazos y ajustarte al alcance.

Asignar roles y responsabilidades

Cada tarea requiere diferentes habilidades y, si no se delega en expertos o equipos individuales, sigue siendo una responsabilidad innecesaria que se suma a la carga de trabajo de los gestores de proyectos. La asignación de personas específicas asegura a los clientes que su proyecto está en buenas manos y que estas personas están capacitadas para supervisar el cumplimiento del cronograma y los requisitos técnicos.

Usa la plantilla gratuita de roles y responsabilidades para ayudar a definir las expectativas.

Incluir los requisitos y las restricciones del proyecto

Cada proyecto depende de recursos específicos y funciona con determinados límites. Describir claramente estos factores desde el principio garantiza la coordinación de los recursos, el personal y las consideraciones normativas. En esta sección se deberían detallar las herramientas esenciales, como el software y el hardware, y los requisitos previos, como los permisos. También se deberían destacar las posibles restricciones, como las limitaciones presupuestarias, los desafíos técnicos o los factores externos que podrían influir en los resultados del proyecto.

Revisa y mejora

Es fundamental realizar una revisión meticulosa antes de finalizar el alcance del trabajo. Asegúrate de que todas las secciones son precisas, completas y no contienen ambigüedades. Busca activamente los comentarios de las partes interesadas e incorpora sus puntos de vista para crear un acuerdo de colaboración sólido. Este proceso iterativo garantiza que todas las partes estén en sintonía y minimiza los malentendidos.


Prácticas recomendadas para escribir un alcance del trabajo

Usar una plantilla del alcance del trabajo para un proyecto te ajusta a las previsiones y garantiza que compilas un documento preciso y útil. En caso de que te sientas tentado a hacerlo solo o a reelaborar partes de la plantilla, estas son algunas de las prácticas recomendadas que puedes seguir:

  • Mantén un lenguaje claro y conciso: utiliza un lenguaje preciso y evita la jerga o los términos demasiado técnicos para garantizar que todas las partes interesadas puedan entender fácilmente el alcance del trabajo. Esta claridad minimiza el riesgo de malinterpretaciones y disputas.
  • Involucra a las partes interesadas en el proceso de revisión: comparte el borrador del alcance del trabajo con las principales partes interesadas para recopilar distintas perspectivas e identificar posibles lagunas, incoherencias o ambigüedades antes de finalizar el documento.
  • Utiliza una estructura y un formato coherentes: el empleo de una plantilla o un formato estandarizados garantiza que todos tus alcances del trabajo tengan una estructura similar e incluyan los mismos elementos esenciales. Esta uniformidad hace que sean más fáciles de leer, comparar y gestionar.
  • Define con claridad los criterios de aceptación: especifica criterios claros y cuantificables para aceptar las entregas a fin de garantizar que ambas partes entienden lo que constituye completar correctamente cada fase. Esto reduce la posibilidad de que surjan discrepancias más adelante.

Crea un documento sobre el alcance del trabajo con Confluence

¿Estás listo para crear un alcance del trabajo, pero no sabes por dónde empezar? Utiliza Confluence. La función de tabla de Confluence incluye amplias opciones de encabezados, bordes y sombreado para resaltar la información clave y mejorar la legibilidad. Se pueden organizar fácilmente para que correspondan a las tareas, responsabilidades, cronogramas o cualquier otra variable que quieras incluir. Además, pueden editar y comentar las tablas varios usuarios, lo que fomenta la colaboración en tiempo real.

También puedes explorar nuestra colección de plantillas de Confluence existentes y personalizarlas según tus necesidades. Puedes añadir secciones como suposiciones, exclusiones o criterios de aceptación y adaptar el contenido para que se ajuste a diferentes tipos de proyectos, como de construcción, TI o marketing.

Tras personalizar tu página de Confluence, guárdala como plantilla para usarla en el futuro.

Crea un documento sobre el alcance de la actividad gratis con Confluence.