Este ano tem sido no mínimo um desafio. À medida que o mundo enfrentou uma pandemia global, a Atlassian optou por tornar todos os seus colaboradores em todo o mundo 100% remotos até o final de 2020. Há pouco tempo, a Atlassian anunciou a iniciativa “TEAM Anywhere”, permitindo que os funcionários escolham onde trabalham — seja em casa, no escritório ou a combinação dos dois. Uma coisa é trabalhar de casa sozinho, independente. Outra coisa é trabalhar como equipe remota.

Quando o anúncio foi feito para mover toda a força de trabalho para equipes remotas, eu estava no processo de criação dessa estratégia de negócios de três anos com metas de alinhamento em toda a empresa. Mesmo que eu continuasse buscando alcançar os mesmos objetivos, o caminho para chegar lá teve que ser reformulado. A equipe de gerenciamento de produtos mudou para novas formas de trabalho e colaboração remotos com colegas de trabalho e clientes. Embora o gerenciamento de produtos exija uma colaboração próxima com as partes interessadas e colegas de trabalho, é possível adotar novas práticas colaborativas para que gerentes de produtos remotos obtenham sucesso.

Logo a gente percebeu que não podia só trabalhar da mesma forma que sempre. O trabalho em home office permite uma variedade de diferentes distrações e desafios. Crianças, cônjuges, colegas de quarto e/ou animais de estimação podem interferir no trabalho e nas reuniões. Na verdade, durante uma apresentação que fiz sobre videoconferências, meu cachorro apareceu atrás de mim e enfiou um brinquedo na minha cabeça. 

Na Atlassian, a gente acredita que o foco no cliente é essencial para a construção de produtos excelentes. Em geral, os gerentes de produto gastam uma quantidade substancial de tempo presencial com os clientes para desenvolver bom relacionamento, ver o ambiente de trabalho dos clientes e entender como o produto pode atender melhor às necessidades do cliente. No entanto, os gerentes de produto remotos precisam se comunicar, colaborar e construir relacionamentos por meio de videoconferência, em vez de usar o formato presencial.

Mesmo que o Zoom tenha contribuído muito para nos fazer sentir como se a gente estivesse interagindo com alguém perto, os sinais visuais por meio do Zoom são diferentes em todos os aspectos. Em conversas presenciais, a maioria das pessoas tende a olhar ao redor enquanto falam. É focado, mas não intenso. No entanto, com Zoom, a câmera está fixada no seu rosto. Qualquer pausa pode ser tomada como sugestão para outra pessoa falar.

Além disso, como as videoconferências podem se misturar ao longo do dia, você não tem a pausa típica para organizar suas ideias ao caminhar até a próxima sala de reunião no escritório. Sem o feedback presencial, conduzir uma videoconferência tem os próprios desafios. Na verdade, a gente baixou um complemento do Zoom para aplausos quando as pessoas fazem apresentações.

Definir limites entre trabalho e vida pessoal

Na minha experiência, descobri que limites bem definidos são importantes para o trabalho remoto. Criei uma página do Confluence que indica com clareza quando trabalho, quando estou disponível (e em que fuso horário) e quais são minhas prioridades para a semana. Embora o Slack seja útil como ferramenta para o trabalho remoto, ele também pode distrair o foco de trabalho, e é pensando nisso que insisto que às segundas-feiras não entro nele (nem no e-mail).

Seja supercomunicativo

Uma maneira de superar os desafios de comunicação do trabalho remoto é ter certeza de se comunicar o máximo possível, como o meu colega Dan Radigan observou. Quando decisões são feitas, todos os membros da equipe precisam entender essa escolha e, de preferência, por que ela foi tomada. Use um sistema de gerenciamento de conteúdo, como uma wiki, para facilitar a busca por atualizações de toda a equipe. Eles podem ser notificados por meio do bate-papo em grupo do Slack.

Pesquisa de produtos remotos

O gerenciamento de produtos exige contato próximo com os clientes, o que é ainda mais importante quando o trabalho é remoto. Mesmo antes da COVID-19, grande parte do trabalho de pesquisa que a gente faz na Atlassian já era remoto. Ao usar o Zoom, os clientes podem compartilhar seus espaços de trabalho e demonstrar como as coisas funcionam na prática para eles.

