O que é um painel Kanban?

Saiba como construir um painel Kanban e ver exemplos da Atlassian e outros

Max Rehkopf Max Rehkopf
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Um quadro Kanban é uma ferramenta ágil de gerenciamento de projetos elaborada para ajudar a visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência (ou fluxo). Os quadros Kanban usam cartões, colunas e melhorias contínuas para ajudar as equipes de tecnologia e serviço a se comprometerem com a quantidade certa de trabalho e terminarem tudo!

Kanban percorreu um longo caminho desde suas origens na produção enxuta, graças a um pequeno, mas poderoso grupo de entusiastas Kanban. O trabalho de David Anderson definindo o método Kanban ajudou a trazer o Kanban para o ambiente de software e serviços, e o Personal Kanban, de Jim Benson e Tonianne DeMaria, ajudou a expandir as aplicações de Kanban para lugares que você nem acreditaria.

Exemplo de um painel Kanban

Eu uso quadros Kanban todos os dias e não conseguia imaginar a vida sem eles. As ideias e as melhores práticas são um resultado das minhas experiências pessoais, pesquisas e conversas que tive com Zach Nies, Keith Nottinson e Jim Benson.

O que me faz voltar ao Kanban são os valores Kanban e a (surpreendente) falta de regras. Os valores Kanban são: respeito pelas pessoas e melhoria contínua.

Elementos de um painel Kanban

David Anderson estabeleceu que os painéis Kanban podem ser divididos em cinco componentes: sinais visuais, colunas, limites de trabalho em andamento, um ponto de compromisso e um ponto de entrega.

Elementos de um painel Kanban
  1. Sinais visuais — uma das primeiras coisas que você nota em um painel Kanban são os cartões visuais (adesivos, notas ou como quiser chamar). As equipes Kanban escrevem todos os seus projetos e itens de trabalho em cartões, geralmente um por cartão. Para equipes ágeis, cada cartão pode conter uma história do usuário. Uma vez no painel, esses sinais visuais ajudam os companheiros de equipe e os interessados a entender em que a equipe está trabalhando.
  2. Colunas — outra marca registrada do quadro Kanban são as colunas. Cada coluna representa uma atividade específica que, juntas, compõem um “fluxo de trabalho”. Os cartões fluem através do fluxo de trabalho até a conclusão. Os fluxos de trabalho podem ser tão simples quanto “Para fazer”, “Em andamento”, “Concluído” ou muito mais complexos.
  3. Limites de Trabalho em andamento (WIP) — Os limites de WIP são o número máximo de cartões que podem estar em uma coluna a qualquer momento. Uma coluna com um limite de WIP de três não pode ter mais que três cartões. Quando a coluna está no limite, a equipe precisa focar nesses cartões e mandar cada um para a frente antes de mover cartões novos para essa fase do fluxo de trabalho. Esses limites de WIP são essenciais para expor gargalos no fluxo de trabalho e maximizar o fluxo. Os limites de WIP dão a você um aviso antecipado de que você se comprometeu com muito trabalho.
  4. Ponto de compromisso — as equipes de Kanban, muitas vezes, têm um backlog para o painel. É aqui que clientes e colegas de equipe colocam ideias para projetos que a equipe pode escolher quando estiver pronta. O ponto de compromisso é o momento em que uma ideia é escolhida pela equipe e o trabalho começa no projeto.
  5. Ponto de entrega — o ponto de entrega é o fim do fluxo de trabalho de uma equipe de Kanban. Para a maioria das equipes, o ponto de entrega é quando o produto ou serviço está nas mãos do cliente. O objetivo da equipe é levar os cartões do ponto de compromisso para o ponto de entrega o mais rápido possível. O tempo decorrido entre os dois é chamado de tempo de espera. As equipes de Kanban estão melhorando sem parar para diminuir seu tempo de espera o máximo possível.  

Um painel Kanban com estes cinco elementos vai, sem dúvidas, preparar a sua equipe para o sucesso. Mas, agora, quero apresentar um ponto de vista oposto.

