4 princípios do Kanban para a gestão ágil de projetos

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O Kanban é uma estrutura visual de gestão de projetos que otimiza os fluxos de trabalho e aumenta a eficiência por meio de monitoramento e colaboração em tempo real. Pense nele como o melhor amigo da agilidade, sempre pronto para monitorar tarefas e fluxos de trabalho e avaliar a carga de trabalho.

Quatro princípios básicos compõem a estrutura do Kanban: começar com o que você já sabe, buscar alterações incrementais, respeitar o processo atual e incentivar a liderança em todos os níveis.

Neste guia, você vai conhecer esses quatro princípios do Kanban, como eles se encaixam no desenvolvimento de software, como são fáceis de implementar e como melhoram as práticas de gestão de projetos.

Como o Kanban é aplicado ao desenvolvimento de software?

No início, a metodologia Kanban foi desenvolvida para melhorar a eficiência no setor de fabricação. Depois, ela foi sendo adaptada ao desenvolvimento de software para otimizar fluxos de trabalho e reduzir comportamentos de desperdício. Em essência, o foco do Kanban é visualizar tarefas, limitar o trabalho em progresso e garantir um bom fluxo de tarefas do início ao fim.

O Kanban oferece uma ajuda visual, o quadro Kanban, às ações de gestão de projetos. Essa ferramenta visual ajuda as equipes a monitorar o progresso das tarefas, agindo como a única fonte de informações.

A gestão ágil de projetos é a abordagem ideal para equipes de desenvolvimento de software de DevOps que querem flexibilidade e progresso iterativo. A metodologia ágil é adaptável a alterações e entrega pequenas melhorias incrementais, facilitando a gestão de alterações constantes no processo de desenvolvimento de software.

O Jira Software da Atlassian oferece um template Kanban pronto para usar que é um atalho para a magnitude total do Kanban e ajuda você a implementar essa estrutura poderosa nos processos ágeis.

Quais são os 4 princípios do Kanban?

A metodologia Kanban compreende quatro princípios simples que formam a base da estrutura Kanban. Esses quatro princípios do Kanban incluem

1. Começar com o que você já sabe

O Kanban começa com a fase de descoberta para que você não invista recursos para consertar algo que já funciona. Durante essa fase, os gerentes de projetos identificam os processos e os fluxos de trabalho existentes que funcionam bem e identificam processos, funções e responsabilidades que podem melhorar. Ao se concentrar em áreas problemáticas distintas que precisam de otimização, os gerentes podem minimizar a interrupção organizacional e quantificar o ROI das melhorias do Kanban com mais precisão.

2. Concordar em buscar alterações incrementais e evolutivas

O foco do Kanban são alterações pontuais e gerenciáveis, ou seja, pequenos passos. Alterações radicais podem sobrecarregar as equipes e apresentar dificuldades imprevistas. Por exemplo, a reformulação repentina de todo o processo de implementação de software da empresa pode resultar em etapas ignoradas, erros dispendiosos, tempo de inatividade e até resistência da equipe por falta de familiaridade.

Por outro lado, a implementação de alterações incrementais, como ajustar uma fase da implementação por vez, minimiza os riscos. As equipes têm a oportunidade de fazer a adaptação, gerando resultados mais previsíveis. Com a entrega de valor incremental, o gerenciamento sênior logo vai observar resultados tangíveis, o que vai melhorar a adesão ao processo.

3. Respeitar o processo, as funções, as responsabilidades e os cargos atuais

O Kanban respeita os processos, as funções e os cargos da empresa e visa aprimorar, em vez de prejudicar, a ordem natural das operações. Essa sinergia facilita a integração do Kanban aos fluxos de trabalho que já existem.

Ao respeitar a estrutura atual, o Kanban reduz a resistência a alterações e permite uma implementação rápida, pois a empresa não precisa fazer uma reestruturação para começar a usar o Kanban.

