Conciliar vários projetos, lutar para manter o alinhamento entre as equipes e estabelecer uma fonte única de informações são alguns dos muitos desafios que gerentes de programas empresas e setores de todos os tipos costumam enfrentar. À medida que as organizações crescem, o gerenciamento fragmentado de projetos cria problemas em cascata: informações dispersas que levam a esforços duplicados, execução desconectada da estratégia e partes interessadas desinformadas até o final dos ciclos de desenvolvimento.
Para transformar esse caos em um gerenciamento estratégico do portfólio, você precisa de uma abordagem clara e estruturada. Este artigo descreve as cinco etapas essenciais para criar uma estratégia de portfólio eficaz:
- Estabelecer uma fonte única de informações, conectando o planejamento à execução.
- Criar visualizações unificadas do portfólio, dando visibilidade do trabalho feito pelas equipes.
- Implementar métricas significativas de sucesso para fazer com que as pessoas assumam responsabilidades.
- Criar canais de comunicação eficazes com as partes interessadas, inclusive de fora da área de P&D.
- Expandir a abordagem com as ferramentas e os processos certos.
Seguindo essas etapas, os gerentes de programa podem tirar suas organizações do caos de projetos individuais para enxergar com clareza o portfólio. Vamos examinar cada etapa em detalhes.
Etapa 1. Estabelecer uma fonte única de informações
O problema com os silos de informações
Quando as informações estão espalhadas em ferramentas e planilhas diferentes e desconectadas, a ineficiência é inevitável. As equipes de desenvolvimento monitoram o trabalho em um determinado sistema, mas o roteiro é definido em outras ferramentas totalmente separadas. Os gerentes de produto criam planos em slides, mas os gerentes de programa usam planilhas para controlar as dependências entre equipes.
Essa fragmentação gera ineficiências significativas. Em muitas organizações, uma boa parte dos dados do portfólio pode ficar desatualizada a qualquer instante. Isso faz com que seja quase impossível tomar decisões confiáveis. As equipes perdem um tempo valioso tentando reconciliar informações entre sistemas, em vez produzir valor. E as partes interessadas nunca sabem em qual fonte confiar.
Criar uma fonte única de informações
A solução é consolidar tudo em um sistema unificado que conecta o planejamento estratégico à execução. Essa abordagem envolve:
- Transferir todas as informações do portfólio (das metas gerais às tarefas individuais) para um sistema integrado.
- Garantir a integração total entre as ferramentas de planejamento e execução para que as atualizações em uma sejam refletidas nas outras de forma automática.
- Implementar processos que regem como os dados são inseridos, mantidos e usados.
Mas construir essa base exige mais do que apenas migrar dados. É necessário criar um novo modelo operacional que se conecte com naturalidade à forma como as equipes já trabalham e, ao mesmo tempo, proporcione visibilidade centralizada.
Etapa 2. Criar visualizações unificadas do portfólio
O desafio da fragmentação
À medida que as organizações crescem, é normal que as equipes desenvolvam os próprios espaços e fluxos de trabalho. De início, pode até parecer que essa seja a melhor abordagem porque as equipes trabalham com autonomia e da maneira que já estão acostumadas. No entanto, isso em pouco tempo resulta em um roteiro fragmentado, em que os líderes de produto não conseguem entender as dependências nem como o planejamento de cada equipe vai contribuir para a estratégia geral.
Criar uma visualização mestre do portfólio
O que é possível fazer para superar esse desafio:
- Criar uma visualização mestre que agregue os planos de todas as equipes para dar uma visão geral completa.
- Destacar nessa visualização as principais conquistas e as prioridades estratégicas.
- Dar acesso fácil à visualização unificada para todas as partes interessadas.
- Usar marcações e categorizações de forma consistente para permitir a filtragem e manter a organização.
Essa visualização mestre é ainda mais útil quando incorporada a um local central que todas as partes interessadas podem acessar sem precisar de permissões especiais. O impacto é grande. O alinhamento entre funções é melhorado de forma significativa, as partes interessadas passam a se comunicar com mais proatividade, as dependências podem ser identificadas logo no início e a estratégia do produto é informada com mais eficácia para a liderança.
Essa visualização unificada não substitui o planejamento de cada equipe. No entanto, funciona como um complemento, dando a perspectiva de toda a organização que é necessária para o alinhamento estratégico.
Etapa 3. Implementar métricas significativas de sucesso
Mais do que apenas monitorar as atividades
Estabelecer uma infraestrutura e criar visibilidade não é suficiente. Para de fato mudar a forma como as equipes planejam e executam projetos de todo o portfólio, é necessário ter estruturas de medição que fomentem a prestação de contas e o aprimoramento contínuo.
Muitas organizações monitoram métricas de atividade, como pontos da história concluídos ou funções lançadas, sem conectar esses dados a resultados significativos ou aprender com os padrões ao longo do tempo. Essa abordagem falha em aproveitar a oportunidade de melhorar de forma sistemática a precisão do planejamento e a confiabilidade da execução.
