CodeLime recupera 40 horas al mes con menos reuniones
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¿Y si todos los meses pudieras obtener el equivalente a una semana de trabajo completa con menos reuniones y sin sacrificar un ápice los resultados? CodeLime lo ha conseguido con la ayuda de Confluence.
CodeLime se autodenomina "tu socio para todas tus necesidades de desarrollo". Walesa Demetrius, directora tecnológica de la empresa, vive en Francia y dirige a un equipo de desarrolladores ubicado en Haití. Antes de implementar Confluence, Demetrius y su equipo gestionaban los proyectos de los clientes mediante Trello, documentos de Word y reuniones. Tener que gestionar varios clientes y desarrolladores en distintas zonas horarias era, cuando menos, difícil y lento. Demetrius confiesa que descubrir Confluence fue como ganar la lotería.
"Antes de usar Confluence, cuando obteníamos un nuevo cliente, nos reuníamos dos [o] incluso tres veces con él y también hacíamos muchas reuniones internas, dependiendo del tamaño y la complejidad del proyecto", explica Demetrius. Ahora, CodeLime utiliza funciones de Confluence como la edición en tiempo real y la asignación de tareas, además de integraciones con herramientas clave como Trello y Jira, para trabajar en colaboración tanto internamente como con los clientes.
CodeLime sustituye 40 horas de reuniones por la colaboración en Confluence
Antes de cambiar a Confluence, las reuniones internas periódicas y las reuniones con los clientes tenían un gran peso en los procedimientos de trabajo de CodeLime. Ahora, en cambio, en lugar de hacer reuniones el equipo utiliza tareas y documentos colaborativos en Confluence, con lo que se ahorra unas 40 horas al mes.
El hecho de hacer menos reuniones y usar la colaboración asíncrona permite a CodeLime trabajar de forma más eficaz. Con Confluence, el equipo puede trabajar conjuntamente sin necesidad de hacer videollamadas, lo que les permite entregar los proyectos más deprisa y con la misma calidad. Antes de implementar Confluence, necesitaban de dos a tres días para reunir a diez o más personas. Cada nueva tarea, solicitud de cliente o pregunta requería una videollamada. Ahora, los clientes pueden solicitar los cambios directamente en las páginas de Confluence. Desde allí, CodeLime usa las tareas de Confluence para asignar el trabajo a los desarrolladores mediante tarjetas de Jira. Cada tarea activa una notificación, de modo que los desarrolladores tienen toda la información que necesitan para ponerse manos a la obra sin tener que hacer ninguna reunión.
"Esta forma asíncrona de trabajar es estupenda porque nos permite dedicarnos a una tarea cuando tenemos tiempo para ello o cuando nos apetece", explica Demetrius. "Cada cual tiene la libertad de organizarse el día a su manera".
Menos reuniones y más tiempo para centrarse en el trabajo
"A muchas personas, entre las que me incluyo, la idea de tener que hacer una reunión les amarga el día", confiesa Demetrius. "Una reunión tiene que prepararse y no puedo dejar de pensar que tengo poco tiempo y he de terminar lo que estoy haciendo porque tengo una reunión". Demetrius explica que Confluence crea un ambiente de trabajo más relajado y permite que tanto ella como su equipo puedan estar más concentrados en sus tareas.
Los periodos de tiempo sin interrupciones nos ayudan a entrar en un estado de fluidez, un "estado de consciencia óptimo en el que nos sentimos muy bien y rendimos al máximo". Sería lo que se conoce comúnmente como "estar concentrado". Si esta fluidez se rompe, tardamos una media de 23 minutos en volver a concentrarnos en la tarea, si es que lo hacemos.
Según Demetrius, esto es especialmente importante para los desarrolladores porque necesitan largos periodos de tiempo para poder concentrarse en un proyecto, sin que nada ni nadie les distraiga, y ofrecer resultados de calidad. "Cuando pasas continuamente de una cosa a otra, no tienes tiempo para centrarte en nada", asegura Demetrius. "No tienes tiempo para hacer tu trabajo correctamente".
Calcular las ventajas de hacer menos reuniones
Ahorrarse el equivalente a una semana entera de trabajo cada mes es un logro muy importante, pero en CodeLime aseguran que las ventajas no se limitan al ahorro de tiempo y dinero.
Las reuniones necesarias son más cortas y productivas
Hacer menos reuniones no solo implica reducir el número de encuentros, sino también la duración de las videollamadas necesarias.
