Escopo do trabalho: estratégias de criação e gestão

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Se a gestão de projetos é uma dança complexa de linhas do tempo, recursos e objetivos, o escopo do trabalho (SoW) é a coreografia que mantém todos se movimentando em harmonia. Ele minimiza os riscos, promove a colaboração e garante que todas as partes interessadas estejam sempre alinhadas e entendam os objetivos e as expectativas do projeto.

Este artigo responde à pergunta "O que é o escopo do trabalho?" e demonstra como criar um SoW passo a passo (dica: use um template de plano de projeto). O artigo também aborda como um escopo de trabalho consegue minimizar os riscos e melhorar a comunicação.

O que é o escopo do trabalho

No planejamento do projeto, um SoW indica quais tarefas fazem parte do projeto e quais não fazem. Ele indica a direção certa para todos os envolvidos no projeto. Um SoW esclarece o desenvolvimento de um plano de projeto ao definir expectativas e limites, garantindo o alinhamento entre as partes interessadas no projeto.

Componentes principais de um escopo de trabalho

Um SoW aborda as metas gerais que o projeto vai atingir, o que o projeto vai produzir e quando as pessoas certas vão entregar os resultados.

Os seguintes componentes principais de um escopo de trabalho contêm informações e especificações detalhadas fundamentais para o sucesso do projeto. Eles descrevem as metas gerais, os objetivos específicos, os resultados, as funções, as responsabilidades e as linhas do tempo que orientam a execução do projeto.

Objetivos e resultados do projeto

Os objetivos e resultados do projeto são as metas específicas e os resultados tangíveis que o projeto pretende atingir. Eles descrevem um propósito e uma direção para o projeto com bastante clareza. A definição desses tópicos garante que todos os membros da equipe entendam as metas do projeto e os resultados esperados. Use um template de escopo do trabalho para agilizar esse processo.

Considere que o projeto seja uma reformulação do site. O objetivo seria melhorar a experiência do usuário. Os resultados poderiam incluir um layout e uma estrutura de site remodelados, um conteúdo atualizado e uma navegação aprimorada no site.

Inclusões e exclusões

Para evitar a alteração do escopo, especifique o que o projeto inclui, como expectativas sobre tarefas, responsabilidades e recursos necessários. Além disso, explique o que não está incluso no projeto. Esse esclarecimento elimina as dúvidas e garante o rumo certo do projeto.

Nesse projeto hipotético, as inclusões poderiam ser a capacidade de resposta móvel, a criação de conteúdo e testes de garantia de qualidade. As exclusões poderiam ser atualizações contínuas de conteúdo ou registro de domínio.

Limites e restrições do projeto

O SoW deve definir limitações, como orçamento, recursos e diretrizes de marca.

Por exemplo, a reformulação do site não deve exceder um orçamento de 30 mil dólares. A equipe (gerente de projeto, web designer, desenvolvedor e criador de conteúdo) deve usar esquemas de cores e mensagens específicos.

Premissas do projeto

Os projetos costumam conter algumas suposições sobre o ambiente, os recursos ou as condições. Indique quais são essas suposições para gerenciar as expectativas e reduzir os riscos associados a alterações imprevistas.

Na remodelação de um site, suposições comuns poderiam ser:

  • infraestrutura de servidores e disponibilidade de serviços de hospedagem
  • compatibilidade do sistema de gestão de conteúdo
  • dados e recursos acessíveis para migração

Cronograma e marcos

Estabeleça uma linha do tempo do projeto com os principais marcos e prazos para manter o projeto no caminho certo e alinhado com os objetivos e resultados. Os marcos são indicadores de progresso que ajudam a equipe a monitorar a jornada até a conclusão do projeto.

Veja um exemplo de linha do tempo com marcos de reformulação de um site:

  • Semanas 1 a 4: iniciar o projeto, projetar e desenvolver o layout do site.
  • Semanas 5 a 8: criar e desenvolver o conteúdo.
  • Semanas 9 a 12: testar, depurar e iniciar o site.

