GTD テンプレートによって生産性を最大化する

GTD テンプレートの種類

GTD テンプレートには幅広い用途があります。プロジェクト マネージャーは、チーム、関係者、そしてプロジェクト自体のニーズに合わせてこれを調整します。ただし、一部の GTD テンプレートは標準であり、以下を含むすべての GTD システムに含まれています。

日常タスクのリスト

GTD では、日常タスクのリストはネクスト アクション テンプレートの形をとります。これにより、GTD ユーザーはアクション アイテム間を素早く参照して、重要なことを必要なタイミングで達成できます。ユーザーはカレンダー テンプレートで日常タスクを結び付け、日常タスクからネクスト アクション アイテムを分離します。

週次プランナー

週次プランナー テンプレートは、日常タスクとさまざまな責任を一致させるために不可欠なものです。GTD に精通したユーザーが、週ごとの計画セッションを利用してネクスト アクション リストを再評価および再構築し、各タスクが全体的な目標に関連していることを確認します。

プロジェクト組織テンプレート

優先度やミーティングの目的との関連性に基づいてトピックやアジェンダの項目を一覧表示すると、生産的な話し合いを促進するアジェンダを適切に構成できます。

Confluence の柔軟なページ レイアウトを利用して、アジェンダの項目を概説して整理します。

受信トレイ

受信トレイ テンプレートの能力は、思考、アイデア、コンセプト、ムーンショットをすべて一箇所で自由に公開できることにあります。GTD のプロは、このようなアイテムを生活の無作為なインプットとも呼んでいます。それ以外では単に「モノ」と呼ばれます。この場合、プロジェクトに関連するさまざまなアイテムが受信トレイに移動します。受信トレイ テンプレートから他のテンプレートの該当する場所にアイテムを移動するためのプロセスを次に示します。

1. リストを作成する: 受信トレイ テンプレートを使用する最初のステップは、マインド スイープとも呼ばれるリストを作成することです。

2. リストをトリアージする: アイテムを正しいカテゴリに分けます。どのカテゴリが正しいかは、GTD ワークフローで、どのリスト アイテムがどこに移動するかによって決まります。

そのアイテムはアクション可能でしょうか?

はい: アクション可能なアイテムは次の 2 つの場所のいずれかに置かれます。

• ウェイティング リスト: アクションを完了する前に他の人の関与が必要な場合は、ここにアイテムを送信します。
• ネクスト アクション リスト: 締め切りがあり、完了とマークするまでのステップが 1 つ以上ある場合は、ここにアイテムを置きます。

いいえ: アクションできないアイテムはゴミ箱に入れるか、いつかやるリストまたは参照リストに入れます。

• いつかやるリスト: 今は関係なくても、将来的には関連すると思われるアイテムをこのリストに記載します。この例として、期限やアクションのないアイテムがあります。
• 参照リスト: このリストにはアクションはありませんが、そのアイテムには、ウェイティング リストとネクスト アクション リストのアイテムを完了するための重要情報が含まれています。

GTD テンプレートの使用方法

トリアージ後も、アイテムの移動は終わりません。受信トレイの多くのアイテムがプロジェクト リストに入り、各プロジェクトには週次レビュー プランナーが含まれます。

週次レビュー チェックリストには以下のものが含まれています。

• 目の前のプロジェクトに集中できるように、実際のスペースとデジタル スペースを空けます。
• プロジェクト プランナーにまだ記載されていないプロジェクト、更新リクエスト、アクション アイテムをすべて書き留め、構造化します。
• カレンダー リストをふりかえります。各アクション アイテムを計画の前後にスケジュールしておきます。
• ネクスト アクション リストを確認します。完了したアイテムはすべて完了としてマークします。リストにある残りのアクション アイテムをふりかえり、個別のプロジェクトにする必要があるのか、それともリストに残すべきかを判断します。
• 試してみたいイノベーションやアイデアを追加する
• うまくいったことをふりかえる
• 改善方法を文書化する

次に、GTD プロジェクトの各リストを簡単に見ていきましょう。

次のアクションのリスト

このリストのアイテムを確認し、次の質問をして、アイテムを完了していきます。

このアイテムを 1 ステップで完了できるか? 答えが「はい」で 2 分以内に完了できる場合は、完了とマークします。

アイテムを完了するまでに複数のステップが必要か?必要であればプロジェクトとして、完了までの各ステップをリスト化します。

アイテムのステップは 1 つだけか、それでも 2 分以内に完了できないか?次のアクションのリストに残し、後日完了するようにスケジュールします。

注: GTD 手法ではすべてのリストを定期的にレビューする必要があるため、保留されたアイテムを見逃すことはありません。これらのレビューにより、GTD 担当者は、アイテムを完了、保留、あるいは削除するまでは、そのステータスを変更し、特定のリストから別のリストに移動することができます。

ウェイティング リスト

このリストにあるアイテムには、アイテムを「完了」に移動した担当者の名前が含まれます。アイテムの期限を記入して、それが完了するまでフォローアップします。

いつかやるリスト

このリストには、アクションがないアイテム、または締め切りの近いアイテムが含まれます。定期的なレビューでは、このリストを簡単に調べ、潜在的なプロジェクト、ワンステップのアイテム、他からの支援が必要なアイテムがないかを確認することが重要です。

