¿Qué es un diagrama de flujo de datos (DFD)?

Mostrar visualmente el movimiento de los datos no es un método novedoso en el análisis de sistemas empresariales. Sin embargo, el diagrama de flujo de datos no se convirtió en una herramienta de modelización formal hasta mediados o finales del siglo XX. El auge de los métodos de análisis estructurado de sistemas en las décadas de 1970 y 1980 fue clave para la popularización de los DFD. Los primeros métodos de mapas conceptuales comparten algunas similitudes de representación visual con la evolución de los DFD, al igual que las representaciones lineales, como los flujogramas.

Figuras fundamentales, como Tom DeMarco con su trabajo sobre el análisis estructurado, destacaron la modelización del flujo de datos. La notación Gane-Sarson, de los científicos informáticos y escritores de tecnología de la información Chris Gane y Trish Sarson, ofreció más tarde símbolos y reglas estándar para los DFD, lo que impulsó su uso en el desarrollo de sistemas de información. Estos métodos y notaciones proporcionaban una forma estructurada de entender y registrar el flujo de datos en sistemas complejos, lo que hacía que los DFD fueran vitales para el análisis y el diseño del sistema.

Los DFD son vitales para entender cómo se mueven los datos por un sistema, mejorar los procesos empresariales y elevar la comunicación con las partes interesadas. Al representar con claridad la forma en que se gestionan los datos, los DFD desglosan los procesos complejos en partes más asumibles y comprensibles. Esta claridad visual mejora considerablemente la comunicación entre todas las partes interesadas que participan en un proyecto o sistema.

Las ventajas de los DFD para las partes interesadas técnicas incluyen lo siguiente:

• Permiten crear planos precisos para un diseño y un desarrollo eficientes del sistema.
• Facilitan una resolución y solución de incidencias del sistema más rápidas mediante la supervisión visual de datos.
• Proporcionan un enfoque estructurado y visual para documentar y entender los requisitos del sistema.
• Garantizan una integración más fluida del sistema al identificar claramente las dependencias de los datos.
• Conducen al desarrollo de sistemas más sólidos gracias a la comprensión visual de las interacciones de los componentes.

Las ventajas de los DFD para las partes interesadas no técnicas incluyen lo siguiente:

• Ofrecen datos relevantes visuales de fácil acceso sobre las complejas funciones del sistema.
• Mejoran la colaboración en los proyectos y la alineación con los equipos técnicos con un lenguaje visual compartido.
• Posibilitan una retroalimentación más eficaz sobre el diseño del sistema basada en una comprensión visual clara.
• Garantizan que el sistema desarrollado se ajuste realmente con las necesidades y objetivos empresariales críticos.
• Descubren oportunidades para mejorar los procesos y aumentar la eficiencia mediante el análisis visual.

En última instancia, los diagramas de flujo de datos sirven de puente entre la implementación técnica y la comprensión empresarial. Contribuyen a que las iniciativas de desarrollo de sistemas y mejora de procesos tengan más éxito, ya que fomentan un mejor intercambio de conocimientos entre los equipos.

Los diagramas de flujo de datos ofrecen diferentes perspectivas de un sistema mediante dos tipos principales: lógico y físico. También varían en nivel de detalle, pasando de diagramas de contexto de alto nivel a representaciones más detalladas y de varios niveles.

Así es como se diferencian los DFD lógicos y físicos:

• DFD lógicos: los DFD lógicos se centran en las actividades empresariales esenciales y en el flujo de datos requerido. Ilustran los datos que se necesitan, su origen, destino y transformaciones para las funciones empresariales. Cabe destacar que se mantienen independientes de tecnologías concretas o detalles de implementación, lo que permite a los equipos centrarse en las necesidades fundamentales de la empresa.
• Diagramas de flujo de datos físicos: muestran la implementación real del sistema empresarial, que incluye el hardware, el software, los archivos de datos y las bases de datos correspondientes. Ilustran cómo se tratan los datos y cómo se transmiten a través de estos componentes físicos y, a menudo, incluyen detalles como los formatos de datos y las interfaces del sistema.

