Scrum distribuído: como gerenciar equipes remotas Scrum

Chandler Harris Chandler Harris
Buscar tópicos

Resumo: as equipes Scrum distribuídas são, em parte ou em sua totalidade, equipes remotas. Elas adaptam as práticas do Scrum para o trabalho remoto. Apesar de o Scrum já oferecer uma estrutura que pode ser útil para equipes remotas, é importante ajustar algumas práticas e usar as ferramentas certas para que as equipes distribuídas sejam bem-sucedidas.

O mundo dos negócios muda com rapidez — às vezes de um dia para o outro. A gente está repensando e remodelando onde trabalhar e como trabalhar, com uma força de trabalho global que agora está mais distribuída e remota do que nunca.

Uma vez que as empresas estão se reorganizando e se adaptando a novas formas de trabalhar, em especial no que diz respeito ao trabalho remoto, as práticas ágeis nunca foram tão relevantes. Os princípios ágeis de adaptabilidade, colaboração aberta, aprendizagem contínua e auto-organização podem ajudar as equipes distribuídas a trabalhar juntas com mais eficácia. Em particular, o conjunto definido de rituais e funções da metodologia Scrum pode ajudar a servir como uma estrutura para organizar e gerenciar equipes remotas de todos os tipos, sobretudo as equipes de software.

“Até 2022, 90% das equipes de desenvolvimento ágeis vão incluir trabalho remoto como parte do planejamento da continuidade dos negócios, face a quase 30% em 2020”, segundo a Gartner*

O que são equipes Scrum distribuídas?

As equipes Scrum distribuídas são isto mesmo: equipes Scrum que, em parte ou em sua totalidade, trabalham no modelo remoto. Para que essas equipes sejam bem-sucedidas, novas abordagens de adoção do Scrum precisam ser implementadas. Devido a restrições da colaboração ad hoc e da comunicação informal, as equipes remotas precisam ser mais disciplinadas quanto a cerimônias do Scrum e criar novas oportunidades de vínculo e colaboração.

Ainda bem que grande parte do conjunto definido de cerimônias, ferramentas e funções do Scrum, pode ser adaptado a ambientes de trabalho remoto, incluindo sprints, cerimônias, Scrums diários (também conhecidos como reunião rápida) e retrospectivas.

É recomendado que equipes ágeis padrão sigam a regra de “duas pizzas”: o tamanho ideal de uma equipe é quando ela consegue ser alimentada por duas pizzas, o que significa que as equipes devem ter cerca de 7 a 10 pessoas. No entanto, no trabalho remoto, muitas vezes é melhor ter equipes menores, sobretudo porque videoconferências com 5 a 6 pessoas é muito mais fácil de gerenciar do que aquelas com 10. As funções do Scrum tradicionais têm a mesma importância para equipes distribuídas, mas precisam ser adaptadas para os desafios específicos do trabalho remoto.

Benefícios

  • Maior número de talentos disponíveis que podem ampliar os conjuntos de habilidades das equipes
  • Equipes em diferentes regiões geográficas permite que o trabalho seja realizado 24 horas por dia

Hoje, algumas das melhores equipes são ágeis, auto-organizadas e multifuncionais, provenientes de um amplo grupo de membros de equipes globais. As empresas que possibilitam o trabalho remoto podem acessar um conjunto mais abrangente de talentos.

À medida que mais empresas têm equipes com pelo menos alguns colaboradores remotos, o Scrum oferece uma estrutura para a colaboração eficiente. Além disso, a capacidade de adaptação inerente do Scrum, que facilita o ajuste das equipes às mudanças nas condições e aos requisitos dos usuários, ajuda as equipes a serem mais ágeis e sempre aprenderem e melhorarem.

