Plantilla sobre el alcance del trabajo
Estandariza los esquemas de alcance del trabajo, detallando las responsabilidades y los plazos de cualquier proyecto.
Cuando un proyecto involucra a varios equipos o personas, siempre existe el riesgo de que se produzcan problemas de comunicación. Esto puede provocar tareas duplicadas o no cumplidas, lo que provoca retrasos y costes adicionales. El enfoque típico para corregir los errores es añadir más tareas, lo que puede provocar la corrupción del alcance. Esto perjudica a tus clientes, que deben cambiar su presupuesto y su calendario, pero también perjudica tu reputación como proveedor de servicios.
¿Cómo podemos asegurarnos de que las tareas y los plazos están planificados y de que todas las partes interesadas están en sintonía? La respuesta es un documento sobre el alcance del trabajo (SOW), que idealmente siga la misma estructura para todos los proyectos. Con la misma plantilla para todos los borradores de SOW, tú y tus compañeros sabréis al instante dónde encontrar la información de las tareas, como quién hace qué y cuándo hay que hacerlo.
Crea un documento sobre el alcance del trabajo gratis con Confluence
Ventajas de usar una plantilla de alcance del trabajo
Garantiza la coherencia
Las plantillas de SOW garantizan que la documentación de cada proyecto siga una estructura y un formato coherentes. Esto se traduce en un contenido, una terminología y una presentación coherentes, lo que minimiza la ambigüedad y reduce el riesgo de malentendidos.
Ahorra tiempo
Las plantillas prediseñadas aceleran significativamente el proceso de creación del SOW, ya que proporcionan una estructura lista para usar, secciones previamente rellenadas e instrucciones de guía. Esto elimina la tediosa tarea de diseñar el documento desde cero y permite a los responsables de proyectos dedicar más tiempo a las actividades principales, como la planificación, la ejecución y la supervisión. En definitiva, las plantillas mejoran la eficiencia general de los proyectos y reducen los posibles retrasos.
Mejora la claridad
Al describir las entregas, las tareas y los plazos, las plantillas de SOW determinan lo que hay que lograr, cómo se hará y cuándo debe completarse. Esto elimina la ambigüedad y fomenta un entendimiento compartido, minimizando las interpretaciones erróneas. Las inclusiones y exclusiones claras evitan que se corrompa el alcance, ya que establecen límites claros sobre lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.
Mejora la comunicación
Las plantillas sirven como punto de referencia compartido para los debates, ya que proporcionan un marco estandarizado que todas las partes interesadas pueden entender y al que pueden hacer referencia. Esto garantiza que todos estén en sintonía en cuanto al alcance, las entregas, los plazos y las responsabilidades del proyecto. Esta base clara para la comunicación reduce la probabilidad de que surjan conflictos debido a diferentes interpretaciones o expectativas. Si los reveses se producen por motivos externos, tener un plan compartido ayuda a ambas partes a abordarlos de forma colaborativa sin echar la culpa.
Mitigar el riesgo.
Como las plantillas de SOW actúan como listas de comprobación completas con instrucciones y un formato estructurado, reducen el riesgo de pasar por alto información crucial. Además, aunque una plantilla no es legalmente vinculante, proporciona la base para un SOW completo que pase a ser aplicable legalmente una vez que todas las partes lo firmen. La claridad a la hora de especificar los detalles esenciales del proyecto protege los intereses de todas las partes.
Consulta la plantilla gratuita de evaluación de riesgos para profundizar en la planificación y la mitigación de los riesgos.