Criar uma estrutura de medição
O alicerce da medição eficaz do portfólio é um processo de roteirização com programações regulares, compromissos claros e análise retrospectiva. O que você pode fazer para implementar essa abordagem:
- Estabelecer uma cadência trimestral para as equipes assumirem compromissos explícitos com cronogramas de entrega.
- Criar relações formais entre esses compromissos e as atividades de lançamento no mercado.
- Analisar o desempenho no final de cada trimestre usando métricas específicas:
- Compromisso x realidade do lançamento: acompanhar os lançamentos planejados x finalizados para medir a precisão do planejamento.
- Atrasos no lançamento e motivos: documentar e categorizar os motivos dos atrasos, adições de última hora que podem ter criado desvios no trabalho planejado.
- Tipos de lançamento: monitorar o conjunto de versões Beta, versões de disponibilidade geral e novas funções e melhorias para garantir o equilíbrio entre inovação e estabilidade.
- Padrões de falha na execução: analisar por que a execução das equipes não seguiu o plano para identificar problemas sistêmicos, como subestimação habitual ou gargalos recorrentes.
- Conduzir retrospectivas estruturadas para desenvolver melhorias específicas no próximo ciclo de planejamento.
A verdadeira força dessa estrutura de medição está no uso dela como um sistema de aprendizado. A análise de cada trimestre leva a melhorias específicas na forma como o trabalho é estimado, planejado e executado nos próximos períodos, criando um ciclo de aprimoramento contínuo.
Etapa 4. Criar canais de comunicação eficazes com as partes interessadas
Superar o isolamento do P&D
Até mesmo um gerenciamento de portfólio bem-organizado pode falhar se as partes interessadas não conseguirem acessar as informações de que precisam. Um padrão comum em organizações em crescimento é isolar do restante da empresa as informações em posse das equipes de P&D.
Essa falta de comunicação cria atritos na organização inteira. As equipes responsáveis pela disponibilização no mercado não conseguem se preparar de forma adequada para os lançamentos. Os executivos não confiam nos compromissos do roteiro. E as equipes de produto são bombardeadas com perguntas repetitivas sobre o status. O custo disso tudo é caro para a empresa com oportunidades de mercado perdidas, coordenação deficiente de lançamentos e inúmeras horas gastas em reuniões de atualização do status.
Criar acesso por autoatendimento
O que fazer na hora de desenvolver uma abordagem de comunicação com as partes interessadas:
- Incorporar visualizações de portfólio atualizadas e em tempo real nos sistemas de gerenciamento de conhecimento mais acessados.
- Criar um hub dedicado, como uma central de lançamento no mercado ou um painel de portfólio, para ser usado pelas partes interessadas.
- Garantir que essas visualizações incorporadas sejam atualizadas de forma automática quando ocorrerem alterações no sistema de portfólio.
- Projetar a experiência para diferentes necessidades de informação:
- Cronogramas do roteiro geral para planejamento do lançamento.
- Indicadores de status que mostram se as iniciativas estão dentro do cronograma, sob risco ou atrasadas.
- Detalhamento de iniciativas específicas.
Essa abordagem provoca uma mudança estrutural na dinâmica da organização. Em vez de as partes interessadas correrem atrás dos gerentes em busca de atualizações ou as equipes de produto passarem horas criando apresentações sobre o status, todo mundo trabalha sabendo as mesmas informações atualizadas. O modelo de autoatendimento transforma a função de gerente do programa. Em vez de ser uma espécie de guardião das informações que precisa atualizar tudo por conta própria, ele assume o papel de facilitador estratégico que se concentra em identificar dependências e resolver conflitos.
Etapa 5. Expandir a abordagem para a organização inteira
Após o sucesso da iniciativa piloto
À medida que as melhorias iniciais no gerenciamento de portfólio mostrarem resultados, é provável que você terá que expandir as abordagens para a organização toda mantendo a consistência e a qualidade.
Muitas organizações implementam com sucesso o gerenciamento de portfólio para algumas equipes, mas têm dificuldades em expandir essa iniciativa para o todo. Alguns dos obstáculos mais comuns são as definições de campo inconsistentes entre equipes, silos de informações que ressurgem quando a organização cresce e personalização excessiva que dificulta a coordenação entre equipes.
Fatores para expandir com sucesso
Priorize estes elementos na hora de expandir:
- Garantir o apoio da liderança: faça com que os executivos entendam e defendam de forma ativa a abordagem de gerenciamento de portfólio. Com esse apoio ostensivo, é mais fácil alocar recursos e estimular a adoção.
- Implementar as ferramentas apropriadas: escolha uma tecnologia que, além de se integrar aos fluxos de trabalho existentes, também possa ser expandida à medida que a organização cresce. Avalie as ferramentas com base na capacidade de servir a várias equipes e fornecer visualizações do portfólio todo.
- Aproveite as funções avançadas:
- Gerenciamento global de campos que permita atualizar definições, opções e formatação de um único local.
- Templates para itens comuns do portfólio para que a coleta de informações seja consistente.
