Confluence로 팀워크를 혁신하세요. Confluence가 모든 팀의 콘텐츠 공동 작업 허브인 이유를 확인하세요. 무료로 시작

How to create simple, robust project plans

Great project plans are more than a list of what to do and when

주제 찾아보기

When most people hear “project plan,” they typically imagine a schedule—a laundry list of what to do and when. But that’s only a tiny part of it. A good project manager develops a plan that covers not only the problem they are trying to solve but also its scope, deliverables, risks, and project dependencies—charting a path to project success.

When there’s no project plan, team members can find themselves lost in a maze of complexities. They might not know where to begin, or even worse, they might dive into their tasks without clearly understanding how and when their work fits into the bigger picture.

프로젝트 계획이란?

Project planning is the process of defining the objectives, scope, and activities required to complete a project. It’s a fundamental aspect of project management that involves setting clear goals, identifying resources, estimating costs, and developing a roadmap for project success.

Project planning lays the foundation for effective execution, monitoring, and control. This process enables project managers and teams to align their efforts and resources, reducing uncertainty and increasing the chances of delivering a project on time and within budget.

What is a project plan?

A project plan is the tangible outcome of the project planning process. It is a comprehensive document that outlines the project’s key elements, including its goals and objectives, scope, schedule, resource requirements, risks, and dependencies.

A project plan serves as a roadmap for all stakeholders, providing a clear understanding of the project’s purpose, milestones, and expected outcomes. It names team members, specifies necessary project planning tools, and details the steps required to succeed.

A well-structured project plan not only guides project execution but also serves as a communication tool to keep everyone informed and aligned throughout a project’s lifecycle.

Benefits of project planning

  1. Clarity and alignment: Project planning provides a shared understanding of project objectives and scope, ensuring all team members and stakeholders are on the same page. This clarity reduces misunderstandings and conflicting expectations.
  2. Resource allocation: It helps in identifying and allocating the required resources, whether they are human, financial, or material. This optimizes resource utilization and prevents overallocation.
  3. Risk management: Project planning allows for the identification and assessment of potential risks. By planning for risks, the project team can proactively address and mitigate them.
  4. Time management: A well-structured project plan includes a timeline with milestones and task dependencies, making it easier to manage project schedules and meet deadlines.
  5. Cost control: By estimating project costs during a project’s planning phase, organizations can track and control expenses more effectively.
  6. Improved communication: The project plan serves as a communication tool that keeps all stakeholders informed, ensuring that everyone is aware of project progress, changes, and issues.
  7. Quality assurance: Planning can include quality standards and processes to ensure that the project delivers high-quality results.
  8. Increased accountability: Project plans designate task owners, making it clear who is responsible for specific activities, promoting accountability.
  9. Efficient decision-making: Planning helps define decision-making processes, making it easier to address issues and make critical decisions as they arise during the project.

Project planning process (with steps)

Using a step-by-step approach to creating a project plan might seem like putting a hat on a hat, but it’s critical to building a solid and successful strategy. Before diving into the planning process, take some time to reflect on your team, organization, available resources, and project goals. It’s essential to foster a shared understanding with your team right from the beginning of the project planning phase.

Step 1: Think of your project plan as a map

지도를 그리면서 스스로 다음과 같이 질문해도 좋습니다.

  • 목적지가 어디인가?
  • 프로젝트가 완료되었을 때 어떻게 알 수 있는가?
  • 이 지도를 따르는 관계자는 누구인가?
  • What milestones will they pass along the way?
  • 어떤 장애물을 마주할 수 있는가?
  • Are there any alternate routes available?

2단계: 이해 관계자 알아가기

Get a read on organizational politics, difficult personalities, and possible debate points that may arise during the project management process. Larry W. Smith, PMP, Project Manager at the Software Technology Support Center, stresses the importance of stakeholder analysis. According to Smith, everyone wants the project to succeed, but forgetting to meet the needs of just one influential stakeholder could derail even the best-laid plans.

Smith는 다음과 같은 작업에 시간을 들일 것을 권장합니다.

  • 프로젝트 이해 관계자가 누구인지 명확히 하기
  • 이해 관계자의 기대치와 영향력 수준을 이해
  • 프로젝트가 진행됨에 따라 동료나 이해 관계자의 피드백을 어떻게 반영할지 결정
  • 모든 요구 사항과 기대치를 위험 계획 및 위험 대응 활동과 연결
  • 모든 프로젝트 커뮤니케이션 전략을 신중하게 계획

You can't overstate the importance of clear communication. That’s why Bernie Ferguson, Atlassian’s resident project leadership expert, starts communicating with stakeholders in the earliest stages of a project:

“We use the Project Poster technique to build a shared understanding amongst team members and stakeholders. What are we doing? What’s the value to customers and to the business? Why do we think this is the right solution? We get feedback on the answers to all these questions before anything hits the team’s roadmap.” —Bernie Ferguson, Atlassian

3단계: 현실적인 타임라인 계획

Project managers often make the mistake of being overly optimistic. Rather than focusing on the best possible outcome, PMs should consider problems that might arise and how they impact the project management timeline.

