Como usar o Kata de melhoria como apoio para o Lean

Viktor Adam Viktor Adam
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Resumo: o Kata de melhoria é um método em que líderes de equipe e membros praticam sempre uma rotina de Kata que desenvolve e canaliza suas habilidades de resolução de problemas. É o conjunto de práticas (descritas no livro Toyota Kata) que usam experimentação para ajudar a trabalhar em direção a objetivos complexos, dividindo esses objetivos em metas menores e imediatas.

Nas artes marciais, o Kata é o padrão coreografado de movimento praticado por um discípulo para memorizar e aperfeiçoar os movimentos das artes marciais. A prática de uma rotina até que ela vire hábito refinado agora também é usada além das artes marciais e foi incorporada pelo mundo dos negócios.

Em particular, a Toyota Motor Corporation desenvolveu a melhoria contínua com o uso da prática de padrões.Esta técnica, chamada de Kata de melhoria, foi descoberta e documentada no livro de negócios Toyota Kata.

O que é o Kata de melhoria?

O Kata de melhoria é o método em que líderes de equipe e membros praticam sempre uma rotina de Kata que desenvolve e canaliza suas habilidades de resolução de problemas. Com o tempo, as práticas viram a segunda natureza da pessoa. É o conjunto de práticas descritas no livro Toyota Kata que usam experimentação para ajudar a trabalhar em direção a objetivos complexos, dividindo esses objetivos em metas menores e imediatas.

A rotina de Kata de melhoria procura ser mais criativa, direcionada e significativa na resolução de problemas. Para que seja assim, usa um modelo que tem quatro partes:

  1. Entender a direção ou o desafio
  2. Compreender as condições atuais
  3. Definir o destino almejado
  4. Seguir na direção do objetivo com iteratividade, revelando obstáculos a serem superados

Essas técnicas ajudam, em particular, quando o caminho para o destino não está claro, uma vez que a experimentação pode ajudar a entender melhor o problema e a encontrar soluções únicas.
Cada etapa do padrão do Kata de melhoria tem rotinas práticas simples, chamadas Katas iniciais, que tornam o padrão acionável e ensinável com facilidade
.

Quais são os benefícios do Kata de melhorias?

O ambiente tecnológico de hoje é dinâmico ao extremo, o que apresenta desafios mais complexos do que nunca. O Kata de melhoria é o método científico orientado para objetivos de trabalho que permite que indivíduos e equipes enfrentem esses desafios com eficiência, e o domínio da técnica pode oferecer inúmeros benefícios além do método estruturado de operações. Os benefícios incluem:

Equipes alinhadas em direção ao objetivo comum

Quando as equipes compartilham a mesma definição de sucesso, há mais colaboração, menos confusão e maior produtividade. Tendo compreendido como podem contribuir melhor para objetivos maiores, as equipes têm mais senso de propriedade sobre o trabalho, fortalecendo o compromisso com a visão abrangente e incentivando a tomada de decisão proativa que prioriza o movimento em direção ao objetivo final.

A experimentação leva a resultados

Quando você sabe para onde quer ir, mas não sabe como chegar lá, o primeiro passo sempre parece ser o maior desafio. No entanto, adotar a experimentação como prática regular pode ajudar a aliviar a incerteza e servir como meio de chegar ao destino final. Crie hipóteses sobre como você pode chegar aonde você quer estar e inicie os experimentos para determinar se você está correto. Se esse não for o caminho correto, não tem problema nenhum em mudar de direção. De qualquer forma, agora você tem uma melhor noção de qual é a direção certa. Experimentação é aprendizado e resolução.

Redução significativa do desperdício

O foco em pequenas melhorias sustentáveis pode minimizar o tempo e a energia desperdiçadas em atividades que não contribuem para a solução. Por exemplo, quando você revisa as tarefas no backlog, você deve se perguntar: elas vão me aproximar do próximo marco e do objetivo geral? Você também pode ir um pouco mais longe: considerando o tempo que me resta neste incremento, eu acho que tenho o conhecimento para remover bloqueadores e enfrentar as tarefas em mãos ou devo adiar? Achei essa tática útil para evitar desperdiçar dias ou semanas em um problema que requer tangentes para remover obstáculos.

O Kata de melhoria reduz desperdícios para desenvolvedores, gerentes e equipes. Por exemplo, os desenvolvedores não devem se concentrar em criar recursos extras que sejam agradáveis, mas desnecessários. Um processo orientado por marcos pode ajudar a garantir que eles estão criando com intenção. Da mesma forma, gerentes ou líderes tecnológicos que seguem princípios do Kata de melhoria devem ser diligentes em remover bloqueadores que dificultam o progresso imediato. Por fim, o Kata de melhoria pode beneficiar as equipes como um todo, promovendo comunicação constante, ciclos de feedback eficientes e entrega contínua.

Etapas para implementar o Kata de melhoria

Coordenar entre o que a gente acha que vai acontecer com o que acontece mesmo e com o que é aprendido com as discrepâncias está no centro do Kata de melhoria. Embora possa parecer bastante simples, o desafio é que nem todo mundo está programado para pensar assim. Integrar práticas do Kata de melhoria no fluxo de trabalho requer prática consistente e consciente.

Diagrama do padrão do Kata de melhoria

Encontre sua estrela-guia

O primeiro passo é entender com clareza a direção ou o desafio. Essa compreensão ajuda a informar as fases de planejamento e experimentação. Se você tiver dificuldade para identificar qual é o seu norte, considere como a equipe pode contribuir para os objetivos maiores da empresa ou como você pode aproveitar os pontos fortes da equipe para transformar uma visão específica em realidade.

