Você é gerente de projetos, e a equipe está prestes a começar o próximo sprint. Mas as tarefas estão prontas para a equipe trabalhar?
Para confirmar se estão, você vai precisar de uma Definição de Pronto (DoR), que é vital na gestão ágil de projetos. A DoR garante que a tarefa pode, de fato, ser feita. Ela também ajuda a equipe a refinar o backlog.
Nesta página, a gente vai mostrar a Definição de Pronto nas abordagens Scrum e Ágil e explicar como você pode avaliar se uma tarefa atende aos critérios.
O que é Definição de Pronto?
A Definição de Pronto (DoR) permite que você avalie o trabalho antes que a equipe entre em campo. Ela define uma tarefa, uma história do usuário ou um ponto da história para a equipe. Se você usa uma abordagem Scrum, a DoR permite que você tome medidas imediatas. Antes de iniciar um projeto, a equipe precisa saber quais são os/as:
- Clientes-alvo: que motivações têm, há pontos problemáticos, do que precisam?
- Objetivos do projeto: qual é o propósito do projeto?
- Tarefas necessárias: elas têm valor para a empresa e para o usuário? São claras e viáveis?
- Requisitos técnicos: a equipe tem os recursos necessários? Todos entendem a solução ou abordagem técnica? É possível testar?
- Estimativas de tempo: qual é o cronograma para a conclusão do trabalho? As partes interessadas e a equipe estabeleceram uma data de término?
- Definição de Concluído (DoD): como é a conclusão ou DoD? Quais métricas do Scrum você planeja usar para avaliar o sucesso?
Apenas quando a equipe compreende o escopo do projeto, o trabalho pode passar do backlog do produto para ativo. Todos devem concordar em conjunto se o trabalho está pronto. Dessa forma, você vai reduzir as idas e vindas na carga de trabalho da equipe.
Principais componentes da DoR
Há seis componentes essenciais de uma DoR que você deve considerar. Esses componentes auxiliam você no planejamento ágil. O acróstico desses componentes é o método INVEST, que significa:
Independente
Qualquer item do backlog em que você estiver trabalhando não deve depender de nenhuma outra tarefa. Ele deve ser independente. Dessa forma, a equipe vai evitar qualquer trabalho desnecessário.
Negociável
Uma tarefa não deve ser rígida. Você deve ser flexível o suficiente para considerar outras opções que a equipe possa oferecer.
Valioso
O trabalho deve ter um propósito. Mais importante ainda: deve agregar valor ao produto, ao cliente e aos negócios.
Estimável
A tarefa deve ser viável, alcançável e mensurável. A equipe precisa saber quanto tempo e esforço você vai exigir. Se o sprint tiver várias tarefas, vale o mesmo para cada uma.
Pequeno
O trabalho deve ser gerenciável. Se uma tarefa for complexa, você vai poder dividir essa tarefa em tarefas menores. Isso evita apagar incêndios e trabalho excessivo para cumprir prazos irrazoáveis. E a equipe não vai se esgotar.
Testável
Especifique os critérios de sucesso e conclusão com base nas necessidades da empresa e do usuário. Eles permitem que a equipe avalie se a tarefa foi concluída.
Por que a Definição de Pronto é importante?
Uma DoR clara vai inspirar confiança e estabelecer expectativas com você, a equipe e as partes interessadas.
Veja por que uma DoR é essencial para a empresa:
- Melhora a comunicação: a DoR ajuda a equipe a comunicar melhor se uma tarefa está pronta para o trabalho, minimizando assim a confusão e os atrasos.
- Melhora a eficiência: a DoR permite que a equipe execute tarefas com eficiência porque os membros da equipe podem avançar com rapidez sabendo que têm uma compreensão completa dos requisitos técnicos.
- Reduz erros: com uma compreensão firme de uma tarefa, a equipe pode mitigar os erros durante o sprint.
- Promove a colaboração: a DoR pode ser considerada um acordo de trabalho e promove uma colaboração saudável em toda a equipe.
Capacita a equipe: a DoR dá à equipe propriedade e controle sobre o trabalho. “Não se esqueça de que a DoR é criada para a equipe pela equipe”, diz Mark Cruth, coach de trabalho moderno da Atlassian. “Ela tem a ver com o que a equipe precisa para se sentir confortável e começar o trabalho.”
