OKRs: estabelecer metas que focam nos resultados

Fazendo a diferença para ajudar as organizações a crescer

Rich Sparks Rich Sparks
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Quando você quer conquistar algo, suas vontades se baseiam em um resultado preferencial. É um conceito humano bem simples e básico, desenvolvido no estágio inicial. Uma forma de resumir isso é:

Eu vou ________, conforme medido por ____________.

É assim que John Doerr explicou objetivos e principais resultados (OKR) no livro Measure what Matters. Embora seja um conceito simples, o mundo empresarial é um lugar complexo com muitas partes móveis. Ainda assim, aderir a princípios simples pode manifestar grandes resultados.

O telescópio largo

O que é um OKRs?

Um OKR é uma estratégia popular de gerenciamento que define objetivos e rastreia resultados. Ele ajuda a criar alinhamento e engajamento em torno de objetivos mensuráveis. Apresentado e popularizado em torno de 1970 na Intel, ele se espalhou pelas empresas de tecnologia como uma forma de ajudar os funcionários a entender e se engajar em uma apresentação empresarial. Estudos mostram que os membros da equipe se engajam mais no trabalho e são mais produtivos quando têm uma ideia clara do que a equipe está tentando alcançar e, mais importante, da importância da tarefa.

"Quando os funcionários percebem que seus trabalhos têm grande importância, exibem um desempenho maior no trabalho".

--"The Significance of Task Significance: Job Performance Effects, Relational Mechanisms, and Boundary Conditions," no Journal of Applied Psychology.

Os OKRs são o refinamento de uma prática de administração por objetivos (APO) amplamente utilizada. A diferença é que os OKRs são um processo mais colaborativo ao contrário de um processo burocrático de cima para baixo. Peter Drucker, responsável por popularizar a APO, sugeriu que um administrador deve revisar as metas da organização, e então traçar os objetivos do funcionário. Em contraste, os OKRs dependem das equipes dentro da organização para pegar os objetivos de alto nível e refiná-los para cada área específica. Se as equipes precisarem trabalhar com outros parceiros na organização para alcançar tais objetivos, elas talvez tenham que colaborar e redigir os OKRs em conjunto para garantir o alinhamento apropriado. É uma mudança na mentalidade onde a pergunta muda de "estávamos ocupados com tarefas?" para "fizemos a diferença na nossa organização para que ela crescesse?"

É mais útil pensar no "processo de OKR" do que simplesmente considerar as partes de "objetivo" e "principais resultados". As metas estáticas que não são revisadas regularmente, a medida que o ambiente operacional muda, rapidamente ficam estagnadas e perdem o sentido. O que faz com que o OKR seja realmente útil é a combinação de objetivos claros com um pequeno conjunto de resultados específicos e mensuráveis e um procedimento regular de revisão destas medidas.

Definindo ORKs

OKRs têm duas partes importantes: o objetivo que se quer alcançar e os resultados chaves, que são a forma utilizada para medir como se alcançar o objetivo.

Felipe Castro, coach de OKR, autor, palestrante e evangelizador, resume os dois componentes de um OKR:

Objetivos:são descrições qualitativas e memoráveis do que se quer alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e ser desafiador para a equipe.

Principais resultados:são um conjunto de métricas que medem o seu progresso até o objetivo. Para cada objetivo, deve-se ter um conjunto de dois a cinco principais resultados. Se for mais do que isso, ninguém vai lembrar deles.

Existem alguns pontos chaves nesta definição. Primeiro, o objetivo deve ser conciso e envolvente, assim a equipe vai lembrar dele com facilidade. Em seguida, o número de métricas a serem utilizadas para acompanhar os principais resultados deve ser pequeno. Tais métricas devem ser algo que se pode medir em tempo hábil. Se só é possível ver os resultados depois de dois anos, então não é possível rever o seu andamento a cada trimestre.

Exemplos de objetivos

Como escreveu Steven Covey em Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes, "comece com o final em mente". Isso representa com perfeição a identificação dos objetivos que você quer alcançar.

Alguns objetivos de alto nível são:

  • Melhorar a satisfação do cliente
  • Aumentar a receita recorrente
  • Escalar o desempenho do sistema
  • Aumentar o número de clientes atendidos
  • Reduzir o número de erros de dados no sistema

O importante para cada empresa é identificar os objetivos que são relevantes a um contexto específico (forças mercadológicas, requisitos do cliente, cenário competitivo, ambiente regulatório, etc.). E os objetivos devem ajudar a guiar as atividades de cada uma das equipes dentro da empresa. Ter um objetivo de "ser lucrativo" basta para a maioria, mas ele é de tão alto nível que não ajuda as equipes a determinar como elas serão "lucrativas". Estruturar os objetos em termos de "o que a gente pode alcançar no próximo trimestre para ajudar a alcançar as metas de longo prazo" ajuda as equipes a concentrar esforços em etapas menores que permitem reflexão frequente e realinhamento de atividades.

Exemplos de resultados principais

Os "principais resultados" são o resultado esperado após uma série de ações. Um erro comum com os OKRs é confundir os resultados desejados com as ações realizadas para alcançar os objetivos. Por exemplo, no caso abaixo, o objetivo é reduzir o número de erros de dados no sistema. Mas o principal resultado especificado é a instalação da nova versão de um pacote de fornecedor. No entanto, não há nenhuma menção aos erros de dados encontrados ou ao objetivo futuro. Não há como saber se a instalação da última versão fez com que as coisas melhorassem, piorassem ou continuassem na mesma.

