단순하고 강력한 프로젝트 계획을 만드는 방법

지도를 그리면서 스스로 다음과 같이 질문해도 좋습니다.

• 목적지가 어디인가?
• 프로젝트가 완료되었을 때 어떻게 알 수 있는가?
• 이 지도를 따르는 관계자는 누구인가?
• 프로젝트 과정에서 어떤 마일스톤을 통과합니까?
• 어떤 장애물을 마주할 수 있는가?

• 대체 노선이 있습니까?

조직 정치, 까다로운 성격 및 프로젝트 관리 프로세스에서 발생할 수 있는 논점에 관해 읽어보세요. 소프트웨어 기술 지원 센터의 프로젝트 매니저인 PMP Larry W. Smith는 이해 관계자 분석의 중요성을 강조합니다. Smith에 따르면 모든 관련자는 프로젝트가 성공하기를 원하지만 영향력 있는 이해 관계자 단 한 명의 요구를 충족하는 것만 잊어도 최고의 계획을 그르칠 수 있습니다.

Smith는 다음과 같은 작업에 시간을 들일 것을 권장합니다.

• 프로젝트 이해 관계자가 누구인지 명확히 하기
• 이해 관계자의 기대치와 영향력 수준을 이해
• 프로젝트가 진행됨에 따라 동료나 이해 관계자의 피드백을 어떻게 반영할지 결정
• 모든 요구 사항과 기대치를 위험 계획 및 위험 대응 활동과 연결
• 모든 프로젝트 커뮤니케이션 전략을 신중하게 계획

명확한 커뮤니케이션은 매우 중요합니다. 그래서 Atlassian의 상주 프로젝트 리더십 전문가인 Bernie Ferguson은 프로젝트 초기 단계부터 이해 관계자와 소통을 시작합니다.

"저희는 팀원들과 이해 관계자 사이에 공동의 이해를 쌓기 위해 프로젝트 포스터 기법을 사용합니다. 무슨 작업을 하고 있는지, 고객과 비즈니스에 어떤 가치가 있는지, 왜 이것이 올바른 해결책이라고 생각하는지 등 저희는 팀의 로드맵에 어떤 일이 생기기 전에 이 모든 질문의 답변에 대한 피드백을 받습니다." - Bernie Ferguson, Atlassian

프로젝트 매니저는 너무 낙관하는 실수를 저지르는 경우가 많습니다. PM은 가능한 최상의 결과에 초점을 맞추기보다는 발생할 수 있는 문제 및 그 문제가 프로젝트 관리 타임라인에 어떤 영향을 미칠지 고민해야 합니다.

필수 실사를 수행하거나 "사전 검토" 워크숍을 개최하거나 주요 이해 관계자와 일대일 미팅을 하는 것은 잠재적 장애물을 식별하는 좋은 방법입니다.

비슷한 프로젝트를 계획하는 데 걸린 시간을 다른 프로젝트 매니저에게 물어보며 타임라인을 계획해 보세요. 함께 일할 팀과 만나 특정 프로젝트 작업에 시간이 얼마나 걸릴지 알아보세요. 프로젝트 관리 도구를 사용하고 프로젝트 보관에서 이전 프로젝트 일정을 검색하세요.

프로젝트 계획(궁극적으로 프로젝트)을 제공하는 것은 프로젝트 매니저에게 달려 있습니다. 하지만 여러분이 혼자 작성하는 것이 아닙니다. 프로젝트 계획을 세울 때는 주요 이해 관계자를 모두 참여시키는 것이 매우 중요합니다. 거의 끊임없이 연락하세요. 이해 관계자는 훌륭한 리소스라는 사실을 알게 될 것입니다.

팀의 생각을 모으고 아이디어를 함께 브레인스토밍하면 신속하게 의미 있는 결론에 도달할 수 있습니다. 팀 공동 작업은 공동의 지원 감각을 길러주므로 더 나은 프로젝트 계획으로 이어집니다.

Atlassian에서는 계획 프로세스와 관련된 오버헤드를 줄이고 프로젝트 계획 모범 사례에 꼭 필요한 토론을 촉진하기 위해 템플릿을 사용합니다. 프로젝트 계획 템플릿은 관계자가 전에 고려하지 않았던 프로젝트 관리 측면에 대해 생각하게 만드는 훌륭한 방법입니다.

프로젝트에 적합한 엘리베이터 피치를 마련하는 것과 견고하고 효과적인 계획을 세우는 것은 완전히 다른 작업입니다. 사실 프로젝트 위험 및 종속성을 매핑하는 작업은 그다지 흥미로운 작업이 아닙니다. 프로젝트 매니저는 Atlassian의 강력한 템플릿 및 유용한 프롬프트를 통해 프로젝트 계획 수립에 대해 체계적으로 생각할 수 있으므로 감독할 일이 줄어들고 생산성이 향상됩니다.

