Retrospectivas ágeis

Resumo: uma retrospectiva ocorre sempre que sua equipe reflete sobre o passado para melhorar o futuro. Entre equipes técnicas e não técnicas, você pode fazer retrospectivas de praticamente qualquer coisa!

A retrospectiva ágil surgiu em 2001, num piscar de olhos. O último dos doze princípios do desenvolvimento ágil é o seguinte:

O manifesto ágil deixa claro: para se conseguir viver melhor os valores da metodologia ágil, sua equipe deve se encontrar com regularidade para fazer verificações e ajustes. Em geral, as equipes de desenvolvimento aplicam esse princípio ao fazer reuniões regulares de retrospectiva e, embora tais reuniões sejam o foco de boa parte dessa página, elas não são a única maneira de fazer isso.

Nos últimos tempos, o conceito de retrospectivas deixou de estar apenas nas equipes de desenvolvimento para ser parte de todas as facetas dos negócios e dos trabalhos em equipe.

Sei de equipes de marketing que fazem retrospectivas em campanhas, ou de gestão que fazem em grandes apresentações, e acima deles, a Atlassian está hospedando uma retrospectiva do setor inteiro. Tal abertura para retrospectivas, e a proliferação delas em todas as facetas dos negócios, é algo para deixar todo mundo empolgado.

O motivo da empolgação com as retrospectivas é que elas são o início da jornada ágil. Diversos conceitos centrais do manifesto ágil são reforçados durante as reuniões de retrospectiva. Considere os seguintes valores:

• Pessoas e interações em vez de processos e ferramentas

• Resposta a mudanças em vez de planos a serem seguidos

Ao olhar para os valores, é disso que a retrospectiva fala: trabalhar com pessoas reais para fazer mudanças e melhorias. Poucas coisas são capazes de reforçar os princípios do método ágil tão bem. Agora que sabemos porque as retrospectivas são tão importantes, leia e saiba como hospedar sua própria reunião.

As retrospectivas são uma excelente oportunidade para sua equipe ágil se avaliar e criar um plano para abordar áreas de melhoria para o futuro. A retrospectiva segue o ideal de melhoria contínua, e protege contra as armadilhas da complacência, ao dar um passo para fora do ciclo do trabalho e refletir sobre o passado:

O propósito da reunião de retrospectiva é:

• Avaliar como foi o andamento do último sprint, iteração ou item de trabalho, especificamente sobre a dinâmica da equipe, dos processos e das ferramentas.
• Articular e classificar na pilha os itens que foram bem e os que não deram certo.

• Criar e implementar um plano de melhoria do trabalho da equipe.

A retrospectiva oferece um local seguro para focar na introspecção e adaptação. Para fazer com que sejam bem-sucedidas, é necessário que exista uma atmosfera que dê suporte e encoraje (mas não force) a contribuição de todos os membros da equipe.

A retrospectiva deve ser uma experiência positiva e energizante para sua equipe. Ela ajuda seus membros a compartilhar um feedback importante, afastar as frustrações e trabalhar junto para encontrar soluções. Os facilitadores também podem ganhar muito com a retrospectiva, conseguindo ter um melhor entendimento de como as equipes funcionam juntas e quais desafios (e sucessos) experimentaram no último sprint. Uma retrospectiva bem-sucedida gera uma lista de melhorias as quais os membros da equipe tomam para si e com as quais trabalham para o próximo sprint.

Embora possa ser bom variar o formato da retrospectiva (vamos falar mais sobre isso abaixo!), certos aspectos, como o momento, participantes e o formato geral devem se manter o mais consistente possível.

Para equipes ágeis que trabalham com as tradicionais duas semanas de sprint, a retrospectiva deve ocorrer no final de cada sprint. Para aquelas que têm um estilo de trabalho do tipo Kanban, uma retrospectiva mensal ou trimestral pode fazer mais sentido. Também é saudável envolver os membros de liderança externa depois de iniciativas maiores serem aplicadas. Tome cuidado para focar não no que será entregue, mas em como a equipe trabalhou junto para produzir isso.

