OKRs: estabelecer metas que focam nos resultados

Fazendo a diferença para ajudar as organizações a crescer

Rich Sparks Rich Sparks
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Quando você quer conquistar algo, suas vontades se baseiam em um resultado preferencial. É um conceito humano bem simples e básico, desenvolvido no estágio inicial. Uma forma de resumir isso é:

Eu vou ________ conforme medido por ____________.

É assim que John Doerr explicou objetivos e principais resultados (OKR) no livro Avalie o que Importa. Embora seja um conceito simples, o mundo empresarial é um lugar complexo com muitas partes móveis. Ainda assim, aderir a princípios simples pode manifestar grandes resultados.

O telescópio largo

O que é um OKRs?

Um OKR é uma estratégia popular de gerenciamento que define objetivos e rastreia resultados. Ele ajuda a criar alinhamento e engajamento em torno de objetivos mensuráveis. Apresentado e popularizado na década de 1970 na Intel, ele se espalhou pelas empresas de tecnologia como uma forma de ajudar os funcionários a entender e se engajar com os termos da empresa. Estudos mostram que os membros da equipe são mais engajados com o trabalho e mais produtivos quando têm uma ideia clara do que a equipe está tentando alcançar e, mais importante, da importância da tarefa.

"Quando os funcionários percebem que seus trabalhos têm grande importância, mostram melhor desempenho no trabalho".

--"The Significance of Task Significance: Job Performance Effects, Relational Mechanisms, and Boundary Conditions", no Journal of Applied Psychology.

Os OKRs são o refinamento de uma prática muito utilizada, de administração por objetivos (APO). A diferença é que os OKRs são um processo mais colaborativo em vez de um processo burocrático de cima para baixo. Peter Drucker, responsável por popularizar a APO, sugeriu que um administrador deve analisar as metas da empresa e, então, traçar os objetivos do funcionário. Em contraste, no caso dos OKRs, cabe às equipes da empresa, a partir dos objetivos gerais, fazer o refinamento para cada área específica. Se as equipes precisarem trabalhar com outros parceiros na empresa para alcançar esses objetivos, elas podem colaborar e redigir os OKRs em conjunto para garantir o alinhamento adequado. É uma mudança na mentalidade em que a pergunta muda de "estávamos ocupados com tarefas?" para "fizemos a diferença na nossa empresa para que ela crescesse?"

É mais útil pensar no "processo de OKR" do que só considerar as partes de "objetivo" e "principais resultados". As metas estáticas que não são revisadas regularmente, à medida que o ambiente operacional muda, logo ficam estagnadas e perdem o sentido. O que faz com que os OKRs sejam úteis mesmo é a combinação de objetivos claros com um pequeno conjunto de resultados específicos e mensuráveis e um procedimento regular de revisão do progresso em direção a essas medidas.

Definindo ORKs

Os OKRs têm duas partes importantes: o objetivo que se quer alcançar e os resultados principais, que são a forma utilizada para medir se o objetivo é alcançado ou não.

Felipe Castro, coach, autor, palestrante e defensor do OKR, resume os dois componentes de um OKR:

Objetivos: são descrições qualitativas e memoráveis do que se pretende alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e ser desafiador para a equipe.

Principais resultados: são um conjunto de métricas que medem o progresso até o objetivo. Para cada objetivo, é importante ter um conjunto de dois a cinco principais resultados. Se for mais do que isso, ninguém vai lembrar deles.

Existem alguns pontos chaves nesta definição. Primeiro, o objetivo deve ser conciso e envolvente, assim a equipe vai lembrar dele com facilidade. Em seguida, o número de métricas a serem utilizadas para acompanhar os principais resultados deve ser pequeno. Tais métricas devem ser algo que se pode medir em tempo hábil. Se só é possível ver os resultados depois de dois anos, então não é possível rever o seu andamento a cada trimestre.

Exemplos de objetivos

Como escreveu Steven Covey em Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, "comece com o final em mente". Isso é a representação perfeita da identificação dos objetivos que você quer alcançar.

Alguns objetivos gerais são:

  • Melhorar a satisfação do cliente
  • Aumentar a receita recorrente
  • Escalar o desempenho do sistema
  • Aumentar o número de clientes atendidos
  • Reduzir o número de erros de dados no sistema

O importante para cada empresa é identificar os objetivos que são relevantes para um contexto específico (forças mercadológicas, demandas do cliente, cenário competitivo, ambiente regulatório, etc.). E os objetivos devem ajudar a guiar as atividades de cada uma das equipes dentro da empresa. Ter como objetivo "ser lucrativo" basta para a maioria, mas ele é de tão geral que não ajuda as equipes a determinar como elas serão "lucrativas". Estruturar os objetivos em termos de "o que a gente pode alcançar no próximo trimestre para ajudar a alcançar as metas de longo prazo" ajuda as equipes a concentrar esforços em etapas menores que permitem reflexão frequente e realinhamento de atividades.

Exemplos de resultados principais

Os "principais resultados" são o resultado esperado após uma série de ações. Um erro comum com os OKRs é confundir os resultados esperados com as ações realizadas para alcançar os objetivos. Por exemplo, no caso abaixo, o objetivo é reduzir o número de erros de dados no sistema. Mas o principal resultado especificado é a instalação da nova versão de um pacote de fornecedor. No entanto, não há nenhuma menção aos erros de dados encontrados ou ao objetivo futuro. Não há como saber se a instalação da última versão fez com que as coisas melhorassem, piorassem ou continuassem na mesma.

