OKRs: estabelecer metas que focam nos resultados

Fazendo a diferença para ajudar as organizações a crescer

Rich Sparks Rich Sparks
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Quando você quer conquistar algo, suas vontades se baseiam em um resultado preferencial. É um conceito humano bem simples e básico, desenvolvido no estágio inicial. Uma forma de resumir isso é:

Eu vou ________ conforme medido por ____________.

É assim que John Doerr explicou objetivos e principais resultados (OKR) no livro Avalie o que Importa. Embora seja um conceito simples, o mundo empresarial é um lugar complexo com muitas partes móveis. Ainda assim, aderir a princípios simples pode manifestar grandes resultados.

O telescópio largo

O que é um OKRs?

Um OKR é uma estratégia popular de gerenciamento que define objetivos e rastreia resultados. Ele ajuda a criar alinhamento e engajamento em torno de objetivos mensuráveis. Apresentado e popularizado em torno de 1970 na Intel, ele se espalhou pelas empresas de tecnologia como uma forma de ajudar os funcionários a entender e se engajar em uma apresentação empresarial. Estudos mostram que os membros da equipe se engajam mais no trabalho e são mais produtivos quando têm uma ideia clara do que a equipe está tentando alcançar e, mais importante, da importância da tarefa.

"Quando os funcionários percebem que seus trabalhos têm grande importância, mostram melhor desempenho no trabalho".

--"The Significance of Task Significance: Job Performance Effects, Relational Mechanisms, and Boundary Conditions", no Journal of Applied Psychology.

Os OKRs são o refinamento de uma prática muito utilizada, de administração por objetivos (APO). A diferença é que os OKRs são um processo mais colaborativo em vez de um processo burocrático de cima para baixo. Peter Drucker, responsável por popularizar a APO, sugeriu que um administrador deve analisar as metas da empresa e, então, traçar os objetivos do funcionário. Em contraste, no caso dos OKRs, cabe às equipes da empresa, a partir dos objetivos gerais, fazer o refinamento para cada área específica. Se as equipes precisarem trabalhar com outros parceiros na empresa para alcançar esses objetivos, elas podem colaborar e redigir os OKRs em conjunto para garantir o alinhamento adequado. É uma mudança na mentalidade em que a pergunta muda de "estávamos ocupados com tarefas?" para "fizemos a diferença na nossa empresa para que ela crescesse?"

É mais útil pensar no "processo de OKR" do que só considerar as partes de "objetivo" e "principais resultados". As metas estáticas que não são revisadas regularmente, à medida que o ambiente operacional muda, logo ficam estagnadas e perdem o sentido. O que faz com que os OKRs sejam úteis mesmo é a combinação de objetivos claros com um pequeno conjunto de resultados específicos e mensuráveis e um procedimento regular de revisão do progresso em direção a essas medidas.

Definindo ORKs

Os OKRs têm duas partes importantes: o objetivo que se quer alcançar e os resultados principais, que são a forma utilizada para medir se o objetivo é alcançado ou não.

Felipe Castro, coach, autor, palestrante e defensor do OKR, resume os dois componentes de um OKR:

Objetivos: são descrições qualitativas e memoráveis do que se pretende alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e ser desafiador para a equipe.

Principais resultados: são um conjunto de métricas que medem o progresso até o objetivo. Para cada objetivo, é importante ter um conjunto de dois a cinco principais resultados. Se for mais do que isso, ninguém vai lembrar deles.

Existem alguns pontos chaves nesta definição. Primeiro, o objetivo deve ser conciso e envolvente, assim a equipe vai lembrar dele com facilidade. Em seguida, o número de métricas a serem utilizadas para acompanhar os principais resultados deve ser pequeno. Tais métricas devem ser algo que se pode medir em tempo hábil. Se só é possível ver os resultados depois de dois anos, então não é possível rever o seu andamento a cada trimestre.

Exemplos de objetivos

Como escreveu Steven Covey em Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, "comece com o final em mente". Isso é a representação perfeita da identificação dos objetivos que você quer alcançar.

Alguns objetivos gerais são:

  • Melhorar a satisfação do cliente
  • Aumentar a receita recorrente
  • Escalar o desempenho do sistema
  • Aumentar o número de clientes atendidos
  • Reduzir o número de erros de dados no sistema

O importante para cada empresa é identificar os objetivos que são relevantes para um contexto específico (forças mercadológicas, demandas do cliente, cenário competitivo, ambiente regulatório, etc.). E os objetivos devem ajudar a guiar as atividades de cada uma das equipes dentro da empresa. Ter como objetivo "ser lucrativo" basta para a maioria, mas ele é de tão geral que não ajuda as equipes a determinar como elas serão "lucrativas". Estruturar os objetivos em termos de "o que a gente pode alcançar no próximo trimestre para ajudar a alcançar as metas de longo prazo" ajuda as equipes a concentrar esforços em etapas menores que permitem reflexão frequente e realinhamento de atividades.

Exemplos de resultados principais

Os "principais resultados" são o resultado esperado após uma série de ações. Um erro comum com os OKRs é confundir os resultados esperados com as ações realizadas para alcançar os objetivos. Por exemplo, no caso abaixo, o objetivo é reduzir o número de erros de dados no sistema. Mas o principal resultado especificado é a instalação da nova versão de um pacote de fornecedor. No entanto, não há nenhuma menção aos erros de dados encontrados ou ao objetivo futuro. Não há como saber se a instalação da última versão fez com que as coisas melhorassem, piorassem ou continuassem na mesma.