4. Incentivar ações de liderança em todos os níveis da empresa

O Kanban incentiva o empoderamento: todos, desde estagiários até CEOs, assumem a responsabilidade pelas tarefas que fazem. As pessoas passam a ser mais engajadas, responsáveis e felizes no trabalho quando têm autonomia para assumir a responsabilidade pelas tarefas. O Kanban incentiva cada membro da equipe a contribuir com o processo. Por exemplo, um desenvolvedor júnior pode identificar um gargalo no fluxo de trabalho e sugerir uma solução baseada em dados.

Os princípios do Kanban são fáceis de implementar?

O foco dos princípios do Kanban são alterações pequenas, sem exigir uma reformulação completa dos processos que já existem, o que facilita a implementação. A introdução dos princípios do Kanban não cria alterações radicais, o que melhora a adesão da gerência.

Para implementar os princípios do Kanban, a equipe precisa apenas de um quadro e alguns cartões que representam tarefas. Um quadro virtual permite que equipes remotas compartilhem informações, simplificando a comunicação na equipe.

Captura de tela do Kanban do JSW

O Jira Software e o Jira Work Management da Atlassian podem iniciar a rápida adoção do Kanban. O Jira Software foi desenvolvido para equipes de software que usam metodologias ágeis, incluindo o Kanban. Com o Jira Software, os gerentes de projetos podem configurar um quadro Kanban de imediato com o template Kanban pronto para uso, que a equipe já pode começar a usar.

Captura de tela do quadro do JWM

O Jira Work Management é uma plataforma versátil projetada para supervisionar e monitorar tarefas em projetos e operações comerciais. O Jira Work Management oferece visualizações de quadro perfeitas que mostram as tarefas e os fluxos de trabalho empresariais.

O Jira Software e o Jira Work Management funcionam muito bem juntos, permitindo que as equipes empresariais e as de desenvolvimento de software vinculem tarefas que passam a refletir nos respectivos quadros. Essa interconexão promove uma comunicação clara e evita possíveis atrasos no projeto que possam surgir de mal-entendidos entre as equipes.

Quais são as principais práticas do Kanban?

Enquanto os quatro princípios do Kanban destacam as razões da eficácia no aprimoramento do desenvolvimento ágil de software, as seis práticas principais oferecem um roteiro de implementação claro. Esta seção mostra essas práticas para oferecer uma compreensão maior.

1. Visualizar fluxos de trabalho

Você precisa ver para gerenciar

Para gerenciar os fluxos de trabalho, é preciso ter uma visualização. Os quadros Kanban contêm colunas que representam os estágios do fluxo de trabalho, como "A fazer", "Em progresso" e "Concluído". Cada cartão representa uma tarefa individual ou uma história do usuário e contém informações, como prazos e membros responsáveis da equipe. O template Kanban pronto para uso do Jira Software simplifica a configuração, permitindo que você comece a usar o Kanban de imediato.

Os gerentes de projeto organizam cartões Kanban para cada projeto no quadro Kanban do projeto. Eles colocam os cartões em colunas que representam o status atual de cada um. Uma olhada rápida no quadro oferece uma riqueza de informações. O gerente de projetos pode ver de imediato em que os membros da equipe estão trabalhando, o que já concluíram e o que está atrasado.

2. Limitar o trabalho em progresso (WIP)

Assuma apenas o que consegue dar conta

O caos da multitarefa pode prejudicar a produtividade, portanto, é crucial limitar o trabalho em progresso. Ao definir limites de WIP em cada coluna do quadro Kanban, os membros da equipe podem focar na conclusão das tarefas em vez de tentar lidar com várias tarefas de uma vez. O objetivo é que todos tenham tarefas no quadro Kanban que precisam concluir, mas que ninguém tenha que lidar com várias tarefas ao mesmo tempo.

3. Gerenciar o fluxo

Deixe o quadro Kanban funcionar como um guia

O quadro Kanban é a ferramenta ideal para identificar gargalos e obstáculos. Por exemplo, se a coluna "Revisão de código" estiver sempre cheia, as revisões de código vão atrasar o processo e precisar de atenção.

É fundamental mover os cartões em tempo real para refletir com precisão o progresso do trabalho e manter a equipe sempre informada.