Los niveles jerárquicos de los diagramas de flujo de datos son esenciales para gestionar eficazmente la complejidad de los sistemas empresariales. Empezando con una visión general e introduciendo poco a poco los detalles, las partes interesadas pueden entender gradualmente el sistema, haciendo que los procesos complejos sean más entendibles y menos abrumadores.

Estos niveles se desglosan de la siguiente manera:

• Diagrama de contexto (diagramas de flujo de datos de nivel 0): proporcionan la visión más abstracta y general del sistema, ya que lo representan como un proceso único e ilustran sus interacciones con entidades externas. Este nivel es esencial para definir el alcance y los límites del sistema.
• Diagramas de flujo de datos de nivel 1: desglosan el proceso principal del diagrama de contexto en subprocesos clave, para revelar las principales actividades internas y los flujos de datos que hay entre ellas y con los almacenes de datos. Este nivel ofrece una comprensión más detallada de las funciones principales del sistema.
• Diagramas de flujo de datos de nivel 2: este nivel desglosa aún más los procesos específicos de los diagramas de flujo de datos de nivel 1 en actividades más detalladas, lo que proporciona una comprensión más profunda de los componentes particulares del sistema y sus interacciones.
• Nivel 3 y superiores: el nivel 3 continúa con el proceso de desglose para obtener vistas cada vez más detalladas de los procesos específicos, según sea necesario. La profundidad de cada nivel depende de la complejidad y del nivel de análisis requerido para las diferentes partes del sistema.

Comprender estos diferentes tipos y niveles de diagramas de flujo de datos permite a los equipos elegir la vista más adecuada para sus necesidades, ya sea que se centren en la lógica empresarial o en la implementación técnica y en gestionar la complejidad de forma eficaz.

La visualización eficaz del flujo de datos dentro de un sistema requiere un enfoque estructurado. Si sigues una serie de pasos clave, puedes crear un diagrama de flujo de datos que indique el movimiento y la transformación de la información.

Sigue estos pasos para crear tu propio diagrama de flujo de datos:

• Define el alcance y los límites de tu sistema: identifica lo que está incluido en el sistema que estás modelando y lo que está fuera de sus límites (las entidades externas). Esto suele implicar sesiones iniciales de lluvia de ideas para determinar el contexto adecuado.
• Identifica los procesos, entradas y salidas clave: determina las principales actividades o funciones que transforman los datos del sistema. Para cada proceso, identifica los datos que fluyen hacia él (entradas) y los datos que resultan de él (salidas).
• Identifica los almacenes de datos: determina dónde el sistema almacena y recupera los datos. Estas fuentes representan los repositorios de información utilizados por los procesos.
• Identifica los flujos de datos: rastrea el movimiento de datos entre entidades externas, procesos y almacenes de datos. Usa las flechas para indicar la dirección de cada flujo de datos e indica claramente con etiquetas los datos que se están transfiriendo.
• Usa una notación estándar de diagramas de flujo de datos: emplea un conjunto de símbolos coherente (por ejemplo, la notación Yourdon-Coad o Gane-Sarson) para las entidades externas, los procesos, los almacenes de datos y los flujos de datos. La coherencia garantiza que el diagrama sea fácilmente comprensible.

Usa las pizarras de Confluence como plataforma colaborativa para crear diagramas. Su interfaz y sus funciones intuitivas pueden agilizar el proceso de creación de diagramas.

Los diagramas de flujo de datos son herramientas versátiles que resultan inestimables en diversos escenarios en los que entender y visualizar el movimiento de los datos es fundamental. Son especialmente útiles durante las fases iniciales de planificación de un nuevo sistema, ya que proporcionan una visión general clara de los requisitos y el flujo de datos. También son muy útiles a la hora de rediseñar los sistemas existentes o modificar su ingeniería, ya que ayudan a trazar los flujos de datos actuales y a identificar las áreas de mejora u optimización.