Agora que a gente está 100% remoto, existe a preocupação extra de gerenciar membros da equipe para pesquisa de produto remoto. Embora assistir a sessões de pesquisa seja fantástico como experiência em equipe, pode ser intimidador para o cliente se muitos membros da equipe participarem. Então, agora a gente limita o número de observadores e participantes da equipe para cada chamada. Para aqueles que não estão presentes na chamada, muitas vezes a gente assiste a ela juntos após as sessões para que toda a equipe possa observar vídeos da pesquisa e discutir juntos. A gente usa ferramentas como o Trello e o Mural para capturar o que é aprendido com essas sessões, o que ajuda na análise remota e colaborativa.

Apresentações para público remoto

É importante ter uma visão clara do produto definida com documentação concisa, clara, atraente e com recursos visuais envolventes (com diagramas, gráficos, etc.). Um gerente de produto deve dar uma apresentação que articule com clareza o valor do produto, os elementos do produto, as expectativas e um caminho claro para alcançar o sucesso. Assim é possível reduzir a duração das reuniões. 

Durante as apresentações, a gente fica de olho no chat e responde a discussões ou perguntas. Essa medida dá vida para a reação do público e ajuda a tornar as apresentações do Zoom mais interativas. Agora a gente também faz o compartilhamento interno de apresentações com páginas de perguntas e respostas, o que permite que os membros da equipe assistam quando for conveniente e ainda deem feedback ou recebam esclarecimentos. 

Compartilhamento de informações e responsabilidade

Toda sexta-feira, toda a equipe de marketing de produtos se reúne via videoconferência e compartilha progressos, desafios, preocupações e muito mais. A gente também tem reuniões de marketing de produtos a cada semana em que os funcionários voltados para o cliente se encontram, incluindo alguém da equipe de suporte e equipe de gerentes de contas técnicas. Nesta reunião, todos compartilham as cinco principais coisas que os clientes se preocupam. É resumido com rapidez e riqueza o que está acontece em cada equipe e observado se padrões cruzam áreas diferentes também. 

A Atlassian é muito rigorosa sobre a documentação das responsabilidades de todos na equipe quanto as diferentes dependências. Em vez de realizar reuniões para discutir essas dependências, a gente documenta com antecipação e depois a gente discute sobre elas, o que ajuda a reduzir o tempo de duração das reuniões. 

A gente também define com muito rigor as metas certas individuais e das equipes. Quando a gente tem reuniões gerais da empresa, o primeiro passo é a identificação da missão da equipe, as metas da empresa e o progresso em relação a cada objetivo. Ter compreensão compartilhada dos objetivos ajuda todos a trabalhar juntos na direção certa, mesmo que não seja possível estar todos juntos e ter essas capturas incidentais no escritório.

Ferramentas que arrasam no meu trabalho remoto

Ainda bem que a Atlassian cria ferramentas que ajudam as equipes a trabalharem melhor juntas. Então, de certa forma, a gente estava bem equipado para de repente mover e gerenciar toda a força de trabalho para o trabalho remoto. Agora a gente usa uma mistura das ferramentas da empresa com as de terceiros. Aqui estão as ferramentas usadas no momento: 

Ferramentas de comunicação digital

Zoom

O Zoom ajudou o mundo a se conectar por meio das melhores ferramentas de videoconferência disponíveis. É ótima para reuniões individuais, chamadas de clientes, divulgações, reuniões de equipe, etc. Eu sugiro usar temporizadores em reuniões Zoom para que não estendam após o tempo limite.  

Slack

Quando a gente precisa responder perguntas simples, o Slack é o melhor caminho. Com a capacidade de criar canais, o Slack também permite que as equipes compartilhem e façam brainstorm. A gente instala o Giphy para conversas mais divertidas e pessoais. Pode ajudar a construir empatia e companheirismo de equipe também. Algumas pessoas nas equipes publicaram músicas e playlists inteiras sobre como estavam se sentindo em um dia específico. A Atlassian também criou uma integração no Slack que envia pesquisas para a equipe para identificar se estão entendendo os valores, metas, propósito da equipe, etc.   