Las funciones de colaboración de Confluence simplifican los debates y la toma de decisiones incluso antes de que empiece la videollamada. CodeLime y sus clientes pueden añadir comentarios, intercambiar opiniones oralmente, asignar tareas y tomar decisiones clave a través de la colaboración asíncrona. Usar las herramientas de colaboración de Confluence reduce significativamente el tiempo destinado a las conversaciones en tiempo real. Por lo tanto, cuando se hace una reunión, su duración es de 5 a 10 minutos en lugar de 30 a 60 minutos.
Demetrius añade que gestionar los proyectos en Confluence también aumenta la eficacia de las reuniones con los clientes. Todas las reuniones con clientes se centran en un tema concreto y previamente se comparte toda la información relacionada necesaria en el espacio y las páginas asociadas de Confluence. Esta colaboración asíncrona permite que todo el mundo acuda a la reunión con un objetivo claro y evita salirse del tema porque alguien expone una lista de solicitudes personales.
Los miembros del equipo se sienten preparados para trabajar de forma autónoma
"Cuando estoy siempre reunida, confío en otras personas para obtener lo que necesito", afirma Demetrius. "Pero si tengo un periodo de tiempo para concentrarme, puedo hacer una lista de lo que necesito para llevar a cabo mi trabajo y obtener yo misma la información. No estoy aquí esperando".
Confluence ofrece las herramientas necesarias a los miembros del equipo de CodeLime para resolver problemas de forma más independiente, buscar información por su cuenta y trabajar con compañeros para tomar decisiones. "Antes, cuando los desarrolladores de mi equipo tenían un problema, se ponían en contacto conmigo, como si yo fuera un hada madrina", explica Demetrius. Ahora, el equipo de CodeLime recurre a Confluence para encontrar recursos, asignaciones de tareas, avisos, etc.
La dispersión geográfica del equipo hace que esta mayor autonomía de sus miembros sea especialmente beneficiosa. Demetrius y muchos de los clientes europeos de CodeLime están prácticamente un día laboral entero por delante de los desarrolladores de Haití. Confluence permite que cada empleado trabaje de forma independiente durante las horas que prefiera. Un trabajador puede terminar la jornada sabiendo que los miembros de su equipo que trabajan en otras zonas horarias podrán acceder a información importante y conocer el estado de cada proyecto.
Hay más tiempo para las conversaciones privadas
Demetrius explica que, al pasar menos tiempo en las reuniones de grupo, hay más tiempo para mantener conversaciones privadas interesantes.
Los miembros del equipo de CodeLime ahora pueden contactar entre ellos para resolver problemas y tomar decisiones sin necesitar supervisión. Esto deja más tiempo a Demetrius para hablar individualmente con los desarrolladores. "En una reunión en grupo, es difícil mostrarte como eres y sentirte a gusto", asegura. "Creo que las conversaciones privadas crean un clima de mayor confianza".
Demetrius explica que, al charlar con los desarrolladores individualmente, ha conseguido que más miembros del equipo compartan sus ideas y hablen sobre su trabajo con confianza. El hecho de reducir el número de reuniones en grupo ofrece a todo el mundo una oportunidad para progresar, lo que contribuye a mejorar la salud y la sinergia generales del equipo. Demetrius señala que los miembros del equipo que nunca hablan en las reuniones donde hay muchas personas ahora tienden a compartir más sus opiniones. "Cuando la reunión es individual, tienen que hablar, por lo que hay más colaboración. Las conversaciones son más interesantes", afirma. En CodeLime, hacer menos reuniones de equipo permite tener más opiniones.
¿Quieres hacer menos reuniones con Confluence?
El equipo de CodeLime ha recuperado tiempo y ha creado un entorno de trabajo más relajado y eficiente. Ahora, los miembros del equipo colaboran de forma más eficaz, entregan el trabajo más deprisa y tienen más tiempo para dedicar a tareas que requieren mucha concentración.
Al reunirte menos, no solo recuperas tiempo en tu agenda. También puedes controlar las tareas que tienes programadas y crear oportunidades para entrar en el estado de fluidez y así poder canalizar tu energía para rendir al máximo.
¿Qué puedes conseguir si haces menos reuniones con tu equipo? No pierdas más tiempo y empieza a utilizar Confluence hoy mismo.
