Modello di elenco di livelli

Se hai mai ordinato degli elementi da "essenziale" a "preferibile", conosci già l'idea di elenco di livelli. Si tratta di una classificazione visiva di vari elementi che li raggruppa in diversi livelli. Tale classificazione ti permette di collocare i task in diversi contenitori: il contenitore superiore contiene i task con la priorità massima, quello inferiore contiene gli elementi che possono aspettare. 

I team usano gli elenchi di livelli per suddividere le decisioni complesse in parti gestibili. Invece di dover confrontare ogni elemento con tutti gli altri, gli elementi simili vengono raggruppati assieme. Così è molto più facile vedere il quadro generale e decidere dove concentrare tempo e risorse. 

Cos'è un modello di elenco di livelli?

Un modello di elenco di livelli ti offre una struttura pronta all'uso per creare delle classificazioni. Invece di dover partire da zero ogni volta, hai una struttura che ti aiuta a orientarti e garantisce che le opzioni siano valutate in modo coerente da tutto il tuo team. L'uso di un generatore di elenchi di livelli fa risparmiare tempo e aiuta tutti a comprendere il significato di ogni livello. 

Un modello di elenco di livelli è utile quando si lavora in team. Garantisce che tutti usino gli stessi criteri di classificazione affinché il processo sia più obiettivo e più semplice da spiegare agli stakeholder. Inoltre, un modello di elenco di livelli standard permette di confrontare le classificazioni create in momenti o progetti diversi. 

Come gerarchizzare i livelli

Hai deciso di iniziare a classificare? Ecco come fanno i team di successo a creare elenchi di livelli efficaci:

• Inizia dalle basi: stabilisci cosa significa "ottimo" nella tua situazione. Potrebbe trattarsi dell'impatto sui clienti, dell'urgenza o di entrambe le variabili. Metti tutto per iscritto, in modo che il team sia sulla stessa lunghezza d'onda.

• Scomponi ogni opzione: ispirati alla pianificazione strategica e usa strumenti come il modello di analisi SWOT per capire bene come classificare gli elementi. Conoscerli a fondo ti aiuta a collocarli al livello corretto.

• Rispetta le tue regole: invece di confrontare i singoli elementi tra loro, esamina ciascuno di essi in funzione dei tuoi criteri originali. Se non fai attenzione puoi ritrovarti rapidamente con ogni elemento contrassegnato come "cruciale".

• Coinvolgi il team: usa gli strumenti di collaborazione ai progetti per scoprire cosa pensano gli altri. A volte la persona che si occupa più da vicino del progetto vede le cose in modo diverso rispetto agli altri e questa conoscenza è essenziale per una classificazione accurata.

Tipi di modelli di elenchi di livelli

Situazioni diverse richiedono metodi di classificazione diversi. Il classico elenco di livelli utilizza lettere, con il livello S in alto (l'uso deriva dai sistemi di classificazione giapponesi, in cui «S» sta per «superiore»), seguito da A, B, C, ecc. Questo tipo di elenco è particolarmente adatto a stilare classifiche competitive, o per sottolineare la natura eccezionale degli elementi collocati al livello superiore.

Nei contesti aziendali, potresti preferire etichette più descrittive, come: 

• "Fondamentale/Alta/Media/Bassa" per una pianificazione dei progetti basata sulle priorità

• "Adesso/Prossimamente/Dopo/Mai" per la pianificazione della roadmap

• "Eccezionale/Sufficiente/Insufficiente" per la valutazione delle prestazioni

• "Conservare/Migliorare/Eliminare" per l'analisi delle funzionalità

Suggerimenti per creare un elenco di livelli

Vuoi che il tuo elenco di livelli funzioni davvero? Questi suggerimenti ti aiuteranno a creare qualcosa che il tuo team possa mettere subito in atto:

• L'elenco deve essere semplice e mirato: non creare più livelli del necessario. Troppe opzioni rallentano le decisioni e la linea di confine tra ciò che è veramente importante e ciò che non lo è diventa sempre più sottile.

• Documenta i ragionamenti: scrivi note sulle decisioni chiave relative alla classificazione. Spiegare perché un elemento è stato inserito nel livello più alto può far risparmiare ore di scambi di comunicazioni in seguito.

• Usa i segnali visivi in modo efficace: codifica i livelli mediante colori in modo da poter comprendere l'elenco a colpo d'occhio. Il rosso potrebbe indicare l'urgenza e il verde un elemento o un task pronto a passare alla fase successiva, ma scegli qualsiasi sistema abbia senso per il tuo team.

• Programma aggiornamenti regolari: le priorità cambiano, quindi dedica un po' di tempo ogni trimestre a rivedere e modificare le classifiche in modo che rimangano pertinenti.

Ottieni le giuste prospettive: consulta i colleghi del team che gestiscono questi elementi su base quotidiana. La loro esperienza pratica spesso rivela priorità che potrebbero esserti sfuggite.