O que NÃO fazer:Confundir as ações realizadas para alcançar o objetivo com o principal resultado. Por exemplo:

Objetivos:Reduzir a quantidade de erros de dados no sistema

Principais resultados: instalação da versão 10.0 do pacote de fornecedor

No exemplo abaixo, mostramos como manter o mesmo objetivo e especificar os principais resultados que vão dizer se as melhoras estão sendo alcançadas. Talvez várias atividades diferentes venham a ser realizadas para chegar ao objetivo desejado.

O que fazer:Identificar resultados mensuráveis:

Objetivos:Reduzir a quantidade de erros de dados no sistema

Principais resultados :

  • medidos conforme a quantidade de erros de qualidade de dados relatados à equipe de suporte
  • medidos conforme a quantidade de pedidos que não podem ser preenchidos automaticamente
  • medidos conforme a ordem de erros relatada pelos clientes

Combinando objetivos e principais resultados

É importante encontrar os principais resultados, que são os indicadores principais do seu objetivo, em oposição aos indicadores de atraso. Você quer que os resultados sejam medidos de forma regular e frequente e que levem ao seu objetivo principal.

Mensurando o sucesso com OKRs

Pontuação – Uma escala móvel de 0 a 1 que indica se você perdeu, chegou perto de alcançar ou chegou ao objetivo estabelecido para aquele KR. Por exemplo

0,3 = você passou muito longe do alvo
0,7 = você não chegou ao seu alvo, mas fez grande progresso
1 = você atingiu o alvo em cheio (isso aí!)

Isso mesmo: fazer 0,7 pontos num resultado principal é considerado sucesso! Você pode estipular stretch goals (metas de alongamento) ambiciosas e não se sentir um fracasso, caso termine o trimestre sem uma pontuação perfeita.

Se estiver sempre marcando 1,0 nos seus resultados, talvez queira que os alvos dos seus principais resultados sejam um pouco mais ambiciosos.

Na Atlassian, usamos um template do Confluence simples para pontuar nossos OKRs e comunicar nosso progresso para o resto da organização.

OKRs e desenvolvimento ágil

Desenvolvimento ágil e o OKRs são a combinação perfeita. Dizem que o desenvolvimento ágil reduz os custos de mudar de ideia. Isto se dá porque o planejamento ágil demanda uma cadência regular e planejada para checar como anda o desenvolvimento, avaliando o contexto da empresa (concorrência, demandas do cliente, requisitos regulatórios, condições do mercado) e fazendo ajustes baseados nessa informação. Comunicar claramente os objetivos e principais resultados traz transparência.

Uma revisão trimestral pode sair de "entregamos aquilo que dissemos que iríamos entregar?" para "alcançarmos os objetivos que queríamos?" Combinar essas duas perguntas ajuda uma empresa a decidir continuar no mesmo caminho ou mudá-lo.

Alinhando os OKRs à estratégia empresarial

Ao estabelecer OKRs, é importante não perder de vista o que guia a sua organização. Sendo assim, você deve alinhar os OKRs superiores à missão da sua organização, sua visão e aos valores que a guiam. Onde os OKRs ajudam a definir o "que" e o "como", a sua visão deve reforçar o "por que". Este gráfico em cascata ajuda a ilustrar como a visão de uma empresa deve estar ligada aos OKRs anuais e trimestrais. Também mostra onde os OKRs se encaixam no exercício de planejamento estratégico geral.

A pirâmide de OKRs com os objetivos anuais em sua base

Seus objetivos devem apoiar a sua missão e os valores da sua empresa, mas também devem estar bem alinhados aos seus objetivos de curto (ou de 1 ano) e longo prazo.

Começando com OKRs

Uma forma de introduzir OKRs é que a empresa identifique três ou quatro objetivos que ela gostaria de atingir no ano inteiro. Geralmente, isso é feito a nível CEO. Em seguida, faça com que cada parte da empresa identifique objetivos relacionados que elas podem alcançar em cada um dos quatro trimestres do ano. A mistura desta grande meta anual com as menores trimestrais pode ajudar a empresa a aprender como os objetivos de uma área em particular contribuem para toda a empresa.

É importante identificar principais resultados mensuráveis, assim você pode checar o andamento do seu objetivo. Se estipular um principal resultado que só pode ser mensurado uma vez ao ano, então terá somente uma chance no ano para saber se o seu trabalho te ajuda a alcançar os seus objetivos. Como as empresas estão sempre mudando, checar o progresso uma vez ao ano não é o suficiente.

Se quiser mais orientações sobre o processo de estipular e pontuar OKRs, dê uma olhada neste processo de OKRs.

Como o Jira Align pode ajudar

O Jira Align da Atlassian ajuda a conectar a sua estratégia empresarial à execução técnica. Onde os OKRs acompanham os resultados da execução, o Jira Align fornece uma visão clara dos objetivos, dos principais resultados que está acompanhando e do trabalho a ser feito para atingir os objetivos. As funcionalidades de OKR inclusas no Jira Align ajudam a sua equipe a se alinhar, se manter alinhada e a conectar instantaneamente o trabalho com valor agregado.

Tem curiosidade em saber mais sobre como os OKRs podem ajudar a focar suas estratégia organizacional e a alinhar-se constantemente? Assista ao nosso webinar sob demanda.

Agradecimentos especiais a Caz Gottlieb, Gerente Associada de Produto, Jira Align, por contribuir com este artigo.