O que é a metodologia enxuta?

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Como os especialistas em controle de missão da NASA, os gerentes de projetos precisam monitorar vários aspectos para garantir que a equipe entregue projetos sem incidentes. Mas enquanto a NASA gerencia espaçonaves, os gerentes de projetos monitoram o trabalho a ser entregue.

As metodologias enxutas visam evitar desastres na gestão de projetos como a catástrofe da Apollo 13, permitindo que os projetos sejam entregues dentro do prazo e do orçamento.

A metodologia enxuta facilita o processo contínuo de ajuste incremental, acelerando bastante a entrega do produto por meio da otimização dos recursos e das ações das equipes, para que elas trabalhem com eficiência e eficácia.

Neste artigo, você vai entender melhor a metodologia enxuta, os benefícios que ela oferece e como o Jira Software ajuda a implementar esses princípios.

História da metodologia enxuta

A metodologia enxuta visa otimizar por completo o processo e os resultados da equipe por meio de melhorias contínuas. Quando bem aplicada, ela permite que as equipes entreguem valor ao cliente com eficiência.

O fundador da Toyota, Kiichiro Toyoda desenvolveu a metodologia enxuta após a Segunda Guerra Mundial para conservar recursos e eliminar desperdícios. Depois de observar a compra e o reabastecimento de itens em um supermercado, ele criou o conceito just-in-time (na hora certa), que visa fabricar produtos bem no momento em que os clientes precisam deles.

O conceito do Toyoda passou a ser o Sistema Toyota de Produção, que acabou virando a metodologia enxuta. Após esse início despretensioso, a metodologia enxuta evoluiu criando a base da gestão ágil de projetos. Vários setores, como desenvolvimento de software, construção e serviços de saúde, agora usam a metodologia enxuta.

Visão geral da metodologia enxuta

A metodologia enxuta tem dois pilares que funcionam de estrutura para todos os projetos enxutos: melhoria contínua e respeito pelas pessoas.

  • Melhoria contínua: o ciclo de feedback contínuo ajuda as equipes a fazer alterações progressivas em processos, produtos e pessoas para melhorar os sistemas o tempo todo. Ao identificar, avaliar e modificar processos ou sistemas existentes, uma parte de cada vez, as equipes podem eliminar o desperdício e melhorar a eficiência como um todo.
  • Respeito: os gerentes reconhecem e valorizam as contribuições da equipe e o feedback dos clientes e levam a sério as ideias e os insights recebidos. Os gerentes enxutos distribuem o trabalho ao longo do fluxo de trabalho da maneira mais eficiente possível e incentivam a colaboração direta, o que resulta no máximo valor para os clientes.

Os princípios básicos da metodologia enxuta foram desenvolvidos com esses dois fatores em cada uma das etapas.

Princípios da metodologia enxuta

É fundamental considerar o impacto que o trabalho da equipe vai causar na experiência do cliente. Para isso, você deve seguir os cinco princípios básicos da metodologia enxuta, que ajudam as equipes a organizar as tarefas e permitem que os gerentes de projetos façam a supervisão. Esses cinco princípios básicos incluem:

1. Identificar o valor

Para entregar valor aos clientes, primeiro você deve entender as necessidades que eles têm. Para isso, você deve:

  • Ter uma interação direta com os clientes para entender as dificuldades que eles enfrentam.
  • Identificar como o produto ajuda a minimizar essas dificuldades.

Depois, você precisa definir o valor do produto para atender às necessidades do cliente e comunicar isso à equipe. Você pode fazer isso estruturando o trabalho da equipe para visar o impacto na experiência do cliente e pesquisando as melhores ferramentas que a equipe pode usar para oferecer valor aos clientes.

A identificação de valor economiza tempo e dinheiro, porque garante que a equipe apenas gere funções que agreguem valor para os clientes.

2. Mapear o fluxo de valor

As atividades necessárias para oferecer experiências de qualidade aos clientes fazem parte do fluxo de valor. O mapeamento dos fluxos de valor usa diagramas que permitem visualizar o processo do projeto, ajudando na gestão do fluxo de valor, que é fundamental para eliminar o desperdício.

O mapeamento dos fluxos de valor envolve as seguintes atividades:

  • Identificar o problema e escolher a equipe certa: identifique as principais dificuldades dos clientes e escolha uma equipe com as habilidades necessárias para resolver esses problemas.
  • Limitar e mapear o processo: limite o escopo do projeto às atividades necessárias. Depois, você pode mapear o processo usando o template de quadro do Scrum no Jira Software e definir datas para cada entrega.
  • Coletar dados: a gestão eficaz de projetos exige que os gerentes de projetos monitorem os recursos usados, como as horas em que a equipe trabalha no projeto.
  • Avaliar e ajustar: para garantir a melhoria contínua do processo, avalie os processos o tempo todo para responder à pergunta: "Existe um jeito melhor de fazer isso?"

3. Criar um fluxo

O estado de fluxo é quando a gente atinge um ritmo tão bom que nem vê as horas passarem. No trabalho, a criação de um estado de fluxo aumenta o engajamento e o desempenho da equipe.

