Confluence whiteboards for retros

A top benefit of working in person is having organic – even spontaneous – brainstorming or strategic riffing sessions. Being in the room together, jotting down ideas on a whiteboard as they come up, and having lively discussions isn’t just efficient and productive. It also makes work interesting and strengthens working relationships.

Many distributed teams – whether hybrid or fully remote – struggle to achieve that same dynamic.

Confluence whiteboards bring those super collaborative elements of the in-office environment to the digital space for everyone to access, wherever they are. Retrospectives are one of those team practices that are instrumental for growth and collecting internal feedback. As many industries shift towards remote work, Confluence whiteboards enable teams to seamlessly run retrospectives virtually.

Confluence ホワイトボードとは何ですか？

Confluence whiteboards are collaborative digital surfaces with interactive features for planning and sharing ideas. Whiteboards are an informal space intended for free-flowing, early-stage project ideation and outlining, where you can also turn ideas directly into actionable tasks. It’s where teams plant the seeds of what will become full-fledged campaigns, products, processes, and more.

このビジュアルツールの主な機能は、以下のとおりです。

付箋 – このオフィスの必需品のデジタル版を使用すると、アイデアや重要なポイントをすばやく書き留めてホワイトボードに貼り付けることができます。付箋は簡単に編集してフォーマットすることができます。
スタンプとステッカー – スタンプとステッカーでフィードバックを視覚化します。ボード上の何かについての感情や考えを伝える楽しい方法です。
タイマー – タイマーは、プロジェクトを順調に進めるために、各アクティビティを指定された時間枠に制限します。これは特にライブのグループセッション中に役立ちます。
Jira 連携 – 組み込みの Jira 連携により、ボード上の付箋や図形を Jira 課題に変換できます。
スマートコネクター - ホワイトボードから離れることなく、関連する課題をリンクさせたり、課題間の依存関係を作成したりすることができます。
スマートセクション – スマートセクションで関連する Jira 課題を自動的に更新して変更します。
スマートリンク – スマートリンクでは、リンクの要約を記載したカードや、リンクからのビデオを表示する埋め込みなど、ホワイトボードに投稿された URL がより便利な方法で表示されます。

ホワイトボードには幅広い用途があります。新しい業務プロセスの手順を計画したり、プロジェクトのタイムラインを作成したり、キャンペーンのクリエイティブなコンセプトや要素についてブレインストーミングしたりすることなどが含まれます。ホワイトボードは、デブリーフィングやフィードバックセッション – ふりかえり – を、あまり成果が得られないいつものミーティングではなく、魅力的で生産的な演習に変えます。

ふりかえり: 内容と理由

ふりかえりとは、プロジェクト、アカウント、またはイニシアチブの終了後に関係者全員が集まり、その経験について取り上げ、評価するためのミーティングです。目標は、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを特定して、チームが将来その知識を使って作業を改善し、問題の再発を防ぐことです。

ふりかえりは、アジャイルソフトウェア開発チームが各開発プロジェクトをレビューし、プロセス、エンジニアリング、コミュニケーションの改善点を迅速に特定するためによく行われます。また、代理店にとっても、クライアントとの契約を結んだ後、関係のプラス面とマイナス面の原因を正確に把握するための貴重な方法となります。

オンボーディングや全員参加のミーティングなど、従業員エクスペリエンスのさまざまな要素を評価することも、ふりかえりの良い機会となります。チームのふりかえりが成功すると、誰もが自分の考えを率直に共有できる、居心地の良い安全な空間が生まれ、チームのダイナミクスが強化されて、ビジネス全体が進化します。

ふりかえりにホワイトボードを使う方法

効果的なふりかえりをスムーズに進めるためには、焦点を絞り、プロジェクトに関わるすべての協力者を巻き込んで、全員の意見を聞く必要があります。全員にとって都合の良い時間を見つけて、ビデオ会議通話でミーティングをスケジュールします。ふりかえりを実施する担当者は、その特定のセッションの目標の概要を説明し、それがどのように機能するかを説明する必要があります。

安全で居心地の良い環境を作るためには、全員の視点やフィードバックが奨励され、尊重されていることを強調することが重要です。体系的で組織的なセッションのために、事前にふりかえりの形式を決めて、それに従ってミーティングを進めます。全員が同じ仮想ルームに集まり、ふりかえりの形式を説明したら、ホワイトボードを使ってみましょう。

ふりかえりは用途の広いツールであるため、レビューや反省の対象に応じて、さまざまなアプローチの方法があります。いずれの場合も、ホワイトボードにはミーティングで得られたすべてのデータと結果が保存されます。

付箋は、各参加者が自分の考えを書き込む主な手段となります。図形と線のツールは、視覚的なコンテキストと構成を提供し、各個人がコメントするプロジェクトの段階や側面を示します。タイマーはカウントダウン時計を作動させて、作業中の全員が確認できるように、ふりかえりの各セグメントを指定された時間内に収めます。変更や次のステップに関連するふりかえりの部分に投票するにはスタンプを、他の人のアイデアに反応するにはステッカーを使用します。

Confluence ホワイトボードのふりかえりテンプレート

Confluence ホワイトボードには、ふりかえりに使える、最も一般的で効果的な 3 つのテーマ用のカスタムテンプレートがあります。

シンプルなふりかえり

シンプルなふりかえりは、わかりやすく効率的で、ホワイトボード上のセクションに簡単にフォーマットできる 4 つの主要な部分に焦点を当てています。

良かった点: レビュー中のプロジェクトで、最も良い結果が得られたものは何で、最も良い経験は何だったか
何が悪かったのか、改善が必要なのか: 遅延、混乱、不一致、パフォーマンスの低下、その他の否定的な結果の原因を特定する
アイデア: 今後の仕事で実装すべきリソース、戦略、プロセス、運用
アクション: 次のプロジェクトや課題で使用するための、ふりかえりから得たポイントと優先事項

このテンプレートは、製品開発スプリントや単発プロジェクトのレビューに適しています。

4L ふりかえり

このふりかえりの 4 つの L は、参加者がレビュー対象の作業で何を愛し (Loved)、何を嫌い (Loathed)、何を学び (Learned)、何に憧れたか (Longed for) を示しています。このホワイトボードのデザインでは、4 つの L がそれぞれ、最初の列のプロジェクトの重要な瞬間またはマイルストーンと、最後の列のアクションの間に配置されています。これは、プロジェクトに関わるすべての主要なステップを明確かつ徹底的に調べる方法です。