参照リスト

このリストがなければ、実際に何も処理できません。これを各アイテムのコンテキストを提供するナレッジ ベースまたはディレクトリと考えてみましょう。参照リストのアイテムを、他のリストの少なくとも 1 アイテムにリンクします。参照リストのアイテムの例としては、個人の誕生日、連絡先情報、ミーティングから得たプロジェクトに関するインサイト、書籍からの引用、テキスト ブロック、PDF へのリンクなどが挙げられます。

カレンダー リスト

GTD 実践者はこのリストを使用して、リスト アイテムに関連する重要な日付を記録します。次のアクションのリストとウェイティング リストのアイテムには日付が付加されています。それらのアイテムはカレンダー リストにあります。

定期的なレビューでは、必要に応じて日付を変更し、ワークフローが自分のキャパシティに合っていることを確認します。

適切な GTD テンプレートの選び方

この手法はシンプルですが、ユーザーに柔軟性をもたらします。この柔軟性には、次のような考慮事項が伴います。

個人の設定

たとえば、次のアクションのアイテムを毎日レビューし、プロジェクト リストを毎週レビューします。または、状況に応じて、差し迫ったプロジェクトや重要なプロジェクトのレビューを週に 2 回スケジュールすることもできます。

これらのレビューをスケジュールすることで、ユーザーはアイテムを無視、あるいは見落とすことがなくなるため、目の前のタスクに集中できるという心理的な安心感が得られます。

ワークフロー要件

プロジェクト マネージャーは、関係者の要件が変化するものであることを知っています。GTD テンプレートでこれらの要件を満たすように調整するのは簡単ですが、そのための適切なリソースが不可欠です。

Confluence には、プロジェクトの勢いを失うことなく方向転換できるように、カスタマイズ可能な GTD テンプレートが多数用意されています。

Confluence と Jira GTD のテンプレートを使用する

Jira と Confluence のデータベースがあれば、プロジェクト マネージャーは統一された一元的な場所で GTD 手法を整理できます。Confluence データベースは、さまざまな種類の情報を格納し、関連付け、管理するための構造化された方法を提供します。Confluence データベースでは、リアルタイムの同期と整理に加え、Confluence ページのどこでもデータ間の関係を定義し、カスタム ビューを作成し、データベース情報を参照できます。

たとえば、データベースを構築して、プロジェクト要件の追跡、ミーティング議事録の保存、チーム タスクの管理、顧客調査の整理をすべて一箇所で処理できます。データベースは、テキスト、日付、ユーザー、ページなど、さまざまなフィールド タイプにも対応しています。この柔軟性により、特定のユース ケースに合わせて情報をモデル化できます。

さらに、Confluence データベースと Jira のシームレスな統合により、強力なプロジェクト管理ワークフローを実現します。Jira 課題を Confluence データベースと同期して、プロジェクトのステータス、優先順位、依存関係の全体像を把握できます。リンクされた Jira 課題で行われた更新はすべて自動的にデータベースに反映され、情報が常に最新の状態に保たれます。この統合は、Confluence での計画と Jira での実行の間のギャップを埋めるものです。

複雑なプロジェクトに求められるスマート システム

Confluence を Jira に接続すると、複雑なプロジェクトの実行が簡単になります。Jira ボードを使って作業の優先順位付け、追跡、管理を最初から最後まで行います。たとえば、スマート リンクは Confluence と Jira を接続し、両方のツールによる効率的なプロジェクト管理を可能にします。

ここでの主なメリットは、GTD リストにある複雑なアイテムに、Jira のインターフェイスを通じて明確かつ調整されたデリバリー計画が作成されることがわかる点です。さらに、両方のツール間のアクションを可視化することで、包括的なステータス更新とスムーズなレビュー サイクルが可能になります。

Confluence には、表、ステータス、アクション アイテム、日付、担当者、意思決定などのページ要素もあります。

GTD テンプレート: よくある質問

GTD テンプレートはどのくらいの頻度で更新する必要がありますか?

定期レビューの間に、Getting Things Done リスト テンプレートの構造についてのフィードバックを求めます。プロジェクト完了のために十分な情報を収集しているかどうかを検討し、チームのニーズに合わせてテンプレートを変更します。

GTD 手法とアジャイル フレームワークの違いは何ですか?

GTD とアジャイルにはいくつかの類似点がありますが、その手法は根本的に異なります。GTD は、ストレスを軽減して効率を高めるために、個人が自分のタスクを把握して明確化し、整理・検討し、取り組むことに焦点を当てた生産性向上のためのシステムです。一方、アジャイルは、チームがスプリントと呼ばれる短いサイクルで製品を繰り返し開発するために設計されたプロジェクト管理フレームワークであり、コラボレーションと適応性に重点を置いています。

ただし、この 2 つの手法は「完了の定義」を明確にする、アイデアを生み出すためにブレーンストーミング (アジャイル) とマインド スイープ (GTD) を使用する、アイテムをユーザー ストーリー (アジャイル) またはプロジェクト (GTD) に分類するなど、いくつかの点で一致しています。