Otros usos prácticos de los diagramas de flujo de datos son:

• Desarrollo de software: para visualizar el flujo de datos dentro de una aplicación, lo que ayuda al diseño y al desarrollo.
• Modelado de procesos empresariales: para trazar y analizar los flujos de trabajo empresariales, e identificar las ineficiencias y las posibles mejoras.
• Revisiones de cumplimiento: para documentar cómo se gestionan y almacenan los datos, lo que ayuda a cumplir los requisitos reglamentarios.
• Análisis de sistemas: desglosar sistemas complejos en componentes comprensibles y analizar las interacciones de los datos.

Los diagramas de flujo de datos son una solución potente y eficaz cuando es necesario aclarar el movimiento y la transformación de los datos en un sistema o proceso. La plantilla de plan de proyecto exhaustiva de Confluence es especialmente útil a la hora de planificar cualquiera de los proyectos anteriores.

Crear diagramas de flujo de datos claros y valiosos implica algo más que entender sus componentes. Estos son algunos consejos y prácticas recomendadas para conseguir que tus diagramas de flujo de datos sean eficaces:

• Mantén un diseño limpio y ordenado: busca la sencillez y evita sobrecargar el diagrama con demasiados procesos o flujos de datos en un solo nivel. La forma más eficaz de hacerlo es dividiendo áreas complejas en diagramas de flujo de datos de nivel inferior.
• Usa etiquetas coherentes y significativas: asegúrate de que todas las entidades externas, procesos, almacenes de datos y flujos de datos estén indicados de forma clara y coherente con nombres que reflejen con precisión su función o los datos que se transfieren.
• Empieza con un diagrama de contexto: para definir el alcance, empieza con una descripción general de alto nivel (nivel 0) antes de pasar a niveles más detallados.
• Céntrate en el flujo de datos, no en el flujo de control: recuerda que los diagramas de flujo de datos reflejan cómo se mueven los datos, no la secuencia de control o decisiones del proceso.
• Revisa tus diagramas de flujo de datos con las partes interesadas: revisa el diagrama con los usuarios y otras partes pertinentes para asegurarte de que refleja con precisión su comprensión del sistema.

También es importante ser consciente de los errores más comunes que pueden perjudicar la eficacia de los diagramas de flujo de datos, como:

• Complicar demasiado el diagrama: añadir detalles innecesarios o demasiados niveles con demasiada rapidez puede hacer que los diagramas de flujo de datos sean confusos. Empieza siempre en el nivel 0 y ve subiendo a medida que el flujo de datos se hace más complejo.
• Notación incoherente: cambiar entre diferentes notaciones de diagramas de flujo de datos o hacer un mal uso de los símbolos dificultará su comprensión. Elige unos símbolos y anotaciones antes de empezar y utiliza solo esos en todos los niveles.
• Omitir las revisiones con las partes interesadas: no revisar los diagramas de flujo de datos con quienes entienden el sistema puede provocar imprecisiones, expectativas distintas y, en última instancia, un sistema que no satisfaga las necesidades reales de los usuarios o de la empresa.
• Etiquetas poco claras o que faltan: los diagramas sin etiquetas claras son difíciles de entender y no comunican el flujo de datos de forma eficaz. Esta ambigüedad puede provocar interpretaciones y decisiones de diseño del sistema erróneas, y un desperdicio de esfuerzos de desarrollo, ya que los equipos tienen diferentes interpretaciones del recorrido de los datos.

Si los equipos siguen estos consejos y evitan los errores más comunes pueden crear diagramas de flujo de datos que permitan un análisis, una comunicación y una comprensión del sistema sin problemas. Y será aún mejor si usan la plantilla de plano de servicio de Confluence para trazar el recorrido del cliente y validar los sistemas relacionados con el servicio a las partes interesadas.