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Como usar o Confluence e o Jira Software para o refinamento e planejamento de sprint ágil

Kelly Drozd Por Kelly Drozd
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Agora que você tem o carro (Confluence) e o combustível (Jira Software), é hora de trocar de marcha e otimizar o ciclo de vida ágil da gestão de projetos da equipe. Esses dois potentes aplicativos oferecem recursos robustos criados para crescer e escalar junto com empresa. Seja você um parceiro em metodologia ágil com experiência ou apenas começando, os recursos e modelos oferecidos nessas ferramentas podem ajudar sua equipe a desbloquear o poder da agilidade.

O Confluence e o Jira se integram com perfeição para economizar o tempo da equipe, melhorar o processo de resolução de itens e transformar a maneira como a equipe colabora em projetos. Ambos oferecem sozinhos ótimas vantagens exclusivas. O Jira e o Confluence juntos são a força invencível que vai ajudar a equipe colocar a visão ágil em prática.

A gente vai se aprofundar em como colocar os dois em ação para cada etapa do sprint da equipe.

A definição de "pronto" e "concluído"

O plano de sprint é criado pelos membros da equipe e é exclusivo para cada equipe. O planejamento envolve criar a lista de backlog do produto e determinar o escopo de trabalho que é viável para todos os membros da equipe durante o sprint. O Confluence e o Jira trabalham lado a lado para descrever o objetivo do sprint e visualizar como a equipe vai começar a trabalhar para alcançar esse objetivo.

Planejamento de sprint no Jira Software

O Jira Software é compatível com qualquer metodologia ágil, incluindo Scrum, Kanban, metodologias mistas e muitas outras. O Jira é a fonte única de informações para todo o trabalho que a equipe precisa realizar durante o sprint. Com modelos pré-configurados disponíveis que são personalizáveis por completo e ágeis até o infinito, o Jira Software ajuda a preparar a equipe para o sucesso.

O Jira tem fluxos de trabalho integrados (tarefas pendentes, em andamento e concluídas) que é possível usar sem precisar fazer alterações ou é possível começar do zero e criar os próprios. Para personalizar ainda mais o fluxo de trabalho, basta criar o status adicional que vai refletir as necessidades da equipe. Por exemplo, adicionar o status “em revisão” indica que há necessidade de garantia de qualidade antes que a tarefa possa ser marcada como concluída. É possível fazer o Jira refletir como a equipe trabalha, o máximo (ou o mínimo) que preferir.

Antes de mergulhar no processo de planejamento, a melhor prática é estabelecer a definição de epics, histórias e rótulos dentro da equipe. Essa prática ajuda a organizar o plano da equipe e cria o roteiro claro para começar a usar as ferramentas. O uso de checklist no Jira também cria a camada adicional de acessibilidade e visibilidade para as definições de tarefas da equipe.

Captura de tela da checklist

O aplicativo Jira Issue Checklist pode fazer a adição automática de checklists de definição para cada história. A divisão das histórias do Jira em itens de tarefas leves simplifica ainda mais o processo, pois cada tarefa é definida com clareza e facilidade no escopo. É importante lembrar que as definições mudam com o tempo à medida que a equipe continua aprendendo, crescendo e melhorando.

Planejamento de sprint no Confluence

Depois que a equipe cria as práticas recomendadas no Jira, é hora de começar a criar documentação para os projetos ágeis. A melhor maneira de gerenciar o projeto é criar o espaço de projeto para todo o conhecimento relevante no Confluence. O espaço de projeto atua como o único ponto de contato para as informações essenciais do projeto, permitindo que a equipe acesse as informações com facilidade.

É importante criar a hierarquia organizada e estruturada no Confluence. Veja duas maneiras pelas quais a equipe pode organizar a documentação:

  • Crie o espaço para cada equipe funcional e a página para cada projeto ou iniciativa importante.
  • Crie espaços para cada projeto e a página para cada ciclo de versão ou lançamento.

O Confluence oferece mais de 80 modelos para ajudar a manter práticas ágeis e manter todos na equipe atualizados. O modelo de planejamento de sprint é um ótimo plano para iniciar novos projetos e definir metas de sprint.