“As equipes remotas que seguem com atenção as recomendações de práticas técnicas ágeis poderiam, com facilidade, alcançar melhores resultados que equipes trabalhando no mesmo lugar, mas que não seguem essas recomendações”, segundo a Gartner*

Desafios

O desenvolvimento ágil foi, em suas origens, imaginado para equipes localizadas no mesmo escritório. O Manifesto Ágil, escrito em 2001, afirmou que “o método mais eficiente e eficaz de transmitir informações dentro das equipes de desenvolvimento e para fora delas é uma conversa presencial”. No entanto, muita coisa mudou desde 2001. Softwares como Zoom, Slack, Jira, Confluence e Trello aprimoraram o jeito de colaborar das equipes. O Zoom fez um excelente trabalho no fortalecimento de conferências entre pessoas e equipes e ajudou a expandir o método ágil para colaboradores remotos.

Agora, o mundo também tem demandas diferentes. Com talentos espalhados ao redor do planeta, é quase fantasioso acreditar que todos possam estar no mesmo lugar, o tempo todo. Além disso, há uma percepção errônea de que as equipes remotas não são produtivas. No entanto, diversos estudos descobriram que equipes remotas são, muitas vezes, mais produtivas, pois evitam o maior número de distrações presente no local físico de trabalho.

A comunicação está entre os maiores desafios para as equipes Scrum distribuídas. Sem as conversas informais de corredor e reuniões presenciais improvisadas, as equipes remotas precisam ser comunicativas e, por vezes, supercomunicativas. As chamadas de videoconferência precisam ser adaptadas para fusos horários específicos.

Os colaboradores remotos podem ter sensações de isolamento, menor união da equipe e falta interação social com colegas de trabalho. Além disso, o desafio de desenvolver a camaradagem no trabalho entre equipes remotas pode ser maior. Na Atlassian, a gente reserva momentos das reuniões remotas de equipe para que não sejam apenas sobre trabalho, mas também para compartilhar histórias e criar conexões. A gente até fez sessões de jogos durante reuniões virtuais para conhecer uns aos outros e se divertir.

Por fim, o conhecimento do projeto pode ficar disperso, pois é mais desafiador para equipes remotas compartilharem informações, em especial quando os membros da equipe estão em fusos horários diferentes. Se um backlog do produto mudar com frequência ou não estiver bem definido, a coordenação do projeto pode ser desafiadora ou tomar muito tempo.

Como formar equipes remotas Scrum bem-sucedidas

As equipes remotas Scrum devem seguir os princípios fundamentais do Scrum de comunicação clara, transparência e dedicação para a melhoria contínua. O sucesso das equipes remotas depende da confiança mútua, comunicação e colaboração.

As equipes Scrum distribuídas podem ter vantagens com planos de comunicação sólidos que incluam:

  • Acordos de trabalho remoto
  • Canais de comunicação com outros membros da equipe para perguntas informais.
  • Estabelecer acordos sobre como as reuniões devem ser estruturadas
  • Como os membros da equipe comunicam sua disponibilidade
  • Quais ferramentas de colaboração devem ser usadas

Ferramentas de colaboração

Ferramentas de colaboração eficientes são essenciais para todas as formas de trabalho remoto. As equipes ágeis usam ferramentas de planejamento ágil para coletar histórias/requisitos, relatar e gerenciar problemas e acompanhar o progresso e a qualidade.

As equipes distribuídas devem ter ferramentas como algum tipo de quadro branco virtual que forneça visibilidade das etapas e do fluxo do projeto. Na Atlassian, a gente usa as próprias ferramentas, como o Jira e o Confluence. Seja qual for a ferramenta que usar, ela deve:

  • Ser acessível a todos os membros da equipe
  • Permitir colaboração, compartilhamento e notificações para membros da equipe
  • Agrupar informações relevantes e motivadoras

A gente também usa a videoconferência do Zoom e do Slack para comunicações imprevistas. O Jira é usado para o acompanhamento de itens, o Confluence, para colaboração em equipe, e o Trello é usado para fazer listas e acompanhar o progresso.

