Gerenciamento de programas x gestão de projetos

O gerenciamento de programas é o processo de gerenciamento de programas mapeados para objetivos que melhoram o desempenho organizacional. Os gerentes do programa supervisionam e coordenam os vários projetos e outras iniciativas estratégicas em toda a empresa.

Os gerentes do programa também ajudam a impulsionar a mudança organizacional colaborando com transformações ágeis, inclusive ajudando a implementar práticas e princípios de DevOps. Os gerentes do programa podem alinhar práticas e processos de gerenciamento de programas com valores ágeis, como colaboração, autonomia e capacitação da equipe, agregando valor aos clientes e adaptando-se às mudanças no momento.

O gerente do programa pode colocar o ágil e o DevOps em prática para equipes em grandes programas ou projetos individuais, adaptando os programas aos requisitos e oportunidades específicas da empresa.

Os três pilares do gerenciamento de programas são governança, alinhamento e obtenção dos benefícios. A governança garante que os programas sejam gerenciados conforme os padrões e políticas organizacionais, o alinhamento mantém todos os projetos focados nos objetivos estratégicos e a obtenção dos benefícios avalia a geração de valor.

Equilibrar esses pilares ajuda os gerentes dos programas a lidar com a complexidade e alcançar os melhores resultados. Por exemplo, uma governança forte oferece estruturas claras de tomada de decisão, o alinhamento garante que os recursos sejam usados com eficácia e a obtenção de benefícios acompanha o progresso em direção às metas de negócios.

Um exemplo de gerenciamento de programas é supervisionar o lançamento de um novo produto, que envolve a coordenação de vários projetos, como desenvolvimento de produto, campanhas de marketing e logística da cadeia de suprimentos. O gerente do programa garante que todos os projetos estejam alinhados às metas estratégicas e sejam entregues dentro do prazo e orçamento.

Por exemplo, uma empresa de tecnologia pode realizar um programa para desenvolver um conjunto de apps integrados, o que exige a colaboração entre as equipes de engenharia, de design e de suporte ao cliente. O bom gerenciamento do programa mantém a sincronia desses esforços e o foco em oferecer o máximo de valor.

Às vezes, o gerenciamento de programas é confundido com a gestão de projetos. A gestão de projetos é o processo de liderar o projeto realizado por alguma equipe para atingir determinados objetivos, como a construção de novos produtos. 

O projeto representa a tarefa única e focada, com escopo específico e resultado definido. Os projetos podem ser executados por vários anos, mas o foco principal permanece o mesmo.

Podemos medir o sucesso de um projeto pela quantidade de artefatos e entregáveis finalizados, que contribuem para alcançar as maiores metas de um programa.

A gestão de projetos é o processo de entrega de valor que cria o programa por meio de incrementos. Apesar da ênfase em artefatos e entregas, a gestão de projetos ainda envolve estratégia e planejamento, já que o gerente do projeto deve determinar como cumprir as metas estabelecidas no início do projeto.

Quando o projeto está em andamento, o gerente do projeto acompanha o progresso, aloca recursos, gerencia riscos, se comunica e muito mais. 

O gerenciamento de programas envolve o gerenciamento do programa com vários projetos relacionados. Como os programas estão vinculados a iniciativas estratégicas, eles costumam ter longa duração e podem ser permanentes.

Os programas continuam por meio de mudanças organizacionais, contribuem para vários objetivos e contêm muitos projetos que oferecem componentes específicos da iniciativa estratégica maior.

Os projetos têm: 

• O conjunto de tarefas com entrega clara e prazo para conclusão

• Está relacionado com a criação, atualização ou revisão de algum documento, processo, resultado ou outra unidade de trabalho

• O escopo predefinido que é limitado a uma saída específica

• Melhora a qualidade, a eficiência, o gerenciamento de custos ou a satisfação do cliente de maneira específica e predeterminada 

Os programas têm:

• Prazos desconhecidos ou fluidos devido ao grande escopo e impacto do trabalho que deve ser feito sem parar por um longo período de tempo

• Vários produtos com dependências inter-relacionadas que podem continuar a evoluir com base nas mudanças nas necessidades dos negócios

• Diversos resultados entregáveis concluídos em conjunto para aumentar a eficiência, a precisão, a confiabilidade ou outras necessidades empresariais

• O trabalho permite que a empresa alcance a meta ou iniciativa de negócios de longo prazo que vai ser executada para sempre

• O sucesso oferece benefícios a longo prazo ou libera funções novas para a empresa

Os gerentes de programa precisam equilibrar a entrega de artefatos, o envolvimento com decisões estratégicas, o gerenciamento das partes interessadas e a mitigação de riscos em todo o programa. Em programas organizacionais com capacitação total, os gerentes do programa devem resolver — ou se conectar com pessoas que possam resolver — e planejar mitigar qualquer item que afete a iniciativa estratégica que buscam alcançar.

Devido à amplitude das responsabilidades, os gerentes de programa desempenham um papel fundamental nas empresas. A função é flexível por design para enfrentar os diferentes desafios que as equipes enfrentam durante a produção. 