Como criar uma DoR eficaz
Agora que você entende o que é a DoR, chegou a hora de criar uma. Vamos conferir as etapas de criação de uma DoR eficaz na empresa:
- Defina as responsabilidades da equipe. Garanta que cada membro da equipe saiba pelo que é responsável.
- Envolva as partes interessadas essenciais. Você vai querer a opinião e a adesão deles aos critérios da DoR para mitigar qualquer alteração no escopo.
- Especifique a estrutura e o formato da DoR. Para que serve o checklist? O que define o trabalho pronto? Como a equipe determina o que está pronto? Essas são perguntas importantes que você deve se fazer ao criar uma DoR.
- Mantenha o backlog preparado. Nada supera um backlog bem cuidado. A equipe deve examinar se um item se encaixa no roteiro do produto e se ainda é relevante.
- Identifique e defina histórias do usuário. Determine os critérios de uma história do usuário e se ela é viável.
- Garanta que ela atenda ao método INVEST. Um checklist da DoR determina se uma tarefa é independente, negociável, valiosa, estimável, pequena e testável.
- Revise sua DoR com frequência. As prioridades mudam, e sua definição de pronto (DoR) precisa refletir isso. Caso contrário, a equipe pode não trabalhar com a mesma eficiência. “Se você perceber que a equipe não está concluindo o trabalho de um sprint com frequência, ou que há muita dificuldade em entender o trabalho dentro do sprint, é provável que sua definição de pronto precise ser revisada e atualizada”, explica Mark.
Agora que você conhece todas as etapas, pode criar uma checklist de Definição de Pronto no Jira para garantir que a equipe esteja alinhada sobre como concluir uma tarefa e quais são as expectativas.
Ajuste a DoR da equipe com o Jira
Tudo pronto para começar a usar uma DoR? O Jira facilita a agilidade das equipes de software e garante que o trabalho seja significativo para os clientes e para a empresa como um todo.
Defina a DoR e integre esses requisitos ao Jira. Crie campos personalizados ou baixe uma extensão para criar checklists de itens no Jira para cada item do Jira. Se você tiver diferentes tipos de trabalho, crie DoRs diferentes personalizando os tipos de itens do Jira.
O Jira também simplifica o processo de refinamento do backlog do sprint. Com o Jira, a equipe de software pode:
- Determina quais tarefas e histórias de usuários estão prontas para uso.
- Divide tarefas grandes em sprints menores e gerenciáveis.
- Executa sprints com eficiência e mantém a concentração na tarefa.
- Melhorar a velocidade com o mínimo de atrito.
Definição de Pronto: perguntas mais frequentes
Para que uma DoR pode ser usada?
Uma DoR permite que a equipe saiba se um item do backlog está pronto para um sprint. Veja um exemplo de Definição de Pronto para a atualização de segurança:
Uma atualização de segurança pode ter ficado para trás no backlog, mas agora ela pode ser retomada, porque a equipe:
- Percebeu que dá para fazer. Todos acham que a atualização de segurança é viável e não depende de outras tarefas.
- Tem o mesmo entendimento. Todos compreendem o que a atualização de segurança envolve e sabem o que precisam fazer.
- Conhece o valor da correção. Todos entendem a importância da atualização de segurança para os clientes e para a empresa.
- Definiu critérios e um cronograma para a conclusão do trabalho. A equipe estima o tempo necessário para terminar a atualização com base nas principais avaliações de desempenho.
- Acha que a atualização pode ser testada e verificada. A equipe é capaz de testar a correção para ver se ela funciona e se pode ser apresentada às partes interessadas.
Como a DoR se encaixa na gestão ágil de projetos?
Uma DoR permite que a equipe seja ágil. É perfeito para a gestão ágil de projetos porque a equipe vai:
- Saber em quais tarefas eles podem trabalhar dentro de um cronograma razoável.
- Trabalhar com eficiência porque conhece todas as dependências e requisitos.
- Ter todas as informações necessárias para garantir que eles possam concluir o escopo do trabalho a tempo.
Qual é a diferença entre a DoR e a DoD?
DoR e DoD são critérios essenciais em cada extremidade de um sprint, mas existem algumas diferenças importantes entre elas:
- DoR: é o conjunto de critérios que determinam se uma tarefa ou história do usuário está pronta para a equipe.
- DoD: essa é a referência para avaliar quando uma tarefa ou história do usuário é concluída.