Planeje gastar de trinta minutos a uma hora, dependendo da duração do sprint e quanto você precisa cobrir.

Todos os membros da equipe devem participar da retrospectiva, com um facilitador orientando a discussão. O facilitador pode ser o scrum master, o proprietário do produto ou variar entre os membros da equipe. Não tenha medo de convidar pessoas da área de designer, marketing ou qualquer um que possa contribuir para o sprint ou iteração atuais.

Há diversas maneiras de combinar sua retrospectiva (vamos discutir isso mais tarde), mas temos aqui um template básico para reuniões de retrospectiva:

1. Crie uma lista breve sobre as coisas que funcionaram bem e as que precisam de melhoria. Pode ser uma lista no quadro branco, na página do Confluence da Atlassian, ou, até mesmo, notas adesivas na parede. Não importa de onde venha o primeiro feedback, trate de memorizar logo depois da reunião para que ele seja consultado durante o processo.
2. Priorize essa lista de acordo com a importância para a equipe. Caso descubra temas em comum, eles podem ser agrupados.
3. Discuta maneiras e táticas para aperfeiçoar os dois primeiros itens da lista "há chances de melhoria". Foque nos resultados, não nas ações, nas pessoas ou no passado.
4. Crie um plano de ação. Até o final da sessão, a equipe deve ter produzido algumas ideias práticas com proprietários e datas de entrega para abordar as áreas de melhorias.
5. Tenha disciplina na execução do 4º item. Nada é mais frustrante do que passar pelos mesmos bloqueios em cada retrospectiva. Evite a estagnação (e a frustração) garantindo que, ao final da reunião, todos saibam quais são as próximas etapas de forma clara. Cada elemento de ação identificado na retrospectiva pode ser atribuído a um proprietário que acompanhe a execução até o final.

Padronizar sua retrospectiva é uma boa ideia para criar consistência e gerar confiança dentro da equipe ao longo do tempo. Mas há alguns "ajustes" que os facilitadores podem tentar e que podem ajudar a trazer insights adicionais, encorajar a participação de novos membros da equipe ou apenas deixar as coisas interessantes.

Traga um facilitador de fora. Em geral, as retrospectivas são feitas pelo Scrum Master ou pelo líder do projeto, mas você pode considerar trazer um convidado para ser facilitador na sua próxima retrospectiva. A dinâmica pode mudar de forma positiva quando liderada por alguém que não está dando a sua cara a tapa. Essa estratégia permite, inclusive, que outra pessoa da organização observe como outras equipes ágeis estão trabalhando e pode escolher algumas das melhores práticas para sua própria equipe.

Varie a lista de tópicos. No final das contas, a retrospectiva serve para descobrir o que está funcionando e o que não está. Considere usar esses outros tópicos:

• Começar/Parar/Continuar: o que a equipe precisa começar a fazer, parar de fazer e continuar fazendo. Concentre-se em maneiras de descontinuar os itens na coluna "Parar".
• Mais/Menos: o que a equipe precisa fazer mais e menos. Crie planos sobre como resolver os itens da lista "fazer menos".

• Agradecer/Chorar/Gritar: coisas que fazem a equipe se sentir grata, chateada ou irritada. Você já sabe: encontre formas de resolver os itens nas listas de chateação e irritação para que, na próxima vez, só tenham motivos para agradecer.

Engaje a liderança. Depois que um projeto maior foi desenvolvido, agende uma hora com um membro da sua equipe de liderança e foque em como a equipe trabalhou junto (não em como a iniciativa foi).

Há diversas formas de melhorar, então não pense duas vezes em encontrar novos jeitinhos. Seja quando você está tentando engajar uma equipe distribuída ou melhorar um processo de retrospectiva que está estagnado, a chave é manter sua equipe engajada e fazer com que os resultados sejam úteis.