Como criar um escopo de trabalho

Solicite contribuições das principais partes interessadas ao criar o SoW. Lembre-se de que a colaboração é a cola que mantém tudo unido. Ela oferece clareza e transparência, garante o alinhamento com as metas de negócios e aprimora um entendimento compartilhado entre as partes interessadas.

Veja como criar uma SoW bem completa:

  1. Reúna informações: peça opinião de vários membros da equipe e partes interessadas, de clientes a gerentes de projeto em relação a informações, requisitos e objetivos fundamentais do projeto.
    Dica da Atlassian: crie uma página do Confluence com um template predefinido para reunir os requisitos do cliente. Os clientes preenchem o formulário, e o Confluence organiza as informações para que a equipe do projeto tenha acesso a tudo. As equipes também podem criar os próprios templates de acordo com o método de trabalho em conjunto que adotam. As páginas do Confluence também se integram ao Jira Software e ao Jira Work Management, facilitando o controle de documentações e o alinhamento da equipe durante todo o processo.
  2. Defina objetivos e resultados: garanta o alinhamento entre os membros da equipe e as partes interessadas.
    Dica da Atlassian: defina os objetivos do projeto dividindo cada um em histórias dos usuários e tarefas no Jira Software. Nessa abordagem ágil de gestão de projetos, as histórias dos usuários podem representar objetivos de alto nível do projeto, e as tarefas podem representar resultados específicos. Atribua as ações aos membros apropriados da equipe e use os quadros do Jira para visualizar o progresso.
  3. Especifique inclusões e exclusões: assim, você evita mal-entendidos e alterações no escopo durante o projeto.
    Dica da Atlassian: crie tarefas no Jira Work Management ou no Jira Software para monitorar alterações e atualizações no escopo do projeto. Registre solicitações de funções que não estão no escopo como tarefas no Jira.
  4. Estabeleça limites e restrições: todas as partes interessadas devem saber quais são as limitações orçamentárias, as restrições de recursos e outros fatores externos.
    Dica da Atlassian: crie uma página ou seção dedicada do Confluence para documentar o orçamento e os recursos do projeto.
  5. Suposições do estado: discuta como as suposições podem afetar o escopo do projeto. Esse esclarecimento evita possíveis itens futuros.
    Dica da Atlassian: vincule as páginas do Confluence que documentam as suposições aos itens correspondentes do Jira.
  6. Criar uma linha do tempo: uma linha do tempo compartilhada ajuda a manter o projeto em dia.
    Dica da Atlassian: crie itens de marcos do projeto e tarefas individuais no Jira Software ou no Jira Work Management. Atribua proprietários, datas de entrega e dependências. Use uma ferramenta de roteiro, como o Jira Software, que inclui funções para criar gráficos de Gantt para os projetos.

Benefícios de um escopo de trabalho bem definido

Um escopo de trabalho bem definido funciona como base do projeto e oferece uma série de benefícios como:

  • Redução de riscos por meio de uma documentação clara: a equipe do projeto pode enfrentar os desafios com proatividade, reduzindo as chances de que apareçam itens inesperados que possam atrapalhar o projeto.
  • Melhoria da comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas: um SoW detalhado é um ponto de referência central com todas as informações relacionadas ao projeto.
  • Aprimoramento da colaboração na equipe do projeto: a equipe pode alinhar as ações, trabalhar com coesão e compartilhar conhecimentos embasados em um claro senso de propósito.
  • Alocação eficiente de recursos: os gerentes de projeto podem designar os membros certos da equipe para tarefas específicas, alocar recursos orçamentários e gerenciar as linhas do tempo com facilidade.
  • Limitação clara que evite alterações no escopo: evite alterações ou acréscimos não autorizados, para que o projeto fique sempre em dia e dentro do orçamento.