O que NÃO fazer: confundir as ações realizadas para alcançar um objetivo com o principal resultado. Por exemplo:

Objetivos: reduzir o número de erros de dados no sistema

Principais resultados: instalação da versão 10.0 do pacote de fornecedor

No exemplo abaixo, a gente mostra como manter o mesmo objetivo e especificar os principais resultados que vão dizer se as melhorias estão sendo alcançadas. Talvez várias atividades diferentes venham a ser realizadas para chegar ao objetivo desejado.

O que fazer: identificar resultados mensuráveis:

Objetivos: reduzir o número de erros de dados no sistema

Principais resultados:

  • medidos conforme a quantidade de erros de qualidade de dados relatados à equipe de suporte
  • medidos conforme a quantidade de pedidos que não têm preenchimento automático
  • medidos conforme os erros de pedido relatados pelos clientes

Combinando objetivos e principais resultados

É importante encontrar os principais resultados, que são os indicadores principais do seu objetivo, em oposição aos indicadores de atraso. Você quer que os resultados sejam medidos de forma regular e frequente e que levem ao seu objetivo principal.

Mensurando o sucesso com OKRs

Pontuação –uma escala móvel de 0 a 1 que indica se você falhou, chegou perto de alcançar ou alcançou a meta estabelecida para aquele principal resultado. Por exemplo:

0,3 = você passou muito longe do alvo
0,7 = você não acertou o alvo, mas avançou bastante
1 = você acertou o alvo em cheio (arrasou!)

Isso mesmo: fazer 0,7 pontos em um resultado principal é considerado sucesso! Você pode estipular metas ambiciosas e não se sentir um fracasso se fechar o trimestre sem uma pontuação perfeita.

Se estiver sempre chegando a 1,0 nos resultados, pode ser bom estabelecer metas um pouco mais ambiciosas para os principais resultados.

Na Atlassian, a gente usa um template do Confluence simples para pontuar os OKRs e comunicar o progresso para o resto da empresa.

OKRs e desenvolvimento ágil

Desenvolvimento ágil e OKRs são a combinação perfeita. Dizem que o desenvolvimento ágil reduz os custos de mudar de ideia. Isso se dá porque o planejamento ágil demanda uma cadência regular e planejada para verificar como anda o desenvolvimento, avaliando o contexto da empresa (concorrência, demandas do cliente, requisitos regulatórios, condições do mercado) e fazendo ajustes baseados nessa informação. A comunicação clara dos objetivos e principais resultados traz transparência.

Uma revisão trimestral pode sair de "a gente entregou aquilo que disse que entregaria?" para "a gente alcançou os objetivos que queria?" Combinar essas duas perguntas ajuda a empresa a decidir continuar no mesmo caminho ou mudar.

Alinhando os OKRs à estratégia empresarial

Ao estabelecer OKRs, é importante não perder de vista o que guia a sua organização. Sendo assim, você deve alinhar os OKRs superiores à missão da sua organização, sua visão e aos valores que a guiam. Onde os OKRs ajudam a definir o "que" e o "como", a sua visão deve reforçar o "por que". Este gráfico em cascata ajuda a ilustrar como a visão de uma empresa deve estar ligada aos OKRs anuais e trimestrais. Também mostra onde os OKRs se encaixam no exercício de planejamento estratégico geral.

A pirâmide de OKRs com os objetivos anuais em sua base

Seus objetivos devem apoiar a sua missão e os valores da sua empresa, mas também devem estar bem alinhados aos seus objetivos de curto (ou de 1 ano) e longo prazo.

Começando com OKRs

Uma forma de introduzir OKRs é que a empresa identifique três ou quatro objetivos que ela gostaria de atingir no ano inteiro. Em geral, essa é uma tarefa do CEO. Em seguida, fazer com que cada parte da empresa identifique objetivos relacionados que ela pode alcançar em cada um dos quatro trimestres do ano. A mistura dessa grande meta anual com as menores trimestrais pode ajudar a empresa a aprender como os objetivos de uma área específica contribuem para toda a empresa.

É importante identificar principais resultados mensuráveis, assim você pode verificar o andamento do seu objetivo. Se estipular um principal resultado que só pode ser mensurado uma vez ao ano, você vai ter apenas uma chance no ano para saber se o seu trabalho ajuda a alcançar os seus objetivos. Como as empresas têm que acompanhar mudanças cada vez mais rápidas, verificar o progresso uma vez ao ano não é o suficiente.

Se quiser mais orientações sobre o processo de estipular e pontuar OKRs, consulte esta tática de OKRs.

Como o Jira Align pode ajudar

O Jira Align da Atlassian ajuda a conectar a sua estratégia empresarial à execução técnica. Onde os OKRs acompanham os resultados da execução, o Jira Align possibilita uma visão clara dos objetivos, dos principais resultados que está acompanhando e do trabalho a ser feito para atingir os objetivos. Os recursos de OKR nativos do Jira Align ajudam a sua equipe a se alinhar, se manter alinhada e a conectar o trabalho com a entrega de valor na hora.

Tem curiosidade em saber mais sobre como os OKRs podem ajudar com o foco da estratégia organizacional e o alinhamento contínuo? Assista ao webinar sob demanda.

Agradecimentos especiais a Caz Gottlieb, Gerente Associada de Produto, Jira Align, por contribuir com este artigo.