4. Garantir políticas de processo explícitas

Transparência é fundamental

Processos claros e bem documentados garantem que todos estejam em sincronia. Documentar e definir processos envolve definir funções, responsabilidades, fluxos de trabalho e protocolos. O template de documentação mestre do projeto é uma ótima opção para começar as ações de documentação.

5. Implementar ciclos de feedback

O feedback não é apenas algo bom, é fundamental.

O feedback é a base da melhoria contínua, ajudando os gerentes de projetos a identificar o que está funcionando e o que precisa de ajuste. Esse feedback, coletado das experiências dos membros da equipe, das interações com o quadro e dos insights da gerência sênior, funciona como base para a melhoria contínua. Ele capacita os gerentes de projetos a discernir o que é eficaz e quais aspectos precisam de ajustes.

6. Melhorar em conjunto

A melhoria é um trabalho em equipe

A melhoria contínua é um processo ininterrupto que envolve analisar o desempenho, identificar oportunidades e fazer alterações incrementais. Os quadros Kanban são versáteis o suficiente para lidar com vários fluxos de trabalho e ainda garantir o progresso do trabalho.

Para quem quer um aprofundamento na análise de desempenho e na identificação de causa raiz, o Confluence, uma ferramenta de colaboração da Atlassian, oferece templates prontos para uso com retrospectivas e sessões de "cinco motivos" que permitem fazer reuniões eficazes com equipes locais e remotas.

Siga os princípios do Kanban para melhorar a gestão de projetos

Os princípios e as práticas do Kanban vão além do uso de quadros e cartões visuais, promovendo uma cultura de melhoria contínua, eficiência e trabalho em equipe. Essa abordagem abrangente pode melhorar bastante o esquema de gestão de projetos. Para gerentes de projetos, a abordagem Kanban refina a execução de tarefas e aumenta a clareza do processo.

O Jira Software da Atlassian usa visualizações no estilo Kanban que são perfeitas para equipes de desenvolvimento de software que praticam metodologias ágeis. A integração entre o Jira Software e o Jira Work Management é fácil: você pode criar dependências de tarefas entre as equipes empresariais e de software, para que todos visualizem o trabalho e fiquem em sincronia.

Princípios Kanban: perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um quadro Kanban e um cartão Kanban?

Um cartão Kanban representa uma tarefa individual dentro de um fluxo de trabalho. Um quadro Kanban é uma ferramenta visual que exibe todo um fluxo de trabalho.

Os cartões Kanban incluem informações detalhadas sobre cada tarefa, incluindo status, proprietário e prioridade. O quadro Kanban reúne os cartões Kanban para dar à equipe uma visão geral de um projeto.

Quais são os benefícios do método Kanban?

O método Kanban oferece uma série de vantagens que simplificam a gestão de projetos e melhoram o desempenho da equipe, incluindo:

  • Fluxo de trabalho aprimorado: ao visualizar tarefas em um quadro Kanban, as equipes podem identificar gargalos e otimizar os fluxos de trabalho.
  • Maior eficiência: limitar o WIP garante que os membros da equipe se concentrem na conclusão das tarefas, em vez de se sentirem sobrecarregados com a multitarefa.
  • Colaboração aprimorada: a natureza visual dos quadros Kanban promove um ambiente colaborativo, pois todos estão cientes das responsabilidades e do status de cada tarefa.

Qual é a diferença entre Scrum e Kanban?

Embora o Scrum e o Kanban sejam metodologias ágeis, o Scrum opera em ciclos de sprint de duração fixa, enquanto o Kanban é um método de fluxo contínuo. As equipes de Scrum têm funções predefinidas, como Scrum Master e proprietário do produto, e o Scrum envolve várias cerimônias, como reuniões diárias e planejamento de sprint. As funções da equipe Kanban são flexíveis, e o Kanban não exige reuniões regulares, o que o torna adaptável a vários projetos e estruturas de equipe.

No entanto, os princípios por trás dessas estruturas são semelhantes, então uma mentalidade de Kanban versus Scrum não é o caminho a percorrer. É melhor ver essas estruturas sob a ótica de como elas podem ajudar a criar produtos melhores com menos dores de cabeça.