A qualquer momento, o gerente do programa pode realizar alguma das seguintes tarefas:

Avaliar o estado do portfólio 

O gerente do programa analisa e avalia o portfólio conectando-se com as equipes para identificar oportunidades de mitigação ou melhoria de riscos. Essas conexões podem ser bate-papos nos intervalos ou reuniões de equipe. O objetivo do gerente do programa é permanecer conectado e envolvido o suficiente para trabalhar em sintonia com objetivos compartilhados. O que inclui a conexão com as equipes de projeto para garantir que os gerentes de projeto sejam apoiados e desbloqueados. 

Gerenciar os riscos

A gestão de riscos é o elemento fundamental do gerenciamento de portfólio. Os riscos incluem a queda do cronograma do projeto, a alteração dos requisitos ou a descoberta de outros interessados. O gerente do programa deve estar ciente de qualquer coisa que possa afetar o progresso ou o resultado do programa e projetos relacionados. O ideal é que o gerente do programa possa tomar ações corretivas para reduzir ou gerenciar riscos no portfólio.

Executar o programa

Os gerentes do programa são responsáveis pela execução do programa, que inclui:

• Gerenciar orçamentos e recursos em cooperação com gerentes de projeto

• Definir os parâmetros e controles operacionais

• Manter os principais elementos do programa que estabelecem a base de termos da equipe e outros documentos de estabelecimento  

Manter contato com as partes interessadas 

O gerente do programa se conecta com os interessados para ter noção do contexto mais amplo que envolve as metas. Essas conversas oferecem informações importantes sobre o cenário geral. Ao manter parceria com os interessados, o gerente do programa pode auxiliar a orientar as equipes de projeto.

Refinar o modelo operacional

O modelo operacional molda como as equipes progridem em direção aos objetivos. E podem estar incluídos o estabelecimento de canais de comunicação e métodos de relatório, a identificação de metas e o estabelecimento de prioridades em todo o programa. Durante o curso do programa, o gerente do programa otimiza o modelo operacional para aumentar a probabilidade de sucesso e reduzir o impacto dos riscos.

Apoiar as decisões 

A tomada de decisões assume várias formas, seja com a realização de reuniões com os tomadores de decisão ou a compilação de informações de plano de fundo sobre quais decisões são necessárias, ou fazer a análise comparativa de várias opções. Gerentes de programas específicos podem se inclinar para diferentes áreas, dependendo dos pontos fortes. O gerente do programa analisa os resultados para identificar oportunidades de melhoria em sistemas, processos ou resultados. 

O foco e o escopo de cada gerente do programa moldam as especificidades de como eles se envolvem com essas práticas.

Qual é o melhor software para gestão de programas?

O Jira é uma das melhores soluções de software para gestão de projetos e programas, oferecendo funções robustas para acompanhar o progresso, gerenciar dependências e alinhar equipes em vários projetos. Os painéis personalizáveis e ferramentas de geração de relatórios do Jira ajudam os gerentes de programas a visualizar o status e coordenar o trabalho em grande escala.

O Jira se integra ao Confluence para documentação, facilitando o compartilhamento de informações e a colaboração entre departamentos. Essas ferramentas apoiam a gestão do programa, proporcionando transparência, rastreabilidade e atualizações em tempo real para todas as partes interessadas.

O dia típico para o gerente de projeto pode incluir:

• Verificar o status do produto de entrega para determinar se ele vai ser entregue no prazo e dentro do orçamento

• Revisar a fila para identificar novos trabalhos, monitorar tarefas existentes e desbloquear elementos específicos para a equipe do projeto

• Criar o plano de como alcançar o marco específico que descreva as oportunidades de gerenciamento e comunicação dos interessados

• Garantir que o trabalho do projeto atenda aos requisitos de qualidade e confiabilidade estabelecidos no início do projeto 

Como é possível ver, os gerentes do programa e projeto trabalham em tarefas bastante relacionadas. A principal diferença entre essas duas funções é o escopo e a ambiguidade:

• Os projetos têm escopo rígido e são controlados desde o início, enquanto os programas têm escopo maior que pode mudar ao longo do programa.

• Os projetos têm ambiguidade limitada porque o sucesso foi definido com clareza já no início, enquanto os programas precisam trabalhar com a ambiguidade para definir o que precisa ser feito e como conceituar o "sucesso" para o programa em geral.

O Program Management Institute observa que “organizações com gerenciamento de programas maduros são muito mais bem-sucedidas do que aquelas que não contam com ele”. Esse fato ocorre porque o gerenciamento de programas permite que as organizações alcancem melhor alinhamento com metas estratégicas, gerenciamento de interdependências de projetos, melhor gerenciamento de recursos e muito mais. 

O Jira Align oferece funções de gerenciamento de programas que conectam a estratégia de negócios à execução técnica. As funções de gerenciamento de programas incluem quadros de programas visuais, previsão e simulação, rastreamento de programas, roteiros de várias camadas, gerenciamento de dependências e muito mais. 

Saiba mais sobre as características de gerenciamento de programas do Jira Align. Também não deixe de conferir o planejamento avançado do Jira para planejamento estratégico.