Bate-papos imprevistos

Como os bate-papos rápidos em frente ao bebedouro desaparecem com o trabalho remoto, é importante permitir que esses canais de comunicação informais existam. Se você usa o Slack, é possível criar canais específicos com diferentes finalidades. O mestre de Scrum deve manter canais de comunicação abertos para cada parte da equipe Scrum, além de facilitar a comunicação da equipe como todo.

Também é importante que equipes remotas criem a cultura de união no desenvolvimento ao:

  • Comunicar muito bem as decisões em todas as regiões geográficas
  • Minimizar o atrito ao definir o ambiente de desenvolvimento
  • Definir com clareza o que significa estar concluído
  • Criar diretrizes para relatórios eficazes sobre bugs

Reuniões de Scrum diário

Os Scrums diários são parte essencial do Scrum e ainda mais importante para a equipe Scrum distribuída. Essas reuniões curtas e diárias de equipe oferecem o fórum rápido para a equipe distribuída que facilita o foco, colaboração, comunicação e resolução de problemas.

Se a equipe é distribuída em diferentes fusos horários ou regiões geográficas, é importante agendar videoconferências com regularidade. Você também pode manter reuniões rápidas assíncronas onde os membros da equipe usam o Slack para conferir o quadro de trabalho ou fazer comentários para compartilhar atualizações. Essas reuniões curtas e diárias de equipe oferecem o fórum rápido para a equipe distribuída que facilita o foco, colaboração, comunicação e resolução de problemas.

Na Atlassian, a gente usa três perguntas simples para chegar na estrutura das reuniões rápidas:

  • No que trabalhei ontem?
  • No que trabalharei hoje?
  • Quais problemas estão me atrapalhando?

Backlog do produto

É importante que os recursos do backlog do sprint estejam documentados com clareza e “definição de pronto” estabelecida com antecedência. Se os itens do backlog do produto forem ambíguos e pouco claros, a equipe pode perder ritmo e o tempo de resolução pode ser atrasado.

Auto-organização

Embora o método ágil encoraje a autoconfiança e a organização, é muito importante que os membros remotos da equipe assumam a responsabilidade do trabalho e que essa postura seja estendida para toda a equipe. Os membros da equipe podem assumir a responsabilidade por alcançar objetivos de negócios e pela sua contribuição. Você pode proporcionar visibilidade documentando as expectativas na página do Confluence e concordar como responsabilizar cada membro.

Todas as equipes são distribuídas

Em empresas globais com vários escritórios em locais diferentes, a maioria das equipes é distribuída. Mesmo que apenas um membro da equipe seja remoto, a equipe deve adotar princípios remotos para compartilhar o trabalho entre localidades, se comunicar com eficácia e manter uma cultura bem-sucedida em toda a empresa.

À medida que as equipes e os locais de trabalho distribuídos crescem, é importante ter métodos de trabalho remoto claros e concisos, processos, ferramentas e formas de trabalhar em escala. Uma boa medida é adotar métodos ágeis como Scrum, SAFe, LeSS ou qualquer outro que funcione para a sua empresa.

A Atlassian oferece ferramentas que ajudam equipes remotas a planejar, se conectar, colaborar e trabalhar melhor em conjunto. Com o Jira Align da Atlassian, uma plataforma de planejamento empresarial ágil, você pode melhorar a visibilidade, o alinhamento estratégico e a adaptabilidade. Para equipes remotas, o Jira pode ajudar no planejamento de projetos, gerenciamento e rastreamento de tickets, oferecendo visibilidade a todos os membros da equipe. O Trello ajuda as equipes a criar sprints, oferecer visibilidade do status do projeto, atribuir membros da equipe e avançar projetos. As equipes Scrum também podem aproveitar o Confluence para requisitos de construção.

*Gartner “3 etapas para manter a produtividade e a colaboração em equipes remotas ágeis e DevOps”, Manjunath Bhat, Mike West, 6 de maio de 2020.

a seguir
Roles