So verwendest du Confluence-Whiteboards bei der Planung und Priorisierung
Um es mit den Worten von US-Präsident Dwight D. Eisenhower zu sagen: "Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles." Pläne mögen angesichts sich ändernder Umstände wenig Gewicht haben, aber die damit verbundenen Prozesse – Planung, Diskussion und Umsetzung – sind nach wie vor von unschätzbarem Wert.
In der modernen Geschäftswelt und insbesondere in Branchen wie der Softwareentwicklung, in denen Prozesse inkrementell und kollaborativ ablaufen, bilden die Planung und Priorisierung deiner Projekte und Aufgaben die Grundlage, um unvorhergesehene Abweichungen agil und erfolgreich zu bewältigen.
Planung und Priorisierung sind einander ergänzende, aber eigenständige Geschäftsprozesse. Bei der Planung setzt du klare Ziele und entwickelst Strategien, um diese Ziele zu erreichen. Mit der Priorisierung wiederum stellst du sicher, dass eure Bemühungen auf Aktivitäten gerichtet sind, die zu diesen Zielen passen, was die Erfolgswahrscheinlichkeit erhöht.
Die Priorisierung bietet einen Rahmen für die Entscheidungsfindung, indem sie Unternehmen hilft, Kompromisse zu bewerten. Mit der Planung wird sichergestellt, dass Entscheidungen auf einer sorgfältigen Abwägung der verfügbaren Optionen und ihrer möglichen Folgen beruhen.
Confluence wird schon lange beim Projektmanagement genutzt, um die Arbeit von Teams effizient zu planen und zu priorisieren. Das Tool bietet eine zentrale Plattform, auf der Teams Ziele, Zeitpläne und Prioritäten gemeinsam dokumentieren können.
Mit der Einführung von Confluence-Whiteboards sind Planung und Priorisierung noch visueller und kollaborativer geworden. Teams erhalten damit eine Freiformfläche, auf der sie ihre Pläne gestalten können, bevor sie mit der Ausführung beginnen. Sobald sie bereit sind, ihre Pläne umzusetzen, können sie Aufgaben einfach in Jira verschieben und in umsetzbare Tasks umwandeln.
Was sind Confluence-Whiteboards?
Confluence-Whiteboards sind ein interaktives und kollaboratives Tool, um spontane Ideen festzuhalten und zu organisieren und sie nahtlos in umsetzbare Tasks umzuwandeln.
Dank der einfachen Integration mit anderen Atlassian-Produkten bieten sie eine hochgradig kollaborative und visuelle Möglichkeit, unstrukturierte Aufgaben (wie ein Brainstorming) zu erfassen und Ideen schnell in eine formelle Dokumentation umzusetzen.
Confluence-Whiteboards sind eine unendliche Leinwand, auf der Teams mit Ideen experimentieren und den Prozess von der Planung bis zur Ausführung optimieren können. Mehr über die ersten Schritte mit Whiteboards erfährst du in dieser Kurzanleitung.
Whiteboards mithilfe einer Vorlage erstellen
Vorlagen sind eine gute Möglichkeit zum schnellen Einstieg in Projekte oder Tasks. Sie bieten einen strukturierten Rahmen und eine Anleitung, sparen Zeit und sorgen für Konsistenz bei der Planung und Ausführung.
Sie sind auch ein guter Ausgangspunkt, wenn du Confluence-Whiteboards verwendest, um eine kollaborative Arbeitssitzung zu beginnen.
Wenn du ein Whiteboard in Confluence erstellen möchtest, klicke im Menü oben auf "Erstellen" und wähle dann die Option "Whiteboard" aus.
Sobald dein neues Whiteboard erstellt ist, wirst du aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen.
Wenn du die gewünschte Vorlage gefunden hast, bewege in der Vorlagenauswahl den Mauszeiger über die Vorlage und wähle "Vorlage verwenden" aus.
Wenn die Vorlagenauswahl nicht bei jedem Laden des Whiteboards angezeigt werden soll, deaktiviere in der unteren linken Ecke der Auswahl die Option zum Anzeigen beim Erstellen eines Whiteboards.
Confluence-Whiteboard-Vorlagen für Planung und Priorisierung
Confluence-Whiteboards bieten Teams viele Möglichkeiten für Visualisierung, Strategie und Innovation. Um das Projektmanagement zu vereinfachen, gibt es eine Vielzahl von integrierten Vorlagen für verschiedene Aufgaben wie Projekt-Brainstorming, Diagrammerstellung, Design und Recherche.
Hier sind ein paar Whiteboard-Vorlagen, die Teams dabei helfen, ihre Projektplanungs- und Priorisierungsprozesse in Gang zu bringen.
Vorlage für Brainwriting
Brainwriting ist eine kollaborative Brainstorming-Technik, bei der die Teilnehmer ihre Ideen im Stillen in eine Vorlage schreiben und dabei auf Aufforderungen oder Ansagen des Moderators reagieren.
