A arte de pensar grande e trabalhar pequeno

Para resumir, “trabalhar muito grande” significa que as equipes assumem grandes projetos que não têm entrega de valor incremental, nem experimentação e que apresentam integrações pouco frequentes. Quando as equipes lidam com grandes projetos, ficam sobrecarregadas. Assim, as iniciativas para avançar nas tarefas ocorrem em ritmo devagar, quase parando.

Alguns sinais reveladores de que a equipe está trabalhando muito grande incluem não saber o suficiente sobre os clientes e não integrar conhecimento com o mercado atual ou com tecnologias recentes. Essa falta de integração faz com que as empresas fiquem atrás do mercado quando o produto é lançado.

O escopo se expande para preencher o tempo disponível e o trabalho no roteiro fica maior à medida que as equipes lutam com o planejamento de supercompensação. Mas por que a empresa ou a equipe trabalharia grande demais?

Existem muitos incentivos, como equipes que buscam agradar executivos seniores e obter recursos financeiros. Um plano de projeto abrangente com metas definidas com clareza é atraente para a gerência porque demonstra ser capaz de produzir resultados tangíveis.

No extremo oposto do espectro, as equipes “trabalham muito pequeno”. Essas equipes trabalham em partes menores de algum projeto maior, mas não veem como o trabalho se conecta à estratégia e ao objetivo maior.

Essa abordagem pode parecer que as equipes estão adotando a metodologia ágil, mas antipadrões começam a surgir quando o planejamento é excessivo. Por exemplo, alguma empresa com centenas de histórias no backlog pode gastar muito tempo analisando essas histórias.

Além disso, a equipe pode ter a sensação de ter embalado, mas quando faz uma revisão seis ou 12 meses depois, tem dificuldade em identificar como o trabalho impulsiona os negócios. Em vez disso, a equipe constata que o trabalho estava desarticulado e teve uma postura reativa.

Outro problema que Cutler observa são as equipes que definem trabalhos grandes em partes pequenas. Embora a equipe trabalhe em pequena escala, pode ser desafiador responder ao feedback.

Semelhante a peças de Lego, é preciso seguir algum plano para encaixar as pequenas peças. No entanto, e se 20% do trabalho representar 80% do valor?

Então, como você evita trabalhar muito grande ou muito pequeno? Você encontra o equilíbrio certo “pensar grande, trabalhar pequeno”, disse Cutler, o que significa ter uma “missão convincente ligada a alguma estratégia coerente”. As equipes entendem a visão da empresa e criam e gerenciam tarefas que dão suporte e fazem a visão se tornar realidade.

Significa pensar com estratégia em termos de impacto e resultados e criar estratégias para além dos próximos seis meses ou trimestre, ao mesmo tempo que dá espaço suficiente para experimentação e validação. 

Se você só trabalha em grande escala, a sugestão de Cutler é tentar trabalhar em uma escala menor com o contexto apropriado para as grandes metas. Se você trabalha só em pequena escala, essa decisão ajuda a definir a iniciativa estratégica e concluir tarefas. E se você está trabalhando em pequena escala e fazendo com que objetivos grandes sejam impositivos, comece a diminuir as imposições e se concentre em missões e estratégias.

As equipes podem criar backlogs de aprendizado que começam com o “porquê” dos esforços de trabalho, disse Cutler. É importante aprender essas novas informações em vez da “maneira” de aprender. Começar com o “porquê” significa trazer contexto para cada tarefa. As equipes devem realizar a preparação periódica da revisão de tarefas para revisar o backlog do trabalho.

Essa medida ajuda a garantir que a priorização esteja correta e o feedback seja incorporado. Também ajuda as equipes a evitar serem reativas aos desafios do trabalho. Começando com o backlog de aprendizado, as equipes priorizam o que precisa ser aprendido, seja por meio de pesquisas extensas ou horas de desenvolvimento.

Além disso, ajuda a criar a linguagem compartilhada em toda a empresa, já que a taxonomia de trabalho ajuda a descrever melhor diferentes formas ou tipos de trabalho na empresa.