단순하고 효과적인 프로젝트 계획을 만드는 방법

지도를 그리면서 스스로 다음과 같이 질문해도 좋습니다.

• 목적지가 어디인가? 프로젝트가 완료되었을 때 어떻게 알 수 있는가?
• 이 지도를 따르는 관계자는 누구인가?
• 그 과정에서 어떤 마일스톤을 통과할 것이며 그 사이의 대략적인 거리는 얼마나 되는가?
• 어떤 장애물을 마주할 수 있는가? 대체 노선이 있는가?

조직 정치, 까다로운 성격, 그리고 프로젝트 관리 프로세스에 영향을 미칠 수 있는 논점에 관한 복잡한 사실에 대해 읽어보세요. 소프트웨어 기술 지원 센터의 프로젝트 매니저인 PMP Larry W. Smith는 이해 관계자 분석을 수행하는 것의 중요성을 강조합니다. Smith에 따르면 모든 관련자는 프로젝트가 성공하기를 원하지만 영향력 있는 이해 관계자 단 한 명의 요구를 충족시키는 것만 잊어도 모두의 일을 그르칠 수 있습니다.

Smith는 다음과 같은 작업에 시간을 들일 것을 권장합니다.

• 프로젝트 이해 관계자가 누구인지 명확히 하기
• 이해 관계자의 기대치와 영향력 수준을 이해
• 프로젝트가 진행됨에 따라 동료나 이해 관계자의 피드백을 어떻게 반영할지 결정
• 모든 요구 사항과 기대치를 위험 계획 및 위험 대응 활동과 연결
• 모든 프로젝트 커뮤니케이션 전략을 신중하게 계획

커뮤니케이션은 매우 중요합니다. Atlassian의 프로젝트 리더십 전문가인 Bernie Ferguson은 프로젝트 초기 단계에서도 이해 관계자와 소통을 시작합니다. 그는 이렇게 말합니다. “저희는 팀원들과 이해 관계자 사이에 공동의 이해를 쌓기 위해 프로젝트 포스터 기법을 사용합니다. 무슨 작업을 하고 있는지, 고객과 비즈니스에 어떤 가치가 있는지, 왜 이것이 올바른 해결책이라고 생각하는지 등 저희는 팀의 로드맵에 어떤 일이 생기기 전에 이 모든 질문의 답변에 대한 피드백을 받습니다.”

프로젝트 매니저가 계획을 세울 때 저지르는 가장 흔한 실수는 지나치게 낙관적이라는 것입니다. 가능한 최선의 상황을 가정하기보다는 시간을 내서 발생할 수 있는 문제와 그 문제가 프로젝트 관리 일정에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 생각해 보세요. 기본적인 실사를 했는지 확인하세요. “사전 검토” 워크숍을 열거나 주요 담당자 및 이해 관계자와 일련의 일대일 회의를 진행하세요.

비슷한 프로젝트를 계획하는 데 걸린 시간을 다른 프로젝트 매니저들에게 물어보면 타임라인을 계획할 수 있습니다. 어떤 작업에 시간이 얼마나 걸릴지 알아보기 위해 함께 일할 팀과 만나서 이야기할 수 있습니다. 프로젝트 관리 도구가 있는 경우 아카이브에서 예전 프로젝트 일정을 확인하세요.

그런 다음 많이 소통하세요. 모든 관계자에게 세부 사항을 알리세요. 여러분이더라도 알고 싶을 것입니다. 간소화된 Gantt 차트는 타임라인을 모두가 쉽게 이해할 수 있도록 시각화하는 일반적이고 효과적인 방법입니다.

프로젝트 계획(궁극적으로 프로젝트)을 제공하는 것은 프로젝트 매니저에게 달려 있습니다. 하지만 여러분이 혼자 작성하는 것이 아닙니다. 프로젝트 계획을 세울 때는 주요 이해 관계자를 모두 참여시키는 것이 매우 중요합니다. 거의 끊임없이 연락하세요. 이해 관계자는 훌륭한 리소스라는 사실을 알게 될 것입니다.

팀의 말을 듣고 아이디어를 함께 분석하면 신속하게 스마트한 결론에 도달할 수 있습니다. 그렇게 공동 작업하면 더 나은 계획을 세우고 프로젝트 전반에 대한 지원을 모을 수 있습니다.

Atlassian에서는 계획 프로세스와 관련된 오버헤드를 줄이고 프로젝트 계획 모범 사례에 꼭 필요한 종류의 토론을 촉진하기 위해 템플릿을 사용합니다. 프로젝트 계획 템플릿은 관계자들이 전에 고려하지 않았던 프로젝트 관리 측면에 대해 생각하게 만드는 훌륭한 방법입니다.

결국 프로젝트에 적합한 엘리베이터 피치를 마련하는 것과 견고한 계획을 세우는 것은 또다른 문제입니다. 템플릿을 사용하면 할 일에 대해 깊이 생각하게 되고 잊어버린 것이 없는지 확인할 수 있습니다. 그리고 종속성과 위험을 고민하는 일은 재미가 없기 때문에 따라서 이 일을 강제하는 일종의 기능이 없다면 계획에서 그런 부분을 숨기기 너무 쉽습니다.

팁: Atlassian의 프로젝트 계획 템플릿은 무료이며 누구나 사용할 수 있습니다. 이메일 주소도 여쭤보지 않습니다. 여기서 PDF를 받으세요.