달성하려는 것이 무엇인지 구체적으로 정의하는 문제 명세서를 작성합니다. 그런 다음 문제를 해결한 결과로 어떤 일이 일어나야 한다고 생각하는지 설명하는 가설을 세우세요. 다음으로 프로젝트 컨텍스트 및 이것을 뒷받침하는 관련 데이터 또는 인사이트에 대한 개요를 제공합니다. 마지막으로 프로젝트 성공을 측정하는 데 사용할 주요 메트릭을 결정하세요. 성공 메트릭은 방향과 초점을 형성하여 계획의 여러 측면에 영향을 미칠 가능성이 높습니다.

있으면 좋거나 불필요한 것보다는 필요한 게 무엇인지 팀원에게 물어봅니다. 명시적으로 제외된 내용을 포함하여 계획 프로세스 초기에 프로젝트 범위를 명확하게 수립하면 이해관계자의 잘못된 커뮤니케이션 위험을 최소화할 수 있습니다. 프로젝트 기여자의 적절한 시간 할당을 결정하는 데도 도움이 됩니다. 명확성을 바탕으로 프로젝트 범위에 변경 사항이 발생할 때 더 쉽게 식별하고 관리할 수 있습니다.

거의 모든 프로젝트 계획에는 예산, 프로젝트 일정 및 범위에 관한 세부 정보가 포함됩니다. 하지만 훌륭한 계획은 다음을 포함하여 프로젝트에 관한 중요한 질문에도 답해 줍니다.

• 리소스: 프로젝트에 어떤 기술이 필요합니까? 누가 업무가 가능합니까? 예산은 얼마나 됩니까?
• 결정: 누가 추천합니까? 요청을 승인하거나 거부하는 사람은 누구입니까?
• 커뮤니케이션: 진행률 및 장애물을 전달하는 일은 누가 담당합니까?
• 위험: 팀원은 무엇을 조심해야 합니까? 위협을 기록하고 추적하는 절차는 무엇입니까?
• 검토: 프로젝트를 제공하기 전에 피드백을 어떻게 수집합니까?
• 승인: 또 누가 승인해야 합니까? 최종 의사 결정권자는 누구입니까?

• 일정: 근무 일정이 프로젝트 타임라인에 맞습니까? 마감 날짜는 어떻게 정했습니까?

계획에서 각 이슈를 자세히 설명할 필요는 없지만 프로젝트를 큰 어려움 없이 순조롭게 진행할 수 있을 정도의 충분한 정보를 제공해야 합니다.

체크 표시팁: DACI 방식을 사용하여 프로젝트에 대한 적합한 결정을 신속하게 내리세요.

대부분의 PM은 프로젝트 관리에 대해 워터폴 접근 방식 및 애자일 방식 중 하나를 선택합니다. 애자일 접근 방식은 프로젝트 계획, 요구 사항 및 결과를 지속해서 평가하는 반복적인 프로세스를 통해 결과를 빠르게 전달합니다. 이 방법에서는 시간 및 리소스를 고정된 것으로 간주합니다.

워터폴 접근 방식은 프로젝트를 단계별, 팀별로 진행하는 선형적이고 순차적인 프로세스입니다. 여기서는 시간 및 리소스를 유연하게 유지하면서 범위를 고정된 것으로 생각합니다.

모든 질문에 답하고 토론을 진행하고 스티커 메모를 잔뜩 작성했다면 이제 프로젝트 계획을 작성할 시간입니다. 단어, 서식 및 디자인 등 어떤 것이든 단순하게 유지하세요.

모든 계획에 포함해야 할 몇 가지 유용한 세부 정보는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 이름
• 제공 날짜
• 예산
• 계획의 목표
• 강조된 마일스톤과 기대되는 측정 가능한 영향
• 각 작업의 예상되는 시작 및 완료 시점
• 개별 작업 소유자를 강조하는 콜아웃
• 무슨 일이 일어나야 하는지 명확하게 설명하기 위한 작업 세부 사항 및 메모

• 지연 방지를 위해 서로에게 의존하는 위험 및 작업(또는 팀)의 콜아웃

프로젝트 계획이 완성되면 잠시 시간을 내어 아직 작성 프로세스에 참여하지 않은 구성원에게 검토를 요청합니다. 제삼자의 눈으로 보면 자연스러운 실수를 발견할 수 있습니다.

체크 표시팁: 각 작업의 크기를 추정할 때는 너무 세세하게 다루고 싶은 유혹을 뿌리치세요. 정보 기반의 추측일 뿐이라는 점을 기억하세요.

프로젝트 계획을 확정하고 철저하게 검토한 후에는 적극적으로 참여하는 개인 및 최신 정보가 필요한 이해 관계자와 공유할 차례입니다. 기대되는 프로젝트 시작을 준비하세요. 변화와 어려움은 어떤 프로젝트에든 꼭 있는 부분이므로 관리할 준비를 갖추는 것이 중요합니다.

프로젝트 수명 주기 전반에서 계획과 긴밀한 관계를 유지합니다. 핵심 프로젝트 요소, 의도한 범위 및 합의된 단계에 집중합니다. 이 접근 방식을 사용하면 예상치 못한 상황에 직면하더라도 계획대로 진행하고 프로젝트를 성공적으로 제공할 가능성이 높아집니다.