Se a gestão de projetos é uma dança complexa de linhas do tempo, recursos e objetivos, o escopo do trabalho (SoW) é a coreografia que mantém todos se movimentando em harmonia. Ele minimiza os riscos, promove a colaboração e garante que todas as partes interessadas estejam sempre alinhadas e entendam os objetivos e as expectativas do projeto.
Este artigo responde à pergunta "O que é o escopo do trabalho?" e demonstra como criar um SoW passo a passo (dica: use um template de plano de projeto). O artigo também aborda como um escopo de trabalho consegue minimizar os riscos e melhorar a comunicação.
O que é o escopo do trabalho
No planejamento do projeto, um SoW indica quais tarefas fazem parte do projeto e quais não fazem. Ele indica a direção certa para todos os envolvidos no projeto. Um SoW esclarece o desenvolvimento de um plano de projeto ao definir expectativas e limites, garantindo o alinhamento entre as partes interessadas no projeto.
Componentes principais de um escopo de trabalho
Um SoW aborda as metas gerais que o projeto vai atingir, o que o projeto vai produzir e quando as pessoas certas vão entregar os resultados.
Os seguintes componentes principais de um escopo de trabalho contêm informações e especificações detalhadas fundamentais para o sucesso do projeto. Eles descrevem as metas gerais, os objetivos específicos, os resultados, as funções, as responsabilidades e as linhas do tempo que orientam a execução do projeto.
Objetivos e resultados do projeto
Os objetivos e resultados do projeto são as metas específicas e os resultados tangíveis que o projeto pretende atingir. Eles descrevem um propósito e uma direção para o projeto com bastante clareza. A definição desses tópicos garante que todos os membros da equipe entendam as metas do projeto e os resultados esperados. Use um template de escopo do trabalho para agilizar esse processo.
Considere que o projeto seja uma reformulação do site. O objetivo seria melhorar a experiência do usuário. Os resultados poderiam incluir um layout e uma estrutura de site remodelados, um conteúdo atualizado e uma navegação aprimorada no site.
Inclusões e exclusões
Para evitar a alteração do escopo, especifique o que o projeto inclui, como expectativas sobre tarefas, responsabilidades e recursos necessários. Além disso, explique o que não está incluso no projeto. Esse esclarecimento elimina as dúvidas e garante o rumo certo do projeto.
Nesse projeto hipotético, as inclusões poderiam ser a capacidade de resposta móvel, a criação de conteúdo e testes de garantia de qualidade. As exclusões poderiam ser atualizações contínuas de conteúdo ou registro de domínio.
Limites e restrições do projeto
O SoW deve definir limitações, como orçamento, recursos e diretrizes de marca.
Por exemplo, a reformulação do site não deve exceder um orçamento de 30 mil dólares. A equipe (gerente de projeto, web designer, desenvolvedor e criador de conteúdo) deve usar esquemas de cores e mensagens específicos.
Premissas do projeto
Os projetos costumam conter algumas suposições sobre o ambiente, os recursos ou as condições. Indique quais são essas suposições para gerenciar as expectativas e reduzir os riscos associados a alterações imprevistas.
Na remodelação de um site, suposições comuns poderiam ser:
- infraestrutura de servidores e disponibilidade de serviços de hospedagem
- compatibilidade do sistema de gestão de conteúdo
dados e recursos acessíveis para migração
Cronograma e marcos
Estabeleça uma linha do tempo do projeto com os principais marcos e prazos para manter o projeto no caminho certo e alinhado com os objetivos e resultados. Os marcos são indicadores de progresso que ajudam a equipe a monitorar a jornada até a conclusão do projeto.
Veja um exemplo de linha do tempo com marcos de reformulação de um site:
- Semanas 1 a 4: iniciar o projeto, projetar e desenvolver o layout do site.
- Semanas 5 a 8: criar e desenvolver o conteúdo.
Semanas 9 a 12: testar, depurar e iniciar o site.
Como criar um escopo de trabalho
Solicite contribuições das principais partes interessadas ao criar o SoW. Lembre-se de que a colaboração é a cola que mantém tudo unido. Ela oferece clareza e transparência, garante o alinhamento com as metas de negócios e aprimora um entendimento compartilhado entre as partes interessadas.
Veja como criar uma SoW bem completa:
- Reúna informações: peça opinião de vários membros da equipe e partes interessadas, de clientes a gerentes de projeto em relação a informações, requisitos e objetivos fundamentais do projeto.
Dica da Atlassian: crie uma página do Confluence com um template predefinido para reunir os requisitos do cliente. Os clientes preenchem o formulário, e o Confluence organiza as informações para que a equipe do projeto tenha acesso a tudo. As equipes também podem criar os próprios templates de acordo com o método de trabalho em conjunto que adotam. As páginas do Confluence também se integram ao Jira, facilitando o controle de documentações e o alinhamento da equipe durante todo o processo. - Defina objetivos e resultados: garanta o alinhamento entre os membros da equipe e as partes interessadas.