해결하려는 것이 무엇인지 구체적으로 설명하는 문제 명세서를 작성합니다. 그런 다음 프로젝트의 결과로 어떤 일이 일어나야 한다고 생각하는지 설명하는 가설을 세우세요. 다음으로 프로젝트의 배경과 이것을 뒷받침하는 데이터 또는 인사이트를 설명하세요. 그리고 성공을 측정하는 데 사용할 메트릭을 결정하세요. 메트릭은 아마 계획의 여러 영역에 영향을 미칠 것입니다.

꼭 필요한 것, 있으면 좋은 것, 필요하지 않은 것이 무엇인지에 대해 스스로와 팀원에게 물어보세요. 범위에 포함되지 않는 것을 포함하여 초기 단계에서 프로젝트의 범위에 동의하면 이해 관계자 간의 커뮤니케이션이 잘못될 가능성을 줄일 수 있습니다. 프로젝트를 돕는 다른 관련자에게 얼마나 많은 시간을 요청해야 할지 알게 됩니다. 그러면 범위의 변화를 쉽게 알아차릴 수 있습니다.

범위 초과는 실제로 일어납니다. 중요한 것은 범위, 타임라인, 리소스의 균형을 맞춰서 아무것도 통제 불능에 빠지지 않도록 하는 것입니다.

모든 프로젝트 계획에는 예산, 일정, 범위에 관한 정보가 포함됩니다. 하지만 좋은 계획은 다음을 포함하여 프로젝트에 관한 중요한 질문에도 답해줍니다.

• 리소스: 어떤 기술이 필요하고 누가 근무 가능한가? 예산은 얼마나 되는가?
• 결정: 누가 추천을 하고 누가 최종적으로 결정을 내리는가?
• 커뮤니케이션: 누가 언제, 어떤 형식으로 프로젝트에 대한 메시지를 받는가?
• 위험: 팀원은 무엇을 조심해야 하며 위험을 기록하고 추적하는 절차는 무엇인가?
• 검토: 프로젝트를 제공하기 전에 피드백을 어떻게 수집할 것인가?
• 승인: 누가 승인해야 하는가? 최종 의사 결정권자는 누구인가?
• 일정: 근무 일정이 프로젝트 타임라인에 맞는가? 기한을 어떻게 정했는가?

계획에서 각 이슈를 자세히 설명할 필요는 없지만 프로젝트를 큰 어려움 없이 순조롭게 진행할 수 있을 정도의 충분한 정보를 제공해야 합니다.

팁: DACI 방식을 사용하여 프로젝트에 대한 적합한 결정을 신속하게 내리세요.

프로젝트 매니저로서 워터폴 또는 애자일 방식으로 프로젝트 관리를 할 수 있습니다. 애자일 접근 방식은 작고 반복적인 작업과 요구 사항, 계획, 결과를 지속적으로 평가하는 프로세스로 빠르게 결과를 제공합니다. 이 방법에서는 시간과 리소스를 고정된 것으로 간주합니다. 뭔가 변경해야 하는 경우 프로젝트의 범위는 적어도 해당 반복에서는 꼭 필요한 부분으로만 축소됩니다. 나중에 반복을 더 추가하여 있으면 좋은 것으로 완료할 수 있습니다.

워터폴 접근 방식은 프로젝트를 단계별로, 팀별로 진행하는 더 전통적이고 순차적인(폭포 같은) 선형 프로세스입니다. 여기서는 범위를 고정된 것으로 간주하지만 일정과 리소스는 변할 수 있습니다.

모든 질문에 답하고 토론을 진행하고 스티커 메모를 잔뜩 작성했다면 이제 프로젝트 계획을 작성할 시간입니다. 단어, 서식 및 디자인 등 어떤 것이든 단순하게 유지하세요.

형식과 상관없이 모든 계획에 포함되어야 하는 몇 가지 유용한 세부 사항은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 이름
• 제공 날짜
• 예산
• 계획의 목표
• 강조된 마일스톤과 기대되는 측정 가능한 영향
• 각 작업의 예상되는 시작 및 완료 시점
• 개별 작업 소유자를 강조하는 콜아웃
• 무슨 일이 일어나야 하는지 명확하게 설명하기 위한 작업 세부 사항 및 메모
• 지연 방지를 위해 서로에게 의존하는 위험 및 작업(또는 팀)의 콜아웃

프로젝트 계획이 끝나면 직장에서 춤을 추며 눈에 띄는 모두와 하이파이브를 하는 승리의 순간이 있습니다. 하지만 그러기 전에 잠시 시간을 들여서 계획 작성에 관여하지 않은 팀원에게 계획을 확인하도록 요청하세요.

팁: 각 작업의 크기를 추정할 때는 너무 세세하게 다루고 싶은 유혹을 뿌리치세요. 무조건 지켜야 하는 약속이 아니라 정보 기반의 추측일 뿐이라는 점을 기억하세요.

프로젝트 계획이 완성되고 검토를 거쳤습니다. 이제 프로젝트에서 협업할 관련자와 정보가 필요한 이해 관계자에게 전달할 시간입니다. 정말 재미있는 단계는 지금부터이며 실제로 일을 진전시키는 프로젝트 킥오프로 시작하세요. 변화와 어려움이 있을 것이며 이것을 관리할 준비를 갖추고 있으면 된다는 점을 기억하세요.

어떤 일이 발생하든 계획을 계속 참조하세요. 의도한 범위와 합의한 단계에 집중하면 프로젝트를 제공할 수 있을 것입니다.