- Fluxos de trabalho entre projetos que mantêm a consistência do processo.
- Desenvolver processos padronizados com a flexibilidade apropriada:
- Identifique quais elementos devem ser consistentes em todas as equipes.
- Determine que elementos podem ser personalizados para satisfazer necessidades específicas das equipes.
- Estabeleça ciclos de revisão regulares para garantir que os processos estão evoluindo junto com a organização.
- Criar visualizações personalizadas para diferentes grupos de partes interessadas:
- Visualizações para a área de disponibilização no mercado com foco em lançamentos voltados para o cliente.
- Visualizações para a área de P&D abrangendo todas as atividades de desenvolvimento.
- Visualizações para os executivos destacando as prioridades críticas.
- Visualizações especializadas para funções específicas, como gerenciamento de programas Beta.
Um elemento essencial para expandir com sucesso é criar um modelo de governança claro que defina quem pode modificar as estruturas do portfólio, como as alterações nos processos compartilhados são aprovadas e como o feedback é incorporado às melhorias futuras.
Os resultados: transformar o caos em estratégia
As empresas que implementam estas cinco etapas veem melhorias significativas que transformam a forma como operam:
- Alinhamento aprimorado com as equipes de entrada no mercado: a maior visibilidade por meio de roteiros compartilhados e ao vivo permite que as equipes de marketing, vendas e sucesso do cliente planejem com mais eficiência. Com isso, o lançamento de produtos é mais tranquilo, as equipes de atendimento ao cliente são mais bem preparadas e a adoção do mercado melhora. Após a implementação dessa abordagem, as empresas podem diminuir os problemas de coordenação de lançamento.
- Tomada de decisão baseada em dados: ao rastrear as principais métricas relacionadas aos compromissos de liberação e analisar os padrões de execução, as empresas podem passar do combate reativo a problemas para a otimização proativa do portfólio. O impacto disso é a maior previsibilidade dos cronogramas de lançamento e uma alocação de recursos mais eficiente.
- Eficiência operacional: a consolidação das informações do portfólio elimina a duplicação de esforços. Essa eficiência vai além da equipe do programa: os gerentes de produtos passam menos tempo criando atualizações de status e as equipes passam menos tempo em reuniões de coordenação.
- Colaboração multifuncional aprimorada: a transparência alcançada com as visualizações unificadas de roteiro e métricas claras fortalece a confiança entre equipes que antes operavam separadas. As empresas costumam ver uma redução significativa nas tensões que podem surgir entre as equipes de produto/engenharia e as de entrada no mercado.
- Entrega consistente: à medida que as empresas implementam essas práticas, as equipes se tornam mais consistentes no cumprimento dos compromissos de lançamento. Essa confiança gera credibilidade em toda a empresa e com os clientes. Quando as mudanças são necessárias, elas são comunicadas mais cedo e com fundamentos claros.
Juntos, esses benefícios criam um ciclo virtuoso. Uma melhor visibilidade leva a um planejamento aprimorado, o que permite uma execução mais confiável, o que gera confiança e permite iniciativas mais ambiciosas.
Como você pode implementar essa abordagem em sua empresa
Transformar o caos do projeto em estratégia de portfólio não se trata de perfeição, mas de progresso. Os gerentes de programa mais bem-sucedidos entendem que esperar pelo processo perfeito ou pelas informações completas poder prejudicar o andamento. Em vez disso, eles se concentram em dar passos significativos enquanto aprendem e refinam a abordagem ao longo do caminho.
Ao implementar a estrutura de cinco etapas descrita neste artigo, tenha em mente estes princípios:
- Comece de onde você está: não é necessário adotar tudo de uma vez. Primeiro, estabeleça uma fonte única e confiável de informações, depois vá incorporando os outros elementos à medida que a empresa desenvolve essa capacidade.
- Equilibre estrutura e flexibilidade: crie uma estrutura suficiente para garantir consistência e visibilidade, mas mantenha a flexibilidade para que as equipes trabalhem de maneiras que façam sentido para os contextos específicos. O objetivo é permitir o alinhamento estratégico e, ao mesmo tempo, preservar a autonomia da equipe na execução.
- Use estruturas para esclarecer funções: ferramentas como RAPID (quem é Responsável, quem deve Aprovar, quem deve Contribuir, quem é Informado e quem Decide) e RACI (Responsável, Aprovador, Consultado, Informado) ajudam a definir a responsabilidade e os direitos de decisão durante o processo de transformação.
- Priorize o progresso em vez da perfeição: adote a melhoria contínua como princípio. A cada trimestre, busque evoluções incrementais na gestão do portfólio com base no que foi aprendido.
- Lidere com dados e transparência: diante de desafios inevitáveis, use dados para esclarecer problemas e estimular um diálogo aberto sobre as soluções.
Quer aprender mais? Assista ao webinar: Passe do caos de projetos para a estratégia de portfólio, onde essas práticas são discutidas mais a fundo e é mostrado como dar vida a elas no Jira Product Discovery.