Performing essential due diligence, holding a “pre-mortem” workshop, or conducting one-on-one meetings with key stakeholders is a great way to identify potential roadblocks.

Consider sketching out a timeline by asking other project managers how long similar projects took to plan. Meet with teams you’ll work with to understand how long specific project tasks will take. Use project management tools and search project archives for old project schedules.


Emphasize the importance of communication by reiterating its significance. Keep all relevant parties informed about the project’s details because, after all, wouldn’t you want to be in the know? Simplified Gantt charts are an effective way of visualizing a project’s timeline so it’s easy for everyone to understand.

Step 4: Recruit friends and colleagues

As the project manager, it’s up to you to deliver the project plan (and, ultimately, the project). But this isn’t about you going off into a cubicle and writing the thing. As you develop the project plan, you must keep all key stakeholders involved. Stay in near-constant contact. You’ll find they’re excellent resources.

By gathering your team’s thoughts and brainstorming ideas together, you can arrive at meaningful conclusions quickly. Team collaboration fosters a sense of communal support and, therefore, yields better project plans.

At Atlassian, we use templates to reduce the overhead associated with the planning process and trigger discussions essential to project-planning best practices. Project plan templates are an excellent way to get people to think about aspects of project management that they may have yet to consider.

Having a good elevator pitch for your project is one thing, but creating a robust and effective plan is an entirely different undertaking. Let’s face it: Mapping out project risks and dependencies isn’t much fun. Atlassian’s powerful templates and helpful prompts allow project managers to think methodically about project plan creation, leading to fewer oversights and enhanced productivity.

체크 표시checkmark팁: Atlassian의 프로젝트 계획 템플릿은 무료이며 누구나 사용할 수 있습니다. 이메일 주소도 여쭤보지 않습니다. 여기서 PDF를 받으세요.

프로젝트 계획 템플릿

Step 5: Think through goals and project scope

Create a problem statement that defines, in no uncertain terms, exactly what you’re trying to accomplish. Next, develop a hypothesis that states what you think should happen due to solving your problem. Then, provide a brief overview of the project’s context and any relevant data or insights that support it. Finally, establish the key metrics you will use to gauge the project’s success. These success metrics are likely to influence various aspects of your plan, shaping its direction and focus.

Ask your team members what they need, as opposed to what’s nice to have or unnecessary. Establishing a clear understanding of the project’s scope early in the planning process, including what is explicitly excluded, minimizes the risk of stakeholder miscommunication. It also aids in determining the appropriate time allocation for project contributors. This clarity makes it easier to identify and manage any changes in the project’s scope as they arise.

Step 6: Anticipate surprises

Nearly all project plans include details about budgets, project schedules, and scope. But a great plan also answers essential questions about your project, including:

  • Resources: What types of skills does the project demand? Who’s available? What’s our budget?
  • Decisions: Who will make recommendations? Who will approve or disapprove requests?
  • Communications: Who will be responsible for communicating progress and roadblocks?
  • Risk: What should team members watch out for? What’s the process for logging and tracking threats?
  • Reviews: How are you going to gather feedback before the project ships?
  • Approvals: Who else needs to sign off on this? Who is the final decision maker?
  • Timing: Do team members’ work schedules fit the project timeline? How was the deadline chosen?

계획에서 각 이슈를 자세히 설명할 필요는 없지만 프로젝트를 큰 어려움 없이 순조롭게 진행할 수 있을 정도의 충분한 정보를 제공해야 합니다.

체크 표시Checkmark팁: DACI 방식을 사용하여 프로젝트에 대한 적합한 결정을 신속하게 내리세요.

7단계: 프로젝트 관리 접근 방식 선택

대부분의 PM은 프로젝트 관리에 대해 워터폴 접근 방식 및 애자일 방식 중 하나를 선택합니다. 애자일 접근 방식은 프로젝트 계획, 요구 사항 및 결과를 지속해서 평가하는 반복적인 프로세스를 통해 결과를 빠르게 전달합니다. 이 방법에서는 시간 및 리소스를 고정된 것으로 간주합니다.

워터폴 접근 방식은 프로젝트를 단계별, 팀별로 진행하는 선형적이고 순차적인 프로세스입니다. 여기서는 시간 및 리소스를 유연하게 유지하면서 범위를 고정된 것으로 생각합니다.

8단계: 계획 작성 및 검토

모든 질문에 답하고 토론을 진행하고 스티커 메모를 잔뜩 작성했다면 이제 프로젝트 계획을 작성할 시간입니다. 단어, 서식 및 디자인 등 어떤 것이든 단순하게 유지하세요.

모든 계획에 포함해야 할 몇 가지 유용한 세부 정보는 다음과 같습니다.

