No planejamento do projeto, um SoW indica quais tarefas fazem parte do projeto e quais não fazem. Ele indica a direção certa para todos os envolvidos no projeto. Um SoW esclarece o desenvolvimento de um plano de projeto ao definir expectativas e limites, garantindo o alinhamento entre as partes interessadas no projeto.

Um SoW aborda as metas gerais que o projeto vai atingir, o que o projeto vai produzir e quando as pessoas certas vão entregar os resultados. 

Os seguintes componentes principais de um escopo de trabalho contêm informações e especificações detalhadas fundamentais para o sucesso do projeto. Eles descrevem as metas gerais, os objetivos específicos, os resultados, as funções, as responsabilidades e as linhas do tempo que orientam a execução do projeto.

Objetivos e resultados do projeto

Os objetivos e entregas do projeto são os fins específicos e os resultados tangíveis a serem atingidos. Eles descrevem de forma clara o propósito e a direção do projeto. Definir esses tópicos serve para que todos os membros da equipe entendam as metas do projeto e os resultados esperados. Use um template de escopo do trabalho para agilizar esse processo.

Considere que o projeto seja uma reformulação do site. O objetivo seria melhorar a experiência do usuário. Os resultados poderiam incluir um layout e uma estrutura de site remodelados, um conteúdo atualizado e uma navegação aprimorada no site.

Inclusões e exclusões

Para evitar o "scope creep", ou desvio de escopo, especifique o que o projeto inclui (por exemplo, expectativas sobre as tarefas, responsabilidades e recursos necessários). Explique também o que não faz parte do projeto. Esse esclarecimento elimina as dúvidas e garante que o projeto siga no rumo certo.

Nesse projeto hipotético, as inclusões poderiam ser a capacidade de resposta móvel, a criação de conteúdo e testes de garantia de qualidade. As exclusões poderiam ser atualizações contínuas de conteúdo ou registro de domínio.

Limites e restrições do projeto

O SoW deve definir limitações, como orçamento, recursos e diretrizes de marca.

Por exemplo, a reformulação do site não deve exceder um orçamento de 30 mil dólares. A equipe (gerente de projeto, web designer, desenvolvedor e criador de conteúdo) deve usar esquemas de cores e mensagens específicos.

Premissas do projeto

Os projetos costumam conter algumas suposições sobre o ambiente, os recursos ou as condições. Indique quais são essas suposições para gerenciar as expectativas e reduzir os riscos associados a alterações imprevistas.

Na remodelação de um site, suposições comuns poderiam ser:

• infraestrutura de servidores e disponibilidade de serviços de hospedagem

• compatibilidade do sistema de gestão de conteúdo

• dados e recursos acessíveis para migração

Cronograma e marcos

Estabeleça uma linha do tempo do projeto com os principais marcos e prazos para manter o projeto no caminho certo e alinhado com os objetivos e resultados. Os marcos são indicadores de progresso que ajudam a equipe a monitorar a jornada até a conclusão do projeto.

Veja um exemplo de linha do tempo com marcos de reformulação de um site: 

• Semanas 1 a 4: iniciar o projeto, projetar e desenvolver o layout do site.

• Semanas 5 a 8: criar e desenvolver o conteúdo.

• Semanas 9 a 12: testar, depurar e iniciar o site.

Solicite contribuições das principais partes interessadas ao criar o SoW. Lembre-se de que a colaboração é a cola que mantém tudo unido. Ela oferece clareza e transparência, garante o alinhamento com as metas de negócios e aprimora um entendimento compartilhado entre as partes interessadas.

Veja como criar uma SoW bem completa:

1. Reúna informações: peça opinião de vários membros da equipe e partes interessadas, de clientes a gerentes de projeto, em relação a informações, requisitos e objetivos fundamentais do projeto.Dica da Atlassian: crie uma página do Confluence com um template predefinido para reunir os requisitos do cliente. Os clientes preenchem o formulário, e o Confluence organiza as informações para que a equipe do projeto tenha acesso a tudo. As equipes também podem criar os próprios templates de acordo com o método de trabalho em conjunto que adotam. As páginas do Confluence também se integram ao Jira, facilitando o controle de documentações e o alinhamento da equipe durante todo o processo.

2. Defina objetivos e resultados: garanta o alinhamento entre os membros da equipe e as partes interessadas.Dica da Atlassian: defina os objetivos do projeto dividindo-os em histórias de usuários e tarefas no Jira. Nessa abordagem ágil de gestão de projetos, as histórias dos usuários podem representar objetivos de alto nível do projeto, e as tarefas podem representar resultados específicos. Atribua as ações aos membros apropriados da equipe e use os quadros do Jira para visualizar o progresso.

3. Especifique inclusões e exclusões: assim, você evita mal-entendidos e alterações no escopo durante o projeto.Dica da Atlassian: crie tarefas no Jira para monitorar alterações e atualizações no escopo do projeto. Registre solicitações de funções que não estão no escopo como tarefas no Jira.

