Simplifica la gestión de contenidos con las bases de datos de Confluence
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Es un problema común para los equipos de contenido: dos versiones del mismo documento creadas en lugares diferentes. Una está en una unidad de almacenamiento compartida y la otra, en Confluence. Ninguna de las dos está actualizada. Los plazos se acercan, las revisiones se estancan y el archivo correcto está perdido en un hilo que nadie puede encontrar.
Sin un sistema claro para organizar y gestionar el contenido, la productividad se ve afectada y los equipos pierden la sincronización.
Las bases de datos de Confluence ofrecen un espacio único y estructurado para gestionar el trabajo, compartir novedades y mantener todo conectado. Este artículo te muestra cómo usarlas para centralizar el contenido y hacer avanzar los proyectos.
¿Qué son las bases de datos de Confluence?
Una base de datos de Confluence es una tabla estructurada que almacena y enlaza información. Cada columna usa un tipo de campo específico, como etiqueta, usuario o fecha, para mantener la información coherente y gestionable.
Cada fila de la base de datos se puede usar para representar una página de Confluence y sus metadatos, centralizando así el contenido y reduciendo la necesidad de buscar en carpetas o cambiar de pestaña. Por ejemplo, al crear una entrada de blog, un equipo puede añadir una nueva entrada a la base de datos donde asignar un redactor, establecer una fecha límite para el borrador y enlazar la página del borrador. A medida que la publicación pasa por las etapas de revisión, el equipo actualiza el campo de estado de la página para reflejar el progreso y mantener a todo el mundo coordinado.
Para los equipos de contenido que gestionan varios proyectos, las bases de datos proporcionan una fuente fiable de información veraz que es fácil de actualizar y compartir.
Reúne todo tu contenido en un solo lugar
Comienza a crear tu repositorio de contenido importando datos en bloque. Si ya usas Jira o Confluence, conéctate directamente a esas herramientas para incorporar páginas o incidencias. O sube un archivo CSV si estás empezando desde una hoja de cálculo.
Las bases de datos permiten a los usuarios reunir su trabajo en un lugar central donde ya trabajan, en lugar de hacer un seguimiento del trabajo en herramientas independientes. Por ejemplo, un responsable de contenido que lance una campaña en su espacio de Confluence podría importar incidencias de Jira que hagan un seguimiento de los informes, los activos creativos y los plazos. Después de la importación, organizan las entradas con campos, como de propietario y fecha de publicación, lo que facilita la asignación de tareas y el seguimiento del progreso en un solo lugar.
También puedes crear tu base de datos manualmente. Usa el campo de enlace a la página para buscar y conectar páginas existentes de Confluence. A continuación, utiliza el campo de detalles del enlace a la página para extraer metadatos como el título, el propietario y la fecha de la última actualización de los enlaces a las páginas, lo que te permitirá examinar fácilmente los detalles clave de un vistazo. Un responsable de contenido puede vincular borradores de blogs activos y realizar un seguimiento de las asignaciones de los revisores, todo en un solo lugar.
¿Necesitas empezar desde cero? Crea nuevas páginas de Confluence directamente desde la base de datos.
Crea sistemas repetibles
Ahorra tiempo y mejora la coherencia convirtiendo tu base de datos en una plantilla reutilizable. Una vez que hayas definido una estructura que funcione, como los campos o las vistas preferidas, úsala como punto de partida para futuras campañas o ciclos de publicación.
Organiza el contenido de forma clara y coherente
Una estructura sólida permite gestionar fácilmente el contenido. Las bases de datos de Confluence utilizan tipos de campos definidos para ayudar a tu equipo a trabajar de forma coherente en todos los proyectos.
Cada columna de la base de datos se puede configurar con un tipo específico: texto, imágenes, fechas, etiquetas, usuarios y mucho más. Para estandarizar las entradas y mejorar la claridad, utiliza:
- Etiquetas para agrupar el contenido por tema, público o región
- Estado de la página para supervisar el estado del contenido
- Campos de fecha para los plazos de publicación
- Campos de usuario para asignar la propiedad
Esta estructura mantiene a los equipos coordinados y reduce las idas y venidas. En lugar de informar a los compañeros de equipo sobre las actualizaciones, todos pueden consultar la base de datos para ver en qué punto se encuentra el trabajo.
Por ejemplo: un equipo de marketing que gestione boletines informativos en cinco regiones puede usar etiquetas de idioma y asignar revisores locales a través de campos de usuario o crear vistas basadas en el idioma mediante filtros en las etiquetas.