Exemplos de escopo do trabalho

Veja um exemplo de SoW do projeto hipotético de reformulação de site discutido neste artigo:

Projeto de exemplo: reformulação do site da XYZ Corporation

Objetivos e resultados do projeto:

  • Objetivo: reformular o site da XYZ Corporation para melhorar a experiência do usuário.
  • Resultados:
    • Reformulação do layout e da estrutura do site
    • Atualização de conteúdo, incluindo texto e imagens
    • Integração de um sistema de gestão de conteúdo (CMS) fácil de usar
    • Implementação de design responsivo para compatibilidade móvel
    • Navegação aprimorada no site e interface de usuário (IU)

Inclusões

  • Reformulação e desenvolvimento de site
  • Criação e migração de conteúdo
  • Integração com CMS
  • Responsividade móvel
  • Otimização de mecanismos de pesquisa
  • Garantia de qualidade e testes

Exclusões

  • Funções adicionais não especificadas neste escopo do trabalho
  • Atualizações contínuas de conteúdo após o lançamento
  • Hospedagem e registro de domínio (gerenciados apenas pelo cliente)

Limites e restrições do projeto

Orçamento: 50 mil dólares

  • Linha do tempo: 12 semanas desde o início do projeto até o lançamento do site
  • Recursos: um gerente de projetos, um web designer, um desenvolvedor e um criador de conteúdo
  • O site deve seguir as diretrizes da marca que o cliente já tem.

Premissas do projeto

  • O cliente vai enviar todo o conteúdo e as imagens necessários.
  • O cliente não vai fazer nenhuma alteração importante no escopo do projeto após a aprovação.
  • O cliente vai fazer o teste de aceitação do usuário (UAT) antes do lançamento.

Cronograma e marcos

  • Semanas 1 a 4: início do projeto, design e desenvolvimento de layout
  • Semanas 5 a 8: criação e desenvolvimento de conteúdo
  • Semanas 9 a 12: testes, depuração e lançamento do site

Veja outro exemplo de uma equipe responsável por um projeto de desenvolvimento de software. O escopo do trabalho a seguir orientaria o projeto de aprimoramento de software, garantindo que todas as partes interessadas entendessem muito bem os objetivos, os limites e as expectativas do projeto.

Projeto de exemplo: aprimoramento do software de gestão de relacionamento com clientes (CRM)

Visão geral do projeto: o projeto visa aprimorar e expandir o software de CRM existente para melhorar a gestão do relacionamento com o cliente, agilizar os processos e aumentar a eficiência. Ele inclui aprimoramentos na interface de usuário de front-end e na funcionalidade de back-end.

Objetivos e resultados do projeto

  • Desenvolver um painel fácil de usar com funções de visualização de dados para melhorar o engajamento do usuário.
  • Implementar a funcionalidade de notificação automática por e-mail para acompanhamento de clientes.
  • Criar uma versão do CRM em aplicativo móvel para equipes de vendas em campo.
  • Faça a integração com fontes de dados externas para atualizações em tempo real.
  • Melhore os controles de acesso do usuário e as funções de segurança.

Inclusões

  • Design e desenvolvimento da interface e das funções do usuário
  • Teste e garantia de qualidade
  • Documentação das novas funções e funcionalidades
  • Treinamento e suporte para o usuário durante o lançamento

Exclusões

  • Compras ou upgrades de hardware
  • Grandes alterações na infraestrutura

Limites e restrições do projeto

  • Conclua o projeto dentro do cronograma e do orçamento alocado.
  • O projeto deve ser compatível com a infraestrutura de TI.
  • A equipe do projeto deve trabalhar com a estrutura atual do banco de dados de CRM.

Premissas do projeto

  • A licença atual do software de CRM abrange os aprimoramentos.
  • Disponibilidade dos recursos de servidor necessários para a expansão do software
  • Disponibilidade dos dados do usuário necessários para integração.

