Melhoria do processo Lean: o que é e como aplicar aos projetos

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A melhoria contínua é a base da metodologia Lean. A melhoria do processo Lean se concentra na eliminação de atividades inúteis para agilizar os processos de uma empresa. Ela envolve analisar e avaliar projetos enquanto eles estão em andamento e após a conclusão para identificar oportunidades de melhoria.

Esse método busca criar uma abordagem sistemática para permitir que as equipes ofereçam mais valor ao cliente. Isso é feito por meio de um ciclo de melhoria contínua. É aí que você identifica oportunidades, planeja como melhorar o processo, implementa mudanças e analisa o desempenho dessas melhorias. E depois começa tudo de novo.

Neste artigo, a gente detalha a metodologia de melhoria de processos Lean e a compara a outras metodologias de desenvolvimento de software, como os princípios ágeis e de DevOps.

O que é melhoria do processo Lean?

A melhoria Lean de processos elimina o desperdício dos processos para que uma equipe trabalha apenas em tarefas que criam valor para o cliente. É um ciclo de melhoria contínua que garante que a equipe permaneça enxuta.

Essa não é uma abordagem para se usar uma única vez. É uma prática de longo prazo que funciona melhor se toda a empresa a adotar. A aplicação correta dessa prática vai ajudar a manter o ritmo e a manter os projetos avançando. O objetivo principal é criar um meio sistemático de agregar valor ao cliente com mais rapidez.

Benefícios da melhoria do processo Lean

O uso de metodologias Lean para melhorar os processos ajuda a garantir que todos na empresa gerem valor contínuo aos clientes. Isso vai ajudar você a desenvolver apenas aquilo de que o cliente precisa. Assim, você não perde tempo criando demais ou o que não é necessário. Isso economiza o tempo e dinheiro da sua empresa.

A melhoria do processo Lean tem os seguintes benefícios:

  • Maior eficiência: analisar e melhorar seu processo permite estimar melhor os prazos e as entregas dos futuros sprints.
  • Melhor colaboração: a melhoria contínua promove a colaboração cruzada em toda a empresa. Ela incentiva as equipes a comunicarem problemas ou oportunidades de melhor processos.
  • Melhor moral: processos simplificados e estáveis criam mais vitórias para a equipe, melhorando o moral.
  • Diminuição do desperdício: as equipes trabalham apenas em tarefas essenciais, diminuindo o desperdício de tempo.
  • Mentalidade de crescimento: a gestão Lean incentiva todos a sempre buscarem a melhoria.
  • Clientes satisfeitos: se uma empresa entrega valor de forma consistente, os clientes se tornam defensores de seus produtos.
  • Capacidade de permanecer relevante: a capacidade de mudar prioridades e se adaptar evita a estagnação.

Como aplicar a melhoria do processo Lean em projetos

Usar os princípios Lean para melhorar os processos é um processo em si. Saiba como integrar a metodologia em uma empresa com quatro etapas fáceis:

1. Determine áreas potenciais para melhoria

Reúna sua equipe e faça uma análise honesta dos processos atuais. Identifique áreas em que os processos não atendem às necessidades da sua equipe e podem se beneficiar da mudança.

Por exemplo, você pode ter um bloqueador contínuo ao passar do design para o desenvolvimento. Há uma lacuna contínua na entrega, do design ao desenvolvimento. Investigue o que está causando esse bloqueador. É falha de comunicação? Existem lacunas de habilidades? A equipe de design precisa de mais suporte?

Considere visualizar seu fluxo de trabalho com um quadro Kanban como o quadro Kanban do Jira. Para descobrir por que algo não está funcionando, você pode usar a técnica dos cinco porquês. Com esse template, você pergunta “por quê” cinco vezes para chegar à causa raiz de um problema. Um template de análise de causa raiz também pode orientar esse processo.