Facilita la búsqueda de contenido y mantente al día
Una vez configurada la base de datos, es muy fácil mantenerse al día de los cambios.
Utiliza filtros para limitar la vista por estado, propietario o tipo de contenido. Por ejemplo, un gestor de contenidos puede filtrar las entradas por "En revisión" para preparar la reunión semanal del equipo y, a continuación, ordenarlas por fecha de publicación para dar prioridad a lo que vence pronto. ¿Necesitas algo específico? Utiliza el icono de búsqueda en la base de datos para encontrar rápidamente una entrada.
Cuando llega el momento de actualizar metadatos críticos, no es necesario abrir todas las páginas. Realiza los cambios directamente en la base de datos y comprueba cómo se sincronizan en tiempo real en los campos de estado y etiqueta de las páginas.
Personaliza la forma en que tu equipo ve el contenido
Los diferentes proyectos requieren diferentes formas de visualizar el trabajo. Los diseños de base de datos de Confluence ofrecen opciones de diseño flexibles que ayudan a cada equipo a centrarse en los detalles más importantes.
Utiliza el diseño de tabla para examinar grandes conjuntos de entradas y supervisar los metadatos clave, como el departamento y el estado.
El diseño de tarjeta funciona bien a la hora de resaltar el trabajo visual o revisar un conjunto de activos creativos.
En el caso de los equipos que gestionan el contenido por etapas, el diseño de tablero permite arrastrar entradas por columnas como "Por hacer", "En curso", "En revisión" y "Completado" para reflejar el estado del trabajo.
Estos diseños dan a los equipos la libertad de trabajar de la manera que quieran. Un gestor de contenidos puede utilizar la vista de tabla para planificar los próximos plazos, mientras que un equipo creativo puede preferir la vista de tarjeta para revisar las tareas que se les han asignado. En el caso de los flujos de trabajo de campañas, la vista de tablero ayuda a supervisar el progreso semana a semana sin necesidad de cambiar de herramienta.
Cada vista se puede integrar en páginas de Confluence y se sincroniza automáticamente. Cualquier actualización, como cambios en el estado o en la fecha límite, se refleja en todos los lugares donde se haya integrado la vista. No es necesario volver a crear informes ni duplicar datos para diferentes equipos.
Cómo usan los equipos de contenido la base de datos de Confluence
Los gestores de contenidos utilizan una base de datos para realizar un seguimiento de los resúmenes de las campañas de principio a fin. Los redactores supervisan las tareas y el estado de edición de un solo vistazo. Los responsables regionales organizan los boletines informativos por idioma y público, y crean vistas guardadas adaptadas a cada región o público. Trabajes como trabajes, las bases de datos proporcionan a tu equipo un lugar único para mantenerse coordinado y en control.
Conecta el contenido al contexto con los enlaces inteligentes
La mayor parte del contenido no existe de forma aislada. Las bases de datos de Confluence te permiten integrar y previsualizar archivos externos, lo que facilita la consulta de tareas y activos de todas tus herramientas.
Utiliza los enlaces inteligentes para añadir vistas previas en directo del contenido de las herramientas de Atlassian o de plataformas de terceros, como Google Drive o Figma. Solo tienes que pegar un enlace en el campo Enlace inteligente para integrarlo durante la configuración.
Por ejemplo, durante una actualización del sitio, un equipo de contenido puede vincular cada entrada del blog con su correspondiente ticket de Jira y maqueta de Figma. Los editores pueden ver tanto el contenido como las actualizaciones visuales en un solo lugar, y los revisores pueden acceder a los archivos finales sin tener que buscarlos.
Este tipo de conexión reduce los retrasos y los malentendidos. Todos ven el estado, los archivos y los comentarios más recientes en el lugar donde ya están trabajando.
Una forma más sencilla de gestionar el contenido a escala
Las bases de datos de Confluence ofrecen a los equipos de contenido una forma estructurada y flexible de gestionar el trabajo en un espacio conectado. Realiza un seguimiento de la propiedad, actualiza los estados y gestiona los plazos, todo ello sin tener que saltar de una página a otra o cambiar de herramienta.
Tanto si estás coordinando una campaña como si gestionas una biblioteca de contenidos global, las bases de datos mantienen el contenido en movimiento y los equipos coordinados.
Empieza hoy mismo a crear tu primer centro de contenido listo para campañas en Confluence.