As competências de gestão de projetos são as habilidades necessárias para liderar, planejar e entregar projetos de alto desempenho. O que inclui habilidades como planejamento de projetos, tomada de decisão e organização.

A gestão de projetos bem-sucedida inclui uma combinação de habilidades sociais e técnicas. As habilidades técnicas são mais específicas do trabalho, como elaboração de relatórios e gestão de riscos, enquanto as habilidades sociais são mais pessoais, como adaptabilidade e tomada de decisões.

Por que é importante ter habilidades de gestão de projetos

Ter habilidades de gestão de projetos é fundamental, pois elas ajudam a coordenar e alinhar equipes quando não há um proprietário ou parte interessada definida com clareza. Um gerente eficaz depende muito da  colaboração no projeto para lidar com alterações nas prioridades e entregar projetos que atendam às expectativas das partes interessadas.

Confira o efeito cascata de um gerenciamento de projetos ruim: uma campanha de marketing lançada com três semanas de atraso perde um período crítico de vendas, uma implementação de software sem a comunicação adequada com as partes interessadas cria problemas de adoção para os usuários ou um projeto acaba ultrapassando demais o orçamento devido a um planejamento de riscos inadequado. 

Esses cenários destacam o motivo de habilidades sólidas de gerenciamento de projetos serem essenciais: elas são a diferença entre projetos bem-sucedidos e fracassados. Não importa se você está coordenando o lançamento de um produto de tecnologia, supervisionando uma campanha de marketing ou gerenciando um evento do setor, conseguir planejar, comunicar, adaptar e executar com consistência gera resultados.

Ter as habilidades de um gerente de projetos pode ajudar a otimizar projetos e reduzir custos. Nesta seção, vamos detalhar 10 habilidades importantes para o gerenciamento de projetos.

5 habilidades sociais para gestão de projetos

As habilidades sociais são habilidades mais focadas nas pessoas, essenciais para a liderança de equipes, colaboração e adaptabilidade. Essas são as habilidades que costumam influenciar o moral da equipe e a cultura do projeto, o que faz com que sejam inestimáveis para ambientes de trabalho em equipe.

1. Comunicação transparente com as partes interessadas

Uma comunicação eficaz com as partes interessadas requer uma compreensão do seu público e a transmissão das informações corretas com o nível adequado de precisão. 

Imagine gerenciar um projeto de reformulação de um site em que cada uma das partes interessadas precisa de informações que correspondam às suas prioridades específicas:

• O CEO (que quer saber o impacto sobre a receita)

• A equipe de marketing (focada na experiência do usuário)

• O departamento de TI (preocupado com a implementação técnica)

Gerentes de projeto experientes adaptam sua comunicação para cada grupo de partes interessadas. Eles oferecem aos executivos resumos de alto nível sobre o progresso e dão às equipes técnicas especificações precisas.

Ao definir metas e acompanhar o progresso, os gerentes de projeto modernos contam com ferramentas de acompanhamento de metas, como o Jira Goals. O Jira Goals cria transparência ao conectar o trabalho diário aos objetivos estratégicos, ajudando as partes interessadas a entender como suas decisões afetam o projeto como um todo. 

2. Adaptabilidade em ambientes de projeto em alteração

Imagine que você está supervisionando um projeto de desenvolvimento de aplicativo móvel quando uma das principais partes interessadas solicita alterações importantes na funcionalidade com base em uma nova pesquisa de mercado. Essa solicitação afeta o cronograma, o orçamento e a carga de trabalho da equipe. 

Gerentes de projeto capacitados avaliam de imediato o impacto, replanejam as prioridades e comunicam a nova direção. Quando ocorrem grandes alterações, as habilidades de resolução de conflitos se destacam e mantêm a coesão da equipe.

Os gerentes de projeto devem fazer a mediação entre os membros da equipe que investiram na abordagem original e as partes interessadas que pressionam por novos requisitos. Essa medida permite que todos se sintam ouvidos e, ao mesmo tempo, orienta para soluções práticas. 