Jim Benson diz que Kanban só tem duas regras: limitar o trabalho em andamento e visualizar seu trabalho. Se você começar apenas com essas regras e aplicar cada uma ao seu trabalho, seu quadro Kanban vai ter uma aparência muito diferente da descrita acima. E não tem problema! Jim acha uma boa ideia começar apenas com essas duas regras porque, segundo ele, "quanto mais regras você adicionar, em menos contextos ele se encaixa".

Tipos e exemplos de painéis Kanban

O Kanban pode ser adaptado a muitos ambientes, desde a manufatura até o desenvolvimento ágil de software e os recursos humanos. O tipo de ambiente que adapta o Kanban costuma determinar se o painel é físico ou digital. Na minha pesquisa, eu soube de um trabalho de construção de US$ 58 milhões gerenciado com um painel físico em um trailer e falei com muitas equipes de software usando painéis Kanban digitais.

Painéis físicos

Os painéis Kanban mais simples são painéis físicos divididos em colunas verticais. As equipes marcam um quadro branco ou quadro-negro e colocam notas adesivas no quadro. Essas notas adesivas se movem através do fluxo de trabalho e demonstram progresso.

Exemplo de um painel Kanban físico

Uma vantagem de um painel físico é que ele está “sempre ativo”. Você não pode abrir uma nova guia em um quadro branco gigante sentado na sua mesa. É simples de montar, simples de mostrar aos outros e, muitas vezes, é a melhor maneira de se comunicar com certas equipes. No entanto, painéis físicos não são ideais para equipes remotas ou pessoas com caligrafia terrível, como eu.

A Optimizely faz software para ajudar as empresas a entenderem quais as variantes de uma página de internet ou produto que os usuários mais gostam. Eles usam o Jira para monitorar itens de trabalho grandes e pequenos, mas Keith Nottonson, diretor sênior de desenvolvimento, viu uma lacuna.

As equipes individuais estavam trabalhando bem no Jira, mas não estavam falando umas com as outras. Para manter a sintonia entre elas, Keith montou um enorme painel Kanban físico chamado “a parede do trabalho”.

Exemplo de um painel Kanban físico

Esse painel tem todos os projetos em que a equipe de engenharia está trabalhando, com métricas, membros da equipe e status em exibição para todos. Embora isso tenha sido útil para entender todo o seu portfólio de trabalho, um valor ainda mais interessante começou a se produzir.

“No início, a parede era apenas "para fazer", "em andamento" e "concluído", mas, com o tempo, as pessoas começaram conversar sobre como trabalhamos”, disse Keith. Keith contou ainda que, graças a essas conversas, a parede cresceu e evoluiu e, em questão de semanas, a Optimizely teve uma noção muito melhor de como o trabalho é feito.

O painel da Optimizely é ótimo, em especial porque tem um ponto compromisso e um ponto de entrega. Quando um projeto é definido e atende a determinados critérios, uma equipe de engenharia pega o projeto e se compromete a concluir o serviço. Nesse ponto, o projeto vai para o Jira para que eles possam capturar todos os dados valiosos e interações envolvidos na entrega final.

Keith recomenda que as equipes comecem com um painel Kanban físico, já que essas conversas iniciais levam a iterações rápidas do fluxo de trabalho e do painel. 

Painéis digitais

À medida que o sistema Kanban caiu nas graças das equipes de software e engenharia, os painéis Kanban passaram por uma transformação digital. Os painéis digitais permitem que as equipes que não compartilham um espaço físico de escritório usem quadros Kanban à distância e sem sincronia.

Exemplo de um painel Kanban do Trello

O Trello é uma maneira rápida e simples de fazer um painel Kanban digital. A configuração envolve apenas alguns cliques para criar listas digitais, que representam os estágios do seu processo Kanban, em um painel que toda a sua equipe pode acessar e gerenciar.

Por exemplo, você pode criar listas para "Backlog", "A seguir", "Em andamento" e "Concluído"! Cada tarefa é organizada como um cartão, que você move pelas listas à medida que elas são enfileiradas, trabalhadas e concluídas.