2. Identifique possíveis soluções

Depois de identificar as áreas de melhoria, envolva a equipe na descoberta de possíveis soluções, solicitando ideias. A experiência dos membros da equipe muitas vezes os leva a soluções eficazes. Desafie as formas tradicionais de fazer as coisas e procure quebrar a mentalidade de "como a gente sempre fez".

Com essas soluções potenciais, determine quais são viáveis. Em seguida, escolha uma área de foco e desenvolva um plano de ação para implementar as ideias.

3. Implemente melhorias

Implementar mudanças costuma ser um desafio. Vai haver resistência inicial, ainda mais da velha guarda. No entanto, o planejamento adequado e a colaboração no projeto facilitam esse processo e ajudam as equipes a trabalharem juntas.

O uso de um template de plano de projeto garante a colaboração interfuncional, pois ele descreve o plano de ataque e ajuda a determinar a melhor maneira de implementar soluções. Você pode mapear a logística do projeto com antecedência para que tudo fique claro. Ter um plano também garante o envolvimento e a colaboração das partes interessadas, pois elas vão poder acompanhar e monitorar o progresso.

4. Monitore os resultados

Implementar soluções não é o fim do processo. É fundamental monitorar o desempenho e coletar dados para determinar se as soluções resultaram em melhorias. Também é essencial identificar as razões por trás do sucesso ou fracasso das soluções.

A análise desses dados pode revelar áreas que exigem mais refinamento. Isso é normal, pois o processo é cíclico. O objetivo é continuar melhorando e refinando as soluções.

Agora que foi descrita a implementação dessa metodologia, é hora de entender como ela se compara a outros métodos.

Melhoria do processo Lean versus gerenciamento do fluxo de valor

O gerenciamento do fluxo de valor (VSM, na sigla em inglês) é outra metodologia Lean focada na melhoria. O objetivo é melhorar a forma como as equipes oferecem experiências de alta qualidade aos clientes, com foco na velocidade com que os clientes recebem atualizações e se eles valorizam as mudanças.

O VSM examina o sistema geral de desenvolvimento e entrega de produtos de uma empresa. Ele busca aprimorar o processo de ponta a ponta de entrega do produto, serviço ou experiência. O gerenciamento Lean de processos, no entanto, é orientado a tarefas e se concentra em processos específicos.

Para o VSM, o Jira Software permite que os gerentes de projeto escalem a colaboração em equipe. O Jira Align ajuda as empresas a visualizar fluxos de valor entre equipes, configurar a automação do fluxo de processos e alinhar o trabalho às necessidades comerciais.

Melhoria do processo Lean versus metodologia ágil

A gestão ágil de projetos, outra metodologia Lean, é um processo iterativo de desenvolvimento de software com lançamentos contínuos baseados no feedback dos clientes.

O método ágil tem quatro valores fundamentais e 12 princípios orientadores que priorizam pessoas, em vez de processos e ferramentas. O foco é melhorar a comunicação dentro das equipes e com os clientes.

Assim como o VSM, a gestão ágil de projetos busca a melhoria geral do processo. Isso é possível por meio da comunicação contínua entre os usuários finais e a equipe de desenvolvimento. Em contrapartida, a equipe interna faz as melhorias na gestão Lean de processos.

O Scrum e o Kanban são duas estruturas ágeis. O Scrum tem como base a experiência da equipe, assim como uma equipe desportiva. O aprendizado é obtido por meio de experiências. O Kanban, no entanto, é um método que estrutura e organiza o trabalho. O Jira Software capacita as equipes em ambas as estruturas, oferecendo uma fonte única de informações para o planejamento e a execução do projeto.

Melhoria do processo Lean versus metodologia DevOps

DevOps se refere a uma equipe multidisciplinar de operações e desenvolvimento que se comunica, compartilha feedback e colabora durante todo o processo de desenvolvimento. Os princípios do DevOps têm como foco aumentar a velocidade do desenvolvimento de software por meio da colaboração multidisciplinar. Ele desfaz as barreiras entre as equipes de desenvolvimento e de operações. O DevOps utiliza um método centrado no cliente para fazer melhorias no processo usando ciclos de feedback com os usuários finais. A gestão Lean de processos tem como base a equipe interna e não o cliente.