4. Estabeleça limites e restrições: todas as partes interessadas devem saber quais são as limitações orçamentárias, as restrições de recursos e outros fatores externos.Dica da Atlassian: crie uma página ou seção dedicada do Confluence para documentar o orçamento e os recursos do projeto.

5. Declare as suposições: fale sobre como as suposições podem afetar o escopo do projeto. Com essa clareza, você evita possíveis problemas no futuro. Dica privilegiada: vincule páginas do Confluence que documentam suposições aos itens correspondentes do Jira.

6. Crie um cronograma: com um cronograma em comum, você mantém o projeto no caminho certo. Dica privilegiada: crie itens para os marcos do projeto e tarefas no Jira. Atribua proprietários, datas de entrega e dependências. Use uma ferramenta de roteiro como o Jira, que oferece funções para criar diagramas de Gantt em seus projetos.

Um escopo de trabalho bem definido funciona como base do projeto e oferece uma série de benefícios como:

• Redução de riscos por meio de uma documentação clara: a equipe do projeto pode enfrentar os desafios com proatividade, reduzindo as chances de que apareçam itens inesperados que possam atrapalhar o projeto.

• Melhoria da comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas: um SoW detalhado é um ponto de referência central com todas as informações relacionadas ao projeto.

• Aprimoramento da colaboração na equipe do projeto: a equipe pode alinhar as ações, trabalhar com coesão e compartilhar conhecimentos embasados em um claro senso de propósito.

• Alocação eficiente de recursos: os gerentes de projeto podem designar os membros certos da equipe para tarefas específicas, alocar recursos orçamentários e gerenciar as linhas do tempo com facilidade.

• Limitação clara que evite alterações no escopo: evite alterações ou acréscimos não autorizados, para que o projeto fique sempre em dia e dentro do orçamento.

Veja um exemplo de SoW do projeto hipotético de reformulação de site discutido neste artigo:

Projeto de exemplo: reformulação do site da XYZ Corporation

Objetivos e resultados do projeto:

• Objetivo: reformular o site da XYZ Corporation para melhorar a experiência do usuário.

• Resultados:

  • Reformulação do layout e da estrutura do site

  • Atualização de conteúdo, incluindo texto e imagens

  • Integração de um sistema de gestão de conteúdo (CMS) fácil de usar

  • Implementação de design responsivo para compatibilidade móvel

  • Navegação aprimorada no site e interface de usuário (IU)

Inclusões

• Reformulação e desenvolvimento de site

• Criação e migração de conteúdo

• Integração com CMS

• Responsividade móvel

• Otimização de mecanismos de pesquisa

• Garantia de qualidade e testes

Exclusões

• Funções adicionais não especificadas neste escopo do trabalho

• Atualizações contínuas de conteúdo após o lançamento

• Hospedagem e registro de domínio (gerenciados apenas pelo cliente)

Limites e restrições do projeto

Orçamento: 50 mil dólares

• Linha do tempo: 12 semanas desde o início do projeto até o lançamento do site

• Recursos: um gerente de projetos, um web designer, um desenvolvedor e um criador de conteúdo

• O site deve seguir as diretrizes da marca que o cliente já tem.

Premissas do projeto

• O cliente vai enviar todo o conteúdo e as imagens necessários.

• O cliente não vai fazer nenhuma alteração importante no escopo do projeto após a aprovação.

• O cliente vai fazer o teste de aceitação do usuário (UAT) antes do lançamento.

Cronograma e marcos

• Semanas 1 a 4: início do projeto, design e desenvolvimento de layout

• Semanas 5 a 8: criação e desenvolvimento de conteúdo

• Semanas 9 a 12: testes, depuração e lançamento do site

Veja outro exemplo de uma equipe responsável por um projeto de desenvolvimento de software. O escopo do trabalho a seguir orientaria o projeto de aprimoramento de software, garantindo que todas as partes interessadas entendessem muito bem os objetivos, os limites e as expectativas do projeto.

Projeto de exemplo: aprimoramento do software de gestão de relacionamento com clientes (CRM)

Visão geral do projeto: o projeto visa aprimorar e expandir o software de CRM existente para melhorar a gestão do relacionamento com o cliente, agilizar os processos e aumentar a eficiência. Ele inclui aprimoramentos na interface de usuário de front-end e na funcionalidade de back-end.

Objetivos e resultados do projeto

• Desenvolver um painel fácil de usar com funções de visualização de dados para melhorar o engajamento do usuário.

• Implementar a funcionalidade de notificação automática por e-mail para acompanhamento de clientes.

• Criar uma versão do CRM em aplicativo móvel para equipes de vendas em campo.

• Faça a integração com fontes de dados externas para atualizações em tempo real.

