A melhoria contínua é um princípio fundamental da metodologia Lean, e a melhoria do processo Lean se concentra na eliminação de atividades inúteis para agilizar os processos de uma empresa. Ela envolve analisar e avaliar projetos enquanto eles estão em andamento e após a conclusão para identificar oportunidades de melhoria. Esse método busca criar uma abordagem sistemática para permitir que as equipes ofereçam mais valor ao cliente por meio do ciclo de melhoria contínua.
Este artigo detalha a metodologia de melhoria de processos Lean e a compara com outras metodologias de desenvolvimento de software, como os princípios Ágil e DevOps.
O que é melhoria do processo Lean?
A melhoria enxuta de processos se concentra na eliminação do desperdício dos processos, para que a equipe trabalhe apenas em tarefas que criem valor para o cliente. É um ciclo de melhoria contínua que garante que a equipe permaneça enxuta.
Essa não é uma abordagem para se usar uma única vez. A aplicação correta dessa prática vai ajudar a manter o ritmo e a manter os projetos avançando. O objetivo principal é criar um meio sistemático de agregar valor ao cliente com mais rapidez. É uma prática de longo prazo que funciona melhor se toda a empresa a adotar.
Benefícios da melhoria do processo Lean
A melhoria enxuta do processo garante que as equipes trabalhem apenas em tarefas que agregam valor aos clientes, economizando recursos e dinheiro para a empresa.
A melhoria do processo Lean tem os seguintes benefícios:
- Maior eficiência: analisar e melhorar seu processo permite estimar melhor os prazos e as entregas dos futuros sprints.
- Melhor colaboração: a melhoria contínua promove a colaboração cruzada em toda a empresa. Ele incentiva as equipes a comunicarem problemas ou oportunidades de melhoria de processos.
- Melhor moral: processos simplificados e estáveis criam mais vitórias para a equipe, melhorando o moral.
- Diminuição do desperdício: as equipes trabalham apenas em tarefas essenciais, diminuindo o desperdício de tempo.
- Mentalidade de crescimento: a gestão Lean incentiva todos a sempre buscarem a melhoria.
- Clientes satisfeitos: se uma empresa entrega valor de forma consistente, os clientes se tornam defensores de seus produtos.
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Capacidade de permanecer relevante: a capacidade de mudar prioridades e se adaptar evita a estagnação.
Como aplicar a melhoria do processo Lean em projetos
Usar os princípios Lean para melhorar os processos é um processo em si. Saiba como integrar a metodologia em uma empresa com quatro etapas fáceis:
1. Determine áreas potenciais para melhoria
Reúna sua equipe e faça uma análise honesta dos processos atuais. Identifique áreas em que os processos não atendem às necessidades da sua equipe e podem se beneficiar da mudança.
Por exemplo, você pode ter um bloqueador contínuo toda vez que passa do design para o desenvolvimento. Investigue o que está causando esse bloqueador. É falha de comunicação? Existem lacunas de habilidades? A equipe de design precisa de mais suporte?
Considere visualizar o fluxo de trabalho com um quadro Kanban. Um template de análise de causa raiz também pode guiar você nesse processo.
2. Identifique possíveis soluções
Depois de identificar as áreas de melhoria, envolva a equipe na busca de possíveis soluções. A experiência dos membros da equipe muitas vezes os leva a soluções eficazes. Desafie as formas tradicionais de fazer as coisas e procure quebrar a mentalidade de "como a gente sempre fez".
A partir dessas soluções potenciais, determine quais são as mais viáveis. Em seguida, escolha uma área de foco e desenvolva um plano de ação para implementar as ideias.
3. Implemente melhorias
Implementar mudanças pode ser um desafio. Pode haver resistência inicial. No entanto, o planejamento adequado e a colaboração do projeto facilitam esse processo e ajudam as equipes a trabalharem juntas.
O uso de um template de plano de projeto garante a colaboração interfuncional, pois ele descreve o plano de ataque e ajuda a determinar a melhor maneira de implementar soluções. Você pode mapear a logística do projeto com antecedência para que tudo fique claro. Ter um plano também garante o envolvimento e a colaboração das partes interessadas, pois elas vão poder acompanhar e monitorar o progresso.
4. Monitore os resultados
Implementar soluções não é o fim do processo. É fundamental monitorar o desempenho e coletar dados para determinar se as soluções resultaram em melhorias. Também é essencial identificar as razões por trás do sucesso ou fracasso das soluções.
A análise desses dados pode revelar áreas que exigem mais refinamento. Isso é normal, pois o processo é cíclico. O objetivo é continuar melhorando e refinando as soluções.
Agora que foi descrita a implementação dessa metodologia, é hora de entender como ela se compara a outros métodos.
Melhoria do processo Lean versus gerenciamento do fluxo de valor
O gerenciamento do fluxo de valor (VSM, na sigla em inglês) é outra metodologia Lean focada na melhoria. O objetivo é melhorar a forma como as equipes oferecem experiências de alta qualidade aos clientes, com foco na velocidade com que os clientes recebem atualizações e se eles valorizam as mudanças.
O VSM examina o sistema geral de desenvolvimento e entrega de produtos de uma empresa. Ele busca aprimorar o processo de ponta a ponta de entrega do produto, serviço ou experiência. O gerenciamento Lean de processos, no entanto, é orientado a tarefas e se concentra em processos específicos.
As equipes podem confiar no Jira para otimizar fluxos de trabalho e processos e ampliar a colaboração da equipe. O Jira Align ajuda as empresas a visualizar fluxos de valor entre equipes, configurar a automação do fluxo de processos e alinhar o trabalho às necessidades comerciais.
