SIPOC テンプレート
サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、およびカスタマーを 1 つの明確な図にマッピングすることで、複雑なワークフローを可視化します
SIPOC 図テンプレートは、チームが業務プロセスを理解し、共有する際に役立ちます。この視覚的なツールを使用すれば、複雑なワークフローの詳細に惑わされることなく、誰もが全体像を俯瞰できるようになります。プロセスが複数の部門にまたがっている場合や、多数の関係者が関与している場合、標準的な方法に従ってすべてを綿密に計画できれば、混乱を防ぐことができます。これにより、何を行う必要があるのか、各作業について誰が責任を持つかについて、全員が認識を共有できます。
これはシンプルだからこそ成り立つことです。あらゆるワークフローの重要な要素をまとめた 1 ページの概要が表示されます。
SIPOC 図テンプレートとは
SIPOC 図テンプレートは、チームが業務の流れを最初から最後まで可視化するのに役立つ、ハイレベルのプロセス計画ツールです。この頭字語は、あらゆる業務プロセスを定義する 5 つの中核的な要素である "サプライヤー"、"インプット"、"プロセス"、"アウトプット"、"カスタマー" を表します。テンプレートは、関係性やプロジェクトの依存関係を明確に示す方法でこれらのコンポーネントを視覚的に整理し、チームがギャップや改善の機会を特定しやすくします。
SIPOC 図を使用する理由
SIPOC 図は、チームが詳細に取りかかる前に、プロセスの範囲、役割、責任について理解を深めるのに役立ちます。サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、およびカスタマーについて明確な概要を提供することで、コミュニケーションを改善し、効率を高め、チーム全体での品質管理の向上をサポートします。
SIPOC 図における重要な要素
すべての SIPOC 図には、プロセス全体を最初から最後まで計画するために連携する 5 つの重要なコンポーネントが含まれています。
サプライヤー
プロセスを開始するために必要な資材、情報、またはサービスを提供する人々、部門、または組織です。サプライヤーには、社内のチーム メンバー、外部ベンダー、またはデータを生成する自動化システムなどがあります。
入力
インプットには、プロセスを正常に遂行するために必要なすべてのリソース、資材、データ、または情報が含まれます。原材料や予算承認から、顧客要件や技術仕様に至るまで、あらゆるものが対象となります。
プロセス
インプットをアウトプットに変換する一連のステップを表し、通常はハイレベルのアクティビティとして表示されます。これらのステップには、インプットを受け取ってから結果を出すまでの間に発生する中核的な作業が含まれます。
出力
プロセスによって生成される製品、サービス、意思決定、または情報です。成功の定義を明確にするために、可能な限り具体的かつ測定可能なものにする必要があります。
お客様事例
アウトプットを受け取って使用する個人、部門、または組織です。サプライヤーと同様に、カスタマーはプロセスのアウトプットに依存する内部の関係者でも、外部のクライアントでもかまいません。
効果的な SIPOC 図を作成するためのヒント
SIPOC 図を作成する際は、詳細を掘り下げる前に大まかな視点から始めてください。SIPOC 図の強みはそのシンプルさにあります。些細な部分まで含めたいという衝動は抑えましょう。プロセスを定義する重要なステップと主な関係性に焦点を当てます。必要に応じて、後から詳細なワークフロー図を作成できます。
正確性と完全性を確保するために、最初から主な関係者を関与させてください。実際に作業を行ったり、その成果に依存したりする人々には、プロセス アナリストやマネージャーにはわからないような知見があります。
SIPOC 図を作成する方法
ステップ 1: 計画するプロセスを定義する
プロセスのスコープを特定し、分析の開始点と終了点を明確に設定します。この基本的なステップは、図におけるその後すべてのことを決定するため、詳細に入る前に全体像を把握しておきます。
ステップ 2: プロセスのインプットの提供者を特定する
プロセスが機能するために必要な資材、データ、またはリソースを提供するすべてのサプライヤーをリストアップします。他の部署などの内部ソースと、ベンダーなどの外部ソースの両方を含めることで、すべての依存関係を確実に把握します。
ステップ 3: プロセスの実行に必要なインプットを特定する
プロセスの各段階で必要なリソース、情報、またはツールをすべて文書化します。依存関係や潜在的なボトルネックを特定しやすくするために、各入力がワークフローの特定のステップにリンクしていることを確認してください。
ステップ 4: プロセスを連続したステップに分解する
開始から終了までの重要なステップの概要を説明し、不要な詳細を避けます。通常、インプットをアウトプットに変換するには、4 - 7 つのハイレベルなアクティビティが必要です。複雑なワークフローについては、後から詳細なプロセス フローチャートを作成できることを念頭に置き、各ステップには明確で簡潔な表現を使用します。
ステップ 5: プロセスで生成された結果を一覧表示する
プロセスによって生成されるすべてのアウトプット、製品、またはサービスを特定します。明確な定義があれば、成功がどのような状態であるか理解するうえで役立つので、可能な限りアウトプットを測定可能または観察可能な形にしておきます。
ステップ 6: アウトプットを受け取る人、またはアウトプットから恩恵を受ける人を指定する
プロセスのアウトプットを使用するすべての顧客、関係者、または部門を一覧表示します。他のチームのような社内の受取人と外部の顧客の両方を強調してください。これらの関係性を理解することで改善の優先順位付けに役立てることができます。
Confluence で SIPOC 図を作成する
Confluence では、チーム全体がアクセスしてアップデートできる SIPOC 図の作成と管理を容易に行えます。プラットフォームのコラボレーション機能により、関係者はマッピング中に投稿できるので、戦略的計画の取り組みを支援しながら正確性を確保できます。
統合されたオンライン ホワイトボードは、視覚的なコラボレーションとリアルタイムのチームワークのための直感的なスペースを提供します。この協調的なアプローチにより、優れたプロジェクト ドキュメントが作成され、改善への継続的な取り組みを支える共通認識が深まります。