Para se adaptar com eficácia quando necessário, as equipes precisam de uma ferramenta de gestão de projetos que se adapte às suas necessidades, como os gráficos de burndown do Jira. Quando ocorrem alterações no escopo, pode ser necessário examinar as informações de cada tarefa para reavaliar as cargas de trabalho e os cronogramas.

Depois você pode mudar para gráficos de alto nível para conferir como essas mudanças afetam a trajetória geral do seu projeto. Ter ferramentas com visualizações adaptáveis que permitem um aprofundamento nas tarefas garante que você consiga analisar problemas e tomar decisões com o nível certo de detalhes.

3. Colaboração de equipe multifuncional

Os gerentes de projeto desempenham um papel fundamental no incentivo à comunicação entre as equipes. Usar ferramentas de colaboração é uma maneira simples de manter todos informados e promover um ambiente colaborativo. 

Com o Jira, você pode configurar quadros de tarefas de equipe para manter a colaboração visual e acessível, com diferentes visualizações, como Scrum e Kanban, que correspondem às maneiras que diferentes equipes preferem trabalhar e monitorar o progresso.

Os quadros Scrum permitem a entrega iterativa e incremental, ajudando as equipes a gerenciar os tickets de sprint em sprint, o que os torna ideais para equipes que seguem a estrutura Scrum. Em contrapartida, os quadros Kanban promovem a entrega contínua, ajudando as equipes a definir fluxos de trabalho, visualizar tarefas e gerenciar gargalos. 

4. Decisões orientadas por dados

Fortes habilidades de tomada de decisão são essenciais para qualquer gerente de projeto eficaz. Você precisa coletar dados com rapidez, avaliar suas opções e, em seguida, tomar uma decisão concisa para manter o projeto em andamento. 

Como gerente de projetos, é comum ter que tomar decisões difíceis. Encontrar soluções para problemas difíceis requer habilidades sólidas de pensamento crítico, bem como a capacidade de usar dados e perspectivas diferentes para analisar problemas e encontrar a melhor solução.

O pensamento crítico permite analisar as informações com objetividade, questionar suposições e considerar vários pontos de vista antes de chegar a conclusões. Para gerentes de projeto, isso envolve:

• Examinar dados em busca de padrões

• Identificar possíveis vieses no feedback das partes interessadas

• Ponderar as vantagens e desvantagens entre prioridades concorrentes 

O pensamento crítico eficaz também envolve o treinamento dos membros da equipe. Você precisa fazer com que eles analisem os problemas em um nível sistemático e descubram soluções por conta própria, em vez de apenas dar respostas. Essa combinação de pensamento crítico e treinamento gera decisões mais sólidas em toda a equipe. 

5. Organização estruturada das tarefas

Como gerente de projeto, cabe a você manter os documentos do projeto organizados e acessíveis. A gestão eficaz do tempo e das tarefas ajuda a manter a organização — você precisa rastrear as dependências, monitorar os prazos e identificar os gargalos antes que eles inviabilizem o projeto. 

As ferramentas de gestão de tarefas ajudam a centralizar essas informações para que nada seja esquecido. Você também pode usar ferramentas como o Rovo para automatizar atualizações e notificações de tarefas de rotina com automação orientada por IA, ajudando você a se manter informado e agir com rapidez quando necessário.

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5 habilidades técnicas para gerenciamento de projetos

As habilidades técnicas são diferentes das sociais porque estão mais relacionadas à execução do projeto. Muitas habilidades técnicas também são mensuráveis e baseadas em ferramentas.

1. Planejamento e execução de projetos

Todo projeto começa com um bom plano. Os gerentes de projetos são responsáveis pela divisão das metas em tarefas e cronogramas detalhados e o uso do software para visualizar marcos e dependências.

