Flujograma de procesos: qué es y cómo se crea

¿Qué es un flujograma de procesos?

Los flujogramas de procesos son una forma de organizar visualmente el flujo de trabajo. Utilizan diferentes formas conectadas por líneas, cada una de las cuales representa un paso individual.

Un flujograma de procesos sirve de ayuda en la gestión de proyectos al permitirte esbozar y visualizar tus flujos de trabajo. Un ejemplo podría ser un gráfico en el que se muestre cómo se procesan y gestionan los pedidos de los clientes desde el momento de su realización hasta la entrega.

Importancia de los flujogramas de procesos

La visualización del flujo de trabajo te permite entender mejor el alcance de tu proyecto para que puedas planificarlo en función de tus objetivos y plazos.

Tener una representación visual clara de tus procesos ayuda a mejorar el trabajo en equipo y a mantener a todo el mundo en sintonía. De esta forma, todos pueden comprender tus procesos empresariales de principio a fin y el rol que desempeñan en esos procesos.

La creación de un flujograma de procesos puede aumentar la productividad al eliminar las actividades que no aportan valor añadido. Como no se pierde un valioso tiempo en pasos innecesarios, puedes disfrutar de un amplio margen de desarrollo y mejora.

Tipos de flujogramas

Hay varios tipos de flujogramas, cada uno con una finalidad diferente. A continuación, puedes conocer mejor algunos de los distintos flujogramas:

• Flujograma básico: los flujogramas sencillos son ideales para visualizar los pasos básicos sin muchos detalles ni complejidades.
• Flujograma del sistema: los flujogramas del sistema muestran cómo interactúa cada parte de un sistema con las demás.
• Diagrama de flujo de trabajo: los diagramas de flujo de trabajo muestran los pasos o procesos necesarios para completar un proyecto, lo que puede ayudarte a minimizar el desperdicio.
• Flujograma de datos: los flujogramas de datos muestran cómo se mueven los datos por tu sistema y otros sistemas conectados.
• Flujograma de decisiones: estos flujogramas desempeñan un rol vital en el proceso de toma de decisiones, ya que responden a preguntas sencillas para llegar a una decisión final.
• Flujograma de carriles: los flujogramas de carriles te permiten visualizar quién es el responsable de cada parte de un proceso o proyecto, ya sea una persona o un grupo.

Componentes de un flujograma de procesos

Los flujogramas de procesos utilizan algunos símbolos clave para contextualizar la información del gráfico. Se utilizan diferentes símbolos para los distintos pasos de un flujograma de procesos, con líneas de conexión entre ellos.

En cada proceso o paso, se emplean diversas formas y símbolos, incluidos diamantes y rectángulos, con líneas que los conectan. Los diferentes tipos de líneas indican el principio y el final del flujograma, y las flechas de dirección señalan la dirección del flujo del gráfico.

La visualización de la información con flujogramas puede ser crucial en la planificación del proyecto y es muy sencilla una vez que entiendes lo que representan los símbolos.

Pasos para crear un flujograma de procesos

La creación de un flujograma de procesos no es ciencia espacial, pero hay algunas directrices básicas que debes seguir. A continuación, encontrarás una guía paso a paso que te ayudará a crear tu próximo flujograma de procesos.

Identificar el proceso

Empieza por definir claramente el proceso o flujo de trabajo que vas a esbozar. Elegir qué proyectos visualizar y optimizar es fundamental para la planificación estratégica. Cuando te hayas hecho una buena idea de lo que quieres que represente tu flujograma, puedes empezar a crearlo.

Definir los límites

Cuando se trata de flujogramas de procesos para empresas, siempre puedes añadir más detalles o desglosar un proceso añadiendo más pasos. Sin embargo, al crear un flujograma, solo te interesa incluir los detalles necesarios.

Determina el alcance y los límites de tu flujograma antes de empezar a desarrollarlo. De esa forma, evitarás perder tiempo añadiendo información que complique el objetivo principal. Los detalles están bien, pero sin pasarse.

Recopilar la información

Aquí es donde entra en juego el intercambio de conocimientos. Ahora es el momento de recopilar información detallada sobre los pasos, las entradas y los resultados que contribuyen al proceso. Asegúrate de hacer un seguimiento del proceso de principio a fin para evitar saltarte pasos cruciales.

Identificar el orden de los pasos

Ahora que conoces los pasos del proceso que estás esbozando, puedes ponerlos en el orden correcto para empezar a organizar tu flujograma. El flujograma debe avanzar en una dirección coherente de principio a fin, y cada paso te acercará a completar el proceso.

Dibujar el flujograma

Con los flujogramas de procesos, los pasos individuales solo representan una parte del proceso; tienes que conectarlos para reflejar el proceso completo. Realiza tu flujograma utilizando símbolos y conectores para vincular cada paso y crear una representación visual exacta del proceso de principio a fin.