As vantagens de um painel Kanban digital como este são a velocidade de configuração, a facilidade de compartilhar com outros e a capacidade de monitorar de maneira assíncrona um número infinito de conversas e comentários à medida que o projeto avança. Não importa onde ou quando os membros da equipe fazem o check-in no painel Kanban: todos vão ver o status mais atualizado do projeto. Além disso, você pode até usar um fluxo de trabalho Kanban do Trello para suas tarefas pessoais, como mostra este painel de exemplo.

Alguns painéis Kanban digitais são simples e alguns são mais robustos e personalizáveis. As equipes que exigem funcionalidades adicionais, como Limites de WIP e Gráficos de controle, devem optar por uma ferramenta mais avançada, como o Jira Software. O Jira vem pronto para uso e, com o template de projeto Kanban, montar uma equipe de Kanban e fazer com que ela funcione é mamão com açúcar. A equipe pode entrar no projeto e, em seguida, personalizar seu fluxo de trabalho e painel, colocar limites de WIP, criar raias e até mesmo ativar um backlog se precisar de uma maneira melhor de priorizar.

Exemplo de template Kanban do Jira

Painel Kanban vs. Scrum

A diferença entre Kanban e Scrum é bastante sutil. Pela maioria das interpretações, as equipes de Scrum usam um painel Kanban com processos, artefatos e funções Scrum. Existem, no entanto, algumas diferenças importantes.

  • Sprints de Scrum têm datas de início e fim, enquanto o Kanban é um processo contínuo.
  • As funções da equipe são definidas com clareza no Scrum (proprietário do produto, equipe de desenvolvimento e mestre do Scrum), enquanto o Kanban não tem funções específicas. Ambas as equipes são auto-organizadas.
  • Um painel Kanban é usado durante todo o ciclo de vida de um projeto, enquanto o painel do Scrum é limpo e reciclado após cada sprint. 
  • Um painel do Scrum tem um número definido de tarefas e prazo rigoroso para completar cada uma delas.
  • Os quadros Kanban são mais flexíveis no que diz respeito a tarefas e duração. As tarefas podem ser repriorizadas, reatribuídas ou atualizadas conforme necessário.

Tanto Kanban quanto Scrum são estruturas ágeis populares entre os desenvolvedores de software. Para saber mais, leia nosso detalhamento completo de Kanban vs. Scrum.

Introdução aos painéis Kanban

Kanban é um método para “começar com o que você faz agora”. Isso significa que você não precisa para tudo o que está fazendo para começar o Kanban. O método Kanban presume três coisas:

  1. Você entende os processos atuais, o modo como são praticados, e respeita funções, responsabilidades e cargos atuais.
  2. Você concorda em ir atrás da melhoria contínua através de mudança evolutiva.
  3. Você encoraja atos de liderança em todos os níveis, desde colaboradores individuais até gerentes seniores.

Este é um processo de equipe, então a primeira coisa que sua equipe deve fazer é se reunir! É uma boa ideia tentar dividir seu trabalho nas diferentes atividades que compõem o fluxo de trabalho (colunas). A partir daí, você pode descobrir como e quando novos trabalhos (cartões) são adicionados ao painel. Você vai ter uma central de atendimento para onde os clientes mandam ideias ou a equipe vai marcar uma reunião para anotar e postar seus cartões?

Também é aconselhável decidir o tamanho e o escopo de um cartão. Faça uma estimativa de tempo ou complexidade para ser uniforme em todos os cartões. Se uma tarefa for muito densa ou desafiadora, tente dividir em vários cartões.

Depois de decidir sobre um ponto de compromisso e um ponto de entrega, sua equipe está pronta para começar a trabalhar. Com o tempo, conte com a equipe para criticar e melhorar o processo. Não se esqueça de que o Kanban exige atos de liderança em todos os níveis e de forma contínua, um conceito chamado Kaizen. Com os valores Kanban de respeito pelas pessoas e melhoria contínua em mente, você vai estar pronto em pouco tempo.

a seguir
WIP limits