Colaboração e produtividade

A força de trabalho atual precisa de ferramentas on-line intuitivas e confiáveis para compartilhar, colaborar e revisar conteúdo. Elas são ainda mais importantes para equipes remotas. Veja o que a gente usa: 

G Suite

O Google Drive e o Docs oferecem uma única fonte de verdade para os esforços de compartilhamento de conteúdo, o que permite criar, compartilhar e colaborar em documentos. Todos os membros da equipe podem acessar o conteúdo, comentar e verificar arquivos com facilidade.

Sem tentar soar tendencioso demais, acredito que o Confluence está entre os melhores aplicativos de colaboração disponíveis. Ele possibilita que as equipes remotas que a gente tem monitorem e atualizem detalhes específicos de projetos. Os membros das equipes de produtos podem incorporar roteiros de produtos nas páginas do Confluence, criar links para documentos complementares, incluindo tickets do Jira e muito mais. Ele ajuda a manter todos atualizados sobre estratégias e progressos dos produtos.

Confluence

O Confluence é uma excelente fonte de verdade para as decisões que são tomadas. No trabalho remoto, esse recurso é muito importante, pois as decisões são tomadas quando algumas pessoas não estão disponíveis. No entanto, usando o Confluence, a gente fica atualizado e dá feedback rápido, quando necessário. Ele também funciona como uma wiki para as equipes. Por exemplo, a gente criou uma página para perguntas frequentes que continuavam surgindo. A gente criou também template do Confluence para retrospectivas da equipe que a gente compartilha com todos os seus membros.

Gestão de projetos e tarefas 

Para uma equipe de gestão de projetos distribuída, ir até a mesa de um desenvolvedor para se informar sobre uma atualização não é tão simples. As ferramentas de gestão de projetos on-line ajudam as equipes a acompanhar o progresso, receber atualizações, conferir marcos e muito mais.

Jira

O Jira é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho excelente para qualquer equipe organizar, atribuir, acompanhar e atualizar responsabilidades atribuídas a cada membro da equipe. 

Trello

O Trello ajuda a gente a organizar o fluxo de ideias em um plano concreto de trabalho. Os quadros do Trello que a gente cria proporcionam transparência ao trabalho em andamento, ao status do trabalho e permitem a colaboração.

Bitbucket

A equipe de desenvolvimento de software da Atlassian usa o Bitbucket para acompanhar códigos e itens. É útil para as equipes remotas de gerenciamento de produtos notificar o desenvolvimento de erros e outros itens.

Atlas

O Atlas ajuda a resolver os desafios da comunicação entre equipes por meio de uma prática de comunicação compartilhada e assíncrona.

Ferramentas adicionais

Clockwise

O tempo de foco é essencial para o trabalho remoto, em especial quando as videoconferências tomam muito tempo. O Clockwise é uma ferramenta útil de integração de calendário que pode fazer a alteração automática do horário de determinadas reuniões para criar mais tempo de foco.

MURAL

O Mural é uma ferramenta de quadro branco on-line que permite que as equipes remotas da Atlassian façam brainstorm, criem diagramas e apresentações e muito mais.

Apesar de a gente ter enfrentado desafios ao longo do ano passado e ter sido forçado a reimaginar e mudar a forma como a gente trabalha, acredito que os desafios são elementos fundamentais da inovação. Eu também acredito que o trabalho remoto contribuiu para o desenvolvimento de habilidades de comunicação melhores e mais refinadas para mim e para as equipes. Ter as ferramentas certas ajudou a facilitar essa transição. 

Os gerentes de projeto precisam de adaptação para manter a comunicação eficaz com os clientes e as principais partes interessadas. O trabalho remoto desafiou a gente a aprender novas formas de comunicação. Esses desafios de comunicação sempre vão ocorrer. No entanto, eu incentivo todas as pessoas a usar os desafios como catalisador para o crescimento. 

Para saber mais sobre como estabelecer o trabalho remoto com sucesso, confira como as equipes da Atlassian trabalham a distância por meio do Team Anywhere.