• Melhore os controles de acesso do usuário e as funções de segurança.

Inclusões

• Design e desenvolvimento da interface e das funções do usuário

• Teste e garantia de qualidade

• Documentação das novas funções e funcionalidades

• Treinamento e suporte para o usuário durante o lançamento

Exclusões

• Compras ou upgrades de hardware

• Grandes alterações na infraestrutura

Limites e restrições do projeto

• Conclua o projeto dentro do cronograma e do orçamento alocado.

• O projeto deve ser compatível com a infraestrutura de TI.

• A equipe do projeto deve trabalhar com a estrutura atual do banco de dados de CRM.

Premissas do projeto

• A licença atual do software de CRM abrange os aprimoramentos.

• Disponibilidade dos recursos de servidor necessários para a expansão do software

• Disponibilidade dos dados do usuário necessários para integração.

Cronograma e marcos

• Início do projeto: 1º de janeiro

• Conclusão do design da interface do usuário: 28 de fevereiro

• Conclusão do desenvolvimento do app móvel: 14 de abril

• Teste de integração: 12 de junho

• Conclusão e lançamento do projeto: 7 de julho

Um escopo de trabalho bem elaborado é fundamental para a gestão de projetos. Ele minimiza os riscos, melhora a comunicação e promove a alocação eficiente de recursos. O Jira e o Confluence simplificam ainda mais o processo de gestão de projetos com funções eficientes de monitoramento de tarefas, colaboração e geração de relatórios.

• Monitoramento de tarefas: o Jira permite que os gerentes de projeto criem, atribuam e monitorem tarefas relacionadas ao escopo do trabalho. Os membros da equipe podem atualizar o status das tarefas com facilidade, garantindo a visibilidade em tempo real do progresso do projeto. O monitoramento de tarefas reduz as chances de perdas de prazo e ajuda a manter o projeto dentro do cronograma.

• Colaboração: é o pilar central dessas ferramentas. O Jira permite que os membros da equipe e as partes interessadas tenham uma ótima comunicação, compartilhem atualizações e discutam assuntos relacionados ao projeto em uma plataforma centralizada. O Confluence também oferece um ambiente colaborativo para criar e compartilhar a documentação do projeto. 

• Funções de geração de relatórios: os relatórios são cruciais para monitorar a integridade e o desempenho do projeto. O Jira oferece capacidades integradas de geração de relatórios que os gerentes de projetos podem usar para criar relatórios de progresso, gráficos de burndown e resumos de sprint. Esses relatórios contêm informações valiosas sobre o alinhamento do projeto ao escopo do trabalho, o que ajuda a identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria. O Confluence permite a criação de uma documentação abrangente do projeto que as equipes podem acessar e compartilhar para gerar relatórios.

Como gerenciar o aumento do escopo?

O aumento do escopo resulta de alterações, adições ou funções não aprovadas que aparecem durante a execução do projeto. Essas alterações geram atrasos no cronograma e aumentam os custos. Para gerenciar o aumento do escopo:

1. Defina expectativas claras para o projeto no escopo do trabalho.

2. Implemente um processo de controle de alterações.

3. Tenha sempre uma comunicação aberta com as partes interessadas.

4. Documente todas as alterações e aprovações.

Quais são os riscos da falta de clareza no escopo do trabalho?

Os riscos mais comuns da falta de clareza no escopo do trabalho são:

• Aumento do escopo. Sem um escopo bem definido, não há ponto de referência claro para avaliar o impacto das alterações no cronograma e no orçamento.

• Confusão entre os membros da equipe. Sem uma definição precisa de quem é responsável por qual tarefa, os membros da equipe podem agir em ações equivalentes, perder tempo com trabalho desnecessário ou deixar de entregar resultados fundamentais. Esse problema pode interromper o fluxo de trabalho, prejudicar a colaboração e causar frustração entre os membros da equipe.

• Atrasos na conclusão do projeto. Novos requisitos ou expectativas ampliam os limites do projeto. Esse aumento costuma atrasar o prazo que havia sido definido no início para acomodar outros trabalhos dentro cronograma.

Quais são alguns dos desafios na gestão do escopo do trabalho?

A gestão do escopo do trabalho apresenta vários desafios ao longo do ciclo de vida de um projeto. 

1. Alinhar as partes interessadas aos objetivos do projeto: diferentes perspectivas e expectativas podem complicar o processo. 

2. Compilação completa dos requisitos com atenção minuciosa aos detalhes: a falta de informação ou de clareza pode causar interpretações incorretas e erros. 

3. Gestão de restrições de recursos: o gerente de projetos deve ser flexível e realocar recursos quando necessário. 

Um processo robusto de controle de alterações ajuda a controlar as alterações no escopo por meio de uma comunicação aberta. Esse processo ajuda a evitar mal-entendidos e promove a colaboração entre os membros da equipe e as partes interessadas.