Dica da Atlassian: defina os objetivos do projeto dividindo cada um em histórias dos usuários e tarefas no Jira. Nessa abordagem ágil de gestão de projetos, as histórias dos usuários podem representar objetivos de alto nível do projeto, e as tarefas podem representar resultados específicos. Atribua as ações aos membros apropriados da equipe e use os quadros do Jira para visualizar o progresso. - Especifique inclusões e exclusões: assim, você evita mal-entendidos e alterações no escopo durante o projeto.
Dica da Atlassian: crie tarefas no Jira para monitorar alterações e atualizações no escopo do projeto. Registre solicitações de funções que não estão no escopo como tarefas no Jira. - Estabeleça limites e restrições: todas as partes interessadas devem saber quais são as limitações orçamentárias, as restrições de recursos e outros fatores externos.
Dica da Atlassian: crie uma página ou seção dedicada do Confluence para documentar o orçamento e os recursos do projeto. - Suposições do estado: discuta como as suposições podem afetar o escopo do projeto. Esse esclarecimento evita possíveis itens futuros.
Dica da Atlassian: vincule as páginas do Confluence que documentam as suposições aos itens correspondentes do Jira. - Crie uma linha do tempo: uma linha do tempo compartilhada ajuda a manter o projeto em dia.
Dica da Atlassian: crie itens de marcos do projeto e tarefas individuais no Jira. Atribua proprietários, datas de entrega e dependências. Use uma ferramenta de roteiro, como o Jira, que inclui funções para criar diagramas de Gantt para os projetos.
Benefícios de um escopo de trabalho bem definido
Um escopo de trabalho bem definido funciona como base do projeto e oferece uma série de benefícios como:
- Redução de riscos por meio de uma documentação clara: a equipe do projeto pode enfrentar os desafios com proatividade, reduzindo as chances de que apareçam itens inesperados que possam atrapalhar o projeto.
- Melhoria da comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas: um SoW detalhado é um ponto de referência central com todas as informações relacionadas ao projeto.
- Aprimoramento da colaboração na equipe do projeto: a equipe pode alinhar as ações, trabalhar com coesão e compartilhar conhecimentos embasados em um claro senso de propósito.
- Alocação eficiente de recursos: os gerentes de projeto podem designar os membros certos da equipe para tarefas específicas, alocar recursos orçamentários e gerenciar as linhas do tempo com facilidade.
Limitação clara que evite alterações no escopo: evite alterações ou acréscimos não autorizados, para que o projeto fique sempre em dia e dentro do orçamento.
Exemplos de escopo do trabalho
Veja um exemplo de SoW do projeto hipotético de reformulação de site discutido neste artigo:
Projeto de exemplo: reformulação do site da XYZ Corporation
Objetivos e resultados do projeto:
- Objetivo: reformular o site da XYZ Corporation para melhorar a experiência do usuário.
- Resultados:
- Reformulação do layout e da estrutura do site
- Atualização de conteúdo, incluindo texto e imagens
- Integração de um sistema de gestão de conteúdo (CMS) fácil de usar
- Implementação de design responsivo para compatibilidade móvel
- Navegação aprimorada no site e interface de usuário (IU)
Inclusões
- Reformulação e desenvolvimento de site
- Criação e migração de conteúdo
- Integração com CMS
- Responsividade móvel
- Otimização de mecanismos de pesquisa
- Garantia de qualidade e testes
Exclusões
- Funções adicionais não especificadas neste escopo do trabalho
- Atualizações contínuas de conteúdo após o lançamento
- Hospedagem e registro de domínio (gerenciados apenas pelo cliente)
Limites e restrições do projeto
Orçamento: 50 mil dólares
- Linha do tempo: 12 semanas desde o início do projeto até o lançamento do site
- Recursos: um gerente de projetos, um web designer, um desenvolvedor e um criador de conteúdo
- O site deve seguir as diretrizes da marca que o cliente já tem.
Premissas do projeto
- O cliente vai enviar todo o conteúdo e as imagens necessários.
- O cliente não vai fazer nenhuma alteração importante no escopo do projeto após a aprovação.
- O cliente vai fazer o teste de aceitação do usuário (UAT) antes do lançamento.
Cronograma e marcos
- Semanas 1 a 4: início do projeto, design e desenvolvimento de layout
- Semanas 5 a 8: criação e desenvolvimento de conteúdo
Semanas 9 a 12: testes, depuração e lançamento do site
Veja outro exemplo de uma equipe responsável por um projeto de desenvolvimento de software. O escopo do trabalho a seguir orientaria o projeto de aprimoramento de software, garantindo que todas as partes interessadas entendessem muito bem os objetivos, os limites e as expectativas do projeto.
Projeto de exemplo: aprimoramento do software de gestão de relacionamento com clientes (CRM)
Visão geral do projeto: o projeto visa aprimorar e expandir o software de CRM existente para melhorar a gestão do relacionamento com o cliente, agilizar os processos e aumentar a eficiência. Ele inclui aprimoramentos na interface de usuário de front-end e na funcionalidade de back-end.
Objetivos e resultados do projeto
- Desenvolver um painel fácil de usar com funções de visualização de dados para melhorar o engajamento do usuário.
