Oito etapas para começar o planejamento trimestral

Saiba como criar um ótimo software usando planejamento ágil a longo prazo

Claire Drumond Claire Drumond
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Planejamento ágil de longo prazo | Coach Agile Atlassian

Ao participar de mais uma reunião de planejamento trimestral no trabalho, percebi que também estou trabalhando em um projeto de longo prazo. Estou construindo uma casa. Desenvolver um software e construir uma casa não são coisas assim tão diferentes: ambos são projetos de longo prazo nos quais várias equipes precisam estar coordenadas e, qualquer proprietário confirmará, o projeto nunca acaba. Melhorias sempre podem ser feitas, alguma coisa sempre dá problema e as tendências de mercado sempre mudam. Sem planejamento, a gente corre o risco de encontrar obstáculos ou de ter uma data de mudança que é sempre para daqui a dois meses.

A diferença do desenvolvimento de software é o uso da metodologia ágil – que poderia trazer benefícios para a construção da casa, também. Essa metodologia permite que várias equipes respondam às mudanças rapidamente. Então, como usar a metodologia ágil, que trabalha com entregas frequentes e contínuas, coexiste com um planejamento de longo prazo e que leva em conta um contexto mais amplo? É possível fazer uma previsão realista para um longo período sabendo que a única constante é a mudança?

Como o planejamento a longo prazo e o método ágil funcionam juntos

Não importa qual metodologia ágil você esteja usando (kanban, scrum ou uma combinação) ou onde você se encontra na jornada ágil (se acabou de começar ou se já está usando a agilidade em larga escala), ainda é necessário fazer previsões por um bom tempo, marcar prazos, planejar recursos e associar seu trabalho a uma visão estratégica. No software, é difícil criar uma visão com ferramentas desconectadas, como gráficos de Gantt, planilhas e combinações personalizadas de ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM). Ou, no caso do meu pedreiro, a confusão que ele faz com planilha, e-mails e mensagens de texto deixa as coisas impraticáveis.

Antes de lidar com as soluções de previsão dinâmica, vamos falar sobre as etapas para criar um plano ágil de longo prazo usando a metáfora da construção de uma casa:

Etapa 1. Começar com uma visão geral.

Tanto na casa quanto no produto, é preciso definir a visão e delinear os temas estratégicos. Pense nos temas como áreas de foco de toda a empresa. No que você quer se concentrar no próximo trimestre, nos próximos seis meses, em um ano? Onde quer gastar tempo e recursos? Desempenho, experiência do usuário, segurança, novos recursos competitivos (alguém disse hidromassagem?) ou uma combinação disso tudo?

É óbvio que eu queria tudo, mas há sempre aquelas duas realidades cruéis: tempo e dinheiro. Definir temas de alta prioridade ajuda você a concentrar seu tempo e energia que para fazer poucas coisas, mas bem feitas.

Etapa 2. Identificar os itens mais complicados

Por exemplo, para atender ao quesito segurança, precisamos construir uma nova base, com paredes sólidas na estrutura, portas resistentes e janelas duplas.

Etapa 3. Dividir.

Que tipo de trabalho é necessário para instalar janelas novas e seguras? Divida o trabalho em partes mais fáceis de realizar, como epics. Assim, você tem uma visão mais detalhada de todas as etapas necessárias para concluir a iniciativa.

Por exemplo, é necessário remover as janelas antigas, comprar e instalar janelas novas, melhorar a experiência da janela com persianas ou cortinas. Essas tarefas preencheriam o seu backlog.

Esse detalhamento vai ser útil para a etapa seguinte, a mais importante deste processo de planejamento: estimar. 

Etapa 4. Obter estimativas.

Após a divisão do trabalho em etapas, é necessário fazer uma estimativa bruta do tempo para elaborar um roteiro. Esse roteiro é um plano de ação relacionado ao processo de desenvolvimento de um produto ou solução ao longo do tempo, e é necessário para entender quando coisas importantes vão acontecer e em qual ordem.

É nesse ponto que o conhecimento do seu pedreiro (ou gerentes de desenvolvimento e produto) entra em ação de verdade. Ao observar esforços similares anteriores, você consegue ter uma boa noção do que é necessário para concluir cada epic.

Como as estimativas exigem conhecimento de esforços anteriores para epics similares, é ainda mais importante armazenar suas informações em um único local. Assim, analisar os acontecimentos anteriores é muito mais simples, o que torna as estimativas mais precisas. Meu pedreiro tem como base sua experiência, mas o que acontece se ele se esquecer ou se um outro pedreiro tiver outra experiência?

Depois, você leva o roteiro final para a equipe (desenvolvedores, instaladores de janela, etc.) e dá a oportunidade de cada um analisar o escopo com mais precisão.

Faça suas estimativas

Etapa 5. Criar liberações inteligentes.

Com o desenvolvimento ágil, as equipes geralmente entregam um software funcional no fim de cada sprint como um lançamento (ou versão). No entanto, quando você está fazendo roteiros e planejamento de longo prazo, é necessário marcar alguns pontos de versão em seu roteiro, mesmo que sem muita precisão, para poder estimar as datas de lançamento do próximo trimestre. Como "o lado de fora da casa terminado", que combina iniciativa de janelas seguras, com estrutura, pintura, isolamento, etc.

Coloque os itens de trabalho no backlog com recursos similares, que fazem mais sentido juntos, ou forneça valor como um todo aos clientes. E, lembre-se: as versões são todas preparadas de acordo com o escopo, e não com prazos estritos.

Faça lançamentos inteligentes

Etapa 6. Gerar o roteiro.

Agora você tem a estimativa de um backlog, lançamentos e equipes com uma velocidade. O triângulo de planejamento tradicional mostra que um plano tem três variáveis: escopo (o que você quer fazer), tempo (quanto tempo vai demorar para fazer) e recursos (quem podem fazer). Você tem tudo o que precisa para criar um roteiro realista. Finalmente, seu pedreiro pode dar uma ideia da data real da mudança!

Fica a dica: é aqui que você pode usar uma ferramenta como o Portfolio for Jira para criar um roteiro realista para suas equipes, tomar decisões fundamentadas em dados e manter as partes interessadas atualizadas sobre a posição das suas equipes.

Prepare o roteiro

Etapa 7. Compartilhar com a equipe e validar.

Pegue seu roteiro novinho em folha, leve para a equipe e faça a validação. Deixe que a equipe divida os epics em histórias e forneça suas melhores estimativas de duração do trabalho. Os carpinteiros poderão ter conflitos na agenda na hora de instalar o telhado, ou a empreiteira pode ficar sem concreto e demorar seis semanas para receber, o que vai atrasar para fazer o alicerce. Use esses fatores externos para validar suas suposições e deixar suas estimativas e as etapas necessárias para concluir seus epics mais precisas. Apresente o roteiro aos interessados principais, especialmente se a aprovação deles for necessária para continuar determinadas etapas.

Etapa 8. Continuar melhorando.

Seja no método ágil ou na propriedade de um imóvel, nenhum projeto é definitivo. Continuar a fornecer valor durante as melhorias é o que impulsiona a inovação e uma casa incrível. Use seu roteiro como base para otimizar roteiros futuros. Peça para os clientes, ou a família, comentar e continue sempre testando e aprimorando.