O fluxo da equipe reflete a eficiência do fluxo de valor, que você pode estar sempre ajustando por meio do ciclo de feedback contínuo. A metodologia enxuta exige um fluxo bom e contínuo para reduzir atrasos e minimizar os tempos de entrega. Você pode melhorar o fluxo da equipe implementando o seguinte:

  • Colaboração multifuncional: o isolamento representa o fracasso da metodologia enxuta. A equipe deve participar de todo o processo e colaborar com outras equipes, se necessário, para fazer as tarefas. Também é bom considerar e analisar o sucesso do cliente e ouvir o que ele tem a dizer sobre as dificuldades a serem resolvidas. Bônus: a equipe acaba aprimorando as habilidades com esse tipo de colaboração, porque entende melhor como os outros departamentos funcionam.
  • Monitoramento de tarefas: os quadros Kanban, ou o template Kanban no Jira Software, ajudam a atribuir tarefas, visualizar o trabalho e coordenar a equipe. Esses cartões são uma ótima forma de acompanhar o progresso das tarefas durante o projeto.

4. Estabelecer o pull

Com um sistema de pull, as equipes trabalham apenas no que o cliente precisa, quando ele precisa, produzindo de acordo com a demanda real do cliente, não com as projeções previstas.

Para avaliar com precisão as necessidades dos clientes, a equipe deve conversar com eles e pedir opinião.

5. Buscar a perfeição

A metodologia enxuta exige uma mentalidade de crescimento e busca a perfeição por meio da melhoria contínua, usando um ciclo de feedback contínuo que ajuda o gerente de projetos, a equipe e a empresa a reduzir o desperdício e aumentar a eficiência.

Benefícios da metodologia enxuta

Como gerente de projetos, você já deve ter visto alguns problemas no projeto, como a espera do feedback das partes interessadas. Se o feedback chega tarde demais, todo o projeto fica estagnado. A metodologia enxuta oferece vários benefícios que eliminam esses obstáculos, como:

  • Maior eficiência: ao mapear o fluxo de valor, você pode centralizar o trabalho nas necessidades do cliente, eliminando ações desnecessárias em produtos e serviços que os clientes não querem.
  • Menos problemas: a metodologia enxuta minimiza os problemas, como a falta de comunicação e prazos impossíveis, antes que eles tomem proporções maiores. No caso da comunicação, essa metodologia oferece monitoramento e transparência para que as tarefas, as responsabilidades e os prazos fiquem claros para todos. Como a equipe participa mais de perto do processo, ela também pode adiar prazos que não sejam realistas.
  • Custos reduzidos: ao criar um plano claro e eliminar obstáculos, você pode economizar nas despesas produzindo apenas o suficiente para atender à demanda do cliente. Assim, você nunca produz um estoque maior do que o necessário, o que é muito importante para produtos físicos.
  • Melhor relacionamento com o cliente: com o foco no valor para os clientes, você cria relacionamentos mais fortes com eles, o que é crucial para uma empresa.
  • Melhoria contínua: o ciclo de feedback contínuo da metodologia enxuta ajuda a refinar e melhorar os processos o tempo todo para agregar valor com eficiência.
  • Investimento na equipe: como a metodologia enxuta exige mais envolvimento inicial da equipe, eles ficam mais engajados com o resultado. Eles sempre sabem dizer no que estão trabalhando e quando pretendem concluir. Afinal, uma equipe capacitada é uma equipe engajada.

Possíveis desafios da metodologia enxuta

Apesar dos inúmeros benefícios, a metodologia enxuta tem alguns desafios que os gerentes de projetos devem reconhecer e aprender a superar. Esses desafios incluem:

  • Falta de apoio gerencial: a gestão sem apoio pode acabar com qualquer equipe enxuta e virar um obstáculo.
    • Solução: consiga a adesão da equipe o quanto antes e mostre como a metodologia pode ajudar.
  • Treinamento insuficiente: uma equipe mal treinada pode prejudicar os resultados. Se eles não entenderem o processo enxuto, como esperar que eles adotem com facilidade?
    • Solução: ao integrar a equipe, dê um treinamento adequado sobre a metodologia enxuta. Você pode inscrever a equipe em um programa de certificação em metodologia enxuta que vai oferecer um treinamento prático. Com a certificação, você tem certeza de que eles conhecem bem os métodos enxutos.
  • Foco nas ferramentas, não na cultura: dar mais importância às ferramentas do que às pessoas diminui o engajamento da equipe. A ênfase nas ferramentas enxutas pode desumanizar e desvalorizar a equipe e o trabalho que ela faz. Quando a equipe não se sente valorizada, é provável que ela não dê o melhor de si.

    • Solução: crie uma cultura de confiança usando a filosofia de melhoria contínua da metodologia enxuta. O feedback contínuo e as oportunidades de crescimento mostram que você, como gerente, se interessa pelo desenvolvimento de carreira da equipe.