O que NÃO fazer: confundir as ações realizadas para alcançar um objetivo com o principal resultado. Por exemplo:

Objetivos: reduzir o número de erros de dados no sistema

Principais resultados: instalação da versão 10.0 do pacote de fornecedor

No exemplo abaixo, a gente mostra como manter o mesmo objetivo e especificar os principais resultados que vão dizer se as melhorias estão sendo alcançadas. Talvez várias atividades diferentes venham a ser realizadas para chegar ao objetivo desejado.

O que fazer: identificar resultados mensuráveis:

Objetivos: reduzir o número de erros de dados no sistema

Principais resultados:

  • medidos conforme a quantidade de erros de qualidade de dados relatados à equipe de suporte
  • medidos conforme a quantidade de pedidos que não têm preenchimento automático
  • medidos conforme os erros de pedido relatados pelos clientes

Combinando objetivos e principais resultados

É importante encontrar os principais resultados, que são os indicadores principais do seu objetivo, em oposição aos indicadores de atraso. Você quer que os resultados sejam medidos de forma regular e frequente e que levem ao seu objetivo principal.

Mensurando o sucesso com OKRs

Pontuação –uma escala móvel de 0 a 1 que indica se você falhou, chegou perto de alcançar ou alcançou a meta estabelecida para aquele principal resultado. Por exemplo:

0,3 = você passou muito longe do alvo
0,7 = você não acertou o alvo, mas avançou bastante
1 = você acertou o alvo em cheio (isso aí!)

Isso mesmo: fazer 0,7 pontos em um resultado principal é considerado sucesso! Você pode estipular metas ambiciosas e não se sentir um fracasso se fechar o trimestre sem uma pontuação perfeita.

Se estiver sempre chegando a 1,0 nos resultados, pode ser bom estabelecer metas um pouco mais ambiciosas para os principais resultados.

Na Atlassian, a gente usa um template do Confluence simples para pontuar os OKRs e comunicar o progresso para o resto da empresa.

OKRs e desenvolvimento ágil

Desenvolvimento ágil e OKRs são a combinação perfeita. Dizem que o desenvolvimento ágil reduz os custos de mudar de ideia. Isso se dá porque o planejamento ágil demanda uma cadência regular e planejada para verificar como anda o desenvolvimento, avaliando o contexto da empresa (concorrência, demandas do cliente, requisitos regulatórios, condições do mercado) e fazendo ajustes baseados nessa informação. A comunicação clara dos objetivos e principais resultados traz transparência.

Uma revisão trimestral pode sair de "entregamos aquilo que dissemos que entregaríamos?" para "alcançamos os objetivos que queríamos?". Combinar essas duas perguntas ajuda a empresa a decidir continuar no mesmo caminho ou mudar.

Alinhando os OKRs à estratégia empresarial

Ao estabelecer OKRs, é importante não perder de vista o que guia a sua organização. Sendo assim, você deve alinhar os OKRs superiores à missão da sua organização, sua visão e aos valores que a guiam. Onde os OKRs ajudam a definir o "que" e o "como", a sua visão deve reforçar o "por que". Este gráfico em cascata ajuda a ilustrar como a visão de uma empresa deve estar ligada aos OKRs anuais e trimestrais. Também mostra onde os OKRs se encaixam no exercício de planejamento estratégico geral.

A pirâmide de OKRs com os objetivos anuais em sua base

Seus objetivos devem apoiar a sua missão e os valores da sua empresa, mas também devem estar bem alinhados aos seus objetivos de curto (ou de 1 ano) e longo prazo.

Começando com OKRs

Uma forma de introduzir OKRs é que a empresa identifique três ou quatro objetivos que ela gostaria de atingir no ano inteiro. Em geral, isso é feito pelo CEO. Em seguida, fazer com que cada parte da empresa identifique objetivos relacionados que ela pode alcançar em cada um dos quatro trimestres do ano. A mistura dessa grande meta anual com as menores trimestrais pode ajudar a empresa a aprender como os objetivos de uma área específica contribuem para toda a empresa.

É importante identificar principais resultados mensuráveis, assim você pode verificar o andamento do seu objetivo. Se estipular um principal resultado que só pode ser mensurado uma vez ao ano, você vai ter apenas uma chance no ano para saber se o seu trabalho ajuda a alcançar os seus objetivos. Como as empresas têm que acompanhar mudanças cada vez mais rápidas, verificar o progresso uma vez ao ano não é o suficiente.

Se quiser mais orientações sobre o processo de estipular e pontuar OKRs, consulte esta tática de OKRs.

Como o Jira Align pode ajudar

O Jira Align da Atlassian ajuda a conectar a sua estratégia empresarial à execução técnica. Onde os OKRs acompanham os resultados da execução, o Jira Align possibilita uma visão clara dos objetivos, dos principais resultados que está acompanhando e do trabalho a ser feito para atingir os objetivos. Os recursos de OKR nativos do Jira Align ajudam a sua equipe a se alinhar, se manter alinhada e a conectar o trabalho com a entrega de valor na hora.

Tem curiosidade em saber mais sobre como os OKRs podem ajudar com o foco da estratégia organizacional e o alinhamento contínuo? Assista ao webinar sob demanda.

Agradecimentos especiais a Caz Gottlieb, Gerente Associada de Produto, Jira Align, por contribuir com este artigo.