Melhoria do processo Lean versus metodologia ágil
A gestão ágil de projetos, outra metodologia Lean, é um processo iterativo para desenvolvimento de software com lançamentos contínuos baseados no feedback do cliente.
O método ágil tem quatro valores fundamentais e 12 princípios orientadores que priorizam pessoas, em vez de processos e ferramentas. O foco é melhorar a comunicação dentro das equipes e com os clientes.
Assim como o VSM, a gestão ágil de projetos busca a melhoria geral do processo. Isso é possível por meio da comunicação contínua entre os usuários finais e a equipe de desenvolvimento.
O Scrum e o Kanban são duas estruturas ágeis. O Scrum é projetado para equipes que entregam trabalho em uma cadência regular ou trabalham em períodos curtos, chamados de sprints. O Kanban, no entanto, é projetado para equipes que limitam o trabalho em andamento e se concentram em um fluxo contínuo de trabalho. O Jira suporta ambas as metodologias ágeis, facilitando que as equipes de software organizem o trabalho, permaneçam alinhadas e criem produtos melhores.
Melhoria do processo Lean versus metodologia DevOps
DevOps se refere a uma equipe multidisciplinar de operações e desenvolvimento que se comunica, compartilha feedback e colabora durante todo o processo de desenvolvimento. Os princípios do DevOps têm como foco aumentar a velocidade do desenvolvimento de software por meio da colaboração multidisciplinar. Ele desfaz as barreiras entre as equipes de desenvolvimento e de operações. O DevOps utiliza um método centrado no cliente para fazer melhorias no processo usando ciclos de feedback com os usuários finais. A gestão Lean de processos depende da equipe interna e não do cliente.
O Open DevOps, baseado em Jira, pode ajudar as equipes de software a implementar essa metodologia e manter o foco em oferecer valor aos clientes. Ele tem integração fácil com ferramentas da Atlassian e de parceiros para que as equipes possam se concentrar na criação e na operação de software.
É possível aplicar todos esses princípios de uma só vez?
Sim, essas quatro metodologias Lean se complementam, permitindo que a empresa melhore processos e a produtividade. A melhoria do processo Lean pode refinar os processos internos e eliminar atividades desnecessárias. O VSM pode aprimorar o fluxo de valor do cliente, oferecendo produtos de melhor qualidade. A metodologia ágil mantém as equipes eficientes e receptivas às alterações. E o DevOps aumenta a empatia da equipe com os clientes.
A aplicação dessas metodologias resulta na melhoria da experiência e da satisfação dos clientes
Jira para melhoria de processos Lean
O Jira simplifica as complexidades do desenvolvimento de software, dá suporte às equipes em todas as etapas do ciclo de vida da entrega e permite que as equipes permaneçam enxutas. Os insights contextuais capacitam as equipes a construir e treinar músculos para aprender e melhorar sua maneira de trabalhar. Os quadros Scrum e Kanban dão à sua equipe visibilidade total do que está por vir, para que você possa fornecer o máximo de resultados em um tempo mínimo. Com o Jira como a espinha dorsal da colaboração, todas as equipes podem se manter em sintonia umas com as outras e com o resto da empresa.
O Jira também pode ajudar grandes empresas a visualizar fluxos de valor entre equipes. Você pode automatizar ainda mais os fluxos de processo e garantir que o trabalho esteja alinhado com os objetivos estratégicos de negócios. Tudo isso vai ajudar você a se manter enxuto ao monitorar investimentos, otimizar as operações e descobrir obstáculos. Dessa forma, a equipe vai agregar valor contínuo aos clientes.
Melhoria do processo Lean: perguntas frequentes
Quais são os 5 princípios do Lean?
Os cinco princípios da metodologia Lean são a base do processo Lean. Eles surgiram na indústria automotiva japonesa e são usados em vários setores. Confira cada um deles a seguir:
- Definir valor: identifique quais atividades agregam valor aos clientes.
- Mapear o fluxo de valor: verifique as atividades de valor do cliente para manter o foco dos projetos.
- Criar fluxo: remova quaisquer obstáculos antes que eles atrapalhem o fluxo da equipe.
- Criar um sistema de produção puxada: produza conforme a demanda real e não com base na demanda prevista.
- Buscar melhoria contínua: procure oportunidades para melhorar os processos e encontrar eficiências.
Quais são as técnicas mais comuns de melhoria do processo Lean?
Confira a seguir algumas técnicas comuns para melhoria de processos usando os princípios Lean:
- Kanban: essa técnica usa cartões para organizar e visualizar as atividades da equipe, permitindo que toda a equipe veja o que mudou de “pendente” para “concluído”.
- 5 porquês: perguntar "por quê?" cinco vezes ajuda a identificar a causa raiz de um problema, permitindo detalhar esse item até chegar à causa inicial.
Limites de WIP: nessa técnica, o gerente de projeto define o limite de trabalho que pode existir em qualquer fluxo de trabalho. Ter limites de WIP evita que a equipe fique sobrecarregada e estressada.
Quais são as coisas mais importantes a se ter em mente ao usar uma abordagem de melhoria do processo Lean?
Para obter melhorias contínuas, a equipe deve adotar a postura contínua de buscar reduzir e eliminar desperdícios.Não é uma abordagem para se usar uma única vez; é um processo cíclico de melhoria. As práticas recomendadas também aconselham se concentrar em um item de processo por vez, em vez de tentar resolver todos de uma só vez. É mais fácil resolver um item por vez do que distribuir os esforços e tentar resolver todos os problemas ao mesmo tempo.