Упорядочьте структурированные сведения с помощью баз данных
Базы данных Confluence находятся на стадии бета-тестирования. Их официальный выпуск для всех пользователей Confluence запланирован на конец этого года. (Подробнее)
По данным Gartner, обычный офисный сотрудник в своей повседневной работе использует 11 приложений. Неудивительно, что при таком количестве инструментов многим работникам сложно сосредоточиться и вести продуктивную деятельность. Постоянное переключение с одного приложения на другое отвлекает внимание и сбивает с толку, что в конечном счете негативно сказывается на эффективности работы.
Представляем базы данных Confluence: это централизованное решение для рационального хранения всей важной информации, где ее можно упорядочить и связать с контекстом.
В этой статье мы расскажем, что представляют собой базы данных Confluence и с какой стороны к ним подступиться. Пошаговые инструкции помогут раскрыть весь потенциал этого инструмента и новичкам в Confluence, и тем, кто просто хочет оптимизировать рабочие процессы.
Что такое базы данных Confluence?
База данных — это структурированный набор информации. В Confluence базы данных выступают в качестве упорядоченных внутренних репозиториев, предназначенных для методичного хранения разнородных наборов данных, извлечения нужной информации и управления ею. Базы данных имеют четкую структуру, что позволяет командам эффективно систематизировать, отображать информацию и создавать ссылки на нее. Иными словами, это централизованное и настраиваемое решение для коллективных рабочих пространств.
С помощью баз данных Confluence можно создать всеобъемлющий информационный репозиторий, объединяющий инструменты, ссылки и данные из внутренних и внешних источников. Это единое представление можно настроить в соответствии с конкретными потребностями, превратив его в центральный узел доступа к контенту и управления им.
Например, в базах данных удобно хранить и классифицировать информацию, связанную с различными проектами: планы, протоколы собраний, списки ответственных лиц и актуальные ссылки Jira. Также здесь можно собрать важные корпоративные политики, принятые в компании процедуры и руководства. К тому же, этой информацией удобно делиться.
Базы данных Confluence обладают рядом преимуществ.
- Удобное объединение и структурирование информации. В базах данных Confluence могут храниться данные нескольких команд, причем у всех участников есть возможность легко и быстро взаимодействовать с информацией. Структурированный формат и заранее определенные типы полей поддерживают единообразие, согласованность и наглядность записей.
- Сводное представление об актуальной работе. Базы данных Confluence позволяют собирать информацию из нескольких источников, например из заданий Jira, страниц Confluence и внешних данных, и сводить ее в одном представлении. С таким подходом можно увидеть картину по проекту целиком и направить внимание на самые значимые для ваших целей задачи. Объединив и упорядочив данные в централизованной базе, вы упростите доступ к важнейшей для команды информации и работу с ней.
- Всегда актуальная информация. Записи синхронизируются в реальном времени. Это гарантирует, что у вас и вашей команды всегда будет самая свежая информация. Забудьте об электронных таблицах, которые моментально устаревают, и об обновлении данных вручную.
- Настраиваемое отображение данных. Выводите информацию так, как вам удобно. С помощью функций сортировки и фильтрации можно создавать персонализированные представления, отвечающие вашим уникальным запросам. В базах данных Confluence имеются гибкие таблицы, карточки и доски, чтобы вы могли изучать данные со всех сторон.
Продуманное и логичное коллективное рабочее пространство баз данных Confluence поможет не захлебнуться в море информации. Пора брать контент под контроль и выводить продуктивность команды на новый уровень.
Инструкции по работе с базами данных Confluence
Готовы раскрыть все возможности баз данных Confluence? Для начала работы выполните шесть простых действий.
Шаг 1. Создание базы данных
Создать базу данных в Confluence можно тремя способами.
Вариант 1. В меню навигации нажмите кнопку Create (Создать) и выберите пункт Database (База данных). Будет создана база данных в вашем текущем разделе или (по умолчанию) в вашем личном разделе, если у вас есть права на его редактирование.
Вариант 2. На боковой панели раздела выберите пункт Content (Контент) и нажмите кнопку «+». Выберите Database (База данных), чтобы создать базу данных в разделе. Также можно создать базу данных под конкретным элементом в дереве контента. Наведите курсор на его заголовок на боковой панели и нажмите кнопку «+».