Die Brainwriting-Vorlage für Whiteboards ist ein gutes Tool, um den Prozess der Entwicklung neuer Ideen, neuer Lösungen und eines kreativen Ansatzes zur Problemlösung zu beschleunigen.
Damit Brainwriting funktioniert, ist es wichtig, dass die Teammitglieder offen sind und andere Ideen akzeptieren. Der kreative Prozess ist weniger effektiv, wenn die Teilnehmer der Sitzung befürchten, für ihre Ideen verurteilt oder verspottet zu werden.
So könnte eine Brainstorming-Sitzung mit dieser Vorlage aussehen:
- Einführung: Erläutere den Zweck und alle notwendigen Anweisungen oder Richtlinien für die Verwendung der Brainwriting-Vorlage.
- Ideenfindung im Stillen: Jedes Teammitglied schreibt seinen Namen auf einen Notizzettel. Mit einem Timer wird die Zeit vorgegeben, in der alle eigene Ideen zur Problemlösung entwickeln können.
- Weitergabe: Wenn der Timer abgelaufen ist, ist es Zeit für einen ersten Austausch. So könnt ihr euch gegenseitig inspirieren. Starte den Timer erneut, nimm dir die Idee zu deiner Rechten vor und versuche, diese zu verbessern.
- Besprechung: Wenn alle Teilnehmer zu mehreren Brainwriting-Vorlagen beigetragen haben, besprecht die dabei entstandenen Ideen. Anhand dieser Vorlage könnt ihr nach Abschluss der Diskussion auch über die beste Idee abstimmen.
Diese Whiteboard-Vorlage eignet sich sehr gut, um es den Teammitgliedern zu ermöglichen, auf den Ideen der anderen aufzubauen, ihre Kreativität zu fördern und eine Vielzahl von Lösungen für ein bestimmtes Problem oder eine Herausforderung zu finden.
Vorlagen für Flussdiagramme
Flussdiagramme werden beim Projektmanagement schon lange für verschiedene Prozesse verwendet, beispielsweise für das Customer Journey Mapping, zum Priorisieren von Aufgaben, zum Zuordnen von E-Mails, zum Definieren von Spezifikationen und Funktionsanforderungen, für das User Journey Mapping, für die Gliederung von Release-Prozessen und zum Visualisieren von Feedback-Schleifen.
Teams können mithilfe von Flussdiagrammen die Abfolge der Schritte oder Prozesse zur Entwicklung eines Produkts visuell darstellen, Abhängigkeiten ermitteln, Ressourcen effektiv zuweisen und sicherstellen, dass die strategischen Ziele während des gesamten Produktentwicklungszyklus berücksichtigt werden.
Die Flussdiagramm-Vorlagen für Confluence-Whiteboards können in Teams, die Workflows und Prozesse verschiedener Art schnell planen und optimieren möchten, wahre Wunder wirken.
Die Flussdiagramm-Vorlage ist unglaublich vielseitig und kann verwendet werden, um komplexe Prozesse bei der Ideenfindung zu einem Projekt abzubilden, zu dokumentieren und zu verdeutlichen.
RICE-Vorlage
Confluence-Whiteboards bieten auch eine Vorlage für eine der beliebtesten Priorisierungsmethoden, das RICE-Framework. Bei der RICE-Methode werden Tasks oder Projekte auf der Grundlage von vier Faktoren priorisiert: Reach (Reichweite), Impact (Auswirkung), Confidence (Vertrauen) und Effort (Aufwand).
- Reichweite bezieht sich auf die Anzahl der Benutzer, auf die sich die Aufgabe oder das Projekt auswirkt.
- Die Wirkung gibt die potenzielle Auswirkung oder den potenziellen Nutzen der Task oder des Projekts in Bezug auf die Benutzer oder das Unternehmen an.
- Vertrauen steht für das Vertrauen des Teams in die Schätzungen für Reichweite und Auswirkung.
- Aufwand ist eine Schätzung der Zeit, der Ressourcen und der Arbeit, die erforderlich sind, um die Aufgabe oder das Projekt abzuschließen.
Die RICE-Methode kombiniert diese vier Faktoren zu einem einzigen Wert. Reichweite (Reach), Auswirkung (Impact) und Vertrauen (Confidence) werden multipliziert und das Ergebnis wird dann durch den Aufwand (Effort) dividiert. Das sieht wie folgt aus:
(Reichweite x Auswirkung x Vertrauen)/Aufwand
Dieser Wert liefert ein quantitatives Maß für die Priorität einer Aufgabe oder eines Projekts und hilft den Teams dabei, Ressourcen effektiv zuzuweisen und sich auf Initiativen zu konzentrieren, die im Verhältnis zu ihrem Aufwand das größte Wirkungspotenzial haben.
Wenn du diese Vorlage verwendest, besteht der erste Schritt darin, die Daten für jedes Projekt oder jede Aufgabe, die du priorisierst, basierend auf Reichweite, Auswirkung, Vertrauen und Aufwand grafisch darzustellen. Stelle für die Reichweite die Anzahl der Benutzer dar, auf die sich das Projekt/die Aufgaben auswirken könnten.