  • Foco insuficiente nas métricas: as métricas são fundamentais para a melhoria da equipe na metodologia enxuta.
    • Solução: preste atenção às métricas para medir o sucesso do projeto e procure áreas de melhoria para desenvolver a equipe.

Use o Jira para gestão de projetos

A metodologia enxuta acelera a gestão de projetos, garantindo a agilidade do gerente e da equipe. O motivo é que você se concentra em eliminar o desperdício e otimizar o processo o tempo todo.

O Jira Software ajuda as equipes a ficarem sempre enxutas com várias soluções, como o planejador empresarial abrangente Jira Align.

O Jira Align permite visualizar os fluxos de valor entre as equipes. Assim, você pode:

  • Configurar a automação do fluxo do processo. Isso deixa a equipe livre de tarefas rotineiras para que ela se concentre no que de fato importa.
  • Alinhar o trabalho às necessidades da empresa. Com mais informações sobre o trabalho da equipe, a liderança pode garantir o alinhamento com os objetivos estratégicos.
  • Monitorar os investimentos. Você consegue entender quais recursos estão sendo usados e o tempo investido no projeto.
  • Descobrir obstáculos. Você vai conseguir prever possíveis obstáculos para saber como evitar que eles aconteçam.
  • Oferecer valor contínuo. Com mais clareza e visão, a equipe vai poder agregar um valor consistente aos clientes e à empresa como um todo.

Essa solução também funciona bem para outros métodos, como o ágil, o Open DevOps e a gestão dos fluxos de valor.

Metodologia enxuta: perguntas frequentes

Qual é a diferença entre as metodologias ágil e enxuta?

À primeira vista, parece difícil distinguir as metodologias enxuta e ágil. Embora as duas tratem da eficiência e do valor para o cliente, elas enfatizam aspectos diferentes da gestão de projetos. A enxuta se concentra na eliminação de desperdícios, no processo e na entrega de valor, enquanto a ágil se concentra nos clientes, na redução da incerteza e na entrega de um software funcional.

Em detalhes:

  • Foco: como uma abordagem de cima para baixo, a enxuta visa garantir as melhorias do processo. No entanto, a ágil é uma abordagem de baixo para cima, em que o trabalho é dividido em ciclos de iteração menores.
  • Entrega de produtos: as equipes enxuta e ágil trabalham aceleradas para entregar os produtos o quanto antes. No entanto, a ágil visa menos a velocidade e mais o feedback. Assim, as equipes ágeis ficam menores, recebem feedback e iteram. A equipe enxuta visa melhorar o processo geral para agilizar a entrega.
  • Estruturas: a enxuta não tem estruturas específicas, mas a ágil tem. Scrum e Kanban são duas estruturas de gestão ágil de projetos que permitem aplicar princípios de agilidade. O Jira Software oferece um template Scrum e um template Kanban para ajudar os gerentes de projetos a adotar a metodologia ágil.

Qual é a diferença entre as metodologias DevOps e enxuta?

A DevOps cria colaboração funcional entre equipes operacionais e de desenvolvimento, permitindo uma entrega mais rápida de software. A filosofia central da DevOps é: entregar valor contínuo aos negócios por meio de uma cultura de compreensão e colaboração.

Por outro lado, a filosofia central da enxuta é agregar valor por meio de melhorias nos processos e eliminação de desperdícios.

Enxuta e DevOps são metodologias centradas no cliente, que diferem em duas áreas principais:

  • Valor para o cliente: a DevOps cria mapas de imagens de empatia do cliente, enquadrando as metas de negócios ao valor para o cliente. A enxuta escolhe atividades de valor para o cliente considerando a necessidade.
  • Foco: a DevOps integra desenvolvimento e operações com documentação e colaboração. A enxuta otimiza processos, recursos e ações.

Além disso, a DevOps automatiza tarefas rotineiras, como pull requests, que o guia de DevOps para iniciantes aborda melhor.

Se você já usa a DevOps, a Open DevOps, uma estrutura de DevOps pronta para uso do Jira Software com uma abordagem de ferramentas abertas e automação, pode ajudar a equipe ágil a se concentrar no lançamento e na operação de software de qualidade e garantir a prática "você gera e você gerencia" associada aos princípios de DevOps.

É possível usar as metodologias ágil, enxuta e DevOps ao mesmo tempo?

Sim! Essas metodologias se complementam no objetivo de oferecer qualidade e valor aos clientes. A DevOps elimina o isolamento integrando as equipes de desenvolvimento e operações. A ágil incentiva a melhoria contínua. A enxuta coloca em prática os ideais de melhoria contínua.

O uso das três acelera bastante a entrega do produto e aumenta o valor para o cliente. A empresa também poderia usar as três, mas não em conjunto. A enxuta pode ajudar a melhorar o processo ágil. E a abordagem iterativa da ágil pode ajudar na melhoria contínua da enxuta. Com a DevOps, você pode melhorar a colaboração entre as equipes.

Com o uso das três, a empresa vira uma potência, agregando valor ao cliente por meio de práticas mais eficientes.

Você pode conectar essas metodologias usando o Jira Software e o Jira Align para transmitir dados entre elas de um jeito fácil.