Вариант 3. Во время редактирования страницы нажмите кнопку «+» на панели инструментов. Найдите пункт Create database (Создать базу данных) или просто введите команду /database. Новая база данных будет создана как дочерний элемент редактируемой страницы и автоматически добавлена на эту страницу в виде интеллектуальной ссылки.
Шаг 2. Добавление типов полей
После создания базы данных в своем разделе можно добавить в нее типы полей для упорядочивания и структурирования данных. Типы полей — это, в сущности, типы данных, которые будут храниться в этих полях: это может быть, например, текст, числовые данные, даты или изображения. Типы полей упрощают сортировку, фильтрацию и поиск информации в базе данных.
Как добавить новое поле
- В табличном представлении нажмите кнопку «+», которая находится в правом верхнем углу базы данных.
- Найдите нужный тип поля или выберите его из имеющихся вариантов.
- Присвойте полю имя.
Шаг 3. Добавление Confluence в базу данных
Всю важную и второстепенную информацию размещают на страницах. Поэтому достаточно просто создать страницу из базы данных и приступить к работе.
По сути, создание страницы из базы данных — это привязка страниц к записям. Это действие позволяет собрать информацию в одном месте и сделать ее доступной для всех пользователей с правами доступа к базе данных. Такой подход особенно хорошо показывает себя в совместных проектах: участники команд работают с одной и той же базой данных, пользуясь существующими сведениями и добавляя новые.
Более того, связывание страниц Confluence с определенными записями базы данных помогает расширить контекст для данных. Эта интеграция позволяет извлекать метаданные соответствующих страниц, например статус, метки и другие сведения, чтобы вы лучше разбирались в данных, хранящихся в базе. К тому же, вы всегда будете уверены, что записи в базе данных содержат актуальную и значимую информацию из привязанных страниц Confluence.
Шаг 4. Добавление записей и значений
Работая с базами данных на странице, можно добавлять или изменять записи и соответствующие им значения.
Каждое поле представляет конкретный элемент или категорию, а соответствующие значения дают информацию о них. Записей и значений в базе данных может быть много — это превращает ее в комплексный и рациональный инструмент для хранения сведений и управления ими.
Как добавить запись в базу данных
- В нижней части базы данных нажмите + Add entry (+ Добавить запись).
- Введите значения для новой записи.
- Если вы работаете с табличным представлением, можно вводить или изменять значения непосредственно в таблице.
- В представлениях карточки или доски появится всплывающая панель записи, на которой можно ввести необходимую информацию.
Шаг 5. Создайте форматы и представления
Способ представления информации может значительно повлиять на эффективность работы команды. С помощью форматов и представлений можно персонализировать внешний вид базы данных и оптимизировать взаимодействие с данными.
Форматы. Укажите способ отображения базы данных, выбрав в меню один из следующих форматов.
- Таблица. Структурируйте содержимое в формате таблицы, в котором записи будут представлены четко и упорядоченно.
- Карточка. Отображайте записи в виде отдельных карточек, чтобы показать данные более наглядно.
- Доска. Создавайте простые рабочие процессы Kanban со столбцами на основе одного из полей базы данных, чтобы отслеживать прогресс по записям.
Представления. Помимо форматов можно создавать сохраненные представления, чтобы лучше контролировать внешний вид базы данных. Сохраненные представления позволяют задавать различные параметры, такие как формат, фильтрацию, сортировку и видимые поля, которые будут применяться ко всем экземплярам этой базы данных.
Чтобы сохранить новое представление, выполните следующие действия.
- Перейдите к нужной базе данных.
- Укажите предпочтительные параметры для формата, фильтрации, сортировки и видимых полей.
- Откройте меню выбора представления на панели инструментов.
- Нажмите Add view (Добавить представление).
- Укажите название нового представления.
Настраивая представления, можно адаптировать отображение данных под свои конкретные потребности. Любые изменения представления отражаются во всех ссылках и вставках, использующих его, что обеспечит единообразие страниц и разделов Confluence. Такая гибкость позволяет оптимизировать базу данных для различных сценариев использования и легко переключаться между представлениями для доступа к нужной информации.
Наглядная совместная работа на виртуальных досках
Узнайте, как доски Confluence делают совместную работу наглядной.
ПРИЛОЖЕНИЯ И ИНТЕГРАЦИИ ДЛЯ CONFLUENCE
Научитесь интегрировать Confluence со своими любимыми инструментами.