O Open DevOps, com tecnologia do Jira Software, pode ajudar as equipes a implementar essa metodologia e manter o foco em agregar valor aos clientes. Ele tem integração fácil com ferramentas da Atlassian e de parceiros para que as equipes possam se concentrar na criação e na operação de software.

É possível aplicar todos esses princípios de uma só vez?

Sim, essas quatro metodologias Lean se complementam, permitindo que a empresa melhore processos e a produtividade. A melhoria do processo Lean pode refinar os processos internos e eliminar atividades desnecessárias. O VSM pode aprimorar o fluxo de valor do cliente, oferecendo produtos de melhor qualidade. A metodologia ágil mantém as equipes eficientes e receptivas às alterações. E o DevOps aumenta a empatia da equipe com os clientes.

A aplicação dessas metodologias resulta na melhoria da experiência e da satisfação dos clientes.

Jira Software para melhoria do processo Lean

O Jira Software ajuda a aplicar todas essas metodologias em uma ferramenta empresarial. Ele permite escalar a colaboração da equipe e obter dados contextuais sobre os projetos para tomar decisões melhores. Você pode manter a equipe concentrada em tarefas importantes e automatizar as tarefas rotineiras.

Use o Jira Align para visualizar fluxos de valor entre as equipes. Você pode automatizar ainda mais os fluxos de processo e garantir que o trabalho esteja alinhado com os objetivos estratégicos de negócios. Tudo isso vai ajudar você a se manter dentro da metodologia Lean, enquanto monitora investimentos, simplifica as operações e identifica obstáculos. Dessa forma, a equipe vai agregar valor contínuo aos clientes.

Melhoria do processo Lean: perguntas frequentes

Quais são os 5 princípios do Lean?

Os cinco princípios da metodologia Lean são a base do processo Lean. Eles surgiram na indústria automotiva japonesa e são usados em vários setores. Confira cada um deles a seguir:

  1. Definir valor: identifique quais atividades agregam valor aos clientes.
  2. Mapear o fluxo de valor: verifique as atividades de valor do cliente para manter o foco dos projetos.
  3. Criar fluxo: remova quaisquer obstáculos antes que eles atrapalhem o fluxo da equipe.
  4. Criar um sistema de produção puxada: produza conforme a demanda real e não com base na demanda prevista.
  5. Buscar melhoria contínua: procure oportunidades para melhorar os processos e encontrar eficiências.

Quais são as técnicas mais comuns de melhoria do processo Lean?

Confira a seguir algumas técnicas comuns para melhoria de processos usando os princípios Lean:

  • Kanban: essa técnica usa cartões para organizar e visualizar as atividades da equipe, permitindo que toda a equipe veja o que mudou de “pendente” para “concluído”.
  • 5 porquês: perguntar "por quê?" cinco vezes ajuda a identificar a causa raiz de um problema, permitindo detalhar esse item até chegar à causa inicial.
  • Limites de WIP: nessa técnica, o gerente de projeto define o limite de trabalho que pode existir em qualquer fluxo de trabalho. Ter limites de WIP evita que a equipe fique sobrecarregada e estressada.

Quais são as coisas mais importantes a se ter em mente ao usar uma abordagem de melhoria do processo Lean?

Para obter melhorias contínuas, a equipe deve adotar a postura contínua de buscar reduzir e eliminar desperdícios.Não é uma abordagem para se usar uma única vez; é um processo cíclico de melhoria. As práticas recomendadas também aconselham se concentrar em um item de processo por vez, em vez de tentar resolver todos de uma só vez. É mais fácil resolver um item por vez do que distribuir os esforços e tentar resolver todos os problemas ao mesmo tempo.