Die anderen drei Faktoren können auf einer Skala von 1–5 eingestuft werden, um Konsistenz zu gewährleisten. Wenn du zum Beispiel den Aufwand definieren möchtest, frag dich: "Auf einer Skala von 1–5, wie einfach oder schwierig wird es sein, dieses Projekt abzuschließen?"
Im zweiten Schritt wird die Formel verwendet, um den RICE-Wert jedes Projekts oder jeder Aufgabe zu berechnen.
Vorlage für eine 2x2-Priorisierungsmethode
Confluence-Whiteboards bieten auch eine Vorlage für die 2x2-Priorisierungsmethode. Sie ist auch als Eisenhower-Matrix oder Dringend-Wichtig-Matrix bekannt und bietet einen Rahmen für die Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage von Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dazu werden Aufgaben in vier Quadranten unterteilt:
- Dringende und wichtige Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und sollten mit höchster Priorität behandelt werden. Diese Aufgaben haben erhebliche Konsequenzen, wenn sie nicht umgehend erledigt werden.
- Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, sind strategische Aufgaben, die zu langfristigen Zielen oder Vorgaben beitragen. Diese Aufgaben sollten zeitlich festgelegt und geplant werden, erfordern aber möglicherweise keine sofortigen Maßnahmen.
- Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sind in den meisten Fällen Ablenkungen oder Unterbrechungen, die delegiert, minimiert oder beseitigt werden können. Diese Aufgaben können Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, tragen aber nicht wesentlich zu langfristigen Zielen bei.
- Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, haben eine niedrige Priorität und können verschoben, delegiert oder beseitigt werden. Diese Aufgaben entsprechen nicht den Zielen und bieten dem Projekt keinen großen Mehrwert.
Mit Hilfe der 2x2-Priorisierungsmethode können sich Teams auf dringende und wichtige Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig Möglichkeiten ermitteln, Aufgaben, die für das Erreichen von Zielen weniger wichtig sind, zu delegieren, zu planen oder zu streichen.
Vorlage für eine Priorisierungsmatrix
Eine Priorisierungsmatrix, auch bekannt als Entscheidungsmatrix oder Priorisierungsraster, ist ein Instrument zur systematischen Bewertung und Priorisierung einer Reihe von Optionen oder Alternativen auf der Grundlage von vordefinierten Kriterien. Es besteht aus einem Raster, in dem Optionen entlang einer Achse und Kriterien entlang der anderen aufgeführt sind. Jede Option wird dann anhand jedes Kriteriums bewertet.
Die Prioritätsmatrix bietet einen strukturierten Ansatz für die Entscheidungsfindung und hilft Teams dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen effektiv zuzuweisen und sich auf Initiativen zu konzentrieren, die mit strategischen Zielen oder Prioritäten übereinstimmen. Sie hilft dabei, lange To-do-Listen in überschaubare Aufgaben zu unterteilen und zu verstehen, welche Aufgaben für das Erreichen der Teamziele am wichtigsten sind.
Die Vorlage für eine Priorisierungsmatrix für das Confluence-Whiteboard soll die Teamarbeit an den Projektzielen ausrichten, um eine effektive Prioritätensetzung zu ermöglichen. Die beiden Schlüsselelemente dieser Vorlage sind "gemeinsame Ziele" und "zu erledigende Arbeit".
Füge die wichtigsten Ziele deines Teams zur Vorlage hinzu, damit du deine Arbeit priorisieren und gleichzeitig deine wichtigsten Ziele im Auge behalten kannst. Sobald du die "zu erledigende Arbeit" definiert hast, kannst du Elemente wie Notizzettel hinzufügen, um sie zu priorisieren oder die Aufgaben an einem Zeithorizont auszurichten.
Da sich die Prioritäten ständig ändern, wurde die Vorlage so konzipiert, dass es sehr einfach ist, Aufgaben in der Matrix zu verschieben und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Weitere Planungs- und Priorisierungsoptionen, die du in Betracht ziehen solltest
Abgesehen von Confluence-Whiteboards verfügen Atlassian-Produkte über viele andere Ressourcen zur Planung und Priorisierung. Jira-Benutzer können Jira Product Discovery ausprobieren – es hilft Produktteams dabei, Ideen zu erfassen und zu priorisieren und sich mithilfe von Produkt-Roadmaps direkt in Jira abzustimmen.
Das Atlassian Team-Playbook bietet zahlreiche Spiele zur Priorisierung und Planung – kostenlose Workshop-Ressourcen, die deinem Team helfen, gemeinsame Herausforderungen zu bewältigen und die Teamarbeit in all deinen Projekten kontinuierlich zu verbessern.
Du möchtest diese Vorlage verwenden?
Beginne damit, Tasks in Confluence zu dokumentieren und zu standardisieren.