Estabeleça a condição atual

Antes de começar a trabalhar em direção ao seu norte, tire um tempo para documentar os processos e os fluxos de trabalho atuais, revise a relação da sua equipe com as métricas apropriadas e avalie a infraestrutura de conhecimento existente da equipe. Encare sua condição atual com honestidade para que você possa identificar passos significativos em direção ao seu objetivo final.

Escolha o próximo objetivo

Uma vez que você tenha uma compreensão clara dos sistemas e processos atuais, identifique a próxima condição de destino ou onde você quer estar após a próxima iteração. O próximo objetivo deve ser uma única mudança tangível que pode ser alcançada em questão de semanas/sprints e aproximar você do seu norte.

Realize experimentos até atingir o objetivo

Agora que você tem uma visão do seu próximo objetivo, forme uma hipótese sobre como você pode chegar lá. Crie ideias sobre por onde começar e o que tentar, sem medo de falhar!

Chegue ao objetivo da maneira mais rápida possível

Rapidez é necessária mesmo que você precise pegar atalhos e usar alternativas inteligentes ao longo do caminho. Ou você vai logo ter a confirmação de que pode ser feito ou vai encontrar desafios imprevistos para enfrentar. Se não funcionar, faça da experiência uma oportunidade de aprendizado.

Faça ajustes

Uma vez verificado que funciona, dê um passo para atrás para fazer ajustes e modificar o que precisa ser aprimorado.

Quais são alguns exemplos de Kata de melhoria?

Imagine que você quer construir um novo serviço com base em uma ideia, mas não tem certeza se vai funcionar. Em vez de tentar acabar cada camada com perfeição e ampliar cada uma delas aos poucos até que esteja completa, tente escolher um objetivo que ofereça algum valor e o aproxime do sistema que você imaginou. É provável que você encontre muitas incógnitas, mas você pode aprender muito com desafios e experimentar ideias diferentes para encontrar uma que funcione. Assim que uma der certo, reavalie onde você está, escolha seu próximo objetivo, itere e reflita sobre o progresso.

Outro exemplo é se você mantém um sistema interno que precisa de melhorias. Escolha um no qual você está pronto para trabalhar e pense em ideias para o aprimoramento dele. Experimente diferentes abordagens e tente concluir o sistema o mais rápido possível para começar a receber feedback. Quando as coisas estiverem boas o suficiente, passe para o próximo problema a ser resolvido.

Quais são as diferenças entre o Kata de melhoria e Lean?

Kata e Lean são diferentes, mas se complementam. Kata e Lean são diferentes em muitos aspectos. Lean trata de processos a serem implementados enquanto Kata trata de técnicas a serem praticadas. Assim, Kata virou uma prática comercial comum quando a Toyota o adotou em seu sistema de produção Lean. Quando combinados em uma abordagem unificada, esses conceitos geram resultados poderosos.

Tanto o Kata quanto os princípios Lean se concentram em permitir um progresso mais rápido, mas diferem um pouco em suas abordagens. Kata é um conjunto de hábitos que podem ser implementados em nível individual e se concentra em melhoria contínua e aprendizado por meio da experimentação. É útil para lidar com problemas com incertezas, ao mesmo tempo em que aprende e desenvolve habilidades para repetir as soluções cada vez mais rápido. Ajuda a encarar o desconhecido e ensina a não temer desafios e obstáculos.

Princípios Lean, como Gestão de portfólio enxuto, ajudam organizações e equipes a melhorar processos e fluxos de trabalho de modo que o maior valor possa ser extraído com resíduos mínimos. Uma vez estabelecido um processo, o foco é que ele seja otimizado para ser o mais rápido e eficiente possível.

Como você pode usar o Kata de melhoria e o Lean juntos?

O Kata de melhoria é um conjunto de hábitos e técnicas que as equipes podem usar para reforçar princípios Lean. Enquanto as duas abordagens se concentram em coisas diferentes, ambas têm origem na Toyota e funcionam bem juntas. Por exemplo, a filosofia Lean depende da eliminação de atividades desperdiçadas para que as equipes possam extrair e entregar o maior valor. O Kata de melhoria apoia esse objetivo minimizando o desperdício por meio de experimentações de rotina. Se um método não produzir resultados esperados, ele é removido do processo.

Os ensinamentos orientados por metas do Kata de melhoria incentivam a conclusão de uma tarefa antes de passar para a próxima, de modo que o refinamento do processo seja contínuo até alcançar resultados pretendidos e, assim, alcançar maior eficiência organizacional, outro pilar da filosofia Lean. Acima de tudo, o Kata de melhoria oferece ferramentas que podem ser utilizadas no estado atual para chegar a um estado Lean futuro. Dividir objetivos maiores em partes menores vai otimizar cada uma dessas partes para seu propósito. Em última análise, todo o sistema vai ser capaz de gerar o máximo de valor.

Conclusão...

O Kata de melhoria é uma ferramenta valiosa que serve de suporte para os objetivos da filosofia Lean. Quando funcionários e equipes adotam uma abordagem orientada por metas, eles têm mais facilidade para promover mudanças incrementais que maximizam o uso de recursos limitados, minimizando o desperdício. Juntos, o Kata de melhoria e o Lean podem ajudar as empresas a ter mais eficiência e desenvolver uma cultura de inovação.

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