하면 안 될 팀 협업의 실수 3가지
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팀 협업 시스템의 설계를 도자기 물레를 사용하는 것처럼 생각해 보세요. 물론 물레에 점토 한 덩어리를 올려놓고 빠르게 빚으면 결국 꽃병과 비슷한 것이 만들어질 수 있습니다. 하지만 자세히 살펴보면 결함을 발견하고 물이 샐 만한 금이 간 것을 보게 될 것입니다. 금이 가고 물이 새면 꽃병은 약해질 것입니다. 어떤 날은 괜찮은 꽃병처럼 보이는 것이 만들어지지만 다음 날에는 이상한 모양의 그릇이 만들어질 수도 있습니다(아마도 바닥에 버려진 채로).
팀 협업을 위해 시스템을 성급하게 구성하려고 하면 일반적인 실수를 범할 가능성이 높습니다. 그리고 실수가 드러나기 시작하면 잘못 만든 도자기보다 시스템을 수정하는 비용이 훨씬 높을 것입니다.
팀 협업과 관련된 일반적인 실수를 살펴보고 더 강력한 협업 중심의 직장을 만들 수 있도록 실수를 방지하는 방법을 알아보세요.
실수 #1: 여러 도구에 걸친 협업 확산
계속 도구 사이를 오가게 되면 협업하는 것이 아니라 불만을 느끼게 됩니다. 문서, 팀 지식, 프로젝트 업데이트를 찾기 위해 도구를 전환하는 것은 시간이 많이 걸리고 혼란스러우며 비용도 많이 듭니다.
일반적인 직원은 한 작업에 3분 정도밖에 쓰지 못하고 다른 작업으로 전환하게 되어 시간과 집중력이 많이 낭비됩니다. 컨텍스트 전환은 생산적인 작업 시간을 최대 40% 차지하므로 팀원의 머리에만 부담이 되는 게 아니라 시간과 노동력 측면에서 팀과 회사에 부담이 됩니다.
게다가 정보 공유를 위한 중앙 집중식 리소스가 없으면 무엇이 최신이고 무엇이 그렇지 않은지 아무도 확신할 수 없습니다. 마케팅 팀의 Fatima는 제품 개발 팀의 José가 어제 제품 사양을 변경했다는 사실을 전혀 모르고 지난주 미팅 메모에 나온 제품 사양을 중심으로 캠페인을 설계하고 있을 수 있습니다. Fatima의 캠페인은 그녀가 사용하는 제품 사양만큼 오래된 것일 수 있습니다. 효과적인 팀 협업을 위해서는 말 그대로 그리고 비유적으로 모두가 같은 페이지에서 같은 정보를 공유해야 합니다.
해결책: 업데이트되는 기술 자료 만들기
단일 정보 출처를 만들면 팀원이 오래된 정보를 참조하거나 같은 작업을 수행하는 일을 방지할 수 있습니다. 중앙 집중식 지식은 팀 전체를 정렬된 상태로 유지하며 2020년에 원격 근무를 시작한 직원 중 97%는 앞으로 적어도 부분적으로는 원격으로 일하기를 원하기 때문에 현재 특히 중요합니다. 팀이 완전히 원격이든 하이브리드이든 또는 완전히 사무실에서 근무하든 단일 정보 출처가 있으면 팀 협업이 더 쉬워집니다.
Confluence를 모든 협업과 지식 공유의 교차점으로 삼아서 컨텍스트 전환과 도구 전환을 줄이세요. 여러 팀과 프로젝트를 아우르는 스페이스를 만들고 페이지를 사용하여 메모를 체계화하세요. 모든 것이 하나의 공유 공간에 있으면 정보를 찾기 위해 파일 폴더를 찾아보거나 받은 편지함을 검색하거나 DM을 보낼 필요가 없습니다.
실수 #2: 회의를 기본으로 삼기
해결책: 비동기식 협업을 활용
회의를 전부 취소하라는 뜻이 아닙니다. 하지만 회의를 줄이면 팀 협업을 위한 더 많은 시간적 및 정신적 여유가 생깁니다.
반복되는 회의부터 시작하세요. “이메일로 회의를 대신할 수 있었을 텐데”라고 생각해본 적이 있다면 Confluence에서 비동기식 협업으로 대체하세요. 아이디어, 논의, 의사 결정, 중요한 메모는 모두 공유 스페이스에서 이루어질 수 있으며 팀원들은 시간이 있을 때 기여할 수 있습니다.
회의 일정을 잡기 전에 Confluence 페이지에서 관련 팀원을 연결하고 인라인 편집 및 댓글을 사용하여 현재 마주한 토픽에 대해 논의하세요. 팀원에게 생각을 정리하고 기여에 대해 생각해볼 시간을 주세요. 더 조용한 팀원이 협업할 의향이 더 높아질 수도 있습니다. Demetrius는 회의에 대한 팀의 의존도를 줄인 결과 팀원이 더 자신 있게 의견을 말하고 대화가 더 풍부해졌다고 말합니다.
회의를 하는 경우 하루나 이틀 전에 협업 안건을 공유하세요. 미리 공유하면 팀원에게 준비 시간이 생기므로 실제 회의의 효율성이 더 높습니다. Confluence에서 안건을 만들면 회의 중에 실시간 편집을 활용하여 회의를 순조롭게 진행할 수 있습니다.
해결책: 협업 도구를 사용하여 프로젝트를 추적
마이크로매니징이 항상 의도적인 것은 아니지만 부정적인 영향은 같습니다. 협업 도구를 사용하여 프로젝트 및 작업 할당을 모니터링하면 팀원을 압박하지 않고도 최신 정보를 파악할 수 있습니다.
항상 단일 정보 출처로 돌아가세요. 팀원의 책상에 가서 물어보거나 DM을 보내서 업무에 지장을 주는 일 없이 Confluence 페이지의 업데이트를 검토하여 진행률을 모니터링할 수 있도록 직원에게 팀 협업은 Confluence에서 이루어진다는 것을 분명하게 설명하세요.
Confluence에서는 알림, 공지 사항, 활성 메모가 홈 피드에 바로 만들어집니다. 다음 번에 마이크로매니징을 하고 싶으면 Confluence를 열고 피드를 스크롤하세요. 문서 버전 기록, 미팅 메모, 댓글을 검토하여 더 많은 컨텍스트를 얻을 수도 있습니다. 직원이 Confluence를 팀 협업의 중심점으로 사용하도록 장려하면 여러분을 포함한 모두가 자신감을 가지고 자율적으로 일할 수 있습니다.