E também, o modelo de sprint retro mantém a equipe responsável pelas mudanças que devem ser feitas no próximo sprint. Do planejamento estratégico aos requisitos do produto e atualizações de status, o Confluence tem modelos que com certeza vão ser perfeitos para o projeto.

Unir forças

Agora que a equipe está configurada com o Jira e a documentação do Confluence está em ordem, você está pronto para vincular páginas do Confluence a projetos do Jira. Essa ação oferece à equipe todo o contexto, informações e rastreabilidade de que precisam para iniciar as tarefas sem erros e sem o incômodo de alternar entre vários aplicativos.

Juntando o Confluence e o Jira

No Jira, é possível adicionar com facilidade páginas do Confluence dentro do próprio software. No Confluence, conecte os espaços de projeto direto no Jira. Agora você tem o link entre todas as páginas associadas e a documentação!

Dica profissional: você também pode tomar medidas rápidas para as partes que faltam do trabalho criando tarefas no próprio Confluence! Basta destacar o texto na documentação e a integração preenche o texto do item do Jira.

O Confluence e o Jira vão preparar a equipe para o sucesso criando a abordagem acessível e simplificada para o processo ágil. O software garante que a equipe está no caminho certo para o ciclo de sprint ágil ideal, eliminando todo e qualquer item, exceto os que você criar.

O estágio de planejamento do sprint

O estágio de planejamento de sprint proporciona a base sólida para o processo ágil da equipe. Por questões de transparência, o backlog do produto deve ser atualizado e refinado para fins de esclarecimento. Observe que o nível de qualidade do estágio de refinamento determina o sucesso do planejamento do sprint. É por esse motivo que ter o máximo de clareza inicial possível é fundamental para ajudar todos a ter a transparência necessária para começar o trabalho.

Captura de tela do planejamento de sprint do Confluence

Como mencionado antes, use o modelo de reunião de planejamento de sprint no Confluence para ajudar a equipe a otimizar o processo de planejamento. Aqui estão quatro etapas para você entrar no caminho certo:

  1. Comece a reunião de planejamento de sprint acompanhando todas as perguntas abertas do sprint anterior antes de abordar as metas atuais do sprint.
  2. Como equipe, decida o que vai ser realizado durante o sprint. Use o modelo para colocar a visão de todos da equipe na mesma página.
  3. Apresente a velocidade da equipe para ajudar a equipe a entender as contribuições de cada membro e a quantidade de trabalho que ela pode realizar durante o sprint.
  4. Planeje a capacidade da equipe e registre qualquer risco potencial. Você vai ter tudo de que precisa no mesmo lugar para se preparar para o próximo sprint.

Na Atlassian, a gente confia muito no planejamento de sprint para reorientar a execução, minimizar surpresas e garantir um código geral de maior qualidade. Os processos passo a passo que a gente criou para conduzir projetos Scrum usando o Jira e o Confluence ajudam a priorizar e organizar os ciclos de sprint ágeis.

O estágio de refinamento

O objetivo do estágio de refinamento (também conhecido como revisão de tarefas) é definir expectativas claras com os interessados e outras equipes. Durante esse estágio, o proprietário e a equipe do produto vão analisar os itens na lista de backlog do produto para garantir que as histórias sejam priorizadas e prontas para entrega. Esse estágio é fundamental para garantir que o backlog permaneça saudável e preenchido com itens relevantes que são estimados com o uso adequado de dados e prioridades.

As histórias do usuário são explicações informais de algum recurso de software escrito da perspectiva da pessoa que precisa de algum recurso. A história do usuário tem como objetivo definir como o recurso de software vai agregar valor ao cliente. Histórias do usuário bem escritas ajudam a equipe a criar incrementos de produtos com base na conclusão dessas histórias do usuário.

Como prática recomendada, siga os critérios INVEST ao escrever histórias do usuário. O uso dessa estrutura vai ajudar a equipe a dividir o trabalho em pequenas unidades de trabalho e melhorar a estimativa e o planejamento de sprint, o que leva a previsões mais precisas e gera maior agilidade.

  • O acrônimo INVEST define a boa história do usuário como:
  • Independent (Independente)
  • Negotiable (Negociável)
  • Valuable (Valioso)
  • Estimable (Estimativa)
  • Small (Pequeno)
  • Testable (Testável)

Não se esqueça de que o backlog do produto também serve como a base para o planejamento de iteração. As histórias do usuário são apenas um dos itens de trabalho incluídos, junto com bugs, alterações de design, solicitações de clientes, itens de ação etc. Assim, a equipe garante que os itens de trabalho de todos sejam inclusos na discussão geral de cada iteração.

Algumas armadilhas comuns durante esse estágio incluem não ajustar o feedback do backlog, limitar os itens do backlog apenas àqueles voltados para o cliente e tratar o backlogs como documento de armazenamento em vez de um meio de prover atualizações. Para evitar essas ocorrências, você pode criar o quadro de refinamento no projeto Jira da equipe para visualizar todo o processo de refinamento e ajudar a equipe a acompanhar o progresso do trabalho. Criar o roteiro também é ótima iniciativa para criar o plano de ação que vai evoluir com o tempo.

Jira Software Roadmaps

No Jira Software, todo o trabalho da equipe, incluindo itens no backlog do produto, é visualizado no roteiro. Esse nível de transparência torna mais fácil para a equipe tomar decisões sobre o trabalho atual ou futuro. O roteiro no Jira também ajuda as equipes a gerenciar dependências e acompanhar o progresso no cenário geral em tempo real. Lembre-se de que a agilidade não se trata de criar limitações com planos rígidos, mas permanecer flexível em relação ao caminho que segue para criar o ciclo de sprint bem-sucedido e agregar valor ao cliente.

Garantir que as informações do projeto permaneçam atualizadas sem exigir trabalho adicional à equipe pode ser desafiador. Por sorte, existe uma maneira mais fácil com a automação no Jira. Com desenvolvedor de regras sem código, as equipes podem automatizar os processos com apenas alguns cliques. Além disso, a automação no Jira é 100% personalizável e permite que a equipe configure regras para atender às necessidades específicas, economizando tempo e mantendo o Jira atualizado.

Alguns exemplos de regras incluem:

  • Quando a última subtarefa for encerrada, encerrar o item-pai.
  • Quando uma atualização de segurança for lançada, encerrar todos os itens e notificar os clientes.
  • Quando o cliente cria um item, crie um item clonado e atribua-o a algum engenheiro.

Para ajudar a equipe a começar com rapidez e sem complicações, o Jira Software inclui modelos de regras de automação de exemplo criados com base em casos de uso comuns.

Enquanto o Jira Software se esbarra para ajudar a equipe a trabalhar melhor em conjunto, é importante compartilhar o progresso, os resultados e as decisões com os membros da equipe e os interessados. O lugar onde o conhecimento e a colaboração se encontram é onde o Confluence brilha. Para começar, crie a página do Confluence usando o modelo de relatórios do Jira. Selecione o projeto para o qual quer criar o relatório e o modelo já cria a página pré-configurada do relatório de status. O relatório já vem com gráficos de pizza com base nos campos do projeto do Jira, como prioridade, tipo do item, entre outros.

Captura de tela da página do Confluence

Como você poder ver, existem inúmeras maneiras em que o Jira e o Confluence se complementam, em especial durante o estágio de refinamento. O Confluence reúne as ideias, os planos, os relatórios e o conhecimento da equipe enquanto o Jira rastreia os itens e fluxo de trabalho. A equipe pode se sentir confiante sabendo que os dois aplicativos vão trabalhar juntos para ajudar na realização do trabalho.

À medida que a equipe começa a implementar processos e ferramentas ágeis ao longo do tempo, a personalização vai se promover com naturalidade para se adaptar às necessidades da equipe. A gente espera que sua equipe experimente os incríveis benefícios de usar o Confluence e o Jira para gerenciar projetos ágeis com fluxos de trabalho organizados, rastreamento de tarefas e gerenciamento integrado de documentos.

Pronto para correr em direção ao potencial total da equipe? Comece a usar o Confluence e o Jira Software.