Cronograma e marcos

  • Início do projeto: 1º de janeiro
  • Conclusão do design da interface do usuário: 28 de fevereiro
  • Conclusão do desenvolvimento do app móvel: 14 de abril
  • Teste de integração: 12 de junho
  • Conclusão e lançamento do projeto: 7 de julho

Gerencie o escopo do trabalho com o Jira Software

Um escopo de trabalho bem elaborado é fundamental para a gestão de projetos. Ele minimiza os riscos, melhora a comunicação e promove a alocação eficiente de recursos. O Jira Software, o Jira Work Management e o Confluence simplificam ainda mais o processo de gestão de projetos com funções eficientes de monitoramento de tarefas, colaboração e geração de relatórios.

  • Monitoramento de tarefas: o Jira Software permite que os gerentes de projeto criem, atribuam e monitorem tarefas relacionadas ao escopo do trabalho. Os membros da equipe podem atualizar o status das tarefas com facilidade, garantindo a visibilidade em tempo real do progresso do projeto. O monitoramento de tarefas reduz as chances de perdas de prazo e ajuda a manter o projeto dentro do cronograma.
  • Colaboração: é o pilar central dessas ferramentas. O Jira Work Management e o Jira Software permitem que os membros da equipe e as partes interessadas tenham uma ótima comunicação, compartilhem atualizações e discutam assuntos relacionados ao projeto em uma plataforma centralizada. O Confluence também oferece um ambiente colaborativo para criar e compartilhar a documentação do projeto.
  • Funções de geração de relatórios: os relatórios são cruciais para monitorar a integridade e o desempenho do projeto. O Jira Software e o Jira Work Management oferecem capacidades integradas de geração de relatórios que os gerentes de projetos podem usar para criar relatórios de progresso, gráficos de burndown e resumos de sprint. Esses relatórios contêm informações valiosas sobre o alinhamento do projeto ao escopo do trabalho, o que ajuda a identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria. O Confluence permite a criação de uma documentação abrangente do projeto que as equipes podem acessar e compartilhar para gerar relatórios.

Escopo do trabalho: perguntas frequentes

Como gerenciar o aumento do escopo?

O aumento do escopo resulta de alterações, adições ou funções não aprovadas que aparecem durante a execução do projeto. Essas alterações geram atrasos no cronograma e aumentam os custos. Para gerenciar o aumento do escopo:

  1. Defina expectativas claras para o projeto no escopo do trabalho.
  2. Implemente um processo de controle de alterações.
  3. Tenha sempre uma comunicação aberta com as partes interessadas.
  4. Documente todas as alterações e aprovações.

Quais são os riscos da falta de clareza no escopo do trabalho?

Os riscos mais comuns da falta de clareza no escopo do trabalho são:

  • Aumento do escopo. Sem um escopo bem definido, não há ponto de referência claro para avaliar o impacto das alterações no cronograma e no orçamento.
  • Confusão entre os membros da equipe. Sem uma definição precisa de quem é responsável por qual tarefa, os membros da equipe podem agir em ações equivalentes, perder tempo com trabalho desnecessário ou deixar de entregar resultados fundamentais. Esse problema pode interromper o fluxo de trabalho, prejudicar a colaboração e causar frustração entre os membros da equipe.
  • Atrasos na conclusão do projeto. Novos requisitos ou expectativas ampliam os limites do projeto. Esse aumento costuma atrasar o prazo que havia sido definido no início para acomodar outros trabalhos dentro cronograma.

Quais são alguns dos desafios na gestão do escopo do trabalho?

A gestão do escopo do trabalho apresenta vários desafios ao longo do ciclo de vida de um projeto.

  1. Alinhar as partes interessadas aos objetivos do projeto: diferentes perspectivas e expectativas podem complicar o processo.
  2. Compilação completa dos requisitos com atenção minuciosa aos detalhes: a falta de informação ou de clareza pode causar interpretações incorretas e erros.
  3. Gestão de restrições de recursos: o gerente de projetos deve ser flexível e realocar recursos quando necessário.

Um processo robusto de controle de alterações ajuda a controlar as alterações no escopo por meio de uma comunicação aberta. Esse processo ajuda a evitar mal-entendidos e promove a colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas.