Gerenciamento de programas versus gestão de projetos

Como o gerenciamento de programas e projetos trabalha em conjunto para melhorar o desempenho organizacional

Laureli Mallek Laureli Mallek
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Programas e projetos estão no centro de muitos empreendimentos comerciais. Para usar uma metáfora, os projetos são como trens operados por gerentes de projeto, que ajudam a puxar o trabalho da equipe para atingir metas e, por fim, chegar com um bem ou serviço concluído.

Para continuar com a metáfora, o programa é como alguma coleção de trens circulando por trilhos diferentes, mas indo para a mesma estação, ou objetivo. O gerente do programa é o condutor da estação, conduzindo os vários trens do projeto.

O que é gerenciamento de programas?

O gerenciamento de programas é o processo de gerenciamento de programas mapeados para objetivos que melhoram o desempenho organizacional. Os gerentes do programa supervisionam e coordenam os vários projetos e outras iniciativas estratégicas em toda a empresa.

Os gerentes do programa também ajudam a impulsionar a mudança organizacional colaborando com transformações ágeis, inclusive ajudando a implementar práticas e princípios de DevOps. Os gerentes do programa podem alinhar práticas e processos de gerenciamento de programas com valores ágeis, como colaboração, autonomia e capacitação da equipe, agregando valor aos clientes e adaptando-se às mudanças no momento. O gerente do programa pode colocar o ágil e o DevOps em prática para equipes em grandes programas ou projetos individuais, adaptando os programas aos requisitos e oportunidades específicas da empresa.

Gerenciamento de programas versus gestão de projetos

Gerenciamento de portfólio Otimização de portfólio. Alinhamento de metas de negócios. Alinhamento de valor de negócios. Seleção de programas Gerenciamento de programas Priorização e orçamentação de iniciativas estratégicas. Gerenciando interdependências entre projetos. Garantindo a capacidade e a disponibilidade dos recursos Gestão de projetos Entrega de produto ou serviço. Gerenciando custo, cronograma e escopo. Gerenciando de recursos e orçamento.

Às vezes, o gerenciamento de programas é confundido com a gestão de projetos. A gestão de projetos é o processo de liderar o projeto realizado por alguma equipe para atingir determinados objetivos, como a construção de novos produtos.

O projeto representa a tarefa única e focada, com escopo específico e resultado definido. Os projetos podem ser executados por vários anos, mas o foco principal permanece o mesmo. O sucesso do projeto pode ser medido pela entrega de artefatos e entregas que se acumulam para as metas maiores do programa.

A gestão de projetos é o processo de entrega de valor que cria o programa por meio de incrementos. Apesar da ênfase em artefatos e entregas, a gestão de projetos ainda envolve estratégia e planejamento, já que o gerente do projeto deve determinar como cumprir as metas estabelecidas no início do projeto. Quando o projeto está em andamento, o gerente do projeto acompanha o progresso, aloca recursos, gerencia riscos, se comunica e muito mais.

O gerenciamento de programas envolve o gerenciamento do programa com vários projetos relacionados. Como os programas estão vinculados a iniciativas estratégicas, eles costumam ter longa duração e podem ser permanentes. Os programas continuam por meio de mudanças organizacionais, contribuem para vários objetivos e contêm muitos projetos que oferecem componentes específicos da iniciativa estratégica maior.

Os projetos têm:

  • O conjunto de tarefas com entrega clara e prazo para conclusão
  • Está relacionado com a criação, atualização ou revisão de algum documento, processo, resultado ou outra unidade de trabalho
  • O escopo predefinido que é limitado a uma saída específica
  • Melhora a qualidade, a eficiência, o gerenciamento de custos ou a satisfação do cliente de maneira específica e predeterminada

Os programas têm:

  • Prazos desconhecidos ou fluidos devido ao grande escopo e impacto do trabalho que deve ser feito sem parar por um longo período de tempo
  • Vários produtos com dependências inter-relacionadas que podem continuar a evoluir com base nas mudanças nas necessidades dos negócios
  • Diversos resultados entregáveis concluídos em conjunto para aumentar a eficiência, a precisão, a confiabilidade ou outras necessidades empresariais
  • O trabalho permite que a empresa alcance a meta ou iniciativa de negócios de longo prazo que vai ser executada para sempre
  • O sucesso oferece benefícios a longo prazo ou desbloqueia recursos novos para a empresa

O que o gerente de programa faz?

Meeple de gerente do programa no meio com setas apontando para seis bolhas com ícones que têm texto abaixo de cada um: Avaliar o portfólio, Gerenciar os riscos, Executar o programa, Manter contato com os interessados, Refinar o modelo operacional, Apoiar as decisões

Os gerentes de programa precisam equilibrar a entrega de artefatos, o envolvimento com decisões estratégicas, o gerenciamento das partes interessadas e a mitigação de riscos em todo o programa. Em programas organizacionais com capacitação total, os gerentes do programa devem resolver — ou se conectar com pessoas que possam resolver — e planejar mitigar qualquer item que afete a iniciativa estratégica que buscam alcançar.

Devido à amplitude das responsabilidades, os gerentes de programa desempenham um papel fundamental nas empresas. A função é flexível por design para enfrentar os diferentes desafios que as equipes enfrentam durante a produção.

A qualquer momento, o gerente do programa pode realizar alguma das seguintes tarefas:

Avaliar o estado do portfólio

O gerente do programa analisa e avalia o portfólio conectando-se com as equipes para identificar oportunidades de mitigação ou melhoria de riscos. Essas conexões podem ser bate-papos nos intervalos ou reuniões de equipe. O objetivo do gerente do programa é permanecer conectado e envolvido o suficiente para trabalhar em sintonia com objetivos compartilhados. O que inclui a conexão com as equipes de projeto para garantir que os gerentes de projeto sejam apoiados e desbloqueados.

Gerenciar os riscos

A gestão de riscos é o elemento fundamental do gerenciamento de portfólio. Os riscos incluem a queda do cronograma do projeto, a alteração dos requisitos ou a descoberta de outros interessados. O gerente do programa deve estar ciente de qualquer coisa que possa afetar o progresso ou o resultado do programa e projetos relacionados. O ideal é que o gerente do programa possa tomar ações corretivas para reduzir ou gerenciar riscos no portfólio.

Executar o programa

Os gerentes do programa são responsáveis pela execução do programa, que inclui:

  • Gerenciar orçamentos e recursos em cooperação com gerentes de projeto
  • Definir os parâmetros e controles operacionais
  • Manter os principais elementos do programa que estabelecem a base de termos da equipe e outros documentos de estabelecimento

Manter contato com as partes interessadas

O gerente do programa se conecta com os interessados para ter noção do contexto mais amplo que envolve as metas. Essas conversas oferecem informações importantes sobre o cenário geral. Ao manter parceria com os interessados, o gerente do programa pode auxiliar a orientar as equipes de projeto.

Refinar o modelo operacional

O modelo operacional molda como as equipes progridem em direção aos objetivos. E podem estar incluídos o estabelecimento de canais de comunicação e métodos de relatório, a identificação de metas e o estabelecimento de prioridades em todo o programa. Durante o curso do programa, o gerente do programa otimiza o modelo operacional para aumentar a probabilidade de sucesso e reduzir o impacto dos riscos.

Apoiar as decisões

A tomada de decisões assume várias formas, seja com a realização de reuniões com os tomadores de decisão ou a compilação de informações de plano de fundo sobre quais decisões são necessárias, ou fazer a análise comparativa de várias opções. Gerentes de programas específicos podem se inclinar para diferentes áreas, dependendo dos pontos fortes. O gerente do programa analisa os resultados para identificar oportunidades de melhoria em sistemas, processos ou resultados.

O foco e o escopo de cada gerente do programa moldam as especificidades de como eles se envolvem com essas práticas.

O que o gerente do projeto faz?

O dia típico para o gerente de projeto pode incluir:

  • Verificar o status do produto de entrega para determinar se ele vai ser entregue no prazo e dentro do orçamento
  • Revisar a fila para identificar novos trabalhos, monitorar tarefas existentes e desbloquear elementos específicos para a equipe do projeto
  • Criar o plano de como alcançar o marco específico que descreva as oportunidades de gerenciamento e comunicação dos interessados
  • Garantir que o trabalho do projeto atenda aos requisitos de qualidade e confiabilidade estabelecidos no início do projeto

Como é possível ver, os gerentes do programa e projeto trabalham em tarefas bastante relacionadas. A principal diferença entre essas duas funções é o escopo e a ambiguidade:

  • Os projetos têm escopo rígido e são controlados desde o início, enquanto os programas têm escopo maior que pode mudar ao longo do programa.
  • Os projetos têm ambiguidade limitada porque o sucesso foi definido com clareza no início, enquanto os programas precisam trabalhar com a ambiguidade para definir o que precisa ser feito e como conceituar o “sucesso” para o programa geral.

Gerente de programas

Gerente de projeto

Planeja as estratégias

Planeja os projetos

Oferece aconselhamento aos interessados

Acompanha o progresso dos projetos

Analisa e aconselha sobre projetos

Aloca recursos

Oferece auditorias e controle de qualidade

Gerenciar os riscos

Oferece orientação para equipes de projeto

comunique-se

Conclusão...

O Program Management Institute observa que “organizações com gerenciamento de programas maduros são muito mais bem-sucedidas do que aquelas que não contam com ele”. Esse fato ocorre porque o gerenciamento de programas permite que as organizações alcancem melhor alinhamento com metas estratégicas, gerenciamento de interdependências de projetos, melhor gerenciamento de recursos e muito mais.

O Jira Align oferece recursos de gerenciamento de programas que conectam a estratégia de negócios à execução técnica. Os recursos de gerenciamento de programas incluem quadros de programas visuais, previsão e simulação, rastreamento de programas, roteiros de várias camadas, gerenciamento de dependências e muito mais.

Saiba mais sobre os recursos de gerenciamento de programas do Jira Align. Também não deixe de conferir os Advanced Roadmaps do Jira para planejamento estratégico.