Template de análise de causa raiz

Uma das melhores formas de identificar a causa raiz de um problema é trabalhar em colaboração com a equipe. Quando as equipes criam confiança, trabalham juntas para identificar problemas e criam soluções práticas, até mesmo problemas persistentes e recorrentes podem ser resolvidos por completo. O template de análise de causa raiz do Confluence dá suporte à colaboração em equipe, organização de conteúdo, gestão do conhecimento, integração, personalização e segurança.

Usar template

O que é um template de análise de causa raiz?

As equipes enfrentam problemas com frequência, seja por não informar os interessados sobre alterações ou por substituir um arquivo de configuração. A análise da causa raiz ajuda a equipe a ir além da solução de um problema para identificar o motivo, fazer as correções necessárias e evitar que ele aconteça no futuro.

O template de análise de causa raiz ajuda equipes a criar a definição de um problema, a discutir as causas e a elaborar soluções. Ele usa o processo bem documentado dos cinco porquês para auxiliar a equipe a identificar uma causa raiz significativa.

Por que usar um template de análise de causa raiz?

Um problema pode ocorrer várias vezes porque a equipe não compreende por completo porque ele acontece. Em ambientes de ritmo acelerado, implementar uma correção rápida e continuar trabalhando pode ser tentador. Mas, usando a análise de causa raiz e os templates do Confluence, as equipes podem identificar problemas complexos e garantir que não aconteçam de novo.

Crie confiança

Os problemas podem acontecer de diversas maneiras para cada membro da equipe, dependendo da função que exercem na empresa. Buscar o motivo do problema e não um culpado ajuda a criar confiança e garante que toda a equipe assuma a responsabilidade pela solução.

Identifique problemas

Para definir um problema descrevendo como ele ocorreu, é necessário perguntar por que aconteceu, qual foi a causa e que condições e/ou fatores contribuíram para que ele acontecesse. Continue fazendo perguntas até que a equipe pergunte “Por quê?” pelo menos cinco vezes para analisar o problema de todos os ângulos.

Proponha soluções práticas

Fazer brainstorming é importante para que a equipe crie várias soluções e ofereça sugestões práticas. Quando a equipe concordar com uma solução, documente como fazer a implementação e quem vai ser responsável por esse procedimento, discuta os possíveis obstáculos e defina um cronograma para resolver o problema.

Produtos em destaque:

Confluence

A análise de causa raiz é mais fácil com o Confluence, pois ele oferece, a equipes distribuídas e que trabalham no mesmo lugar, uma plataforma colaborativa para compartilhar ideias e resolver problemas. O Confluence permite que uma fonte única de informações reúna definições de problemas, registre as respostas dos cinco porquês e escolha as soluções práticas. Com as @menções e outras ações rápidas em linha, você pode marcar os membros da equipe, transformar decisões em tarefas e acompanhar todas elas até a resolução.

Jira

A poderosa plataforma compartilhada do Jira permite que as equipes criem relatórios e coletem insights importantes para a análise da causa raiz. Revisar itens em projetos e equipes é essencial para tomar decisões baseadas em dados. O Jira também facilita para as equipes a implementação de soluções a partir de sessões de análise de causa raiz, transferindo com rapidez o conteúdo do Confluence para as tarefas no Jira.

Jira Service Management

Com o Jira Service Management, as equipes podem agrupar incidentes por problema. Essas informações podem ser essenciais para ajudar a equipe a se preparar para a análise de causa raiz e conectar itens de ação após o ocorrido. Vincular definições de problemas de análise de causa raiz a incidentes também oferece aos membros do serviço mais informações e o status da solução.

Como começar a usar o template de análise de causa raiz

1. Conclua a visão geral

Antes de iniciar a análise de causa raiz, preencha os dados da equipe na seção de visão geral do template. Assim, você vai ter as informações necessárias para gerenciar o trabalho e incluir os membros da equipe com "@" e adicionar datas com rapidez usando "//".

2. Defina o problema

Crie uma definição do problema com uma explicação de uma ou duas frases. Use a função de @menção para notificar os membros da equipe e definir a data do workshop. Então, compartilhe a página com a equipe antes da reunião.

3. Discuta as causas do problema

Use o template de análise de causa raiz dos cinco porquês durante a reunião para estruturar as discussões de brainstorming. Comece pedindo ao grupo que reflita sobre a definição do problema e quais fatores contribuíram para ele.

4. Faça a descrição final do problema

Use o template de análise de causa raiz para reunir as sugestões da equipe sobre o motivo pelo qual o problema ocorreu e trabalhe em conjunto para refinar a definição do problema. Após cinco rodadas de análise – cinco porquês –, acrescente a definição final do problema ao template.

5. Proponha soluções

Use o template para anotar possíveis soluções à medida que a equipe discute ideias e analisa informações. Mencione os proprietários e adicione itens de ação e perguntas complementares para cada solução proposta pelo grupo.

6. Atualize as tarefas concluídas

Depois do workshop, marque os itens de ação assim que forem concluídos pela equipe. Use marcações de decisão ao documentar os resultados para monitorar os itens no template de análise de causa raiz. Assim, você vai poder enviar pull os itens de ação nas tarefas do Jira Service Management ou do Jira para conclusão.

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