Revisar y evaluar

Una vez que hayas organizado y dibujado todo, revisa el flujograma para asegurarte de que sea preciso, completo y claro. Si hay alguna incidencia, puedes revisar el flujograma.

La revisión y la evaluación son una tarea que nunca acaba. Incluso después de completar un flujograma, debes revisarlo y actualizarlo con regularidad para garantizar su exactitud. Asegúrate de reflejar cualquier cambio en tus flujogramas a medida que se produzca.

Usos de los flujogramas de procesos

Un buen flujograma de procesos puede aportar varias ventajas a las empresas. Estos son algunos de los usos más comunes de los flujogramas de procesos:

• Mejora de los procesos: la visualización de los procesos te ayuda a entender cómo optimizarlos, lo que te ahorra tiempo y dinero.
• Formación e incorporación: al comprender claramente tu proceso de formación e incorporación, puedes optimizarlo y asegurarte de que todos reciban la misma formación.
• Comunicación: los flujogramas pueden ayudarte a identificar las deficiencias de comunicación en las diferentes etapas del proyecto para que todo el mundo esté en sintonía.
• Documentación: el uso de imágenes ayuda a seguir las prácticas recomendadas de documentación, desde la documentación del proyecto hasta la del equipo.
• Cumplimiento y control de calidad: la creación de una representación visual paso a paso de un proceso te ayuda a identificar las posibles incidencias de cumplimiento o control de calidad antes de que sea demasiado tarde.

Prácticas recomendadas para crear flujogramas de procesos eficaces

Un flujograma eficaz puede ayudarte a optimizar los procesos empresariales y a mejorar la productividad y la colaboración en los proyectos. Estas son algunas directrices que debes seguir para asegurarte de hacerlo bien.

Procura que tu flujograma de procesos sea sencillo. Céntrate únicamente en añadir los pasos y la información clave.

El uso de símbolos y líneas de conexión coherentes aporta claridad a los flujogramas de procesos, lo que facilita la colaboración con tu equipo y aumenta la productividad. Puedes incluso involucrar a las partes interesadas en el proceso.

Una vez que termines el flujograma, sigue habiendo trabajo por hacer. Actualizar y mantener los flujogramas te ayuda a visualizar de manera constante los procesos en los que se basa tu empresa.

Creación de flujogramas de procesos con las pizarras de Confluence

Los flujogramas de procesos pueden aportar varias ventajas a las empresas, ya que mejoran la productividad y el trabajo en equipo, a la vez que eliminan los pasos innecesarios. Con las pizarras de Confluence, puedes visualizar las ideas y convertirlas en tareas.

Confluence reúne a todo el mundo en un espacio de trabajo conectado para sacar los proyectos adelante. Los equipos pueden crear, editar y compartir los planes de los proyectos en un espacio de trabajo conectado para que todos puedan estar en sintonía.

Las plantillas de flujogramas de Confluence facilitan la creación rápida de flujogramas eficaces; además, puedes convertir notas adhesivas en incidencias de Jira con unos pocos clics.

Usa las pizarras de Confluence para visualizar tu flujo de trabajo y optimizar tu empresa con los flujogramas de procesos.

Flujograma de procesos: preguntas frecuentes

¿Cuál es un ejemplo de un flujograma de procesos?

Un buen ejemplo de flujograma de procesos es la entrega de productos. Puedes usar un flujograma de procesos para visualizar la entrega de un producto desde el momento en que el cliente se pone en contacto contigo hasta cuando terminas el trabajo. El primer paso puede ser que el cliente contacte contigo (o viceversa), lo que en última instancia lleva al punto en el que tú gestionas el pedido y el cliente recibe un correo electrónico informándole de que su pedido ha llegado.

Puedes usar los flujogramas de procesos para casi cualquier cosa, incluidos los procesos de fabricación, prestación de servicios, entrega de productos y gestión de proyectos.

¿Qué herramientas puedes utilizar para crear flujogramas de procesos?

Confluence te permite crear flujogramas de procesos que muestren tus procesos empresariales con precisión. Confluence es fácil de usar y puedes empezar con una plantilla de flujograma para no tener que hacer todo el trabajo. Una vez que hayas elegido una plantilla, puedes añadir símbolos y pasos individuales para aclarar el gráfico. Confluence también se integra a la perfección con Jira y varias herramientas de terceros.

¿Con qué frecuencia se deben actualizar los flujogramas de procesos?

Si modificas un flujo de trabajo o un proceso esbozado en un flujograma, actualiza el gráfico en consecuencia. Los flujogramas no tienen mucha utilidad si son inexactos, y es probable que añadas o elimines pasos de varios procesos y flujos de trabajo más de lo que crees. Debes revisar y actualizar con regularidad tus flujogramas de procesos para asegurarte de que aporten valor a tu empresa en todo momento.