O que são retrospectivas ágeis?

As retrospectivas Ágeis são reuniões regulares em que as equipes refletem sobre seus trabalhos recentes, abordando o que deu certo, o que poderia ser melhorado e como fazer mudanças positivas no futuro.

Essas sessões são importantes porque as retrospectivas promovem a comunicação aberta, incentivam a melhoria contínua e ajudam as equipes a se adaptarem para obter uma melhor colaboração e resultados. Ao reservar tempo para aprender e se adaptar, as equipes trabalham com mais eficiência e oferecem resultados de alta qualidade.

Da forma como se apresentam, é disto que se tratam as retrospectivas Ágeis: trabalhar com pessoas reais para fazer mudanças e melhorias. Poucas coisas são capazes de reforçar os princípios Ágeis tão bem.

As retrospectivas são uma excelente oportunidade para sua equipe Ágil se avaliar e criar um plano para abordar áreas de melhoria para o futuro. A retrospectiva segue o ideal de melhoria contínua e protege contra as armadilhas da complacência ao lançar um olhar para fora do ciclo do trabalho e promover uma reflexão sobre o passado.

O propósito da reunião de retrospectiva é:

• Avaliar como foi o andamento do último sprint, iteração ou item de trabalho, especificamente sobre a dinâmica da equipe, dos processos e das ferramentas.

• Articular e classificar na pilha os itens que foram bem e os que não deram certo.

• Criar e implementar um plano de melhoria do trabalho da equipe.

A retrospectiva oferece um espaço seguro para focar na introspecção e adaptação. Para fazer com que sejam bem-sucedidas, é necessário que exista uma atmosfera que dê suporte e encoraje (mas não force) a contribuição de todos os membros da equipe.

A retrospectiva deve ser uma experiência positiva e energizante para sua equipe. Ela ajuda os membros da equipe a compartilhar um feedback importante, expor frustrações e trabalhar em colaboração para encontrar soluções.

Os facilitadores também podem ganhar muito com a retrospectiva, conseguindo ter um melhor entendimento de como as equipes funcionam juntas e quais desafios (e sucessos) experimentaram no último sprint. Uma retrospectiva bem-sucedida gera uma lista de melhorias as quais os membros da equipe tomam para si e com as quais trabalham para o próximo sprint.

Embora possa ser bom variar o formato da retrospectiva (vamos falar mais sobre isso abaixo!), certos aspectos, como o momento, participantes e o formato geral devem se manter o mais consistente possível.

Quando:

Para equipes ágeis que trabalham com as tradicionais duas semanas de sprint, a retrospectiva deve ocorrer no final de cada sprint. Para aquelas que têm um estilo de trabalho do tipo Kanban, uma retrospectiva mensal ou trimestral pode fazer mais sentido. Também é saudável envolver os membros de liderança externa depois de iniciativas maiores serem aplicadas. Tome cuidado para focar não no que será entregue, mas em como a equipe trabalhou junto para produzir isso.

Planeje gastar de trinta minutos a uma hora, dependendo da duração do sprint e quanto você precisa cobrir.

Quem:

Todos os membros da equipe devem participar da retrospectiva, com um facilitador orientando a discussão. O facilitador pode ser o scrum master, o proprietário do produto ou variar entre os membros da equipe. Não tenha medo de convidar pessoas da área de designer, marketing ou qualquer um que possa contribuir para o sprint ou iteração atuais.

O que:

Há diversas maneiras de combinar sua retrospectiva (vamos discutir isso mais tarde), mas temos aqui um template básico para reuniões de retrospectiva:

1. Crie uma lista breve sobre as coisas que funcionaram bem e as que precisam de melhoria. Pode ser uma lista no quadro branco, na página do Confluence da Atlassian, ou, até mesmo, notas adesivas na parede. Não importa de onde venha o primeiro feedback, trate de memorizar logo depois da reunião para que ele seja consultado durante o processo.

2. Priorize essa lista de acordo com a importância para a equipe. Caso descubra temas em comum, eles podem ser agrupados.

3. Discuta maneiras e táticas para aperfeiçoar os dois primeiros itens da lista "há chances de melhoria". Foque nos resultados, não nas ações, nas pessoas ou no passado.

4. Crie um plano de ação. Até o final da sessão, a equipe deve ter produzido algumas ideias práticas com proprietários e datas de entrega para abordar as áreas de melhorias. 

5. Tenha disciplina na execução do 4º item. Nada é mais frustrante do que passar pelos mesmos bloqueios em cada retrospectiva. Evite a estagnação (e a frustração) garantindo que, ao final da reunião, todos saibam quais são as próximas etapas de forma clara. Cada elemento de ação identificado na retrospectiva pode ser atribuído a um proprietário que acompanhe a execução até o final.

Padronizar sua retrospectiva é uma boa ideia para criar consistência e gerar confiança dentro da equipe ao longo do tempo. Mas há alguns "ajustes" que os facilitadores podem tentar e que podem ajudar a trazer insights adicionais, encorajar a participação de novos membros da equipe ou apenas deixar as coisas interessantes.

Traga um facilitador de fora. Em geral, as retrospectivas são feitas pelo Scrum Master ou pelo líder do projeto, mas você pode considerar trazer um convidado para ser facilitador na sua próxima retrospectiva. A dinâmica pode mudar de forma positiva quando liderada por alguém que não está dando a sua cara a tapa. Essa estratégia permite, inclusive, que outra pessoa da organização observe como outras equipes ágeis estão trabalhando e pode escolher algumas das melhores práticas para sua própria equipe.

Varie a lista de tópicos. No final das contas, a retrospectiva serve para descobrir o que está funcionando e o que não está. Considere usar esses outros tópicos:

• Começar/Parar/Continuar: o que a equipe precisa começar a fazer, parar de fazer e continuar fazendo. Concentre-se em maneiras de descontinuar os itens na coluna "Parar".

• Mais/Menos: o que a equipe precisa fazer mais e menos. Crie planos sobre como resolver os itens da lista "fazer menos".

• Agradecer/Chorar/Gritar: coisas que fazem a equipe se sentir grata, chateada ou irritada. Você já sabe: encontre formas de resolver os itens nas listas de chateação e irritação para que, na próxima vez, só tenham motivos para agradecer.

Engaje a liderança. Depois que um projeto maior foi desenvolvido, agende uma hora com um membro da sua equipe de liderança e foque em como a equipe trabalhou junto (não em como a iniciativa foi).

Há diversas formas de melhorar, então não pense duas vezes em encontrar novos jeitinhos. Seja quando você está tentando engajar uma equipe distribuída ou melhorar um processo de retrospectiva que está estagnado, a chave é manter sua equipe engajada e fazer com que os resultados sejam úteis.