- Implementar a funcionalidade de notificação automática por e-mail para acompanhamento de clientes.
- Criar uma versão do CRM em aplicativo móvel para equipes de vendas em campo.
- Faça a integração com fontes de dados externas para atualizações em tempo real.
- Melhore os controles de acesso do usuário e as funções de segurança.
Inclusões
- Design e desenvolvimento da interface e das funções do usuário
- Teste e garantia de qualidade
- Documentação das novas funções e funcionalidades
- Treinamento e suporte para o usuário durante o lançamento
Exclusões
- Compras ou upgrades de hardware
- Grandes alterações na infraestrutura
Limites e restrições do projeto
- Conclua o projeto dentro do cronograma e do orçamento alocado.
- O projeto deve ser compatível com a infraestrutura de TI.
- A equipe do projeto deve trabalhar com a estrutura atual do banco de dados de CRM.
Premissas do projeto
- A licença atual do software de CRM abrange os aprimoramentos.
- Disponibilidade dos recursos de servidor necessários para a expansão do software
- Disponibilidade dos dados do usuário necessários para integração.
Cronograma e marcos
- Início do projeto: 1º de janeiro
- Conclusão do design da interface do usuário: 28 de fevereiro
- Conclusão do desenvolvimento do app móvel: 14 de abril
- Teste de integração: 12 de junho
Conclusão e lançamento do projeto: 7 de julho
Gerencie o escopo do trabalho com o Jira
Um escopo de trabalho bem elaborado é fundamental para a gestão de projetos. Ele minimiza os riscos, melhora a comunicação e promove a alocação eficiente de recursos. O Jira e o Confluence simplificam ainda mais o processo de gestão de projetos com funções eficientes de monitoramento de tarefas, colaboração e geração de relatórios.
- Monitoramento de tarefas: o Jira permite que os gerentes de projeto criem, atribuam e monitorem tarefas relacionadas ao escopo do trabalho. Os membros da equipe podem atualizar o status das tarefas com facilidade, garantindo a visibilidade em tempo real do progresso do projeto. O monitoramento de tarefas reduz as chances de perdas de prazo e ajuda a manter o projeto dentro do cronograma.
- Colaboração: é o pilar central dessas ferramentas. O Jira permite que os membros da equipe e as partes interessadas tenham uma ótima comunicação, compartilhem atualizações e discutam assuntos relacionados ao projeto em uma plataforma centralizada. O Confluence também oferece um ambiente colaborativo para criar e compartilhar a documentação do projeto.
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Funções de geração de relatórios: os relatórios são cruciais para monitorar a integridade e o desempenho do projeto. O Jira oferece capacidades integradas de geração de relatórios que os gerentes de projetos podem usar para criar relatórios de progresso, gráficos de burndown e resumos de sprint. Esses relatórios contêm informações valiosas sobre o alinhamento do projeto ao escopo do trabalho, o que ajuda a identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria. O Confluence permite a criação de uma documentação abrangente do projeto que as equipes podem acessar e compartilhar para gerar relatórios.
Escopo do trabalho: perguntas frequentes
Como gerenciar o aumento do escopo?
O aumento do escopo resulta de alterações, adições ou funções não aprovadas que aparecem durante a execução do projeto. Essas alterações geram atrasos no cronograma e aumentam os custos. Para gerenciar o aumento do escopo:
- Defina expectativas claras para o projeto no escopo do trabalho.
- Implemente um processo de controle de alterações.
- Tenha sempre uma comunicação aberta com as partes interessadas.
- Documente todas as alterações e aprovações.
Quais são os riscos da falta de clareza no escopo do trabalho?
Os riscos mais comuns da falta de clareza no escopo do trabalho são:
- Aumento do escopo. Sem um escopo bem definido, não há ponto de referência claro para avaliar o impacto das alterações no cronograma e no orçamento.
- Confusão entre os membros da equipe. Sem uma definição precisa de quem é responsável por qual tarefa, os membros da equipe podem agir em ações equivalentes, perder tempo com trabalho desnecessário ou deixar de entregar resultados fundamentais. Esse problema pode interromper o fluxo de trabalho, prejudicar a colaboração e causar frustração entre os membros da equipe.
Atrasos na conclusão do projeto. Novos requisitos ou expectativas ampliam os limites do projeto. Esse aumento costuma atrasar o prazo que havia sido definido no início para acomodar outros trabalhos dentro cronograma.
Quais são alguns dos desafios na gestão do escopo do trabalho?
A gestão do escopo do trabalho apresenta vários desafios ao longo do ciclo de vida de um projeto.
- Alinhar as partes interessadas aos objetivos do projeto: diferentes perspectivas e expectativas podem complicar o processo.
- Compilação completa dos requisitos com atenção minuciosa aos detalhes: a falta de informação ou de clareza pode causar interpretações incorretas e erros.
- Gestão de restrições de recursos: o gerente de projetos deve ser flexível e realocar recursos quando necessário.
Um processo robusto de controle de alterações ajuda a controlar as alterações no escopo por meio de uma comunicação aberta. Esse processo ajuda a evitar mal-entendidos e promove a colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas.