Pasa de la estrategia a la acción con un plan de implementación

¿Qué es un plan de implementación?

El plan de implementación de un proyecto es un componente esencial de la documentación del proyecto. Se trata de un documento detallado que define la ejecución de un proyecto o iniciativa. Los equipos utilizan los planes de implementación para coordinar y gestionar los recursos, las tareas y los posibles riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Más allá de eso, adapta el trabajo a los objetivos, plazos y presupuestos empresariales.

Un plan de implementación es un conjunto completo de instrucciones para un proyecto. Presenta más detalles que el plan de un proyecto e informa a los miembros del equipo y a las partes interesadas de las acciones, tareas y responsabilidades específicas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El plan de implementación tiene más éxito cuando colaboran todas las personas implicadas en el proyecto, desde el equipo de desarrollo del producto hasta el de finanzas y el de marketing.

Ventajas de usar un plan de implementación

Una implementación proporciona transparencia y simplifica la comunicación, lo que te permite:

Garantizar la alineación estratégica

La planificación estratégica no es tarea fácil, pero se traduce en una comprensión clara de lo que planeas crear y por qué. Aun así, los proyectos pueden desviarse rápidamente si no se tiene igual de claro cómo crearlos. El plan de implementación garantiza la alineación entre lo que tienes previsto desarrollar y lo que realmente produces.

Optimizar tus recursos

Al colaborar en proyectos, la creación de un plan de implementación optimiza los recursos en toda la empresa. Si se adquiere el equipo necesario, se identifican las brechas en la disponibilidad del equipo y se informa al equipo de marketing sobre las características del producto, un plan de implementación te permitirá organizar el trabajo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Mitigar los posibles riesgos

Los riesgos imprevistos pueden hacer fracasar tu proyecto, pero los miembros del equipo suelen tener mucha experiencia en áreas específicas y son capaces de identificar los posibles riesgos a tiempo. El plan de implementación incluye los riesgos y los planes de mitigación para gestionarlos. Si los equipos cuentan con estos planes, sabrán qué hacer cuando dichos riesgos se produzcan, lo que reducirá el tiempo de inactividad y hará que el proyecto avance.

Comunicarse con todas las partes interesadas

Cuando los equipos colaboran en todo el proceso, desde la fijación de objetivos y la creación de un marco estratégico hasta el desarrollo del plan de implementación, se fomenta el sentido de propiedad. Los participantes siguen comprometidos durante todo el proceso e implicados en el resultado.

Garantiza el éxito del proyecto

Entender lo que se está creando, cómo crearlo y qué hacer si se produce un riesgo ayuda a los equipos a ejecutar un proyecto exitoso. Eliminar las conjeturas del proyecto mejora la eficiencia, aumenta la calidad y reduce el tiempo de comercialización.

Pasos para crear un plan de implementación eficaz

Puedes crear un plan de implementación eficaz siguiendo una serie de pasos clave:

Preparación

Reúne al equipo del proyecto y a las principales partes interesadas para revisar el plan estratégico y, a continuación, definir el alcance, los objetivos y los criterios de éxito del proyecto concreto. Es posible que el plan de implementación aborde solo una parte de tu plan estratégico general, por lo que es importante que definas cómo medirás el éxito en función del alcance del trabajo que tienes previsto realizar.

Esta tarea es similar a la fijación de objetivos, ya que identificas los tipos de objetivos del proyecto, como los basados en el tiempo, los basados en el rendimiento o los orientados a los resultados. Muchas empresas consideran que la teoría de la fijación de objetivos ayuda a motivar a los equipos y mejora este proceso.

Planificación

Durante la fase de planificación, divide el trabajo del proyecto en tareas y actividades gestionables. Define cada tarea con la mayor precisión posible para medir fácilmente el progreso e identificar los obstáculos antes.

A continuación, secuencia estas tareas en función de las dependencias y los recursos disponibles. Para ello, define la duración de cada tarea y agrúpalas en hitos con puntos finales claros y mensurables, como completar la integración con terceros o entregar un producto para las pruebas de aceptación por parte de los usuarios.

A la hora de asignar los recursos, es fundamental definir los roles y las responsabilidades. Por ejemplo, un desarrollador puede responsabilizarse de la finalización general de una tarea y ejercer de recurso en otra. Cuando todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, se puede trabajar de forma colaborativa para alcanzar el objetivo.

Evaluación de los riesgos

Identifica los posibles riesgos a los que te puedes enfrentar. Como parte de la evaluación de riesgos, determina la probabilidad de que se produzca cada uno de ellos y las consecuencias que tendría. El siguiente proceso puede resultarte útil:

1. Determina la probabilidad de que se produzca el riesgo mediante una escala numérica que indique una probabilidad alta, media y baja.
2. Evalúa el posible impacto en el proyecto utilizando la misma escala numérica.
3. Calcula la puntuación de riesgo multiplicando la probabilidad por el impacto.

Un registro de riesgos puede ayudarte a hacer un seguimiento de estos y documentar el plan de mitigación en caso de que el riesgo en cuestión se produzca.

Estrategia de comunicación

Comunicar el estado del proyecto a lo largo de su ciclo de vida es importante para mantener a todo el mundo comprometido y garantizar que dicho proyecto siga su curso. El plan de implementación incluye los canales de comunicación (reuniones, paneles y correos electrónicos), la frecuencia y los protocolos (como qué se comunica y cómo). Si se cuenta con una estrategia, la comunicación pasa a formar parte del proceso estándar en lugar de tratarse de algo secundario.

Seguimiento y evaluación

Con los objetivos que definiste en la fase de preparación, establece las métricas para hacer un seguimiento del progreso y evaluar el éxito del proyecto. A menudo, la medida del éxito está vinculada a los hitos para garantizar que el proyecto vaya por buen camino antes de pasar a la siguiente fase.

Define los mecanismos para supervisar el rendimiento del proyecto e informar sobre él, como las integraciones completadas o los comentarios de los clientes durante las pruebas de aceptación de los usuarios. Para mantener la transparencia, puedes incluir medidas de rendimiento estándar en la estrategia de comunicación.

Planificación de contingencias

No son muchos los proyectos que salen tan bien como estaba previsto, pero la planificación de contingencias puede ayudar a controlar el posible caos. Los reveses pueden deberse a cambios en el alcance del proyecto, a riesgos que se convierten en problemas o a un fallo del equipo. Si cuentas con un plan claro sobre cómo gestionar los contratiempos, el equipo dispondrá de instrucciones que puede poner en marcha de inmediato y no tendrá que esperar a que se revisen y aprueben las posibles soluciones.

Identifica los desencadenadores y las estrategias de respuesta para activar los planes de contingencia. La planificación de contingencias es un esfuerzo de equipo. Aprovecha la experiencia y los conocimientos del equipo del proyecto para reconocer los posibles reveses y definir con claridad qué hacer para superarlos.

¿En qué se diferencian un plan de implementación y un plan de proyecto?

Los planes de proyecto y los planes de implementación van de la mano, pero entre ellos hay algunas diferencias clave que debes conocer:

• Los planes de implementación se centran en la ejecución detallada del proyecto. Proporcionan las tareas, las asignaciones de recursos, los plazos y los hitos en los que está trabajando el equipo. El plan de implementación es el punto de referencia para todos los trabajos en orden secuencial, y destaca los posibles riesgos y los planes de mitigación. En última instancia, se trata de un documento de toma de decisiones para ejecutar el trabajo definido.
• Los planes de proyecto proporcionan una visión general completa de todo el proyecto, desde el inicio hasta la finalización, incluidas la estrategia y la visión generales. También incluyen hitos y fases que se adaptan al plan de implementación. El plan de proyecto contiene información de mayor nivel y es importante para comunicar todo el proyecto al personal ejecutivo, los partners y los clientes.

Garantiza una colaboración sencilla con un plan de implementación en Confluence

Crear un plan de implementación con Confluence puede hacer que el proyecto tenga más éxito al proporcionar a los equipos tareas, hitos, asignaciones de recursos y plazos detallados en un lugar de trabajo centralizado. Confluence te permite invitar a tus compañeros a colaborar en tiempo real, así como dejar comentarios y opiniones. Después, cuando lo tengas todo listo, podrás compartir fácilmente tu plan de implementación con la empresa.

Confluence reúne a todo el mundo en un entorno colaborativo para sacar los proyectos adelante. Automatiza las tareas repetitivas y crea, edita y resume el contenido con Atlassian Intelligence para poner en marcha los proyectos más rápido y acelerar el progreso de todos los equipos.

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