  • 프로젝트 이름
  • 제공 날짜
  • 예산
  • 계획의 목표
  • 강조된 마일스톤과 기대되는 측정 가능한 영향
  • 각 작업의 예상되는 시작 및 완료 시점
  • 개별 작업 소유자를 강조하는 콜아웃
  • 무슨 일이 일어나야 하는지 명확하게 설명하기 위한 작업 세부 사항 및 메모
  • 지연 방지를 위해 서로에게 의존하는 위험 및 작업(또는 팀)의 콜아웃

프로젝트 계획이 완성되면 잠시 시간을 내어 아직 작성 프로세스에 참여하지 않은 구성원에게 검토를 요청합니다. 제삼자의 눈으로 보면 자연스러운 실수를 발견할 수 있습니다.

체크 표시checkmark팁: 각 작업의 크기를 추정할 때는 너무 세세하게 다루고 싶은 유혹을 뿌리치세요. 정보 기반의 추측일 뿐이라는 점을 기억하세요.

9단계: 모두가 볼 수 있도록 계획 공유

프로젝트 계획을 확정하고 철저하게 검토한 후에는 적극적으로 참여하는 개인 및 최신 정보가 필요한 이해 관계자와 공유할 차례입니다. 기대되는 프로젝트 시작을 준비하세요. 변화와 어려움은 어떤 프로젝트에든 꼭 있는 부분이므로 관리할 준비를 갖추는 것이 중요합니다.

프로젝트 수명 주기 전반에서 계획과 긴밀한 관계를 유지합니다. 핵심 프로젝트 요소, 의도한 범위 및 합의된 단계에 집중합니다. 이 접근 방식을 사용하면 예상치 못한 상황에 직면하더라도 계획대로 진행하고 프로젝트를 성공적으로 제공할 가능성이 높아집니다.

프로젝트 계획 예시

마케팅 캠페인을 위한 프로젝트 계획의 간단한 예시는 다음과 같습니다.

프로젝트 이름: 봄 제품 제공 캠페인

  • 프로젝트 목표 및 목적:
    • 브랜드 가시성을 20% 높입니다.
    • 3개월 이내에 1,000명의 리드를 창출합니다.
    • 봄 시즌에 판매 수익을 15% 높입니다.
  • 범위:
    • 온라인 및 오프라인 마케팅 자료 시리즈를 만듭니다.
    • 새 제품군을 제공합니다.
    • 디지털 광고 캠페인을 운영합니다.
  • 프로젝트 일정:
    • 1단계(1~2개월 차): 캠페인 전략 및 콘텐츠 제작.
    • 2단계(3개월 차): 제공 및 마케팅 롤아웃.
  • 리소스:
    • 마케팅 팀(4명).
    • 광고 및 자료를 위한 $50,000의 예산.
  • 위험:
    • 야외 행사에 영향을 미치는 예측할 수 없는 날씨.
    • 가격 전쟁으로 이어지는 시장 경쟁.
  • 종속성:
    • 제품 개발 완료(캠페인 시작 전).
    • 마케팅 자료 이용 가능 여부(광고 전).
  • QA:
    • 높은 품질의 콘텐츠를 보장하기 위한 정기적인 검토 및 피드백 세션.
  • 작업 소유자:
    • 캠페인 전략: Sarah
    • 콘텐츠 제작: John
    • 제품 제공: Emily
    • 광고 캠페인: Mark

이 예시 계획은 프로젝트 목표, 범위, 타임라인, 리소스, 위험, 종속성 및 품질 측정을 다뤄 캠페인 전반에 걸쳐 이해 관계자 및 프로젝트 팀원에게 중요한 참고 자료가 됩니다.

효과적인 프로젝트 계획 세우기

프로젝트 관리 영역에서 포괄적이고 체계적인 프로젝트 계획은 팀 및 이해 관계자를 성공적인 프로젝트 완료로 안내하는 나침반과도 같습니다. 프로젝트 계획은 단순한 작업 체크리스트가 아니라 프로젝트 목표를 정의하고 리소스를 할당하고 위험을 평가하고 성공을 위한 로드맵을 제공하는 복잡한 프로세스입니다.

프로젝트 관리자는 사려 깊은 단계별 접근 방식을 취하여 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 명확성, 공동 작업 및 적응성을 촉진하여 궁극적으로 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 완료할 가능성을 높일 수 있습니다.

관련 자료

프로젝트 포스터 아이콘
프로젝트 포스터 템플릿

프로젝트 팀과 이해 관계자들을 지속적으로 연결해주는 한 페이지짜리 공동 작업 문서입니다

프로젝트 관리 템플릿 컬렉션
카드를 정리하는 사람 모양

Confluence 템플릿 컬렉션을 사용하여 프로젝트를 만들고 실행

Confluence로 모든 팀이 더 빠르게 콘텐츠 공동 작업 가능

다음 단계
전략적 계획