Com o avançado software de gerenciamento de projetos, você pode criar roteiros escaláveis entre equipes e departamentos com facilidade e rapidez. Obtenha os resultados que deseja ainda mais rápido usando um template pré-criado.

Criar um roteiro visual de alto nível do seu projeto que vincula metas aos principais marcos mantém as equipes alinhadas às metas de longo prazo. À medida que suas prioridades mudarem, atualize o roteiro para refletir essas alterações.

Usar template gratuito de roteiro ágil

2. Mitigação e identificação proativas de riscos

Mitigar riscos é crucial para projetos de todos os tamanhos. É responsabilidade do gerente de projetos identificar possíveis problemas desde o início e desenvolver planos de correção. 

Os riscos potenciais e os planos de mitigação precisam ser revisados e atualizados com certa regularidade. Por exemplo, se um fornecedor importante perder um prazo, um bom gerente de projetos terá um backup pronto ou ajustará o cronograma do projeto com antecedência para minimizar as interrupções.

3. Cronograma detalhado do projeto 

O cronograma do projeto é uma versão mais detalhada do planejamento, incluindo prazos e sequências de tarefas. É essencial atribuir prazos realistas e incluir uma margem de tempo para revisões ou possíveis atrasos. Nosso template de cronograma de projetos facilita a criação de cronogramas detalhados.

4. Relatórios e dados de análise avançados 

O monitoramento do sucesso do seu projeto envolve o acompanhamento de dados em tempo real, de tal forma que os gerentes de projeto precisam de habilidades sólidas de geração de relatórios e dados de análise. As equipes devem usar as principais métricas de desempenho para gerar relatórios de status regulares e transformar esses insights em tomadas de decisão estratégicas e informadas.

Você pode combinar painéis do Jira com relatórios do Confluence para criar resumos executivos que incluem dados em tempo real e narrativas contextuais. Você também pode usar IA generativa para refinar ainda mais o relatório aos olhos da liderança.

5. Gestão clara do escopo

Uma parte essencial da gestão de projetos é definir com clareza o que está e o que não está incluído no projeto. Quaisquer alterações no escopo do projeto devem ser gerenciadas por meio de um processo formal de aprovação. 

Saiba como criar seu próprio template grátis de escopo de trabalho no Confluence para registrar responsabilidades e prazos de qualquer projeto, acompanhando quem faz o quê e quando precisa ser feito.

Se você acha que suas habilidades de gerenciamento de projetos não são tão fortes quanto deveriam, existem várias maneiras de aprender e melhorar:

• Coloque as habilidades em prática no mundo real liderando pequenas iniciativas ou retrospectivas no trabalho.

• Aprenda com um gerente de projetos experiente encontrando o LinkedIn e outras redes sociais.

• Faça cursos de certificação para aprimorar seu currículo de gerenciamento de projetos.

• Reflita sobre o que funciona na sua organização e investigue como as mudanças ocorrem de A para B para entender o andamento de um fluxo de trabalho bem-sucedido.

É normal não ver uma melhora imediata. Aprender habilidades de gerenciamento de projetos leva tempo, então você precisa seguir fazendo para ver resultados.

Após desenvolver suas habilidades de gerenciamento de projetos, você pode usar um software para colocar em prática o que foi aprendido. Com o Jira, você pode planejar, atribuir e rastrear tarefas em apenas um local centralizado. 

Funções como cronogramas, visualizações Lista, rastreamento de metas, quadros de programas e calendários facilitam a aplicação das suas habilidades de gerenciamento de projetos com o Jira.

As funções de IA do Jira também ajudam os gerentes de projetos a sair na frente, automatizando a criação de tarefas, sugerindo melhorias e revelando bloqueadores. Ao aproveitar esses insights alimentados por IA, os gerentes de projetos podem priorizar tarefas com mais eficiência, otimizar os fluxos de trabalho e manter os projetos em dia. 

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