3 errores de la colaboración en equipo que debes evitar
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Diseñar un sistema de colaboración en equipo es como usar un torno de alfarería. Si pones un trozo de arcilla en el torno y lo haces girar rápidamente, al final obtienes algo parecido a un jarrón. Pero si te fijas bien, ves que hay algunas imperfecciones; algunas fisuras por las que se escapa el agua. Las fisuras y el agua estropearán el jarrón. Ese objeto tan funcional que pensabas haber creado acabará hecho añicos en tus manos, y probablemente en el suelo, totalmente inservible.
Si intentas crear un sistema de colaboración en equipo a toda prisa, seguramente cometerás errores muy típicos. Y cuando esos errores se hagan evidentes, repararlos te resultará mucho más caro que arreglar una figura de cerámica mal hecha.
A continuación te mostramos algunos de los errores que suelen cometerse en la colaboración en equipo para que puedas evitarlos y lograr que tu equipo trabaje en un entorno más colaborativo y eficiente.
Error 1: usar distintas herramientas de colaboración
Pasar constantemente de una herramienta a otra no fomenta la colaboración, sino que frustra a los empleados. Usar distintas herramientas para buscar documentos, información del equipo y actualizaciones de proyectos ralentiza el trabajo y genera confusión, además de tener un coste elevado.
Un trabajador pasa, de media, solo tres minutos con una tarea antes de ponerse a hacer otra. Esto supone una gran pérdida de tiempo y de concentración. El cambio de contexto consume hasta un 40 % del tiempo de trabajo productivo, lo que no solo interfiere en la capacidad de concentración de los trabajadores, sino que también pasa factura al tiempo y a la productividad del equipo y de la empresa.
Además, sin un recurso centralizado para intercambiar información, nadie sabe con certeza qué datos están actualizados y cuáles no. Puede que Fátima, que trabaja en el departamento de Marketing, esté diseñando una campaña con las especificaciones de producto que tiene en las notas de la reunión de la semana anterior y no tenga ni la menor idea de que José, del equipo de Desarrollo de producto, ayer modificó esas especificaciones. La campaña de Fátima corre el riesgo de quedar tan obsoleta como las especificaciones de producto que está utilizando. Para que la colaboración en equipo sea eficaz, todos los miembros deben tener una única fuente de información.
Solución: crear una base de conocimientos dinámica
Si creas una única fuente de información, evitas que los miembros del equipo consulten datos obsoletos o trabajen en paralelo. El hecho de reunir todos los conocimientos en una ubicación centralizada mantiene a todo el equipo sincronizado, algo especialmente importante hoy en día: el 97 % de los empleados que empezaron a trabajar de forma remota en 2020 quieren seguir haciéndolo al menos parcialmente. Tanto si tu equipo trabaja de forma totalmente remota como si lo hace de forma híbrida o solo desde la oficina, la colaboración en equipo es más sencilla cuando hay una única fuente de información.
Para que los empleados no tengan que cambiar de contexto y pasar de una herramienta a otra, utiliza Confluence como punto central de colaboración e intercambio de conocimientos. Crea espacios en los que tengan cabida distintos equipos y proyectos, y usa páginas para mantener las notas organizadas. Cuando todo se encuentra en un lugar compartido, no es necesario rebuscar entre carpetas de archivos o en el correo electrónico ni enviar mensajes directos para encontrar información.
Error 2: hacer de las reuniones una norma
Solución: usar la colaboración asíncrona
No estamos diciendo que tengas que eliminar todas las reuniones. Sin embargo, hacer menos reuniones permite disponer de más tiempo y espacio mental para colaborar en equipo.
Empieza con las reuniones periódicas. Si alguna vez has pensado que una reunión podría haberse sustituido por un correo electrónico, la próxima vez usa la colaboración asíncrona en Confluence. Todas estas ideas, debates, decisiones y notas importantes pueden tener lugar en un espacio compartido en el que los miembros del equipo puedan hacer sus aportaciones cuando dispongan de tiempo.
Antes de programar una reunión, conecta a los miembros del equipo pertinentes en las páginas de Confluence y utiliza ediciones y comentarios a nivel de línea para hablar sobre el tema que se va a tratar. Deja tiempo a los empleados para reflexionar y pensar en lo que pueden aportar. Puede que incluso te sorprenda que las personas más discretas sean las que tienen más ganas de colaborar. Según Demetrius, al hacer menos reuniones con su equipo, se generaron conversaciones más interesantes en las que los empleados hablaban con mayor confianza.
Cuando haya reuniones, comparte órdenes del día colaborativos uno o dos días antes. Así, todo el mundo tendrá tiempo de prepararse y la reunión será más eficaz. Al crear órdenes del día en Confluence, puedes usar la edición en tiempo real durante la reunión para mantener la información actualizada.
Solución: usar herramientas de colaboración para hacer un seguimiento de los proyectos
Tanto si la microgestión es intencionada como si no, tiene los mismos efectos negativos. Si utilizas herramientas de colaboración para supervisar los proyectos y las asignaciones de tareas, puedes estar al día sin necesidad de estar constantemente encima de los empleados.
Consulta siempre tu única fuente de información. Deja claro a los empleados que la colaboración en equipo tiene lugar en Confluence. Así, podrás supervisar su progreso revisando las modificaciones en la página de Confluence, en lugar de interrumpirles en el lugar de trabajo o enviarles mensajes directos.
Confluence crea notificaciones, avisos y notas activas en tu fuente de información. La próxima vez que sientas la necesidad de microgestionar un proyecto, abre Confluence y echa un vistazo a la fuente. También puedes consultar el historial de versiones de un documento, las notas y los comentarios para tener más contexto. Si animas a tus empleados a usar Confluence como punto central de colaboración en equipo, todo el mundo (inclusive tú) podrá trabajar de forma autónoma y con total confianza.
