Come utilizzare le lavagne Confluence per creare l'allineamento del team
La gestione delle campagne o dei progetti intercollaborativi lascia molto spazio a potenziali confusioni o discrepanze. Man mano che un progetto prende forma, le persone di reparti diversi potrebbero apportare modifiche che in realtà non sono necessarie oppure lavorare su task che non rientrano nell'ambito, negli obiettivi e nel budget.
Quando così tante persone diverse sono coinvolte in una campagna o in un progetto, la comunicazione è fondamentale e soggetta a incoerenze. Ad esempio, supponiamo che il team di marketing lanci una grande promozione o campagna senza coinvolgere le vendite o il servizio clienti, determinando un'enorme quantità di domande o richieste impreviste.
Per i team distribuiti in luoghi o fusi orari diversi, correggere o risolvere rapidamente i problemi è ancora più difficile. Tuttavia, con un efficace allineamento del team è possibile evitare tutte queste sfide e questi ostacoli.
Quando tutti gli stakeholder sono allineati, tutti hanno chiari gli obiettivi, comprendono i vincoli e le priorità, utilizzano una messaggistica coerente e rispettano le tempistiche dei progetti. Tuttavia, come si ottiene quest'armonia a livello di team? Con le lavagne Confluence puoi implementare metodi collaudati che migliorano la visibilità, una comunicazione chiara e una comprensione unificata degli obiettivi.
Best practice per l'allineamento del team
Secondo una nostra ricerca recente, la gestione degli stakeholder è tra le cinque principali sfide dei dirigenti aziendali. Solo il 13% dei dirigenti intervistati ha dichiarato che i propri team sono pienamente consapevoli delle priorità di ogni persona e dell'avanzamento compiuto verso il loro raggiungimento in un dato momento. Ciò indica una significativa lacuna di comunicazione e visibilità all'interno delle organizzazioni per quanto riguarda l'allineamento e l'avanzamento delle priorità.
Le seguenti pratiche essenziali ti aiuteranno a promuovere l'allineamento, migliorando il modo di lavorare dei team e le loro prestazioni complessive.
- Definisci in modo chiaro gli obiettivi: stabilisci obiettivi specifici in modo che ogni membro del team comprenda i risultati desiderati e sappia focalizzare i propri sforzi. Questi obiettivi fungono da principi guida che informano il lavoro necessario per completare il progetto o la campagna.
- Documenta priorità, processi e flussi di lavoro: crea riferimenti, accessibili a tutti, per le modalità di esecuzione delle diverse fasi di ogni progetto. Questi includono i task, i processi e i flussi di lavoro prioritari che descrivono in dettaglio le procedure operative relative alla ricerca, alla comunicazione, alle approvazioni, alla consegna e ad altri passaggi pertinenti.
- Identifica ruoli e responsabilità: delinea i ruoli di ogni stakeholder e le relative responsabilità per mostrare chi è responsabile di quali task e decisioni all'interno del team. Queste informazioni eliminano la confusione, semplificano i canali di comunicazione e assicurano che tutti sappiano chi contattare per questioni specifiche.
- Fornisci un hub di progetto centralizzato: consolida tutti i documenti, riferimenti, materiali e spazi di lavoro in un'unica origine di riferimento. In questo modo crei uno spazio designato in cui tutti possono accedere a tutti i dati aggiornati e accurati di cui hanno bisogno.
- Collaborazione asincrona: con la collaborazione asincrona rafforzi le connessioni e riduci le riunioni non necessarie. La comunicazione digitale tramite messaggistica, documenti collaborativi e video consente ai membri del team di lavorare in modo indipendente rimanendo informati e connessi tra loro, indipendentemente dal luogo o dagli orari di lavoro.
- Retrospettive del team: conduci regolarmente retrospettive del team per riflettere sui progetti completati, identificare le aree di miglioramento e implementare misure correttive. Le retrospettive rendono possibili l'apprendimento e l'adattamento continui, promuovendo l'efficacia e l'efficienza continue del team.
- Cultura a livello di team aperta e solidale: promuovi una cultura a livello di team che favorisca la partecipazione attiva, la comunicazione e la fiducia. Incoraggia le domande e la risoluzione collettiva dei problemi in modo che tutti si sentano a proprio agio nel chiedere e dare aiuto. Celebrare l'avanzamento e i traguardi rafforzerà, inoltre, i legami e le prestazioni del team.
Attiva le funzioni della lavagna Confluence per creare l'allineamento del team
Le lavagne Confluence sono lo strumento ideale per implementare tutte queste best practice. Fornisce uno spazio collaborativo condiviso per mappare i progetti e comunicare in un'unica posizione, in modo che tutte le persone coinvolte siano sempre sulla stessa pagina.
Le funzioni della lavagna ti consentono di creare timeline dei progetti, discutere e determinare le priorità e sviluppare idee e passaggi per ogni progetto o campagna. Ecco come sfruttare ogni funzione per allineare tutti gli stakeholder:
Votazione
Nelle lavagne puoi utilizzare i timbri per votare idee posizionate su memo o altre parti dello spazio. Si tratta di un modo semplice per offrire a tutti gli stakeholder di un progetto o di una campagna la possibilità di prendere decisioni insieme in base al contributo di ogni persona. Ad esempio, i leader di un progetto possono utilizzare un timbro come un'emoji con pollice in su o "più 1" per identificare i task prioritari per il team. Oppure, il team creativo può utilizzare emoji a forma di cuore o stella per selezionare gli asset visivi o i testi preferiti per una campagna.
Note adesive
Le note adesive virtuali ti consentono di annotare idee in modo rapido e semplice e di posizionarle sulla lavagna. Offrono un'ampia gamma di applicazioni. I team di marketing possono utilizzarli per condurre attività di brainstorming sugli elementi di una strategia di marketing complessiva per un prodotto o un cliente o per un singolo contenuto. I project manager possono utilizzarli per organizzare l'ordine della timeline di un progetto o costruire i diversi passaggi dei vari processi di lavoro.
Note adesive e timbri
Oltre che per votare, gli adesivi e i timbri sono utili per lasciare un feedback visivo ogni volta che desideri un input rapido da parte del team. Ad esempio, i membri del team possono aggiungere adesivi alle lavagne durante le retrospettive per mostrare cosa pensano dei diversi aspetti del proprio lavoro o del progetto nel suo insieme.
Commenti e menzioni
Quando hai bisogno di discutere ulteriormente delle idee con i colleghi o aggiungere più contesto e dettagli rispetto a quelli che i timbri possono fornire, utilizza i commenti e le menzioni. Aggiungi i tuoi pensieri a una nota adesiva con un commento o utilizza un commento per taggare i singoli stakeholder e attirare la loro attenzione su parti specifiche della lavagna.
Ad esempio, qualcuno potrebbe lasciare un commento e taggare il project manager riguardo alla modifica o alla riorganizzazione di una parte di un processo; oppure, un team leader potrebbe chiedere a un account manager di presentare a un cliente un elemento di una strategia menzionandolo in un commento su una lavagna.
Modelli
Confluence offre numerosi modelli già pronti; pertanto, se non vuoi partire da zero, puoi seguire un framework collaudato per diversi esercizi. Eccone alcuni particolarmente utili per l'allineamento degli stakeholder:
- Matrice di definizione delle priorità: un modo chiaro e semplice per visualizzare cosa deve essere fatto immediatamente e cosa può essere fatto in seguito o assegnare livelli di importanza a determinati task. Puoi anche classificare i task con significanti come "indispensabili" e "preferenziali".
- Rete di team: un grafico che identifica tutti gli stakeholder coinvolti in una campagna o in un progetto e ne indica il ruolo. Le lavagne sono la piattaforma collaborativa perfetta per eseguire un esercizio a livello di rete di team live per determinare i tipi di team e il loro livello di coinvolgimento.
- Calendario annuale: un calendario per pianificare l'avvio, le scadenze e altre milestone e timeline chiave per i progetti e le campagne.
Link pubblici
Dopo aver finalizzato una lavagna o se desideri il contributo degli stakeholder esterni, puoi condividerla utilizzando un link pubblico. Ad esempio, le agenzie possono condividere i calendari editoriali con i clienti per l'approvazione oppure i clienti possono condividere brief o board di idee per le campagne con i loro partner di agenzie.
Per sapere di più sui link pubblici, dai un'occhiata a questo articolo.
